Написать эффективную проектную заявку

ПОСОБИЕ ПО ОБУЧЕНИЮ

МЕНЕДЖЕРОВ ПРОЕКТА И РАЗРАБОТКИ ПЛАНОВ

КАК

НАПИСАТЬ ЭФФЕКТИВНУЮ ПРОЕКТНУЮ ЗАЯВКУ

Ресурсный Центр для НПО при ОФ «Помощь»

2009

КАК НАПИСАТЬ ЭФФЕКТИВНУЮ ПРОЕКТНУЮ ЗАЯВКУ

ВВЕДЕНИЕ

Заявка на проект представляет собой запрос на финансовую помощь извне.

При этом вы должны помнить, что являетесь одним из многочисленных организаций, требующих донорского финансирования. Следовательно, хорошо составленная заявка является решающим фактором в процессе успешного изыскания фондов для финансирования проектов.

Желательно изначально постараться найти несколько источников финансирования. Если вы обеспечите вашу деятельность лишь одним источником финансирования, то рискуете стать зависимым от него. Ниже приведены указания, которые вам пригодятся в отношениях с любым донором.

Заявка на проект – это не только перечень ваших нужд. Каждый пункт должен

быть обоснован таким образом, который позволит донору принять решение о

полном или частичном финансировании проекта. У вас должно быть четкое75

представление о том, что вы собираетесь предпринять с запрашиваемыми у донора средствами, а также должны четко обосновать это последнему.

Вы должны внимательно отнестись к формулированию и созданию проекта.

Не менее значительным является составление заявки на проект, которая сможет

привлечь необходимое количество фондов. Составление заявки на проект требует, соответственно, определенных знаний и практики.

Ваша заявка на проект должна быть «рекламным» документом, функцией которого является информирование и убеждение. Если у вас есть хорошая идея и вы увере-ны, что она заслуживает поддержку со стороны донора, вы должны суметь с помощью заявки на проект передать ваши соображения тем людям, которые прини-мают решение о финансировании проектов. Ваша заявка должна давать ясное представление о том, как и где завершится проект, или же, каким образом станет он самооплачиваемым (самообеспечивающим). Заявка должна быть лаконичной, желательно напечатанной и не должна содержать излишнюю информацию.

Некоторые особенности заявки на проект обусловлены количеством запрашиваемых ресурсов и масштабом проекта в целом. Данные ниже указания могут быть видоизменены соответственно с конкретной ситуацией, исходя из того, какой именно проект вы намерены осуществить и кто является предполагаемым донором.

Заявка на проект должна отображать всю проделанную вашей организацией

работу, которая логически привела вас к идее осуществления данного проекта.

Безусловно, только перечень запрашиваемых средств не является достаточным,

вы должны обосновать потребность и доказать, что проект заслуживает

финансирования. Не надо при этом забывать, что будут лица и организации,

конкурирующие с вами в привлечении существующих фондов.

Пишите простым, легкодоступным языком, если это обязательно, используйте

диаграммы и таблицы, чтобы заострить внимание на важных моментах.

С целью избегания громоздкости основной части заявки, используйте приложение. Покажите донору, что после ознакомления последнего с заявкой на проект, вы желаете встретиться с его представителем для пояснения вопросов вокруг содержания проекта.

ПОДГОТОВКА К СОСТАВЛЕНИЮ ЗАЯВКИ

Доноры заинтересованы в том, чтобы финансируемый ими проект содействовал усилению организации. Вы должны собрать данные о вашей организации с целью серьезного обоснования ваших аргументов.

Возможно, у вас и ваших коллег есть много хороших идей – вы видите

необходимость искоренения бедноты, обеспечения населения чистой питьевой

водой, улучшения здоровья населения, помощи инвалидам и т.д. Из всего этого

вы должны выбрать проект, который наиболее специфичен и будет направлен

на решение одной главной приоритетной проблемы.

