Правила ведения складского хозяйства.

Правила ведения складского хозяйства.

 

Роль складов в логистической системе.

Склады в логистике играют следующую роль:

1) уменьшение логистических издержек при транспортировке за счет организации перевозок экономичными партиями;

2) координация и выравнивание спроса и предложения в снабжении и распределении за счет создания страховых и сезонных запасов;

3) обеспечение бесперебойного процесса производства за счет создания запасов материально-технических ресурсов;

4) обеспечение максимального удовлетворения потребительского спроса за счет формирования ассортимента продукции;

5) создание условий для поддержания активной стратегии сбыта;

6) увеличение географического охвата рынков сбыта;

7) обеспечение гибкой политики обслуживания.

Таким образом, складское хозяйство создается для приема грузопотока с одними параметрами (размерными, качественными и временными), его переработки и накопления и выдаче его с уже другими параметрами потребителю. Эта процедура должна выполняться с наибольшей экономической эффективностью.

Проблемы, связанные с функционированием складов, оказывают значительное влияние на оптимизацию движения материальных потоков в логистической цепи и в конечном итоге на совокупные издержки обращения.

Складирование продукции необходимо в связи с имеющимися колебаниями циклов производства, транспортировки и ее потребления. Склады различных типов могут создаваться в начале, середине и в конце транспортных грузопотоков или производственных процессов для временного накапливания грузов и своевременного снабжения производства материалами в нужных количествах. Временное складирование (накапливание) продукции обусловлено характером производства и транспорта. Оно позволяет преодолеть временные, пространственные, количественные и качественные несоответствия между наличием и потребностью в материалах в процессе производства и потребления. Кроме операций складирования грузов, на складе выполняются еще и внутрискладские транспортные, погрузочные, разгрузочные, сортировочные, комплектовочные и промежуточные перегрузочные операции, а также некоторые технологические операции и т. д. Поэтому склады следует рассматривать не просто как устройства для хранения грузов, а как транспортно-складские комплексы, в которых важны процессы перемещения грузов, обладающие неравномерностью.

 

Понятие складского хозяйства.

Складское хозяйство — это совокупность всех складов с храни­мыми в них материальными ценностями, имеющимися оборудова­нием и транспортной сетью, обеспечивающая бесперебойную и рав­номерную работу основного производства и ритмичность приемки-отгрузки сырья, материалов, продукции, характеризуемая тенден­цией к относительной общности территориального размещения с целью рационального использования подъемно-транспортной систе­мы и земельных площадей.

 

Принципы организации складского хозяйства.

Принципы на которые следует ориенти­роваться при организации складского хозяйства:

Виды материальных потоков.

Материальные потоки классифицируют по нескольким признакам. Рассмотрим наиболее важные из них.

По отношению к логистической системе:

а) внешний – это поток, который протекает во внешней по отношению к логистической системе среде. К данной категории относятся не все грузы, которые перемещаются вне предприятия, а лишь те, к организации которых предприятие имеет отношение;

б) внутренний – это поток, который протекает во внутренней по отношению к данной логистической системе среде.

По назначению:

а) входящий – это внешний поток, который поступает в логистическую систему из внешней среды;

б) исходящий – это поток, который выходит из логистической системы и поступает во внешнюю для нее среду.

При условии сохранения на предприятии запасов на одном уровне входящий материальный поток будет равен исходящему.

Входящие или исходящие материальные потоки являются формой реализации циклических связей, т.е. связей, в которых выход из одной микрологистической системы одновременно является входом в другую и наоборот. Такие циклические связи имеют наиболее большое значение в процессе адаптации системы к динамике внешней среды.

По ритмичности:

а) непрерывные – на конвейерных или автоматизированных линиях в процессе производства, транспортировки материальных ресурсов трубопроводом и т.д.;

б) дискретные – организация обеспечения потребностей в форме складских и транзитных поставок, подача на рабочие места материальных ресурсов в условиях мелкосерийного и среднесерийного производства, регулярные отгрузки готовой продукции постоянным контрагентам и т.д.;

в) блиц-потоки – это разовые поставки, подача на рабочие места редко используемых предметов и средств труда.

