Как оформить дубликат документа

 

Юридическая сила дубликата документа — это основное свойство такой деловой бумаги.

Это свойство подтверждается соблюдением строгих требований которые установлены к процедуре изготовления дубликата, его содержанию и оформлению.

Оформление дубликата документа начинается с того, готовится документ, который обоснует данную необходимость.

В организации при утере или уничтожении оригинала таким документом является акт, составленный комиссией по установлению причин утери.

В акте указывают наименование, номер, серию, дату документа, его содержание, причины его утери (уничтожения), а также состав комиссии.

 

Акт об утере журнала учета движения трудовых книжек

 

Акт подписывает председатель и все члены комиссии, его утверждает руководитель организации.

 Документ приобщают к передаваемому на хранение дубликату утерянного или утраченного документа организации, а в номенклатуре дел в разделе «Примечание» делают отметку о наличии не оригинала, а дубликата документа.

После того как комиссия определила, какие документы были утрачены, необходимо принять меры по восстановлению этих документов.

В случае утраты подлинника документа, соответствующее структурное подразделение или члены комиссии инициируют и осуществляют все необходимые действия в целях получения надлежащим образом оформленного дубликата утерянного документа.

 

Содержание дубликата документа

 

Основное назначение дубликатной бумаги — замена оригинала. Её содержание должно быть полностью идентично содержанию исходного документа. Единственное отличие — реквизиты. Именно реквизиты позволяют отличить дубликатный документ от оригинального.

Состав обязательных реквизитов, а также порядок выдачи дубликата определяется конкретным государственным органом, осуществляющим данную процедуру, а также ситуацией, ставшей причиной выдачи дубликатных бумаг.

 

Оформление дубликата документа

 

Формально дублирующий документ должен полностью повторять исходный.

Это означает, например, что если подлинник создали на основе бланка, то и дубликат должен быть создан сходным образом.

В отличие от этого, копия может быть сделана на обычной бумаге.

Для обозначения статуса в верхнем правом углу дубликата делают соответствующую отметку: от руки либо с помощью штампа.

Если дубликат выдается взамен испорченного или пришедшего в негодность документа, то на оригинале делается отметка: «Взамен выдан дубликат серия … номер …». На подлиннике, если он сохранился, сделайте запись о том, что выдали дублирующий документ. Эта запись препятствует дальнейшему использованию оригинала, т.е. лишает его юридической силы. На дублирующей бумаге пропишите его порядковый номер. На нем же ставятся подписи и печати, необходимые по закону.

После восстановления утраченных документов хранению подлежит дубликат или заверенная в установленном порядке копия документа, о чем делается соответствующая отметка в номенклатуре дел организации.

 

Приказ о наделении полномочиями заверять копии и дубликаты