Информационно-справочная документация

Служебное (деловое) письмо

Особое место в системе информационно-справочной документации занимает переписка - обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Она занимает около 80% входящей и исходящей документации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида - почтовая связь и электронная связь.

Служебное (деловое) письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте.

Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем: запросы, предложения, извещения, уведомления, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т. д.

Письма содержат следующие реквизиты:

1. адресат;
2. заголовок к тексту;
3. текст;
4. отметка о наличии приложения;
5. подпись;
6. отметка об исполнителе.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

1. документы оформляются на специальных бланках - бланках писем или телеграмм - и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
2. текст должен составляться грамотно, аккуратно, без помарок и исправлений;
3. текст должен излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения; • события и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной - двух частей - вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности или обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма.

Деловое письмо выполняет ту же функцию, что и человеческая речь. На речевой сигнал можно ответить либо конкретными действиями, либо новым речевым сигналом.

Речь может предшествовать предпринимаемым действиям или следовать за уже предпринятыми. Точно так же все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения. Поэтому очень часто письма напоминают монолог. Таковы письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения. Эти письма не требуют ответа, но сам факт их наличия имеет юридическое значение.

Есть письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы, так называемые сопроводительные письма. Они играют роль ярлыка, этикетки, прикладываемой к отправляемым документам, и фиксируют факт отправки.

Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выявить возможности для заключения разного рода договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как чрезвычайно гибкий, деловой документ, язык которого представляет известные трудности при стандартизации. Дело в том, что существует столько разновидностей деловых писем, сколько возникает производственных ситуаций, дающих повод для переписки. Поэтому необходимо классифицировать деловые письма, а это означает построить классификацию производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке. Несмотря на многообразие таких ситуаций, их диапазон, как уже отмечалось, не беспределен, что и позволяет разграничить деловые письма по нескольким признакам.

Прежде всего, все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:

1. письма, требующие письма-ответа:
• письмо-просьба;
• письмо-обращение;
• письмо-предложение (письмо-представление);
• письмо-запрос;
• письмо-требование;
2. письма, не требующие письма-ответа.
• письмо-предупреждение;
• письмо-напоминание;
• письмо-приглашение;
• письмо-подтверждение;
• письмо-отказ;
• сопроводительное письмо;
• письмо-извещение;
• гарантийное письмо;
• информационное письмо;
• письмо-распоряжение.

В зависимости от того, какому количеству адресатов направлено письмо, различают письма обычные (коллективные) и циркулярные. Циркулярное письмо направляется целому ряду подчиненных инстанций из одного источника. Коллективное письмо, наоборот, составляется от имени ряда лиц и направляется в один адрес. Теоретически возможны и циркулярно-коллективные письма, но до сих пор делопроизводство обходилось без такого рода деловых бумаг.

Отдельные виды писем подразделяются по признаку специализации. Так, среди сопроводительных писем выделяется договорное письмо, в соответствии с названием документа, который оно сопровождает.

Если содержание делового письма разделить на аспекты, то можно говорить об одно- и многоаспектных письмах, что несколько соответствует традиционному разделению писем на простые и сложные.

Простое деловое письмо - письмо одноаспектное. Можно выделить, например, следующие аспекты в содержании деловых писем:

1. факт напоминания - письмо-напоминание;
2. предоставление обещания гарантии - письмо гарантийное;
3. указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт - письмо-подтверждение;
4. информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях - информационное письмо;
5. указание на факт отправки прилагаемых к письму документов - сопроводительное письмо;
6. предупреждение о возможных ответных шагах и т. д. - письмо-предупреждение.

Одно и то же письмо может содержать и гарантию, и просьбу, и напоминание, т. е. быть многоаспектным (многоцелевым). Каждому из существующих аспектов содержания письма соответствуют уже сложившиеся словесные конструкции со своими «ключевыми» словами, которые облегчают поиск документа и процесс его изучения.

Следует сказать, что переписка внутри предприятия запрещена. Внутри предприятия распространены служебные и докладные записки, но не письма.

