Характеристики эффективного контроля

— 1. Ориентация на результаты.

— Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией или управленцем.

— Бесполезно иметь обширную и точную информацию о различных отклонениях от намеченных целей, если эта информация не используется для осуществления необходимых корректирующих действий.

 

— 2. Соответствие делу.

— Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности.

— Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.

— Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию.

 

— 3. Своевременность контроля.

— Для того чтобы быть эффективным, контроль должен быть своевременным. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению.

— Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов.

 

— 4. Гибкость контроля.

— Если нечто непредвиденное можно спрогнозировать, то контроль становится ненужным.

— Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.

— Незначительные изменения планов редко бывают сопряжены с необходимостью серьезных изменений в системе контроля.

 

— 5. Простота контроля.

— Как правило, наиболее эффективный контроль – это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен.

— Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны.

— Если система контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней, не понимают и не поддерживают ее, то такая система контроля не может быть эффективной.

— 6. Экономичность контроля.

— Очень редко стремятся достичь при помощи контроля полного совершенства в работе организации, поскольку прогрессирующие усовершенствования и улучшения на последних этапах требуют непропорционально больших затрат усилий и средств.

 

ВЫБОРОЧНЫЙ КОНТРОЛЬ

— 1. Выборочный контроль применяется только в отношении сотрудников,
непосредственно подчиненных данному руководителю.

— 2. Выборочный контроль не ставит своей целью выявление уровня доверия или недоверия руководителя к сотрудникам. Его проведение –
неделегируемая управленческая обязанность, и сотрудники должны это понимать.

— 3. При организации и проведении выборочного контроля руководитель
не может руководствоваться симпатией или антипатией к сотруднику.

— Сотрудники должны знать, что праву самостоятельно действовать и решать, которым они обладают в рамках делегированного диапазона полномочий, противопоставлена обязанность руководителя проверить их деятельность.

— 4. Выборочный контроль руководитель должен
осуществлять сам. Эта работа никому не может быть передоверена.

— 5. Выборочный контроль должен быть
систематическим, даже если для этого отсутствует конкретный повод. Руководитель не должен ждать, пока возникнут ошибки. Его задача – предотвратить их.

— 6. Выборочный контроль следует проводить
целенаправленно. Руководитель должен ясно представлять работу сотрудника, возможные источники его ошибок или неверных решений.

— 7. Выборочный контроль процесса должен быть проведен полностью. При осуществлении контроля руководитель должен изучить
сильные и слабые стороны сотрудника как личности.

— 8. Выборочный контроль не должен мешать производственному процессу. Его необходимо проводить без спешки и нервозности.

— 9. При проведении контроля руководителю нельзя забывать об этических нормах. Например, он не должен опрашивать коллег о работе сотрудника.

— 10. Выводы руководителя по итогам выборочного контроля не могут быть основанием для вмешательства в действия и решения сотрудников, если они не выходят за рамки данных им полномочий.

— Руководитель может высказать сотруднику свое мнение по проблеме, оно должно рассматриваться только как побуждение к действию, а не распоряжение.

— 11. Руководитель должен быть в состоянии провести выборочный контроль
в обычной рабочей обстановке.

— 12. Выборочный контроль считается полным только при анализе его результатов. По итогам проверки с сотрудником проводится беседа. Руководитель не должен откладывать анализ результатов проверки и беседу на более поздний период.

— 13. Если результаты выборочного контроля удовлетворяют руководителя, то он должен сказать сотруднику, что доволен им.

— Если есть основания, сотрудника следует поощрить, при выявлении ошибок и недостатков провести с ним критическую беседу. Без этого цель проверки не будет достигнута.

— 14. При обнаружении грубых нарушений руководитель помимо проведения критической беседы может применить по отношению к нарушителям более жесткие меры.

— Очень важно, чтобы сотрудник знал о своих ошибках.

— Он имеет на это право, чтобы иметь возможность их исправить.

— 15. Если руководитель не в состоянии заниматься проведением выборочного контроля, то независимо от имеющихся причин он должен проинформировать об этом вышестоящего руководителя.

— 16. Причинами, побуждающими руководство фирмы отказаться от выборочного контроля и ограничиться только контролем результатов работы, могут быть:

— риск нарушения режима секретности, когда выборочный контроль может стать каналом промышленного шпионажа. Особенно это касается использования его результатов специалистами со стороны;

— соображения экономической целесообразности. Они часто возникают в связи с проверкой складов, а также филиалов и представительств, например, за границей.