По предмету изучения:

а) продуктовые – объектом изучения (анализа, планирования) которых является перемещение конкретных продуктов и средств труда;

б) операционные – потоки материальных ресурсов конкретных логистических операций;

в) участковые – совокупные потоки, которые рассматриваются на отдельном участке логистической системы; основой для их расчета являются операционные логистические потоки;

г) системные потоки – материальные потоки, которые циркулируют в общем в логической системе, их параметры определяются как сумма участковых материальных потоков.

Управление материальными потоками предусматривает определение параметров траектории перемещения материалов, к которым относятся: наименование материальных ресурсов, количество материальных ресурсов, начальная точка (выбор поставщика), конечная точка (выбор потребителя), время (в какие сроки необходимо выполнить заказ и доставить продукцию).

Задача логистики состоит в том, чтобы организовать процессы перемещения, которые в совокупности были бы оптимальными для данной сферы и логистической системы в целом.

 

Понятие естественной убыли.

Определение естественной убыли дано в Методических рекомендациях по разработке норм естественной убыли (утв. Приказом Минэкономразвития России от 31.03.2003 № 95). Согласно этому документу под естественной убылью товарно-материальных ценностей следует понимать потерю (уменьшение массы товара при сохранении его качества в пределах требований (норм), устанавливаемых нормативными правовыми актами), являющуюся следствием естественного изменения биологических и (или) физико-химических свойств товаров. Допустимая величина безвозвратных потерь от недостачи и (или) порчи ТМЦ определяется нормой естественной убыли, которую следует определять: — при хранении ТМЦ — за время хранения товара путем сопоставления его массы с массой товара, фактически принятой на хранение; — при транспортировке ТМЦ — путем сопоставления массы товара, указанной отправителем (изготовителем) в сопроводительном документе, с массой товара, фактически принятой получателем. Естественная убыль товаров может образовываться вследствие: — усушки и выветривания; — раструски и распыла; — раскрошки, образующейся при продаже товаров; — утечки (таяние, просачивание); — розлива при перекачке и продаже жидких товаров; — расхода веществ на дыхание (мука, крупа).

 

Понятие полной выборки.

Договором поставки может быть предусмотрено получение товаров покупателем (получателем) в месте нахождения поставщика (выборка товаров). покупатель обязан осуществить осмотр передаваемых товаров в месте их передачи. Невыборка покупателем (получателем) товаров в установленный договором поставки срок, а при его отсутствии в разумный срок после получения уведомления поставщика о готовности товаров дает поставщику право отказаться от исполнения договора либо потребовать от покупателя оплаты товаров.

В обиходе такой порядок зачастую именуют самовывозом.

Условие о выборке не позволяет поставщику забыть о товаре сразу же после его изготовления или покупки. Необходимо подготовить продукцию к отправке и разместить ее именно в том месте, которое названо в договоре адресом выборки (абз. 3 п. 1 ст. 458 ГК РФ).

Тогда у контрагента появится обязанность осмотреть и принять поставленный товар (п. 1 ст. 515 и пп. 1, 2 ст. 513 ГК РФ).

Рассматриваемый способ доставки сам по себе не влияет на выбор порядка оплаты.

 

Маркировка товаров.

Для предъявления к перевозке тарных и штучных грузов грузоотправитель обязан отмаркировать каждое грузовое место (ГМ). Общие

правила маркировки грузов, в том числе поставляемых на экспорт, установлены ГОСТ 14192-96 «Маркировка грузов» и ГОСТ Р 51474-99 «Упаковка. Маркировка, указывающая на способ обращения с грузами» и нормативными актами, действующими на соответствующих видах транспорта.

Маркировкой называют надписи, рисунки, знаки и условные обозначения, которые наносят непосредственно на ГМ (изделие, упаковку или тару) либо на прошитые, наклеенные или привязанные ярлыки (этикетки), для обеспечения идентификации и ускорения обработки груза и характеристики способов обращения с ним при перевозке, хранении и выполнении погрузочно-разгрузочных работ (ПРР). Ее задачей является максимально полная характеристика груза, которая позволяет определить его характер, комплектность, назначение.

Маркировка может содержать товарную, отправительную, специальную, транспортную и экологическую информацию.

Товарная (потребительская) маркировка содержит наименование товара, количество и качество упакованной продукции, заводскую марку, сорт, завод-изготовитель, а также номер партии и заказа.