По тематическому признаку письма можно разделить в соответствии с классификатором функций данного предприятия на снабженческо-сбытовые, административно-хозяйственные, производственные, по пропаганде и т. д.

По тематическому признаку проводится различие между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. Однако письма, классифицируемые по тематическому признаку, различаются лишь терминологией и фразеологией. Такие классификации, получившие распространение в пособиях яо деловой корреспонденции, не дают представления о многообразии разновидностей писем с социально-психологической точки зрения.

Следует отметить, что тематическая классификация официальных писем удобна при инвентаризации корреспонденции. Для этих целей деловую переписку можно разделить на следующие виды:

1. по общим вопросам технологии;
2. по вопросам оборудования и энергетики;
3. по вопросам производства;
4. по вопросам стандартизации;
5. по вопросам сбыта;
6. по вопросам капитального строительства и т. д.

Отбор ключевых терминов для каждого типового письма позволил бы облегчить механизацию труда работников канцелярий и архивов.

Деловую переписку, касающуюся производственной деятельности предприятия, следует отличать от переписки общественной - между профсоюзными и общественными организациями.

По структурным признакам деловую переписку можно разделить на регламентированную (стандартную) и нерегламентированную (нестандартную). Регламентированное письмо представляет собой письмо, составленное по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т. д.). Регламентированное письмо всегда фиксирует регулярную производственную ситуацию и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций.

Означает ли это, что деловая переписка, заключенная в тесный круг стандартных выражений, должна всегда иметь сухой характер? Конечно, нет. Деловое письмо должно быть кратким, но понятным, компактным и полным. Однако его краткость не должна отражаться на ясности, а его вынужденный формализм - на желаемой эффективности. Эти качества зависят от умения правильно составить каркас письма.

Отказ от письма-стандарта указывает на то, что составитель делового письма придает ему особый характер. Исключительность, необычность отраженного производственного момента нередко требует соответствующего отражения в форме письма. Поэтому нестандартное деловое письмо занимает особое место. Следует отметить, что наряду с явно обозначенной тенденцией к стандартизации языка деловой переписки нестандартное письмо по-прежнему сохраняет свою жизненную силу.

Каждый вид официального письма имеет свою языковую формулу. Языковая формула - это устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер той или иной управленческой, производственной или просто профессиональной функции. Так,

1. языковой формулой письма-просьбы является выражение: «Прошу (просим)...»;
2. языковой формулой сопроводительного письма - выражение: «Высылаем (направляем, посылаем)...»;
3. языковой формулой письма-подтверждения - выражение: «Подтверждаем (подтверждаю)...».

Само название письма - обусловлено языковой формулой письма. По языковым формулам можно судить о разновидности письма, что позволяет определить цель его использования и приемы работы с ним. В большинстве случаев языковые формулы письма играют роль его дескрипторного образа: «В ответ на Ваше письмо»... «В подтверждение нашего телефонного разговора»... «В подтверждение нашей договоренности»...

Однако любая модель выражения не универсальна. Так, в тех случаях, когда нужно сослаться на какой-либо документ, оправдывающий предпринимаемые шаги, уместно начать деловое письмо с выражения «В соответствии с...». Однако это выражение неуместно в случаях, когда те или иные мероприятия вытекают из уже ранее предпринятых или предпринимаемых действий. Здесь следует употребить выражение «В связи с...».

Предлагаемые варианты являются наиболее распространенным началом стандартного делового письма.

Если автор - лицо «юридическое», то действия передаются:

от третьего лица единственного числа,

например:

• «Завод «Прогресс» не возражает...»;
• «Кооператив «Поиск» гарантирует...»;
• «Совместное российско-английское предприятие«Рэнк ксерокс» предлагает...»;
• от третьего лица множественного числа,

например:

• «Дирекция и профсоюзный комитет завода «Прогресс» убедительно просят...»;
• от первого лица множественного числа,

например:

• «Просим...», «Сообщаем...», «Подтверждаем...».
• Если автор - лицо «физическое», то действия передаются: от первого лица единственного числа,

например:

• «Прошу...»;
• «Ставлю Вас в известность...»;
• «Довожу до Вашего сведения...»;

от первого лица множественного числа,

например:

• «Поздравляем...», «Поддерживаем...», «Одобряем»..., «Мы получили Вашу телеграмму...».

