Лабораторная работа № 2. Защита документов в офисных программах и архиваторах

Цель работы: изучение возможностей защиты в офисных программах;

ознакомление с различными архиваторами и видами защиты документов в   них.

Теоретическое введение

При работе в Microsoft Word существует несколько возможностей:

· ограничения изменений в документе;

· назначение пароля для открытия документа;

· назначение пароля разрешения записи;

· рекомендация доступа только для чтения;

· подготовка документа к проверке;

· защита полей электронной формы от изменения;

· назначение пароля разрешения записи;

· назначить документу пароль, предотвращающий открытие документа пользователем, не имеющим соответствующих полномочий.

Если открыть документ как файл, предназначенный только для чтения, и внести в него изменения, сохранить этот файл можно только под другим именем.

Если после присвоения пароля он будет забыт, невозможно будет ни открыть документ, ни снять с него защиту, ни восстановить данные из него. Поэтому следует составить список паролей и соответствующих им документов и хранить его в надежном месте.

Назначение пароля для открытия документа

1. Откройте документ.

2. Выберите команду Сохранить как в меню Файл.

3. Нажмите кнопку Сервис.

4. В поле «Общие параметры» Пароль для открытия файла введите пароль, а затем нажмите кнопку OK.

5. Затем введите тот же пароль еще раз и нажмите кнопку OK.

6. Нажмите кнопку Сохранить.

Назначение пароля разрешения записи

1. Откройте документ.

2. Выберите команду Сохранить как в меню Файл.

3. Нажмите кнопку Сервис.

4. В поле Пароль разрешения записи введите пароль, а затем нажмите кнопку OK.

5. Затем введите тот же пароль еще раз и нажмите кнопку OK.

6. Нажмите кнопку Сохранить.

 

Рекомендация доступа только для чтения

1. Откройте документ.

2. Выберите команду Сохранить как в меню Файл.

3. Нажмите кнопку Сервис.

4. Установите флажок Рекомендовать доступ только для чтения и нажмите кнопку OK.

5. Нажмите кнопку Сохранить.

 

Необходимо учитывать вышеперечисленные пункты, когда требуется скрыть часть данных, содержащихся в документе, например, записанные исправления, примечания и скрытый текст. Перед тем как предоставить другим лицам копию документа, целесообразно просмотреть скрытые данные и решить, что из них следует оставить их в документе. Например, может потребоваться временно скрыть часть данных при печати документа или удалить все скрытые данные из документа перед его распространением средствами электронной почты.

Чтобы просмотреть записанные исправления, выберите команду Исправления в меню Рецензирование, выберите команду Выделить исправления, а затем установите флажок Отображать исправления на экране. Для получения сведений о принятии или отмене записанных исправлений в документе перед его распространением достаточно выполнить удаление примечания, для этого:

1 Выберите примечание, которое требуется удалить.

2 Нажмите кнопку Удалить примечание на панели инструментов Рецензирование.

Оставшиеся примечания будут автоматически перенумерованы.

Для получения сведений о просмотре примечаний Word выводит примечание и имя рецензента, который его внес, в виде всплывающей подсказки над текстом. Если примечания не появляются, выберите команду Показать исправления в меню Рецензирование, а затем установите флажок Примечания.

Чтобы напечатать в документе только примечания, выберите команду Печать в меню Файл, а затем выберите Примечания из списка Напечатать список исправлений.

Для печати документов без примечаний выберите команду Параметры в меню Рецензирование, а затем снимите флажок Напечатать список исправлений в группе Печатать на вкладке Печать.

Для просмотра скрытого текста выберите команду Параметры в меню Рецензирование, а затем установите флажок Скрытый текст в группе Непечатаемые символы на вкладке Выноски.

Можно распечатать документ со скрытым текстом или без него.

1. Нажмите Файл > Параметры.

2. Выберите Показать на экране параметров Word.

3. В разделе Параметры печати установите флажок рядом с Печать скрытого текста, чтобы распечатать документ, включая скрытый текст.

4. Нажмите ОК.

Снимите флажок, чтобы распечатать документ, не включая скрытый текст.

Если удаленные данные все еще содержатся. Если открыть документ, сохраненный в режиме быстрого сохранения как текстовый файл, в нем можно найти ранее удаленные данные. Это происходит потому, что при быстром сохранении вносимые изменения (в том числе удаление данных) дописываются в конец документа, не отражаясь в самом документе.

Для окончательного удаления удаленных данных закройте текстовый файл и откройте документ как обычный документ Word. Выберите команду Сохранить как в меню Файл, а затем нажмите кнопку Сохранить. Отключить быстрое сохранение можно, как показано на рисунке 1:

 

Рисунок 1 – Окно программы для настройки автосохранения

 

Для предотвращения просмотра версий распространяемого документа достаточно выполнить следующее:

· если нужно сохранить предыдущие версии, сохраните текущую версию как отдельный документ;

· если не требуется сохранение предыдущих версий, удалите ненужные версии, а затем сохраните оставшийся документ;

· сохранение данных и восстановление утерянных документов.

Защитить себя от возможной потери результатов труда из-за сбоя в программе или отключения электричества можно с помощью автосохранения. Оно обеспечивает периодическое сохранение копий документа в процессе работы над ним или сохранение резервной копии документа при каждом сохранении конечного варианта. Чтобы иметь возможность восстановить введенные данные после падения напряжения или сбоя в программе, необходимо заранее установить флажки Автосохранение каждые … минут и/или всегда сохранять резервную копию на вкладке Сохранение диалогового окна Параметры. Если необходимо, можно установить интервал для автоматического сохранения меньше 10 минут.

Чтобы иметь возможность восстановить данные после случайного удаления или повреждения документа, необходимо заранее установить флажок Всегда сохранять последнюю автосохраненную версию.

Кроме того, это позволит открыть и восстановить текст случайно поврежденного документа.