Отправительная маркировка визуально представляет собой дробь, числитель которой включает знак отправителя и номер места, а знамена-

тель – количество мест в одной партии. Также могут указываться наименования получателя и отправителя, пункт назначения и пункт отправления, которые должны точно повторять данные, указанные в коносаменте (транспортной накладной).

Транспортная маркировка наносится по принятии груза к перевозке и тщательной проверке его соответствия сопроводительным документам и информирует о получателе, отправителе и способах обращения с упакованной продукцией при ее транспортировании и хранении.

Специальная маркировка, в свою очередь, предупреждает о необходимости особого обращения с грузом при хранении и транспортировке. К ней относится маркировка опасных грузов, скоропортящихся, требующих особых гигиенических и карантинных условий грузов.

Экологическая маркировка упаковки – маркировка, информирующая о применяемых упаковочных материалах и о возможности утилизации упаковки после извлечения продукции.

 

Методы складского учета.

Основным НПА, регламентирующим порядок и методы складского учета, являются Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (далее — МПЗ), которые утверждены приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н. Данными указаниями предусмотрены 2 основных способа учета МПЗ: сортовой и партионный.

Сортовой метод учета применяется при хранении товаров по сортам и наименованиям. ТМЦ могут отличаться и более подробными характеристиками, такими как цвет, форма, единица измерения и проч. При этом цена приобретения, время поступления и партия товара не столь важны. То есть вновь поступивший товар добавляется к остаточным позициям и смешивается с ними вне зависимости от цены, поставщика и партии товара.

При реализации или ином выбытии товар выбирается произвольно. Причем для оценки ТМЦ могут использоваться следующие методы:

• ФИФО (первым пришел, первым выбыл) — в данном случае стоимость ТМЦ при списании отражается по цене первой партии;
• средняя стоимость — суммируется стоимость товаров со всех поступлений и делится на количество;
• стоимость единицы товара.

На каждую позицию товара материально ответственные лица (далее — МОЛ) заводят карточку складского учета М-17. Такая карточка ведется в течение года. В нее вносятся данные о товаре: номенклатурный номер, склад местонахождения, учетные цены и проч. После чего МОЛ отражает каждое движение МПЗ на складе: поступление, перемещение, выбытие на основании первичных и сопроводительных документов.

Торговые компании используют карточку количественно-стоимостного учета ТОРГ-28.

К плюсам использования данного способа относятся:

• рациональное и экономное использование площади склада;
• возможность адресного хранения ТМЦ, то есть у каждого вида товара имеется свой буквенно-цифровой шифр, который присваивается в зависимости от полки (ячейки), на которой хранится ТМЦ на складе;
• оперативное управление остатками товаров.

Из минусов можно выделить:

• отсутствие возможности разделения товаров одного вида по цене поступления;
• увеличение трудозатрат.

Для взаимодействия склада и бухгалтерии возможны 2 метода ведения учета: количественно-суммовой и сальдовый.

При использовании количественно-суммового метода учет товаров ведется по количеству и стоимости ТМЦ и на складе, и в бухгалтерии. При этом методическими рекомендациями предусмотрено 2 варианта:

1. На складе ведется только количественный учет в складских картах, а вся первичная документация сразу после оприходования сдается в бухгалтерию. Бухгалтерская служба заводит карточки количественно-суммового учета на каждую номенклатурную позицию и выводит остатки и обороты по движению товаров. Далее составляется единая оборотная ведомость по всем номенклатурным номерам. То есть бухгалтерия дублирует складской учет, выводя остатки и по количеству, и по сумме.

2. Складские карточки ведутся только складом в стоимостном и количественном выражении. В бухгалтерии же вся приходная и расходная первичка группируется по видам номенклатуры, а в конце периода подсчитываются итоговые данные. Результаты записываются в сводную ведомость и сверяются с данными складского учета.

Ведение складского учета сальдовым методом предусматривает следующий порядок: склад учитывает товар только по количеству, а бухгалтерия — только в суммовом выражении. То есть на складе в течение установленного графиком документооборота периоде ведется оперативное движение товара в карточках на основании первички. В конце срока все документы сдаются в бухгалтерию.