Просьба

Варианты реализации:

• «... Вас проверить ход выполнения заказа...»;
• «... выслать в наш адрес более подробную информацию по этому вопросу»;
• «... включить в план изданий...»;
• «... принять меры...»;
• «... сообщить данные о производительности...»;
• «... направить нам каталоги...»;
• «... подтвердить по телефону получение сопроводительных документов».

Подтверждение

Варианты реализации:

«... получение спецификаций на...»; «... Ваши условия поставки оборудования...»; «... получение Вашего письма от...»; «... получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению...»;

«... свой запрос о проекте гаража...»; «... условия поставки оборудования...».

Напоминание

Варианты реализации:

«... по плану совместных работ вы должны...»;

«... в соответствии с... вы должны...»;

«Ваша задолженность по оплате... составляет...»;

«... срок представления рукописи истекает...»;

«Ваш завод до сих пор не представил...»;

«... мы до сих пор не получили...».

Извещение

Варианты реализации:

«... к сожалению, не можем Вам выслать...»;

«... запрошенные Вами копии счетов будут высланы в ближайшее время...»;

«... задержка в отгрузке... произошла ввиду...»;

«... руководство завода приняло решение...»;

«... Ваше предложение принято...»;

«... Вашей организации выделено 100 тыс. руб.

для...»;

«... срок оплаты... истекает...»;

«... перечисленная Вами сумма получена...»;

«... семинар... состоится... в...».

Гарантия

«... гарантируем...»;

«Прогресс» гарантирует:»;

«... качество продукции...»;

«... возврат оборудогания в указанный

срок...»;

«... исправность оборудования...».

Предложение

Модель синтаксической конструкции и варианты ее реализации:

«Мы можем предложить Вам...»; «Предлагаем Вам...» «автоматическую систему управления в мет взаимных поставок.на 2001 г.»;

«... приобрести... на взаимовыгодных условиях...»;

«Мы можем рекомендовать Вам..,» «подрядчика, который гарантирует выполнение указанной работы в период с... по...».

Приглашение

Модель синтаксической конструкции:

«Приглашаем...»;

Варианты ее реализации:

«... представителя Вашего предприятия посетить...»;

«... Вас принять участие в обсуждении проекта...»;

«... Просим принять участие...» «в качестве оппонента в обсуждении...» «в обсуждении проблемы...»;

«... Всесоюзная торговая палата...», «приглашает Вас на официальное открытие выставки...»;

«... приглашают Вас на торжественное заседание, посвященное 40-летию завода».

Отказ и отклонение предложения (проекта)

«Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам...»;

«Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на сумму... нами не может быть утвержден по следующим причинам:

1. ...
2. ...».

«Считаем нужным сообщить Вам, что одной из основных причин нашего отказа является...».

«К сожалению, присланные Вами чертежи не отвечают современным техническим требованиям».

«Предлагаемые Вами сроки строительства нас не устраивают...».

«Ваше предложение не получило поддержки».

«В ответ на Ваш запрос от... сообщаем, что, к сожалению, не можем выслать Вам предложение на поставку товаров этой марки».

«С сожалением сообщаем, что наш завод не может поставить... в соответствии с Вашими спецификациями».

«Принять Вас на работу в настоящее время не представляется возможным из-за отсутствия вакантных мест».

Заключительные слова

«Убедительно просим Вас не задерживать ответ».

«Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку)».

«Надеемся, что наша просьба будет исполнена».

«Просим выслать ответ незамедлительно».

«С интересом ожидаем Ваших новых заказов и дальнейших сообщений».

«С надеждой на благоприятное решение нашего вопроса».

«Мы уверены, что исполнение нашего заказа находится под Вашим постоянным наблюдением, и будем благодарны Вам, если Вы изыщете возможность начать поставку уже в...».

«Благодарим за оказанную помощь».

«Благодарим за быстрый ответ».

