Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Хозяйствующие субъекты обязаны хранить документы, связанные с их деятельностью, в течение сроков, устанавливаемых правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
В частности, законодательством определены следующие сроки хранения в отношении отдельных первичных документов:
Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Порядок хранение первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его автоматизации. Документы до передачи их в архив – на длительное хранение должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером - это текущее хранение. Лицо, уполномоченное отвечать за текущее хранение, целесообразно назначить специальным приказом или распоряжением. По установленным правилам в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года, а затем их сдают в архив хозяйствующего субъекта. Если архив в структуре хозяйствующего субъекта не предусмотрен, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения сроков их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке или передаче в государственный архив. Перед сдачей в архив документы необходимо соответствующим образом подготовить. С этой целью однородные первичные документы оформляют в отдельные дела – папки. Дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в одну обложку. Номенклатура дел – оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых хозяйствующим субъектом, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел должна быть в каждом структурном подразделении хозяйствующего субъекта, в том числе и в бухгалтерии. Разработка номенклатуры дел производится, как правило, в IV квартале, завершается не позднее декабря и с января следующего года вводится в действие. В дело должны помещаться документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. При формировании вложений в папки необходимо соблюдать следующие требования: • документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в разные папки; • подлинники необходимо отделить от копий; годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных; в дело включают не более одного экземпляра каждого документа;
• каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и нормативных актов по архивным процедурам; • в дело группируются документы одного периода - месяца, квартала, календарного года - кроме переходящих дел (личные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года); • при наличии в одной папке документов за несколько месяцев, документы помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца; • дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см; • приложения к документам, независимо от даты их составления, присоединяют к документам, к которым они относятся. Папки с документами переплетают. На титульном листе указывают наименование хозяйствующего субъекта, название и порядковый номер в деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер ведомости, общее количество листов в деле, срок хранения. Выдача документов из бухгалтерии и из архива организации, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению руководителя или главного бухгалтера. Важным вопросом в изучении документации является порядок уничтожения документов. Для организации работы по уничтожению документов хозяйствующие субъекты создают экспертные комиссии, в состав которых входят сотрудники структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников хозяйствующего субъекта, а также представители архивного учреждения. Экспертные комиссии определяют совместно с архивом порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в государственные архивы. Документы, отобранные экспертной комиссией на хранение, описываются. После утверждения описей архивным органом хозяйствующему субъекту разрешается уничтожение документов, которые не подлежат передаче в архивный фонд. Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем хозяйствующего субъекта. Без согласования с органами Росархива уничтожаются документы, которые не должны сдаваться в архив и практическая надобность которых отпала, а сроки хранения истекли. При наличии указания органа исполнительной власти о согласовании уничтожения документов с вышестоящей организацией акты на документы, подлежащие уничтожению, направляют для рассмотрения в эту организацию. Отобранные к уничтожению документы должны быть переданы организациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья, с целью переработки на бумажных фабриках. Вторичное использование этих документов запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными. Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом описей документов постоянного хранения (для хозяйствующих субъектов, передающих документы в государственные архивы), а также нарушение установленных сроков хранения документов является незаконным и влечет за собой ответственность в установленном законом порядке. В ряде установленных законодательством случаев допускается изъятие документов у хозяйствующего субъекта.
Такое изъятие может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копию которого вручают под расписку соответствующему должностному лицу организации. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.п.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью). В случае уничтожения, пропажи или гибели документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию, в необходимых случаях для участия в этой комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, утвержденным руководителем организации.
|
|||||||||||||||||||||||||
Последнее изменение этой страницы: 2021-02-07; просмотров: 34; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.149.213.209 (0.008 с.) |