Построение системы управленческого учета (TO BE)

 

После того как определены требования к создаваемой системе управленческого учета, начинается этап создания системы. Три следующие задачи должны осуществляться параллельно и итерационно, так как являются взаимозависимыми: доработка первичных документов, создание методики расчета затрат и создание требований к системе отчетности.

Доработка первичных документов (To Be). В процессе доработки документов осуществляется изменение движения документов, бланков первичных документов и пересмотр участников процесса документооборота. Доработка первичных документов сводится к настройке документооборота таким образом, чтобы обеспечить автоматизированную систему управленческого учета всей необходимой первичной информацией для осуществления расчетов.

Документооборот анализируется с точки зрения следующих характеристик: достаточности вносимых данных, работников, вносящих информацию в документы, периодичности составления бланка документа. Любой из перечисленных параметров, не отвечающий требованиям создаваемой системы управленческого учета, должен быть изменен для обеспечения корректности расчетов, осуществляемых на основании данных, поступающих в систему учета.

За расчеты отвечает следующий шаг, который должен делаться параллельно и ставить требования к информативности первичных документов. Каждый документ в автоматизированной системе управленческого учета формирует ряд проводок, поэтому должны указываться все операции, которые могут описываться первичным документом, а также все проводки, которые осуществляются при каждой операции.

Следует сказать, что система управленческого учета должна обязательно базироваться на системе счетов. Наполнение системы данными осуществляется при помощи проводок. Для обеспечения требуемой детализации данных вводится аналитика для всех затратных счетов. Все затратные счета имеют аналитику, обеспечивающую наличие данных о местах возникновения затрат, объектах затрат, статьях затрат и работах. Каждый первичный документ должен быть описан с учетом проводок, которые он формирует, с указанием возможных значений аналитики корреспондирующих счетов.

Создание методики расчета затрат (To Be). Методика расчета затрат описывает действия, которые осуществляются с накопленными на затратных счетах данными. Описывается алгоритм распределения затрат вспомогательных подразделений на основные подразделения, методика распределения накладных затрат по видам продукции с использованием базовых показателей, а также методика формирования себестоимости единицы продукции. Ключевыми элементами методики расчета затрат и калькулирования себестоимости являются: период осуществления расчетов, базы для распределения затрат и объекты калькулирования себестоимости.

Данный шаг является наиболее сложным и ответственным. Процесс создания методики расчета затрат и калькулирования себестоимости осложняется тем, что для различных видов бизнесов он различен. Вопрос создания методики калькулирования себестоимости должен рассматриваться только в привязке к определенному виду деятельности с учетом особенностей, существующих на предприятии. При этом руководствоваться лучше типовыми рекомендациями калькулирования себестоимости, предложенными для различных отраслей.

Создание требований к системе отчетности (To Be). Система отчетности является завершающим этапом постановки управленческого учета. Ключевым моментом является определение пользователей автоматизированной системы управленческого учета. После того как пользователи определены, необходимо понять, какая требуется информация и определить периодичность ее предоставления.

Будем классифицировать отчеты следующим образом:

.   Отчеты по движению ресурсов - содержат данные о состоянии и движении материальных ценностей по складам.

2. Отчеты по затратам - предоставляют информацию по всем видам затрат по элементам и статьям, местам и объектам затрат.

.   Отчеты по производству - содержат информацию о технологических аспектах производства.

.   Отчеты по реализации - содержат данные о реализации продукции и услуг сторонним контрагентам.

.   Отчеты по движению ресурсов позволяют получить информацию о наличии товарно-материальных ценностей на любом из МВЗ в любой момент времени и о списании ТМЦ с одного МВЗ на другой за любой временной период.

.   Отчеты по затратам являются наиболее значимыми во всей системе отчетов, они содержат следующую информацию:

·   затраты по статьям и элементам затрат по каждому МВЗ на конец отчетного периода (месяц, квартал, год);

·   затраты по объектам затрат для каждого объекта затрат, на который были потрачены ресурсы (ремонт техники, строительные работы по объектам и т.д.);

·   предварительные калькуляции себестоимости на конец месяца по всем видам продукции, произведенным в данном месяце;

·   полные фактические калькуляции затрат по всем видам продукции на конец года;

·   отчет о прибылях и убытках в целом по компании.

В проекте положения по управленческому учету содержится вся необходимая работникам предприятия информация, позволяющая наладить заполнение первичных документов, и документооборот для обеспечения автоматизированной системы управленческого учета необходимыми данными:

·   описание бизнес-процессов предприятия;

·   описание документооборота по подразделениям предприятия;

·   описание первичных документов с представлением бланков, указанием ответственных и алгоритма заполнения каждого документа;

·   методика распределения затрат и калькулирования себестоимости продукции;

·   система управленческих отчетов.