«Ваше предложение принято единодушно».

«Мы разделяем Ваше удовлетворение по случаю успешного испытания на Вашем предприятии опытной партии грузоподъемников».

«Выражаем признательность за Вашу готовность оказать помощь нашим конструкторам».

«Все Ваши замечания очень ценные. Еще раз благодарим за оказанную помощь...».

«Со своей стороны, мы готовы уже с января 2002 года один из цехов полностью переоснастить».

«Мы сделаем все от нас зависящее...».

«Убедительно просим Вас не задерживать ответ».

«Просим извинить нас за задержку с ответом».

«Наше решение сообщим в ближайшее время^>.

«Просим Вас вернуться к этому вопросу в...».

«Результаты рассмотрения Вашего предложения сообщим дополнительно».

«По получении заключения завода ответ на Ваш запрос будет выслан незамедлительно».

«По получении ответа от нашего заказчика мы поставим Вас в известность».

Модель синтаксической конструкции:

«Просим...»;

«Прошу...».

Модель синтаксической конструкции:

«Направляем...»; «Высылаем...»; «Посылаем...».

Начало письма не должно повторять того, что будет сказано в теме письма, и должно «вводить» адресата в проблему, поставленную в письме.

Рассмотрим примеры.

Модели выражений, объясняющих мотивы

«В порядке оказания технической помощи...»;

«В связи с тяжелым положением...»;

«В связи с проведением совместных работ по...»;

«В связи с уточнением плана действий...»;

«Ввиду срочности заказа...»;

«В соответствии с предварительной договоренностью и решением...»;

«В соответствии с письмом заказчика.,.»;

«В соответствии с протоколом от...»;

«Согласно Вашей просьбе...»;

«Согласно постановлению министерства от..,»;

«В целях усиления охраны государственного имущества...»;

«В связи с возникшей необходимостью...»;

«В связи с переходом на новую технологию производства...»;

«В связи с требованием банка...»;

«В ответ на Вашу просьбу...».

Глава 5
ФИНАНСОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Оформление открытия счетов предприятий

Для хранения денежных средств и осуществления расчетов банки открывают предприятиям (объединениям, организациям и учреждениям) в зависимости от характера их деятельности и источников финансирования расчетные, текущие и другие счета.

Предприятие - владелец счета - имеет право самостоятельно распоряжаться средствами на расчетном счете, соблюдая при этом правила расчетов. Учреждения банка, соблюдая установленные правила, выполняют распоряжение владельцев счетов о списании средств с их счетов в пределах имеющихся на них сумм. Без согласия предприятия производятся только

бесспорные платежи: взыскание просроченных платежей в Государственный бюджет, исполнительные судебные листы, приказы арбитража, распоряжения вышестоящих организаций о перераспределении средств и др.

Руководители учреждений, получающие в свое распоряжение средства из бюджета для использования по целевому назначению, являются распорядителями кредитов. По широте предоставляемых им прав распорядители кредитов подразделяются на главных и нижестоящих.

Основная масса платежей производится в порядке безналичных расчетов, т. е. посредством перечисления сумм с расчетного счета плательщика на расчетный счет получателя. Это дает возможность высвобождать из обращения значительные суммы наличных денег, позволяет обходиться сравнительно небольшим количеством их при значительных оборотах хозяйственных организаций, обеспечивает осуществление контроля за договорной и финансовой дисциплиной предприятий.

Для определенных видов платежей (выдача заработной платы, выплата пенсий и пособий, на хозяйственные расходы и др.) банк выдает наличные деньги, а платежи производит предприятие.

Операции по расчетному (текущему) счету производятся учреждениями банка по документам специальной утвержденной формы, которые выписывают работники финансового отдела или бухгалтерии предприятия.

Наиболее часто применяются следующие формы: платежное поручение, платежное требование-поручение, счет-фактура, объявление на взнос наличными, денежные и расчетные чеки, выписки из расчетных (текущих) счетов, заявления (об отказе от акцепта, на аккредитив, на выдачу ссуды и др.).