76

Вовлеките всю общину. В процессе работы над проектом необходимо

подключить всю общину, тех, которых раньше обходили вниманием, женщин,

инвалидов, беднейших – тех, мнением которых не интересовались во время

решения общинных вопросов. Не забывайте о меньшинствах. Люди, на которых

нацелен проект, должны чувствовать, что это их проект и, следовательно, они

могут внести в него определенный вклад.

Определение цели не является достаточным условием. Необходимо четкое

планирование, определение существующих и потенциальных ресурсов, разработка нескольких стратегий и выбор из них наиболее жизнеспособной; принятие решения о форме осуществления мониторинга проекта (чтобы убедиться, что проект не теряет изначально определенного направления); перепроверка бухгалтерии с целью обеспечения необходимой прозрачности и ясности, определение порядка действий. Необходимо также провести небольшое исследование вокруг месторасположения, населения и существующей ситуации, чтобы объективно описать фон, на котором будет осуществляться проект. Для обеспечения надежности и объективности вовлеките всю общину, а также всех тех, кто будет пользоваться результатами проекта.

 

Во время работы с общиной или целевой группой используйте метод мозгового

штурма с целью выработки плана, т.е. дизайна проекта. Серьезно поработайте

над каждой ступенью процесса:

• Какая проблема является приоритетной (перечислите все, включая

«совершенно бессмысленные», а затем сгруппируйте их по приоритетам),

постарайтесь разъяснить группе, что целью проекта является решение

выявленной проблемы;

• Помогите группе сформулировать задачи (завершенные, конкретные,

проверяемые, специфичные) исходя из поставленной цели;

• Определите ресурсы и противоречия, затем выработайте несколько

альтернативных решений и выберите из них наиболее жизнеспособные.

Параллельно вы должны начать работать над заявкой. Эффективная заявка

должна описывать программу изменения (а не представлять собой лишь

перечень нужд). Должен существовать детальный план, который будет связно

описывать, куда вы направляетесь и как вы собираетесь осуществить ваши

задачи. Постарайтесь, чтобы намеченные цели (которые являются общими),

задачи (которые являются измеримыми) и результаты (заранее установленные

количественные показатели) были довольно специфичными.

Надо постараться добыть ресурсы (фонды) из нескольких источников, чтобы

избежать зависимости организации от одного донора.

77

До того, как вы начнете писать заявку, не забудьте о следующем:

 

• Необходимо заранее узнать о доступных источниках финансирования (правитель-ственные, разные агентства, международные организации, частные фонды и т.д.).

• Большинство доноров, как правило, одобряют проектные заявки, в которых

видна местная инициатива, попытка максимально использовать существующие ресурсы, а также приведен план, который обеспечит жизнеспособность проекта (подразумевается финансовая сторона) после исчерпывания финансовой помощи.

• Ваш проект должен быть практичным, не очень дорогим, и должно быть возможно его применение в других ситуациях.

• Доноры уделяют возрастающее внимание к интегрированному подходу к проектам. Это означает, что ваш проект должен быть существенно связан с другими осуществленными в стране проектами, усиливая их и составлен так, что позволит решить выявленные проблемы.

• Почти у всех агентств, правительственных или ООН, разных фондов имеется

собственный формат заявки, который они будут требовать от вас, как от заявителей. Если у вас нет связей с местным или региональным представительством, обратитесь к ним письменно, запросив информацию о необходимых процедурах, формате заявки и требованиях для финансирования. Так, как у разных доноров разные форматы заявки, вы должны запросить аналогичную информацию у всех.

• Определите бюджетный цикл агентств, годовой он, квартальный или текущий.

Проверьте, не приближаются ли сроки внесения заявки на финансирование.

При планировании проекта работайте стратегически.

Заявкой в целом.

Тщательно соотнесите ваш проект с предполагаемым донором.

Объемом гранта.

