Основні посадові обов'язки офіс-менеджера

У перелік обов'язків офіс-менеджера входять такі, які і забезпечують виконання вищеназваних функцій.

Умовно їх можна розділити на п'ять груп:

1. Керуючі. Ці обов'язки мають на увазі:

- Побудова організаційної структури офісу;

- Планування роботи офісу;

- Керівництво персоналом офісу - адміністратором, секретарями, кур'єрами, телефонними операторами та ін (розподіл обов'язків, делегування повноважень, організація навчання персоналу, планування його кар'єри і т.д.);

- Розробку та впровадження в офісі корпоративної культури відповідно до прийнятої на підприємстві в цілому;

- Розробку політики спілкування з клієнтами.

2 Адміністративні. Під адміністративними обов'язками розуміються організація діловодства в офісі, побудова взаємин між структурними підрозділами, «зонування» офісу і т.д.

3 Господарські обов'язки. Вони починаються з організації закупівлі офісної техніки, комплектуючих, витратних матеріалів і закінчуються керівництвом по встановленню обладнання і взяття її на технічне обслуговування, забезпеченням взаємодії з обслуговуючою сервісною організацією.

4 Контрольні обов'язки. Тут мається на увазі проведення інвентаризацій і ревізій матеріальних цінностей, атестація персоналу, організація внутрішньої звітності та здійснення інших заходів з контролю.

5 Звітні. Вони включають в себе організацію підготовки звітів перед вищим керівництвом для контролю з боку останнього.

Як видно з перерахованих обов'язків, офіс-менеджер - працівник, від якого залежить якщо не половина, то досить значна частка успішного функціонування офісу. Це «ключова» посаду, ось чому і вимоги до неї – підвищені.

Синтез обов'язків, покладених на офіс-менеджера на російських підприємствах, дозволяє сказати, що цей працівник:

1. Організовує структуру (зонування) офісу, виходячи з поставлених вищим керівництвом завдань і профілю підприємства.

2. Вибирає на основі рекомендацій тих -нічної служби підприємства і організовує закупівлю офісної техніки (комп'ютерів, принтерів, факсимільних апаратів, телефонів, міні - АТС, копіювальних машин, диктофонів та ін), її встановлення та введення в експлуатацію.

3. Розробляє і складає графіки проведення профілактичних і поточних ремонтів обладнання, періодичних закупівель витратних матеріалів, а також порядок утилізації та списання обладнання, що виробило свій ресурс.

4. Забезпечує підготовку та організацію роботи офісу (здійснює керівництво організацією робочих місць персоналу офісу, організовує перевірку офісного обладнання на предмет визначення готовності до експлуатації, перевіряє санітарні умови роботи в приміщеннях офісу (освітлення, вентиляцію, температурний режим, пр.).

5. Організовує використання в роботі офісної оргтехніки; здійснює контроль за належним станом офісного обладнання, офісних комунікацій; забезпечує взаємозв'язок з сервісними організаціями з технічного обслуговування офісної техніки (розробляє схему дій персоналу при виявленні несправностей офісної оргтехніки та іншого обладнання, за викликом фахівців для проведення ремонтних робіт і інших видів технічного обслуговування).

6. Організовує забезпечення необхідними для роботи офісу товарно - матеріальними цінностями (аналізує і визначає потреби в матеріально-технічному забезпеченні та обслуговуванні офісу, складає плани на канцтовари, витратні матеріали та ін; перевіряє наявність канцтоварів і видаткових матеріалів; аналізує пропозиції, структуру цін, системи знижок; забезпечує розміщення замовлення у постачальників; укладає договори).

7. Визначає порядок отримання товарно -матеріальних цінностей, організовує платежі за їх поставку, оформляє доручення.

К офис-менеджеру предъявляются следующие требования:

Знание: назначения и задач работы офиса, принципов его зонирования; структуры и оборудования офиса; правил пользования оргтехникой; основ менеджмента; сферы деятельности и видов ответственности работников офиса; принципов организации снабжения офиса; методов стратегического планирования; целей, способов и методов проведения контрольных мероприятий; мотивационных методов и мотивационных стратегий; основ психологии; делового этикета; основ делопроизводства и стандартов дело-производства; основ этики и эстетики; основ трудового законодательства; правил внутреннего трудового распорядка; правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; основ бухучета и отчетности.

Стаж и опыт. От претендентов на должность офис-менеджера высшего уровня в крупных компаниях, как правило, требуется опыт работы не менее 3-х лет на руководящих должностях. Средние и малые предприятия обычно снижают эту «планку» до 1 года, а то и вообще не требуют опыта руководящей работы.

Личные характеристики. Возраст - как правило, от 25 лет и старше. Претендент на должность офис-менеджера должен быть эрудированным; обладать высокой степенью самоорганизации, хорошими организаторскими способностями, устной и письменной коммуникацией; иметь высокую стрессоустойчивость; уметь руководить персоналом в «проблемных» ситуациях. Отдельные предприятия желают, чтобы офис-менеджер владел иностранными языками.

Тема 2. Матеріально-технічне забезпечення офісу.