Порядок открытия и закрытия расчетных, текущих и бюджетных счетов предприятиям (организациям, учреждениям), а также правила совершения по ним операций определены соответствующими нормативными документами.

Для оформления открытия представляются следующие документы:

• заявление об открытии счета;
• копия документа о создании предприятия;
• копия утвержденного устава (положения);
• карточка с образцами подписей и оттиском печати и др.

Заявление об открытии счета представляется по утвержденной форме.

При открытии счетов учреждения банка осуществляют контроль соблюдения действующего законодательства при создании и реорганизации предприятий, организаций, учреждений.

Документом, подтверждающим законность создания или реорганизации предприятия (организации) является приказ (распоряжение, постановление, решение) органа, который принял об этом решение в соответствии с предоставленным ему правом. В учреждение банка представляется копия указанного документа, заверенная органом, его издавшим, либо в нотариальном порядке.

Карточка с образцами подписей и оттиском печати представляется по утвержденной форме в двух экземплярах. В нее включаются образцы подписей всех лиц, которым предоставлено право первой и второй подписи на денежно-расчетных документах. Карточка заверяется подписью руководителя (или его заместителем) вышестоящей организации и печатью или нотариальной конторой.

Все финансово-расчетные документы составляются за двумя подписями (первой и второй). Право первой подписи принадлежит руководителю предприятия, которому открывается счет. Первую подпись могут ставить также и должностные лица, уполномоченные самим руководителем, если такое передоверие полномочия не запрещено вышестоящей организацией. В тех случаях, когда передоверие права первой подписи запрещено, об этом делается специальная оговорка в справке о полномочиях. Отсутствие указанной оговорки означает право на передоверие.

Право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру. Он санкционирует законность производимых операций. При отсутствии в штате главного бухгалтера право второй подписи может быть предоставлено бухгалтеру или другому должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета и отчетности. В этом случае владелец счета за подписью руководителя делает отметку на карточке с образцами подписей о том, что в штате отсутствует счетный работник.

Руководители производственных подразделений, входящих в состав объединений, а также нехозрасчетных филиалов, мастерских подписывают денежно-расчетные документы единолично, если в штате нет счетного или другого работника, на которого можно возложить ведение бухгалтерского учета.

В централизованных бухгалтериях банковские документы (чеки и платежные поручения), а также расходные кассовые ордера и расчетно-платежные ведомости на заработную плату по срокам и суммам выплат из кассы (распорядительные надписи) подписываются руководителем учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, и главным бухгалтером. Остальные документы, служащие основанием для выдачи денег, товарно-материальных ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства учреждений, обслуживаемых централизованными бухгалтериями, подписываются соответствующими руководителями учреждений и главным бухгалтером централизованной бухгалтерии.

В случае замены или дополнения хотя бы одной подписи по счету представляется новая карточка с образцами подписей всех лиц, имеющих право первой и второй подписи.

Свободные строки в месте, отведенном для образцов подписей, должны быть прочеркнуты.

При временном предоставлении лицу права первой или второй подписи, а также при временной замене одного из лиц, уполномоченных руководителем или главным бухгалтером, новая карточка не составляется, а дополнительно представляется карточка только с образцом подписи лица, временно исполняющего обязанности руководителя или главного бухгалтера, заверенная в указанном порядке.

Для финансирования строящихся предприятий в учреждениях банка могут открываться временные текущие счета на имя руководителя дирекции строящегося предприятия. Для открытия такого счета представляют ходатайство соответствующего министерства, управления и т. п. местного подчинения об открытии счета с указанием срока его действия; приказ или распоряжение о назначении представителя или директора строящегося предприятия; карточку с образцами подписей.

Срок действия счета не может превышать срока, предусмотренного по плану для пуска предприятия. Передоверие распоряжения счетом не допускается.

Счет-фактура

Счет-фактура - это товарно-расчетный документ, который выписывает поставщик при отпуске товара покупателю.

Счета-фактуры используются для контроля выполнения договорных обязательств и являются основанием для выписки платежных поручений, расчетных чеков и в некоторых случаях, при акцептной форме расчетов, для выписки платежных требований.