Ответственный за участок ТМЦ бухгалтерский работник сверяет данные первичных документов со сведениями, указанными в карточках, ставит свою визу и переносит результаты в сальдовые ведомости, на основании которых составляется сводная итоговая ведомость в разрезе синтетических счетов (субсчетов), товарных групп, а также складов или подразделений.

Партионный способ учета

При учете МПЗ партионным способом каждая поступающая партия товаров хранится отдельно от предыдущих. Партия — однородный (одинаковый) товар, поступивший:

• по нескольким транспортным документам, но от одного поставщика в одно время;
• по одному транспортному документу.

Учет МПЗ по партиям ведется и на складе, и в бухгалтерии одновременно.

При поступлении товаров МОЛ регистрирует их в журнале и присваивает порядковый номер всей партии товара. Данный номер фиксируется во всех последующих расходных документах при выбытии ТМЦ из данной партии.

На основании сопроводительных первичных документов, полученных от поставщика, МОЛ заводит специальную партионную карту. Чаще всего используется форма МХ-10, но возможно использовать и бланк, разработанный компанией применительно для каждого отдельного вида товаров. В данной карте фиксируется все движение МПЗ из конкретной партии: документ выбытия, дата, количество — и так до полного израсходования ТМЦ.

По факту выбытия всей партии ТМЦ МОЛ закрывает партионную карту, составляет акт израсходования МПЗ и передает все бумаги в бухгалтерию.

К положительным сторонам данного метода учета можно отнести:

• усиленный контроль остатков;
• снижение потерь;
• возможность реже проводить ревизии.

Из минусов можно отметить:

• нерациональное использование площадей;
• невозможность оперативного учета по номенклатуре, так как учет ведется в разных партионных картах.

Партионный способ учета МПЗ очень удобно применять при реализации однородного товара с определенным сроком годности, а также на предприятиях общественного питания.

Выбранный вариант учета товаров — сортовой или партионный — необходимо зафиксировать в учетной политике предприятия.

Система складского учета

Если буквально 20 лет назад учет велся в основном вручную, то сегодня представить современный склад без автоматизированной системы учета довольно сложно. Рассмотрим плюсы и минусы каждой из систем.

Ведение складского учета вручную грозит ошибками и просчетами (человеческий фактор), а также требует значительных трудо- и времязатрат.

При значительной отдаленности бухгалтерии от склада при ручном учете возникают следующие сложности:

• случайные, а иногда и специальные ошибки, приписки с целью хищения и проч.;
• несогласованность работы сотрудников;
• значительные временные затраты при передаче документов в бухгалтерию и обратно;
• невозможно оперативно отследить остатки на складе;
• нет возможности зарезервировать ТМЦ для покупателей;
• частые проверки остатков;
• трудовые и временные затраты на проведение ревизий.

Чтобы снизить влияние человеческого фактора, а также трудовые и временные затраты, многие предприниматели вводят автоматизированные системы учета на предприятии. Сегодня производители предлагают большой ассортимент программного обеспечения для автоматизации складского учета.

Все они отвечают основным параметрам:

• возможность отслеживать движение товара на складе — приход, расход остаток за любой выбранный период;
• управление программой из любой точки мира, практически с любого электронного устройства;
• выписка пакета первичных и учетных документов;
• оперативное взаимодействие всех служб предприятия;
• формирование и отслеживание ценовой политики предприятия, а также системы скидок;
• ведение учета нескольких складов одновременно;
• быстрый вывод остатков для проведения инвентаризации, а также возможность отследить причину тех или иных отклонений.

Из минусов можно отметить:

• затраты на приобретение программы и ее периодические обновления;
• проблемы с кадрами, знающими принципы работы в программе;
• содержание IT-менеджера, а на крупных предприятиях– IT-службы.

Как видно из вышеприведенного обзора, автоматизированные системы учета наиболее эффективны и позволяют оперативно и выгодно управлять складом.

 

Счет-фактура.

Счет-фактура — документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость.

Счет-фактура выставляется (направляется) продавцом (подрядчиком, исполнителем) покупателю (заказчику) после окончательного приема покупателем (заказчиком) товара или услуг.

Электронный счет-фактура

Согласно российскому законодательству можно обмениваться электронными счетами-фактурами.

Электронный счёт-фактура должен быть передан только через специального оператора электронного документооборота в установленном ФНС формате.

