Материальные носители учетной информации

В зависимости от технических средств, применяемых на предприятии для получения и обработки сведений о хозяйственных операциях, используются разные носители учетной информации. Некоторые из них охватывают операцию в момент ее совершения (первичные документы), другие создаются на основании данных первичных документов (сводные документы).

1.Наиболее распространенным материальным носителем учетной информации являются учетные бланки. Это листы бумаги с заранее напечатанными графами и строками. Они могут заполняться от руки и механизированным способом.

2. Перфокарты - это бланк, изготовленный из твердого картона с напечатанными колонками цифр от 0 до 9. Данные фиксируются путем пробивки отверстий на соответствующих цифрах специальной машиной - перфоратором. Поскольку каждый столбец цифр имеет определенной значение (например, первые шесть колонок - дата составления документа), то совокупность пробитых цифр дает определенные сведения об операции.

3. Дуаль-карта - сочетание учетного бланка с перфокартой. Это перфокарта, на которой сверху нанесены отметки о значении каждой колонки цифр.

4. Дискеты для компьютера.

 

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Все разнообразие бухгалтерских документов можно классифицировать по разным признакам:

ПО НАЗНАЧЕНИЮ

1. Распорядительные - содержащие распоряжение провести какую-либо хозяйственную операцию (приказы, чеки и т.д.)

2. Оправдательные (исполнительные) - оформляемые в момент совершения операции и содержащие сведения о ней (приходные ордера, акты приема-передачи ОС и т.д.)

3. Документы бухгалтерского оформления - создаются работниками бухгалтерии для подготовки, облегчения и упрощения учетных записей

(ведомости, справки и т.д.)

4. Комбинированные - сочетающие в себе признаки первых трех групп (приходный и расходный кассовые ордера и т.д.)

ПО ПОРЯДКУ СОСТАВЛЕНИЯ

1. Первичные - впервые отражающие совершившуюся операцию

2. Сводные - составляемые на основе первичных документов

ПО СПОСОБУ ОХВАТА ОПЕРАЦИЙ

1. Разовые - отражающие одну операцию или несколько одновременных однородных операций

2. Накопительные - служат для накопления однородных операций, совершаемых на п/п за определенный промежуток времени

 

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ

Каждый документ должен быть оформлен так, чтобы в нем содержались все сведения, необходимые для получения полного представления о совершаемой операции обеспечения его доказательной силы. Эти сведения, являющиеся составными частями документа называются его реквизитами.

Несмотря на большое разнообразие содержания разных документов в каждом из них есть обязательные реквизиты, необходимые для отражения любой операции в бухгалтерском учете и дополнительные. К обязательным реквизитам относят: название документа; дату его составления; содержание хозяйственной операции и ее описание; измерители операции; подписи лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления.

 

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

Одно из важнейших требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету - требование реальности его показателей. Отвечая этому требованию, данные бухгалтерского учета должны полностью соответствовать действительности. На практике они могут расходиться с действительностью. Это бывает по следующим причинам:

1. Естественным - привес, усушка, распыл, порча насекомыми и грызунами и т.д.

2. Неточности при приемке или отпуске - пересортица, промеры, просчеты

3. Ошибки в учете - описки, арифметические ошибки, неверные корреспонденции счетов 4. Злоупотребления - хищения, обмеры, обвесы

Все это не может быть выявлено в момент совершения операции - они не поддаются учету, так как не охватываются документацией. Поэтому для обеспечения соответствия фактических данных данным документов проводят инвентаризации. Инвентаризация - пересчет средств в натуре. Она является обязательным дополнением документации.

В зависимости от полноты охвата средств инвентаризация бывает полной - охватывающей все средства предприятия и частичной - охватывающей один вид средств. По своему характеру инвентаризация бывает плановой и внезапной.

 

ПРОВЕДЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

Инвентаризация проводится комиссией,назначаемой руководителем предприятия. К началу ее проведения в местах хранения заканчивают обработку первичных документов, выводят остатки. С материально-ответственных лиц берут расписку о том, что оно не имеет претензий к комиссии, что все ценности проверены в его присутствии. И проводят по каждому материально ответственному лицу и месту хранения средств в отдельности. Все материальные ценности подсчитывают, взвешивают, обмеряют. Данные заносят в инвентаризационные описи.

По окончании проверки инвентаризационные описи сдают в бухгалтерию. Там их данные сравнивают (сличают) с данными документов и составляют на основании этих данных сличительные ведомости. Выявленные отклонения - недостачи и излишки - регулируются. Комиссия выявляет причины, виновников и дает распоряжения о том, что должно быть сделано для регулирования отклонений, так называемых инвентаризационных разниц.

Излишки приходуют как обычное поступление с уменьшением затрат на производство. Недостачи в пределах норм естественной убыли по распоряжению руководства списывают на затраты производства. Недостачи сверх норм - за счет виновников, а если они не установлены - списание на затраты (или на убытки) по распоряжению руководства.

Все это комиссия отражает в Акте инвентаризации, каждая страница которого подписывается каждым членом инвентаризационной комиссии.