Счет-фактура имеет следующие обязательные реквизиты:

• Наименование и адрес поставщика.
• Местонахождение и номер расчетного счета поставщика.
• Наименование и адрес грузополучателя.
• Местонахождение и номер расчетного счета грузополучателя.
• Порядковый номер.
• Дата.
• Перечень отпускаемых товаров.
• Количество товара.
• Цена.
1. Сумма.
2. Способ отправления.
3. Номер квитанции (накладной).
4. Ссылка на договор или заказ, на основании которых произведена отгрузка.

Предприятия и организации имеют право по своему усмотрению изменять графы бланка в той его части, которая отведена для перечня товаров. Счет-фактура представляется в учреждение банка в одном экземпляре в качестве приложения к платежному требованию.

Обязательство кассира

Порядок ведения кассовых операций, правила приема, выдачи, хранения денег предусмотрены в соответствующих нормативных документах.

После издания приказа о назначении кассира на работу руководитель предприятия (организации) обязан ознакомить кассира с должностной инструкцией и руководящими и нормативными документами.

Кассир выдает администрации предприятия, организации обязательство о материальной ответственности по соответствующей форме - обязательство кассира. Это обязательство хранится в личном деле кассира.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Кассир не может передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам без письменного указания руководителя и без передачи по акту ценностей и документов. Если кассира необходимо временно заменить, то другой работник, временно замещающий кассира, также дает обязательство о материальной ответственности.

Положение о ведении кассовых операций предусматривает проведение внезапных ревизий кассы с полным полистным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Для проведения ревизии кассы приказом руководителя предприятия (организации) назначается комиссия из числа работников предприятия с обязательным участием бухгалтера и кассира.

Если на предприятии имеется несколько касс, ревизию их необходимо проводить одновременно для предупреждения возможных злоупотреблений с денежными средствами. В том случае, если одна касса предприятия обслуживает несколько подразделений, то необходимо затребовать от бухгалтеров этих предприятий официальные справки об остатках денег на день инвентаризации для сравнения с ними наличных в кассе.

При ревизии кассы проверяют денежное наличие полным полистным пересчетом всех денег, находящихся в кассе, квитанций на ценности, сданные на хранение, ценных бумаг, лимитированных чековых книжек и бланков строгой отчетности. А также ведение кассовой книги и порядок хранения денег.

Акт ревизии

Результаты ревизии оформляются актом. В акте ревизии фактические остатки кассовой наличности сопоставляются с учетными данными, после чего определяется недостача или излишек денежных средств.

Акт должен быть оформлен в день ревизии кассы и подписан членами комиссии. Комиссия должна потребовать от кассира письменных объяснений о причинах выявленной недостачи или излишка.

Акт ревизии кассы имеет следующие обязательные реквизиты:

Наименование документа.

Точное наименование ревизуемого предприятия.

Дата составления акта.

Фамилии, имена и отчества, а также должности членов комиссии.

Номер и дата приказа руководителя предприятия или организации, на основании которого назначены члены комиссии.

Фамилии, имена и отчества, а также должности лиц, в присутствии которых проводилась ревизия кассы.

Содержание акта ревизии с обязательным указанием остатка денег по кассовой книге, остатка наличных (предъявленных комиссии) денег, оплаченных платежных ведомостей, результата ревизии (сумма излишков или недостачи).

1. Объяснение обстоятельств возникновения излишков или недостачи (прилагается к акту).
2. Подписи лиц, участвовавших в составлении акта.

Акт ревизии кассы необходимо составлять не менее чем в двух экземплярах, причем один экземпляр следует дать материально-ответственному лицу - кассиру. Затем акт представляется на утверждение руководителю предприятия, организации. Результаты ревизии находят свое дальнейшее отражение в счетах бухгалтерского учета: излишки приходуются, а недостача удерживается с материально-ответственных лиц.

Платежное поручение

Платежное поручение - это распоряжение предприятия учреждению банка о списании с его расчетного счета определенной суммы (согласно прилагаемым документам) в погашение своих обязательств. Оно составляется на стандартных бланках.

