Работа в среде текстового процессора MS WORD

Работа в среде текстового процессора MS WORD

Общие теоретические сведения

Обработка текстов – один из наиболее распространенных видов работ, выполняемых на персональном компьютере. Для создания документов используются специальные программы – текстовые редакторы.

Все основные существующие текстовые редакторы, используют одни и те же принципы работы. Это позволяет использовать в качестве примера для освоения технологии обработки текстовой информации текстовый процессор MS Word. Во внешней памяти компьютера документ, созданный MS Word хранится как файл с расширением *.docx по умолчанию (MS Word 2007).

В процессе работы необходимо регулярно сохранять редактируемый документ:

1. нажав на кнопку Office и выбрав команду Сохранить;
2. с помощью комбинации клавиш Shift+F12 (или Ctrl+S).

Для создания копии текущего элемента можно выполнить команду Сохранить как. Для открытия документа в предыдущих версиях MS Word необходимо выбрать Документ Word 97-2003.

При щелчке левой кнопки мыши по пункту Сохранить как откроется диалоговое окно Сохранение документа. Здесь нужно указать новое имя документа и выбрать папку для его сохранения. После нажатия на кнопку Сохранить файл под старым именем остается на прежнем месте, а дальнейшие изменения документа относятся уже к новому файлу.

Режимы работы с документами

В редакторе Word имеется пять режимов работы с документами. Требуемый режим можно установить с помощью инструментов вкладки Вид или кнопок, находящихся под горизонтальной полосой прокрутки.

Режим Разметка страницы является стандартным для работы с документом. Он наиболее удобен для выполнения большинства операций по вводу, редактированию и форматированию текста. Этот режим рекомендуется для выполнения лабораторной работы.

Режим Веб-документ, или режим электронного документа, показывает, как документ будет выглядеть при просмотре в веб-браузере.

Режим Структура позволяет работать с заголовками документов.

Режим Чтение для чтения с экрана монитора.

Режим Схема документа. С его помощью можно одновременно просматривать и содержание документа, и сам документ.

Выделение текста

Прежде чем выполнить какую-либо операцию с текстом, вначале выделяют фрагмент документа, к которому эта операция должна быть применена. Для того чтобы выделить фрагмент с помощью мыши, следует установить указатель в начало фрагмента, затем нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, перетащить указатель к концу выделяемого фрагмента, после чего отпустить кнопку.

Чтобы выделить текст с помощью клавиатуры, необходимо установить курсор в его начало, нажать клавишу Shift и, удерживая ее, перемещать курсор, используя клавиши со стрелками, в конец выделяемого фрагмента, затем отпустить клавишу Shift. Есть и другие способы выделения текста.

 

Упражнение 1. Выделение текста

1. Установить курсор в любом месте текста и, удерживая левую кнопку мыши, выделить одно предложение.
2. Для выделения слова установить курсор в середине слова и дважды щелкните на нем.
3. Выделите информацию в конце текста, используя клавиши со стрелками.
4. Установите курсор в любом месте текста и нажмите сочетание клавиш Ctrl+A. Должен выделиться весь текст.

Копирование и перемещение

Копирование выделенного фрагмента можно выполнить как через буфер обмена, так и путем перетаскивания с помощью мыши.

Копирование через буфер обмена:

• выделить фрагмент;
• копировать фрагмент в буфер обмена (Ctrl+C)
• вырезать при перемещении (Ctrl+X);
• вставить фрагмент в нужное место (Ctrl+V).

Вкладка Главная на ленте – Буфер обмена.

При вырезании или копировании содержимое ячейки помещается в буфер обмена и становится доступным не только для работы в текстовом процессоре. Буфер обмена в MS Word может содержать до 24 объектов.

Метод Drag and Drop:

• выделить фрагмент;
• поместить указатель на выделенном фрагменте, нажать и не отпускать левую кнопку мыши, затем нажать клавишу Ctrl;
• скопировать в новое место.

При перемещении клавишу Ctrl не нажимать. Операции перемещения и копирование возможны как в одном документе, так и при работе с несколькими документами.

 

Поиск и замена текста

При работе с документом можно выполнять поиск по заданным условиям. Для этого нужно воспользоваться кнопкой в группе Редактирование на вкладке Главная или использовать комбинацию клавиш (Ctrl+F).

Откроется диалоговое окно Найти и заменить.

 

Упражнение 3. Поиск данных

Создать новый документ и набрать несколько слов: Конверсия, Версия, Вера и Инверсия (запишем каждое слово на новой строке).

Выполнить следующие действия:

1. для вызова окна Найти и заменить нажать сочетание клавиш Сtrl+F;
2. ввести в поле поиска значение Вер;
3. задать Выделение при чтении;
4. нажать кнопку Найти далее. Нажимая эту кнопку несколько раз, убедитесь, что программа найдет этот фрагмент текста во всех четырех словах;
5. нажать кнопку Больше, чтобы задать дополнительные параметры поиска;
6. установить флажок Учитывать регистр и снова произвести поиск. На этот раз будут найдены только значения Версия и Вера;
7. нажать кнопку Закрыть для завершения поиска.

