Понятие унифицированной системы документации и классификация документов.

Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация.

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения), так и на унифицированные системы документации.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Унифицированная система документации - это система документации, которая создана по единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унифицированные системы документации необходимы для сокращения объема документов, а также снижения затрат на составление и обработку документов. Государственный классификатор управленческой документации определяет унифицированные системы:

— организационно-распорядительной документации;

— первично-учетной документации;

— банковской документации;

— финансовой документации;

— отчетно-статистической документации;

 — плановой документации;

 — ресурсной документации;

— торговой документации;

— внешнеторговой документации;

— ценовой документации;

 — документации по труду, социальным вопросам и защите населения;

 — документации по бытовому обслуживанию населения;

 — бухгалтерско-учетной документации;

— документации по Пенсионному фонду;

 — словарно-справочной документации.

 

Деятельность любого предприятия отражается в различных системах документации. Наиболее общей и многочисленной из них является система организационно-распорядительной документации. Все многообразие документов классифицируют по различным признакам, а именно: по видам деятельности, происхождению, месту составления, наименованию, сложности отраженных в них вопросов, срокам исполнения и хранения, степени подлинности, технике создания, способу фиксации информации и т. п.

По происхождению документы делятся на служебные, личные и документы личного происхождения.

 Служебный документ — это документ, который создало или получило предприятие (или другой субъект хозяйствования) в процессе деятельности.

Личный документ — это документ, который удостоверяет личность владельца, его права, обязанности, социальное положение, а также может содержать биографические и (или) другие сведения о нем.

  Документ личного происхождения — документ, составленный физическим лицом вне служебной деятельности или который находится в его частном собрании.

По месту составления документы подразделяются на внутренние (составляемые на данном предприятии и используемые внутри нее) и внешние, т. е. входящие документы, поступившие на предприятие, и исходящие документы, которые посылают другим юридическим или физическим лицам.

По наименованию выделяют несколько десятков видов и разновидностей документов. Видами документов являются, например, акты, ведомости, договоры, инструкции, приказы, протоколы, служебные письма и т. д. Существуют разновидности таких документов, как акт (акт, приема-передачи, дефектный акт и др.); известно также множество разновидностей инструкций, договоров и пр.

По сложности отраженных в них вопросов документы бывают простые (содержащие информацию по одному вопросу) и сложные (содержащие информацию по нескольким вопросам).

По срокам исполнения документы бывают:

— срочные, которые исполняют в сроки, установленные законом, соответствующим правовым актом, а также документы с пометкой «Срочно»;

 — несрочные, которые исполняют в сроки, определенные руководством предприятия. По срокам хранения бывают документы постоянного хранения и документы временного хранения (документы с установленным сроком хранения, после окончания которого их можно уничтожить). Из документов временного хранения, в свою очередь, выделяют документы до 10 лет хранения включительно) и более 10 лет.

По степени подлинности различают:

 — черновик (предварительная редакция документа);

 — подлинник — экземпляр служебного документа, который первым приобретает юридическую силу;

— копия — документ, который содержит точное знаковое воспроизведение содержания или документной информации другого документа и в отдельных случаях — некоторых его внешних признаков.

Иногда для работы требуется не копия подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела.

Выписка — это заверенная копия части текста служебного документа. При оформлении выписки необходимо указывать, из какого документа она сделана. В случае утери владельцем подлинного документа ему может быть выдан соответствующим органом или предприятием дубликат документа.

  Дубликат подлинника — повторно оформленный служебный документ для пользования, вместо утерянного или поврежденного подлинника, который имеет такую же юридическую силу.

По технике создания документы бывают рукописные и печатные.

По способу фиксации информации различают:

 — письменный документ — текстовый документ, содержание которого зафиксировано с помощью письменных знаков;

— графический документ — изобразительный документ, содержание которого зафиксировано в виде рисунка или чертежа линиями, штрихами, светотенью;

 — аудиовизуальный документ — документ, содержание которого представлено в виде изображения и (или) записи звука, для фиксирования и (или) воссоздания которых используют соответствующую аппаратуру;

 — видеодокумент — документ, содержание которого зафиксировано средствами видеозаписи;

 — кинодокумент — документ, содержание которого зафиксировано с помощью кинематографических средств и представлено в виде последовательно расположенных фотографических изображений;

— фотодокумент — документ, содержание которого зафиксировано с помощью фотографических средств в виде отдельных фотоизображений;

— фонодокумент — документ, содержание которого зафиксировано какой-либо системой звукозаписи;

— электронный документ — документ, который создают и используют только в пределах компьютерной системы.