Электронный счёт-фактура является юридически значимым оригиналом, как и его бумажный аналог.

Для подтверждения статуса такой документ должен быть подписан электронной подписью уполномоченного лиц.

Если товара нет на складе

Для учета выявленных недостач в налоговом учете существует положение Налогового кодекса. Для отражения недостачи, не превышающей норм естественной убыли, существует пп.2п.7ст.254 НК РФ. Это положение не распространяется на недостачу или порчу при транспортировке и хранении товаров.

При взыскании недостач с виновных лиц, предусмотрен п.3ст.250 НК РФ.

Если существуют документальные подтверждения произведенных расходов, то налогоплательщик уменьшит доходы на сумму этих расходов согласно п.1ст.252 НК РФ.

В качестве удостоверяющих документов служат:

• инвентарная ведомость
• акт, подтверждающий недостачу
• заключение комиссии
• объяснительная записка.

При наличии этих документов сумма недостачи учитывается полностью в составе расходов организации.

Если товар испорчен или просрочен

Товар с истекшим сроком годности, залежавшийся, испорченный при перевозке или при хранении, в соответствии с законодательством требует утилизации. На проведение этой процедуры установлены государственные нормы. Проводится экспертиза продукции.

В случае выявления некачественных, предоставляющих угрозу здоровью, непригодных товаров составляются акты, в которых это отражено, и подписываются членами комиссии.

 

Не существует установленного порядка списания просроченного товара по причине истечения его срока годности. При выявлении этого в процессе инвентаризации составляется запись по общей схеме отражения результатов.

В результате инвентаризации также может быть выявлена недостача, тогда в бухгалтерском и налоговом учете сумму данного товара относят на:

• издержки, связанные с обращением или производством в пределах естественной убыли;
• счет лиц, виновных в этом – сверх норм естественной убыли;
• прочие расходы организации – без установления виновных лиц.

Фактическое наличие ТМЦ вносят в инвентаризационную опись (форма ИНВ-3). Для отражения выявленных отклонений между данными бухучета и фактическим наличием предназначена сличительная ведомость ИНВ-19. Итоговые данные переносятся в ведомость ИНВ-26.

 

Требования к выдаче товарно-материальных ценностей со склада.

Материальные ценности могут выдаваться со склада в производство, а также в случае их продажи и выбытия по иным причинам.

Отпуск материала в производство - это выдача материалов со склада, кладовой непосредственно для изготовления продукции, выполнения работ и оказания услуг, а также для управленческих нужд организации.

В зависимости от того, как организована структура складского хозяйства, материалы отпускаются в соответствии с установленными нормами и в соответствующих единицах измерения следующим образом:

- либо на склады подразделений организации и уже оттуда непосредственно в производство - на участки, в бригады и на рабочие места;

- либо непосредственно в подразделения, если в них отсутствуют склады.

Следует обратить внимание, что кладовщики отпускают материалы со склада строго определенным работникам. Списки лиц, которые имеют право на получение материалов со складов, а также образцы их подписей, должны быть согласованы с главным бухгалтером организации и доведены до сведения материально-ответственных лиц, осуществляющих отпуск материалов.

Порядок отпуска материалов в производство со складов подразделений непосредственно на участки, в бригады и на рабочие места производится в порядке, который устанавливается руководителем подразделения [15, с.26].

Рассмотрим, какими первичными документами оформляется выдача материалов со склада.

Выше мы отметили, что выдача материалов производится в соответствии с установленными нормами, то есть отпуск материалов в производство должен производится на основе предварительно установленных лимитов. Такие лимиты устанавливаются на основе норм расхода материалов и производственных программ, разработанных в организации.

Для оформления отпуска материалов по утвержденным лимитам применяется Лимитно-заборная карта (форма №М-8). Данный документ применяется также для текущего контроля соблюдения установленных лимитов отпуска материалов, а также является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада. Выписку лимитно-заборной карты производят подразделения организации, на которые возложены функции снабжения или планирования.

Во всех первичных учетных документах на отпуск материалов со складов и кладовых в подразделения организации должны быть указаны:

- наименование материала;

- количество материала, его цена и общая сумма;

- назначение материала (наименование заказа, изделия, продукции, для изготовления которого отпускаются материалы, либо наименование затрат).

