Как оформляется запрос копий документов

Как оформляется запрос копий документов

 

В соответствии со статьей 89 ТК РФ, свою просьбу о предоставлении документов или их копий работник должен оформить в письменном виде.

Заявление может быть написано в произвольной форме.

 

Справка

К содержанию заявления предъявляются специальные требования.

В запросе копий документов необходимо указать:

- наименование предприятия (полностью), в адрес которого направлено заявление;

- содержание и цель запроса;

- паспортные данные заявителя — его полные фамилия, имя и отчество (в том числе девичья фамилия), почтовый адрес, контактные телефоны;

- дата запроса;

- личная подпись заявителя с расшифровкой.

 

Обратите внимание: Указывать, с какой именно целью ему потребовались копии документов, работник не обязан.

 

В какие сроки и каким образом осуществляется выдача копий документов

Работодатель должен обязательно отреагировать на запрос сотрудника, даже если он уже не работает на предприятии.

В течение трех рабочих дней после того, как будет получен письменный запрос, работнику должны выдать испрашиваемые им копии документов.

При этом все необходимые работнику справки и копии документов работодатель должен оформить и выдать бесплатно, как это следует из положений статьи 62 ТК РФ.

Получение копий документов может осуществляться и по почте. Для этого работник при написании заявления о выдаче копии документов должен указать, что документы, перечисленные в запросе, необходимо в по указанному им адресу направить по почте.

 

Учет копий документов

 

Целесообразно в организации вести журналы, предназначенные для регистрации заявлений о выдаче и учета копий документов, выданных по запросам. Форма этих журналов может устанавливаться работодателем самостоятельно и утверждаться локальным нормативным актом.

При этом в них должна быть отражена вся необходимая для идентификации запросов и копий информация.

Так, в журнал регистрации заявлений о выдаче копий документов необходимо внести такие графы:

Для регистрации копий документов также ведется специальный журнал учета их выдачи в котором должны быть такие графы:

- порядковый номер записи;

- Ф.И.О. лица, которому выдана копия документа или наименование организации, по запросу которой была сделана копия документа;

- регистрационный номер копии;

- реквизиты запроса, в соответствии с котором была оформлена копия документа (дата, регистрационный номер заявления, его краткое содержание);

- подпись лица (с расшифровкой), получившего копию на руки или дата ее отправки по почте;

- подпись ответственного лица, оформившего копию документа и выдавшего ее или отправившего по почте.

 

Журнал учета выданных работникам копий документов представлен ниже.

 

Копии исходящих документов

В делах с перепиской должны находиться только оригинальные экземпляры писем – как входящих, так и исходящих. Копии допустимо хранить только в так называемых составных делах, например в делах контрагентов.

При организации хранения исходящей корреспонденции очень важно знать, в каких случаях и для каких целей создается визовый экземпляр письма. Это экземпляр исходящего документа, имеющий такую же юридическую значимость, как и основной. Его назначение – остаться в организации, создавшей письмо, после того как его основной экземпляр будет отправлен адресату.

Необходимость создания визового экземпляра исходящего документа зависит от того, каким образом планируется доставлять письмо адресату:

• при доставке письма по электронной почте или по факсу визовый экземпляр не создается: после отправки факсимильной или скан-копии оригинал письма остается в организации и может быть помещен в дело;

• при доставке курьером или по почте отправляется основной экземпляр письма, а в дело помещается визовый экземпляр. В этом случае при подготовке письма нужно учитывать, что количество его экземпляров будет равно количеству адресатов плюс еще один – визовый – экземпляр.

Таким образом, неверно отправлять письмо по почте или курьером и при этом оставлять в организации только обычную его копию. В дело должен быть помещен равноценный экземпляр исходящего письма, то есть его визовый экземпляр.

Письма нужно помещать в дела без промедления: исходящая корреспонденция подшивается сразу после отправки

 

Урок 30. Правила оформления и выдачи дубликатов

 

Дубликат может потребоваться в случае, когда оригинал документа утерян, уничтожен или существенно поврежден. Дубликат имеет свой собственный регистрационный номер и отметку, подтверждающую его статус.

 

Содержание дубликата документа

 

Основное назначение дубликатной бумаги — замена оригинала. Её содержание должно быть полностью идентично содержанию исходного документа. Единственное отличие — реквизиты. Именно реквизиты позволяют отличить дубликатный документ от оригинального.

Состав обязательных реквизитов, а также порядок выдачи дубликата определяется конкретным государственным органом, осуществляющим данную процедуру, а также ситуацией, ставшей причиной выдачи дубликатных бумаг.

 

Оформление дубликата документа

 

Формально дублирующий документ должен полностью повторять исходный.

Это означает, например, что если подлинник создали на основе бланка, то и дубликат должен быть создан сходным образом.

В отличие от этого, копия может быть сделана на обычной бумаге.

Для обозначения статуса в верхнем правом углу дубликата делают соответствующую отметку: от руки либо с помощью штампа.

Если дубликат выдается взамен испорченного или пришедшего в негодность документа, то на оригинале делается отметка: «Взамен выдан дубликат серия … номер …». На подлиннике, если он сохранился, сделайте запись о том, что выдали дублирующий документ. Эта запись препятствует дальнейшему использованию оригинала, т.е. лишает его юридической силы. На дублирующей бумаге пропишите его порядковый номер. На нем же ставятся подписи и печати, необходимые по закону.

После восстановления утраченных документов хранению подлежит дубликат или заверенная в установленном порядке копия документа, о чем делается соответствующая отметка в номенклатуре дел организации.

 

Приказ о наделении полномочиями заверять копии и дубликаты

 

 

Как оформляется запрос копий документов

 

В соответствии со статьей 89 ТК РФ, свою просьбу о предоставлении документов или их копий работник должен оформить в письменном виде.

Заявление может быть написано в произвольной форме.

 

Справка

К содержанию заявления предъявляются специальные требования.

В запросе копий документов необходимо указать:

- наименование предприятия (полностью), в адрес которого направлено заявление;

- содержание и цель запроса;

- паспортные данные заявителя — его полные фамилия, имя и отчество (в том числе девичья фамилия), почтовый адрес, контактные телефоны;

- дата запроса;

- личная подпись заявителя с расшифровкой.

 

Обратите внимание: Указывать, с какой именно целью ему потребовались копии документов, работник не обязан.