Потребителями проекта положения по управленческому учету, в конечном счете, являются работники предприятия, обеспечивающие функционирование управленческого учета. Данный документ является только проектом, так как должен быть протестирован, откорректирован и внедрен на предприятии по всей форме работы с положениями предприятия.

Техническое задание программистам содержит специфические данные, требующиеся для описания работы системы управленческого учета с точки зрения обеспечения целостности данных и осуществления расчетов. В данном документе содержатся:

·   справочники;

·   какие именно данные из первичных документов попадают в автоматизированную систему учета;

·   описание методики расчетов;

·   форматы отчетов с указанием источника данных.

Потребителем данного документа является команда программистов.

Заключение

 

Управленческий учет уже перестал быть просто учетом, "параллельным" бухгалтерскому, что подтверждают финансовые директора передовых компаний. Результаты исследования, проведенного иностранными специалистами, показывают, что во всех странах управленческий учет развивался поэтапно в соответствии с изменениями конкурентной ситуации и задач, стоящих перед компаниями (см. рисунок).

За последние 10-15 лет российские предприятия пытаются пройти путь, на который западным компаниям понадобилось не одно десятилетие. При этом основные этапы развития управленческого учета одинаковы и для российских, и для западных компаний, так как продиктованы развитием рынков.

Когда ключевыми конкурентными факторами являются цена и уровень издержек, самое важное место в управленческом учете занимает учет <http://www.rusconsult.ru/glossary/?word=%D3%F7%E5%F2> затрат. Затем компания растет, и для упорядочения финансовых потоков вводится бюджетирование и выделяются центры финансовой ответственности. Нефинансовые и качественные параметры выходят на первый план на этапе, когда основным фактором конкурентоспособности компании становятся эффективное управление уникальными ресурсами предприятия и компетентность персонала.

В России на многих рынках до сих пор идет ценовая конкуренция, и именно поэтому некоторые участники исследования все еще сосредоточены на финансовых показателях. Однако на рынке услуг, где важное значение имеет степень удовлетворенности клиента, компании уже активно вводят качественные показатели, которые позволяют им отследить не только результат, но и процесс его достижения.

Значительную часть пути по постановке управленческого учета многие российские компании уже преодолели, но еще большая часть работы впереди. Российским предприятиям предстоит решить следующие основные задачи: создать единую информационную среду, охватывающую всю систему управленческого учета; активно использовать нефинансовые показатели в системе управленческого учета, поскольку без них невозможно принятие обоснованных управленческих решений; увязывать системы мотивации персонала и управленческого учета, чтобы обеспечить объективность премирования сотрудников.

Система управленческого учета состоит из трех компонентов: системы первичных документов, обеспечивающих учетную систему данными, методики расчета затрат, содержащей алгоритмы распределения и пересчета затрат, а также системы отчетов, отвечающей за предоставление данных, содержащихся в системе учета.

Все три компонента взаимосвязаны, так как без обеспечения требуемой детализации вносимых в первичные документы данных не будет возможности применить корректный алгоритм расчета затрат, а без указания формы определенного отчета содержащиеся в системе данные не попадут к пользователю. Поэтому, при постановке управленческого учета очень важно обеспечивать взаимосвязь между формами первичных документов, методикой расчета затрат, а также системой управленческих отчетов.

Необходимо однозначно определиться с дальнейшей автоматизацией процесса: кто и какими средствами будет осуществлять автоматизацию. Следует также помнить, что система управленческого учета должна согласовываться с системой бюджетирования, в противном случае невозможно будет осуществить отслеживание выполнения запланированных показателей.

Изложенный выше подход к постановке автоматизированной системы управленческого учета является универсальным и с той или иной степенью детализации может быть применен на предприятиях любых размеров.

Список использованной литературы

 

1.  Веснин Р.В. Основы менеджмента: Учебник. - М.: "Триада ЛТД", 2007.

2. Герасименко Г.П., Управленческий, финансовый и инвестиционный анализ. - Ростов-на-Дону.: "Март", 2008.

.   Кабушкин Н.И. Основы менеджмента. - М.: "Финансы и статистика", 2008.

.   Козлова Е.П. Бухгалтерский учет в организациях. - М.: "Финансы и статистика", 2007.

.   Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: "Дело", 2008.

.   Румянцева З.П., Соломатина Н.А. Менеджмент организаций. Учебное пособие. - М.: "Инфра-М", 2008.

.   Уткин Э.А. Профессия менеджера. - М.: "Экономика, 2009.

.   Фаткин Л.Ф., Петросян Д.С. Этика и психология управления. - М.: "Российская экономическая академия", 2007.