Отпуск материалов со склада организации в случае их продажи производится складскими работниками на основании Накладной на отпуск материалов на сторону (форма №М-15). Данная форма применяется для учета отпуска материальных ценностей:

- сторонним организациям на основании договоров и других документов;

- хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории.

Первый экземпляр накладной передают складу для отпуска материалов, а второй экземпляр - получателю материалов.

Основным документом, применяемым для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей организацией торговли сторонней организации является Товарная накладная (форма №ТОРГ-12), утвержденная Постановлением №132 и составляемая в двух экземплярах. Первый остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и на его основании производится их списание. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для принятия товарно-материальных ценностей к учету.

При перевозке грузов автотранспортом оформляется Товарно-транспортная накладная (форма №1-Т).

Согласно инструкции грузоотправитель не вправе передавать, а автотранспортная организация принимать к перевозке грузы, которые не оформлены товарно-транспортными накладными. Это касается всех перевозок, выполненных грузовым автотранспортом независимо от условий оплаты за его работу.

Следует помнить, что товарно-транспортная накладная согласно инструкции является единственным документом, служащим для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и принятия их к учету у грузополучателей, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.

Товарно-транспортная накладная (далее по тексту ТТН) составляется в четырех экземплярах, но по соглашению автотранспортной организации и грузоотправителя может быть составлена и в пяти экземплярах. Каждый экземпляр ТТН должен быть заверен подписью, печатью или штампом грузоотправителя.

ТТН составляется отправителем груза на имя каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением следующих реквизитов:

- наименование получателя груза;

- наименование груза;

- количество, вес перевозимого груза, способ определения веса;

- род упаковки;

- способ погрузки и разгрузки;

- время подачи автомобиля под погрузку и время окончания погрузки.

В тех случаях, когда в ТТН "Сведения о грузе" нет возможности перечислить все наименования и характеристики отпускаемых товарно-материальных ценностей, к ней следует приложить накладную по форме № ТОРГ-12.

В этих случаях в ТТН указывается, что в качестве товарного раздела приложена специализированная форма, без которой данная ТТН считается недействительной и не должна применяться для расчетов с грузоотправителями и грузополучателями, а также для учета выполненных объемов перевозок и начисления заработной платы водителю.

Если на одном автомобиле перевозятся грузы нескольким получателям, то ТТН выписывается на каждую партию груза каждому получателю отдельно.

Как правило, ТТН оформляется грузоотправителем, но соглашением может быть предусмотрено оформление ТТН и автотранспортной организацией, осуществляющей перевозку грузов.

Если же накладная оформлена грузоотправителем, то автотранспортные предприятия имеют право проверять сведения, указанные в ТТН, а грузоотправитель и грузополучатель несут ответственность за последствия неправильного, неточного и неполного отражения сведений в ТТН.

Прием грузов к перевозке подтверждается подписью шофера-экспедитора во всех экземплярах ТТН, при этом грузоотправитель не имеет права требовать, чтобы шофер принял груз по каким-либо другим документам, кроме ТТН.

Первый экземпляр остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей.

Второй, третий и четвертый экземпляры ТТН вручаются шоферу, из них:

второй экземпляр сдается грузополучателю и предназначается для принятия к учету товарно-материальных ценностей;

третий экземпляр прилагается к счету за перевозку и служит основанием для расчета автотранспортного предприятия с грузоотправителем (грузополучателем);

четвертый экземпляр прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы.

При сдаче груза шофер предъявляет три экземпляра ТТН грузополучателю, который удостоверяет в накладной прием груза своей подписью и печатью (штампом), одновременно указав во всех экземплярах время прибытия и убытия автомобиля.

Товарно-транспортная накладная состоит из товарного и транспортного разделов. Товарный раздел служит для списания товарно-материальных ценностей со склада грузоотправителя и принятия их к учету грузополучателем, транспортный раздел служит для учета транспортных работ и проведения расчетов за оказанные услуги по перевозке грузов.

Требования к документации для инвентаризации товарно-материальных ценностей.

На практике при проведении инвентаризации компании зачастую используют унифицированные формы ИНВ. Эти формы утверждены Госкомстатом в постановлениях № 88 и № 26 от 18.08.1998 и от 27.03.2000 соответственно. Формы инвентаризации, таблица которых приведена ниже, включают описи, ведомости, инвентаризационный ярлык, форму приказа, акты инвентаризации, справки и журналы.