Замена данных

Для замены одного или нескольких символов, слова или участка текста необходимо перейти на вкладку Заменить диалогового окна Найти и заменить. Сделать это можно несколькими способами:

• воспользоваться сочетанием клавиш Сtrl+H;
• нажать кнопку Заменить на ленте в группе Редактирование на вкладке Главная.

Упражнение 4. Замена данных

Открыть документ с названием «Поиск и замена» из предыдущего упражнения и выполнить следующие действия:

1. для вызова окна Найти и заменить нажать сочетание клавиш Сtrl+F;
2. в поле Найти ввести значение Вер, а в поле Заменить на – 000;
3. нажмите кнопку Найти далее, а затем – Заменить. Фрагмент первого слова будет заменен;
4. нажмите кнопку Заменить все. Программа заменит данные во всех остальных словах и сообщит о количестве произведенных замен;
5. нажмите кнопку Закрыть для завершения операции замены.

Стили форматирования

Часто при работе с текстовыми документами возникает необходимость изменения нескольких параметров форматирования текста. Для этой цели рекомендуется использовать стили форматирования. Стили – это наборы параметров форматирования, которые можно применить ко всем частям документа сразу. При запуске Microsoft Word создается новый документ, текст которого оформляется с применением стиля Обычный. Этот стиль является базовым. Другие стили представлены в виде значков на панели инструментов Стили.

В MS Word 2007 появилось новое средство форматирования – Экспресс-стили, которое позволяет просматривать набор стилей перед выбором одного из них. Для применения экспресс-стиля:

1. выделить фрагмент текста;
2. навести указатель на кнопку выбранного стиля на панели инструментов Стили;
3. выделенный фрагмент автоматически будет оформлен этим стилем (временно);
4. щелкнуть мышью по выбранному стилю, чтобы его зафиксировать при выборе.

На панели инструментов есть кнопка Изменить стили, которая при выборе пункта Набор стилей открывает список наборов, которые можно использовать для оформления документов.

 

Отмена и возврат действий

Для исправления ошибок в программе предусмотрена возможность отмены выполненных действий. Последнее действие можно отменить, воспользовавшись сочетанием клавиш Ctrl+Z или нажав кнопку Отменить на панели быстрого доступа.

Создание списков

Для создания нумерованных, маркированных и многоуровневых списков можно использовать соответствующие кнопки в группе Абзац на вкладке Главная на ленте. Кнопки дают возможность быстро пронумеровать абзацы или установить перед ними маркеры, а также установить дополнительные параметры форматирования.

Для создания списка выполнить следующие действия:

1. выделить требуемый участок текста.
2. нажать кнопку Маркеры, Нумерация или Многоуровневый список в группе Абзац на вкладке Главная на ленте
3. новый маркер будет установлен для каждого абзаца.

Можно создать список и перед началом набора текста. Установить курсор в том месте, откуда вы желаете начать список, и выполнить описанные выше действия. Нажать клавишу Enter, чтобы начать новый абзац и новый раздел списка.

Создание таблиц

Работа с таблицей обычно начинается с ее создания. Чтобы создать таблицу в Word, воспользуйтесь одним из следующих способов:

• нажать кнопку Таблица в одноименной группе на вкладке Вставка на ленте. Выбрать количество столбцов и строк;
• нажать кнопку Таблица в одноименной группе на вкладке Вставка на ленте и выбрать команду Вставить таблицу. В диалоговом окне Вставка таблицы выбрать количество столбцов и строк и нажать кнопку ОК. Если в макете не хватает ячеек, выбрать пункт Вставить таблицу.

Рисование таблицы

Таблицу можно нарисовать вручную; для этого выбрать в меню Таблица | Нарисовать таблицу. При этом мышь приобретет вид карандаша, с помощью которого можно нарисовать таблицу. Команда Нарисовать таблицу автоматически активизирует вкладку Работа с таблицами | Конструктор.

Надписи

Надписи – это объекты векторной графики, в которые вставлен текст. Надписи помогают оформить текст документа, сделать его более наглядным. Они также пригодятся при создании плакатов, объявлений, пояснений и др.

Для создания надписи нажмите одноименную кнопку в группе Текст на вкладке Вставка на ленте. В Word 2007 содержится большая коллекция разных надписей, которые помогают в оформлении документа. Для них уже подобраны параметры форматирования и выравнивания, и пользователю остается только набрать или вставить текст.

С помощью команды WordArt в текст документа можно ввести художественно оформленную надпись. Программа позволяет выбрать один из тридцати вариантов ее оформления.

 

Работа с формулами

Для работы с формулами в MS Word есть специальный редактор формул Microsoft Equation. На вкладке Вставка можно выбрать команду Формула. При включении вкладки Формула на экране можно увидеть шаблоны, содержащие поля для ввода символов. С помощью шаблонов в формулу можно вставить дроби, интегралы, суммы, верхние и нижние индексы. Заполнение этих полей может производиться как с клавиатуры, так и с помощью элементов управления, выбранных на вкладке Формула. Переходы между полями выполняются с помощью клавиш управления курсором. Ввод и редактирование формул завершается, если щелкнуть левой кнопкой мыши вне области ввода формулы. Введенная формула автоматически вставляется в текст. Переместить формулу в другое место можно через буфер обмена. Для редактирования формулы достаточно выполнить на ней двойной щелчок.

 

Работа в среде текстового процессора MS WORD