Если плательщик перечисляет средства одновременно нескольким получателям, то можно использовать сводное платежное поручение. В одно поручение могут включаться либо только местные поручения, либо только иногородние. Платежное поручение имеет следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование и адрес плательщика.
2. Местонахождение и номера расчетных счетов получателя и поставщика.
3. Сумма платежа, которую перечисляет плательщик.
4. Дата.
5. Основание.
6. Подписи руководителя организации и главного бухгалтера.
7. Печать.

Платежными поручениями могут производиться:

• расчеты за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги;
• расчеты по нетоварным операциям;
• целевые переводы министерств, ведомств и других органов хозяйственного управления на погашение просроченной задолженности подведомственных им предприятий за товарно-материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги и по ссудам банков. Банки устанавливают порядок выдачи разрешений на целевые переводы, а также порядок исполнения этих переводов и т. д.

5.6.6. Лицевой счет, требования-поручения

Лицевой счет - бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т. д.) определенной организации или лицу.

Объявление на взнос наличными выписывается при взносе наличных денег на расчетный счет. В подтверждение получения денег банк выдает плательщику квитанцию, которая служит оправдательным документом. Расчеты платежными требованиями-поручениями возникли на базе акцептной формы расчетов и сводятся к следующему: поставщик, отгрузив продукцию, выписывает платежное требование на покупателя-плательщика, отсылает ему или доставляет нарочным. Получив платежное требование, плательщик обязан заполнить вторую часть - платежное поручение, поручив банку списать с его расчетного счета указанную сумму, так как обязанности (условия договора) поставщиком выполнены. Предприятие-плательщик сдает этот документ в свой банк для оплаты. Банк после списания средств пересылает документы в банк поставщика для зачисления платежа.

Трудовые соглашения

Трудовые соглашения заключаются между предприятием и работниками, которые не состоят в штате данного предприятия.

Работник обязуется выполнить конкретную работу, а предприятие - выплатить заработную плату и обеспечить условия для выполнения данной работы. Привлечение таких лиц для выполнения работ допускается в тех случаях, когда эти работы нельзя выполнить на договорных началах с соответствующими предприятиями и организациями. В отдельных случаях трудовые соглашения могут заключаться с работниками, которые состоят в штате данного предприятия, однако они обязуются выполнить работу, не входящую в круг их прямых обязанностей, например преподавание на курсах повышения квалификации персонала этих предприятий или уборка снега с крыши организации. Оплата по трудовым соглашениям производится в соответствии с установленным порядком.

Реквизиты трудового соглашения:

1. Наименование документа.
2. Место и дата его составления.
3. Наименование предприятия, должности; фамилии, имени и отчества лиц, подписывающих договор.
4. Содержание соглашения с указанием обязанностей предприятия и работника.
5. Срок выполнения работы и сумма заработной платы, причитающаяся работнику.
6. Требования, предъявляемые к качеству работы, и порядок ее приемки.
7. Срок и порядок выплаты заработной платы работнику.
8. Адреса сторон.
9. Подписи сторон.
10. Печать предприятия.

Трудовое соглашение составляется не менее чем в двух экземплярах. Один экземпляр выдается работнику - «Исполнителю», второй - остается на предприятии.

 

 

<< Назад | Cодержание | Далее >>

Титульная страница

Глава 6
ДОКУМЕНТЫ ПО СНАБЖЕНИЮ И СБЫТУ

В условиях развития рыночных отношений особенную роль приобретает документация, отражающая коммерческую деятельность предприятий, осуществляющих сотрудничество на договорной основе. Именно разнообразные договоры, контракты, коммерческая переписка, протоколы, акты служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных вопросов с партнерами по бизнесу в арбитражном суде и в других инстанциях. Основная схема сотрудничества предприятий построена на взаимоотношениях поставщика и покупателя, закрепляющих свое деловое партнерство соответствующими договорными обязательствами.

Договор - соглашение двух или нескольких лиц (граждан или юридических лиц) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Договоры определяют права и обязанности сторон. Условия, установленные сторонами в договоре, характеризуют его содержание.