Если сотрудник просит отпуск не по графику

Вы не обязаны выполнять просьбу, если у сотрудника нет права на отпуск в удобное для него время. Если непосредственный руководитель сотрудника не согласен перенести отпуск на другие даты, на заявлении руководитель компании поставит резолюцию «Отказать». Объясните сотруднику, что он должен следовать графику отпусков.

Если руководитель сотрудника согласен или у сотрудника есть право на отпуск в удобное время, предоставляйте отпуск не по графику. Действуйте по схеме.

Шаг 1. Принять заявление у работника и передать его руководителю

Шаг 2. Получить заявление с резолюцией руководителя

Шаг 3. Не позднее чем за четыре дня до начала отпуска:

-      издать приказ о предоставлении отпуска работнику

-      заполнить лицевую сторону записки-расчета на основании приказа о предоставлении отпуска

-      передать записку-расчет в бухгалтерию

-      выплатить работнику отпускные

Шаг 4.       Ознакомить работника с приказом об отпуске под подпись

Если сотрудник просит продлить или перенести отпуск

Вы обязаны выполнить эту просьбу, если сотрудник болел или получил травму во время отпуска. Уточните у сотрудника, на сколько дней ему оформили больничный. Если сотрудник не вышел на работу, отпуск автоматически продлевается на период болезни, ч. 1 ст. 124 ТК.

До тех пор, пока работник не представит вам больничный лист, формально причина его отсутствия остается неизвестной. Поэтому в первый рабочий день после отпуска составьте акт, а в табеле поставьте код «НН». Когда сотрудник принесет больничный, проверьте причину нетрудоспособности. Если работник болел сам, увидите в больничном код 01. На основании этого документа скорректируйте табель. Период болезни отметьте буквенным кодом «Б», а отпуск — «ОТ».

 

Пример

Работнику оформлен отпуск с 3 по 30 июня 2019 года. В табеле кадровик с 3 по 11 июня ставил код «ОТ», 12 июня отметил нерабочий праздничный день кодом «В».

13 июня работник позвонил в отдел кадров и сказал, что заболел. С этого дня кадровик ставил в табеле «НН» и с этими кодами сдал табель в бухгалтерию.

1 июля сотрудник вышел на работу и предъявил больничный на даты с 13 по 18 июня. Кадровик исправил табель. С 13 по 18 июня проставил код «Б», с 19-го по 30-е – «ОТ». 6 календарных дней отпуска, которые сотрудник не использовал из-за болезни, ему предоставят в другие даты.

 

В графике отпусков и личной карточке укажите фактические даты отпуска и реквизиты больничного листа.

Вы обязаны перенести отпуск, если работник принес справку из военкомата о том, что был на сборах. Ежегодный отпуск можно продлить или перенести на другие дни, как пожелает работник.

Если работник хочет перенести ежегодный отпуск на другое время, попросите его написать заявление. К нему он должен приложить справку из военкомата, которая подтвердит, в какие даты сотрудник фактически был на сборах. На основании этих документов скорректируйте табель. Период, когда сотрудник был на сборах и проходил медкомиссию, отметьте в табеле буквенным кодом «Г». Можете придумать собственный код для военных сборов, например, «ВС».

В графике и личной карточке укажите фактические даты отпуска, сошлитесь на справку из военкомата. Время, которое сотрудник отсутствовал на работе из-за военных сборов и связанного с ними медосмотра, оплачивают по среднему заработку, пп. 1, 2 ст. 6 Закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ о воинской обязанности и военной службе. Эти расходы компании возмещает военкомат. Чтобы получить компенсацию, направьте заявление в военкомат по месту нахождения компании. Укажите в нем расходы и банковские реквизиты компании, приложите заверенные копии подтверждающих документов, п. 5 Правил, утв. постановлением Правительства от 01.12.2004 № 704. Заявление, которое составите на официальном бланке, отдайте на подпись руководителю компании, поставьте печать, если она есть.

Расскажите сотруднику, что он также имеет право на выплаты от воинских частей — оклад по воинской должности и воинскому званию с учетом районных коэффициентов и компенсацию командировочных расходов при проезде до места проведения военных сборов, ст. 13 Закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ о статусе военнослужащих.