Уделите определенное внимание традиционным отношениям, присущим фонду. Люди, которые работают в фонде в течение длительного времени,

Почему и как. Также используйте списки, диаграммы, таблицы и т.д. Не останавли-вайтесь долго на скрупулезном обзоре отдельного, пусть даже значительного вопроса. Представляйте ваши соображения интересным образом, добавляя к заявке каждым новым предложением что-либо новое.

Вместо применения ничего не означающих определений лучше привести детали, позволяющие читателю оценить проект. Каждый компонент, начиная с постановки проблемы, включая бюджет, должен быть сугубо специфичным.

Проект должен быть понятным для всех. Попросите кого-нибудь, кто не знаком с вашей сферой, ознакомиться с последним вариантом составленной вами заявки. Затем попросите вспомнить, в чем заключается значительность проекта, что будет достигнуто его осуществлением, каким образом и т.д. Если ответы будут непонятны и неверны, переделяйте заявку.

Резюме напишите в последнюю очередь. Сделайте 3 варианта: составьте

Вмещения большего текста.

Титульный лист

В этой части вы должны объяснить необходимость осуществления вашего проекта. Вы должны описать общую ситуацию и факторы, которые натолкнули вас на идею создания проекта. Расскажите также, кто участвовал в разработке проекта.

Первый вопрос в этой части – постановка проблемы. Вы должны назвать проблему, указать целевую группу, масштаб проблемы, а также все существующие лица или организации, работавшие над решением этой проблемы. Вы должны отметить также, что было сделано на пути решения данной проблемы другими и что предприняли вы в этом направлении.

 

Параллельно с постановкой проблемы вы должны ответить на несколько вопросов. Каковы условия целевой группы, которая должна оправдать финансирование со стороны донора? История общины, вашей группы или проекта не имеет решающего значения, хотя небольшой обзор перечисленного пойдет на пользу. Более значи-тельным является определение условий, или изменения в условиях, что может убедить донора в пользе финансирования вашего проекта.

Вы должны указать:

• сферу __________проекта (перечень вопросов и проблем, а не их описание);

• причины создания заявки;

• обстоятельства, которые обусловили создание проекта и

• долгосрочные планы и стратегии, частью которых является ваш проект.

Смертности и т.д.

Что содержится в этой части

Или

• пути решения проблемы, которые вы предлагаете донору, целесообразнее

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ

Задачи являются измеряемым результатом проекта. Они обуславливают ваши

Пример: 50 детей из 70 участвующих будут обучены плаванию.

Пример: 50 детей из 70 участвующих научатся плаванию в течение 6 месяцев

Пример: мы осуществим документацию методов обучения и определим из них наиболее успешные.

Определенный во времени.

Представьте задачи наиболее специфичным образом. Они должны быть представ-лены в виде тех конечных результатов, которые вы ожидаете получить после завершения проекта. Тут не обязательно объяснять, как именно вы собираетесь их достичь. Результаты должны быть проверяемы, т.е. их осуществление должно быть очевидным и наглядным даже для постороннего глаза.

Ваша организация должна запланировать продолжение программы после

Прекращения донорского финансирования. Если проект рассчитан лишь на период одноразового финансирования, он вряд ли будет отвечать нуждам общины, общества. Однако, продолжительность проектов не обуславливается сама собой. Поэтому желательно разработать стратегию долгосрочного финансирования проекта изначально.

РЕСУРСЫ И ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

КОМПЛЕКТАЦИЯ КАДРОВ

К этому вопросу. Функции каждого человека в ходе реализации проекта должны быть четко проанализированы и обоснованы. Эти функции должны быть зафиксированы соответственно описанию работ, приведенному в приложении. Вы должны отнестись с должным вниманием к описанию деятельности, которая приведет к намеченным задачам и целям. Функции и деятельность персонала должны быть четко определены и для технических работников, так как выполняемые ими функции помогают основному персоналу в осуществлении намеченных целей.

Ограниченные ресурсы. И если такая организация согласна выделить свои ресурсы для предложенного проекта, это в большей степени указывает на осознанный приоритетный выбор, чем на охоту за большими суммами.

