Общие свойства поля задаются на закладке общие для каждого поля и зависят от выбранного типа данных

       Наиболее важные свойства полей:

 

9. Размер поля задает максимальный размер данных, сохраняемых в поле. Рекомендуется задавать минимально допустимый размер поля, т.к. сохранение таких полей требует меньше памяти и обработка выполняется быстрей.

10. Формат поля является форматом отображения заданного типа данных и задает правила представления данных при выводе их на экран или печать. Конкретный формат выбирается в раскрывающемся списке значений свойства Формат поля. Число десятичных знаков задает для числового и денежного типов данных число знаков после запятой. Можно задать число знаков от 0 до 15.

11. Подпись поля задает текст,который выводится в таблицах, формулах, отчетах.

12. Условие на значение позволяет осуществлять контроль ввода, задает ограничения на вводимые значения, при нарушении условий запрещает ввод и выводить текст, созданный свойством Сообщение об ошибке.

13. Сообщение об ошибке задает текст сообщения, выводимый на экран при нарушении ограничений, созданных свойством Условие на значение

14. Тип элемента управления – свойство, которое задается на закладке Подстановка в окне конструктора таблиц. Это свойство определяет, будет ли отражаться поле в таблице и в какой форме – в виде поля, списка или поля со списком. Таким образом определяется вид элемента управления используемого по умолчанию для отображения поля.

    Если для поля выбран тип элемента управления Список или Поле со списком, то на закладке Подстановка появляются дополнительные свойства, которые определяют источник данных для строк списка и других характеристик списка.

 

Определение первичного ключа. Уникальный(первичный) ключ таблицы может быть простым или составным, включающим несколько полей. Для определения ключа выделяется поле(которое назначается ключом), и на панели инструментов нажимается кнопка ключевое поле или выполняется команда Правка/Ключевое поле.

       Если для установки ключевого поля используется Мастер таблиц, то необходимо задать тип используемых в ключевом поле данных, которые приведены в таблице

Таблица-Тип данных ключевого поля

           

Для ключевого поля автоматически строится индекс. Убедиться в этом можно,посмотрев информацию об индексах таблицы.

 

Тип данных	Описание	Тип поля
Порядковый номер, автоматически присваиваемый каждой новой записи	При вводе каждой новой записи Access автоматически присваивает ей порядковый номер. Вводить или редактировать данные в поле Счетчик (AutoNum) нельзя	Счетчик(AutoNum)
Номер,вводимый пользователем при добавлении каждой новой записи	При вводе записей в одно из ее полей заносится уникальное числовое значение, например, номер документа. В это поля нельзя вводить буквы.	Числовой(Number)
Сочетание букв и цифр, вводимые пользователем при добавлении каждой новой записи	При вводе записи в одно из ее полей заносится уникальное сочетание цифр и букв. Выберите этот тип данных, если поле будет содержать,как буквы, так и цифры.	Текстовый(Text)

 

Окно Индексы вызывается щелчком на кнопке просмотра и редактирования индексов Индексы или выполнением команды Вид/Индексы. В этом окне индекс первичного ключа имеет имя Primary Key, в столбце Поле перечисляются имена полей,составляющие индекс. Индекс ключевого поля всегда уникален и не допускает пустых полей в записях.

 

Индексы- внутренние служебные таблицы,содержащие два столбца. Первый содержит значение индексного поля, второй адреса всех записей, имеющих это значение в индексируемом поле. В индексной таблице производится упорядочение строк по значениям индексируемого поля и это позволяет использовать методы быстрого поиска строки с заданным значением индексного поля. По адресу, содержащемуся в найденной строке индексной таблицы, осуществляется прямой доступ к искомой записи данных. Допускается не более 32 индексов на таблицу. Это значение может быть превышено в БД со многими заранее определенными связями между таблицами, что требует реорганизации таблиц в ручную перед их обработкой.

 

Сохранение таблицы. После определения структуры таблицы ее необходимо сохранить под уникальным именем в данной базе данных. Для этого используется команда Файл/Сохранить или кнопка панели инструментов Сохранить. В окне Сохранение вводится имя таблицы(желательно в таком формата Т_ИмяТаблицы для чистоты эксперимента)

    После сохранения таблицы делается доступным режим таблицы, позволяющий перейти ко второму этапу создания таблицы- ввод записей. Переход осуществляется нажатием кнопки Представление таблицы на панели инструментов таблиц. В режиме таблицы можно вводить новые записи в таблицу, заполняя ее поля.

    Выполнив команду Запись/Ввод данных можно перейти в режим,при котором видна только вводимая запись. Для возврата к просмотру всей таблицы надо выполнить команду Запись/Удалить фильтр

    При заполнении таблиц со связями и вводе записей в подчиненную таблицу необходимо отслеживать наличие записей с вводимыми значениями ключевых полей в записях главной(ведущей) таблицы. При изменении или удалении ключевых полей в записях главной(ведущей)таблицы необходимо изменять или удалять связанные с ними записи в подчиненных(ведомых) таблицах. После ввода значения в ячейку поля и попытке перейти к другой ячейке Access проверяет,являются ли введенные данные допустимыми для этого поля. Если значения не являются допустимыми и его преобразование невозможно, то появляется предупреждающее сообщение. Для того, чтобы выйти из ячейки, следует ввести правильное значение или отменить ввод(Esc).