Первичные документы по инвентаризации

Госкомстатовские формы не являются обязательными для применения, а компании вправе разрабатывать и использовать свои собственные формы. При этом к оформлению инвентаризационных документов есть определенные требования, которые необходимо учитывать. Прежде всего следует вспомнить положения Закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ и требования к первичным документам. Напомним, что общими требованиями к первичным документам является наличие обязательных реквизитов:

• названия документа;
• даты его составления;
• названия компании;
• отражаемого в документе факта хозяйственной жизни и его величины в натуральном или денежном выражении;
• подписей и должностей ответственных лиц (с расшифровкой).

Специальные требования к оформлению инвентаризационных документов содержат приказы Минфина по инвентаризации. Так, по этим требованиям при проведении инвентаризации должны присутствовать лица, отвечающие за сохранность имущества, а инвентаризационные описи (ИНВ-1, ИНВ-1а) должны быть ими подписаны. Также описи должны подписать и все члены комиссии. Невыполнение этих требований может стать основанием для признания их недействительными, а результатов инвентаризации недостоверными.

Также есть требования и к количеству экземпляров составляемых документов. Так, согласно пункту 2.5 Методических указаний по инвентаризации (приказ Минфина № 49 от 13.06.95) опись или акт инвентаризации должны составляться как минимум в 2-х экземплярах. Согласно пункту 2.11 отдельные описи и сличительные ведомости нужно составлять на чужое имущество (арендованное, переданное на хранение или переработку).

Таблица форм инвентаризации

В нижеприведенной таблице содержатся виды форм, которые утверждены Госкомстатом в постановлениях № 26 и 88.

Формы первичных учетных документов по учету результатов инвентаризации

№	Название	Номер формы	Формат
1	Инвентаризационная опись основных средств	ИНВ-1	2А4
2	Инвентаризационная опись нематериальных активов	ИНВ-1а	2А4
3	Инвентаризационный ярлык	ИНВ-2	Б5
4	Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей	ИНВ-3	2А4
5	Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных	ИНВ-4	А4
6	Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение	ИНВ-5	2А4
7	Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути	ИНВ-6	2А4
8	Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них	ИНВ-8	2А4
9	Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах(узлах), оборудовании, приборах и других изделиях	ИНВ-8а	2А4
10	Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них	ИНВ-9	2А4
11	Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств	ИНВ-10	А4
12	Акт инвентаризации расходов будущих периодов	ИНВ-11	А4
13	Акт инвентаризации наличных денежных средств	ИНВ-15	А5
14	Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности	ИНВ-16	2А4
15	Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами	ИНВ-17	А4
16	Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами	Приложение к ИНВ-17	А4
17	Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств	ИНВ-18	А4
18	Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей	ИНВ-19	2А4
19	Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации	ИНВ-22	А4
20	Журнал учета контроля за выполнением приказов(постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации	ИНВ-23	2А4
21	Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей	ИНВ-24	2А4
22	Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций	ИНВ-25	2А4
23	Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией	ИНВ-26	2А4

 

 

Требования к ведению документации: ответственное хранение на складе.

При оформлении документов в случае передачи товаров на ответственное хранение, нужно обращать внимание на следующие моменты. Во-первых, в Постановлении Госкомстата России N 66 указано, что при приеме-передаче ТМЦ на хранение организации-хранителю составляется соответствующий акт по форме N МХ-1. Причем этот документ применяется как при бытовом хранении, так и при хранении с участием профессиональных хранителей. Он составляется представителями сторон в соответствии с договором хранения (на определенный срок и до востребования). Количество экземпляров акта и комплектность составляемых документов определяются в каждом конкретном случае.

Во-вторых, ст. 912 ГК РФ определено, что товарный склад выдает следующие складские документы:

- двойное складское свидетельство;

- простое складское свидетельство;

- складскую квитанцию.

Этот установленный перечень складских документов является исчерпывающим. При этом требования к оформлению двойного и простого складских свидетельств, закреплены в соответствующих статьях ГК РФ. А вот требования к оформлению и заполнению складской квитанции следующие:

- мест