БИЗНЕС - ПЛАН (порядок осуществления мероприятий)

Организация (профиль)

Как правило, описание вашей некоммерческой организации вы должны поместить в заключительную часть заявки. Вы можете также вынести его в начало, но практика показывает, что предпочтительнее сперва определить запросы вашей организации, а затем определить, что она может сделать в этой сфере.

Организации. Эта информация должна быть представлена кратко и ясно, в виде брошюры или заранее подготовленной краткой информации, которая не более чем на 2 страницах должна дать представление о том, когда была основана организация и в чем заключается ее миссия. Опишите также структуру организации, программы и накопленный опыт.

АНАЛИЗ ЗАТРАТ И ДОХОДОВ

Напоминаем, что вы являетесь одной из тех многочисленных организаций,которые обращаются к донорскому агентству за содействием. Следовательно, формулирова-ние хорошей идеи или проекта не является достаточным условием, надо обязательно также представить подробный бюджет, доказывающий четкую осмысленность вашего предложения. Такой подход дает возможность представить должным образом ваши нужды, а также проявить ваш профессионализм.

Бюджет проекта может представлять собой документ в одну страницу, где будут подробно разъяснены все затраты. Может понадобиться включение более сложной информации, доход, часть, в которой показаны различные бюджетные статьи затрат и доходов.

В начале работы над бюджетом внимательно пересмотрите содержание заявки на проект. Составьте перечень всех пунктов, которые связаны с осуществлением проекта. Убедитесь, что вы предусмотрели не только те новые затраты, которые выявляются в начале проекта, но и те, которые обязательны для размещения и направления проекта. После этого определите приблизительные затраты вместе с сотрудником вашей организации, ответственным за финансы.

Обратите внимание на последнюю бюджетную строку. Перераспределите затраты. Насколько возможно сократите затраты без нанесения вреда проекту. Например, за счет выплаты фиксированной зарплаты вместо оплачиваемой, включения не возможных, а текущих компенсаций, рекомендаций агентства касательно накладных затрат.

НЕПРЕДУСМОТРЕННЫЕ СУММЫ.

К. Дополнительные советы

После составления бюджета вы должны рассмотреть следующие вопросы:

Определенные затраты отличаются в разных странах. Следовательно, для донорской организации составляет определенную сложность выяснить, насколько соответствуют реальности суммы, приведенные в бюджете. Для внесения ясности в этот вопрос будет неплохо, если вы пошлете донорской организации данные о стоимости компьютеров, здравоохранения, автомобилей, строительства и т.д. Желательно отправить донору прайс-листы из трех различных источников.

Для многих организаций характерен следующий подход: "Выделите нам 20000 марок и мы освоим эту сумму". Такой подход для большинства доноров неприемлем.

Коэффициент соотносительности затрат и доходов. Определите, насколько экономно могут быть использованы суммы, полученные грантом, как согласовываются средства, полученные из разных источников, и насколько возможно долгосрочное использование полученных фондов.

Позиций.

• Что касается персонала, определите время отдельного работника, которое

МОНИТОРИНГ

В этой главе определяется, кто будет осуществлять мониторинг проекта:

• Заинтересованными представителями общества

• Вашим агентством или организацией и/или

• донорами.

Во время работы над заявкой на проект обдумайте следующие вопросы и

ответьте на них:

• Как оценивается успех осуществления проекта?

• Как обосновывается этот успех?

ОТЧЕТНОСТЬ

Подготовка и представление отчетов является значительной частью любого

Проекта.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение может содержать любой материал, который поможет донору в

ПОСОБИЕ ПО ОБУЧЕНИЮ

МЕНЕДЖЕРОВ ПРОЕКТА И РАЗРАБОТКИ ПЛАНОВ

КАК

НАПИСАТЬ ЭФФЕКТИВНУЮ ПРОЕКТНУЮ ЗАЯВКУ