    2.2 Основы разработки запросов

    Одним из основных инструментов обработки данных в СУБД являются запросы. Запросы строятся на основе одной или нескольких таблиц. Запрос может строиться непосредственно на другом запросе с использованием его временной таблицы с результатами. При конструировании запроса достаточно,работая мышью выделить и перетащить необходимые поля из таблиц, представленных в схеме данных запроса, в бланк запроса и ввести условие отбора записей.

    В Access может быть создано несколько видов запросов:

       Запрос на выборку – выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом является таблица, которая существует до закрытия запроса.

 

       Примечание: Таблицу с результатами запроса можно использовать для работы с данными в таблицах, на которых построен запрос. Например, можно корректировать данные в исходных таблицах БД через таблицу с результатами запросов.

 

       Запрос на создание таблицы – основан на запросе выборки,но в отличии от него результат запроса сохраняется в новой таблице

       Запрос на обновление, добавление, удаление – являются запросами действий, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах

 

Бланк запроса

При заполнении бланка запроса необходимо:

1. В строке Поле(Field) включить имена полей,используемых в запросе

2. В строке Вывод на экран (Show) отметить поля,которые должны быть включены в результирующую таблицу

3. В строке Условие отбора(Criteria) задать условия отбора записей

4. В строке Сортировка(Sort) выбрать порядок сортировки записей результата

 

Для включения нужных полей из таблиц в соответствующие столбцы запроса можно воспользоваться следующими приемами:

1. В первой строке бланка запроса Поле(Field) щелчком мыши вызвать появление кнопки списка и, воспользовавшись ею, выбрать из списка нужное поле. Список содержит все поля таблиц, представленных в бланке запроса;

2. Перетащить нужное поле из списка полей таблицы в схеме данных запроса в первую строку бланка запроса.

 

В списке полей каждый таблицы на первом месте стоит символ *, который означает “все поля таблицы”. Этот пункт выбирается,если в запрос включаются все поля.

Условия отбора записей

Условия отбора записей могут задаваться для одного или нескольких полей в соответствующей строке бланка запроса.

 

Условием отбора является выражение, которое состоит из операторов сравнения и операндов, используемых для сравнения.

В качестве операндов выражения могут использоваться: литералы, константы, идентификаторы(ссылки)

Литералом является значение, воспринимаемое буквально, а не как значение переменной или результат вычисления, например число, строк, дата.

Константами являются не изменяющиеся  значения

Идентификатор представляет собой ссылку на значение поля, элемент управления или свойство. Идентификаторами могут быть имена полей таблиц, запросов, форм, отчетов …Они должны заключаться в квадратные скобки.

Если необходимо указать ссылку на поле в конкретной таблице, форме, отчете, то перед именем поля ставиться имя таблицы, также заключенное в квадратные скобки и отделенное от имени поля восклицательным знаком.

 Например [Имя_таблицы]! [Имя_Поля]

 

В выражении условия отбора допускается  использование операторов сравнения и логических операторов: = > < <> Between, In, Like, And, Or, Not

 

Оператор Between позволяет задавать интервал для числового значения. Например, Between 10 And 100 (интервал от 10 до 100)

 

Текстовые значения в выражении вводятся в кавычках, если они содержат пробелы или знаки препинания

 

Вычисляемые поля

В запросе над полями могут производиться вычисления. Результат вычисления образует вычисляемое поле в таблице. При каждом выполнении запроса производиться вычисление с использованием текущих значений поля.

Выражения

При вычислениях могут использоваться арифметические выражения и встроенные функции Access.

Выражения вводятся в бланк запроса в пустую ячейку строки Поле В этой ячейке после нажатия <Enter> или перевода курсора в другую ячейку формируется имя поля и его значение. Например, Выражение1:[Цена]*[Количество]

 

Имя вычисляемого поля – Выражение1 – становиться заголовком столбца в таблице с результатами выполнения запроса. Это имя можно изменить таким образом:

В режиме конструктора запроса вместо Выражение N ввести новое имя.

Изменение подписи поля в свойствах поля.установить курсор на вычисляемое поле в бланке запроса и открыть окно Свойства поля, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню Свойства(Properties). В окне Свойства поля (Field Properties) на закладке Общие (General) ввести нужный текст подписи поля встроку Подпись(Caption)

Параметры запроса

       Конкретное значение поля в условиях отбора может вводится непосредственно в бланк запроса в окне диалога. Чтобы выводилось окно диалога для ввода конкретного значения поля из условия отбора, нужно определить параметр запроса.

Имя параметра запроса может вводиться непосредственно в строку Условие отбора в квадратных скобках. При выполнении запроса это имя появляется в окне диалога Введите значение параметра Если в запрос вводится несколько параметров, то порядок их ввода через окно диалога определяется порядком расположения полей в бланке запроса.

 

Для того чтобы иметь возможность ввести несколько значений для одного поля при выполнении запроса, можно в условии отбора этого поля можно записать два параметра связанных логической операцией OR Например, [Кцеха] OR [Еще_КодЦеха]