Національного архівного фонду

1. Державний центр збереження документів Національного архівного

фонду (ДЦЗД НАФ) є державною архівною установою, яка створюється і ліквідується Державним комітетом архівів України (Держкомархівом України) і безпосередньо йому підпорядковується.

2. У своїй діяльності ДЦЗД НАФ керується Конституцією та законами

України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, наказами Держкомархіву України, а також цим Положенням.

3. ДЦЗД НАФ України є галузевим координаційним центром з питань

фізичної збереженості документів та інших профільних питань.

4. Основними завданнями ДЦЗД НАФ України є:

­ участь у реалізації державної політики у сфері архівної справи та

діловодства;

­ координація діяльності підрозділів забезпечення фізичної збереженості

документів центральних державних архівів, державних архівів областей, мм. Києва і Севастополя;

­ організація роботи щодо нормативно-правового, науково-методичного

та інформаційного забезпечення державних архівних установ, архівних підрозділів підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності з питань збереження документів;

­ виконання комплексу робіт, спрямованих на збереження документів

НАФ України;

­ забезпечення дотримання законодавства України про Національний

архівний фонд та архівні установи;

­ забезпечення широкого впровадження наукових розробок і

прогресивних методів роботи, вивчення, узагальнення й поширення досягнень науки і техніки з профільних питань.

5. ДЦЗД НАФ відповідно до покладених на нього завдань і в межах

наданих повноважень:

1) здійснює контроль за збереженістю документів НАФ незалежно від місця їх зберігання;

2) складає цільові програми збереження документів НАФ і плани роботи з цього напряму та забезпечує їх виконання;

3) перевіряє роботу підрозділів забезпечення фізичної збереженості документів держархівів областей, мм. Києва і Севастополя;

4) проводить аналіз стану збереженості документів Національного архівного фонду;

5) створює страхові копії та копії фонду користування особливо цінних документів, здійснює їх хіміко-фотографічне оброблення;

6) здійснює консерваційно-профілактичне оброблення і контроль технічного стану раніше створеного страхового фонду копій документів;

7) проводить консервацію, реставрацію і ремонт пошкоджених і ветхих документів і справ, унікальних і особливо цінних документів, брошурувально-палітурні та картонажні роботи, дезінфекцію, дезінсекцію документів;

8) виконує засобами множильної техніки розмноження організаційно-управлінської документації;

9) виконує поліграфічні роботи з виготовлення бланків документів, форм та журналів обліку, путівників, довідників, журналу "Архіви України", інших архівознавчих видань;

10) проводить семінари, заняття з підвищення кваліфікації працівників державних архівних установ, надає консультації з практичного застосування нормативних документів з профільних питань;

11) вживає заходів щодо удосконалення структури центру;

12) виконує на договірних засадах роботи із забезпечення фізичної збереженості документів НАФ, що зберігаються в інших архівних установах, а також є власністю фізичних осіб;

13) веде разом з науковими установами або самостійно наукові дослідження із забезпечення фізико-хімічної збереженості документів, впроваджує їх результати у практику роботи ДЦЗД НАФ та підрозділів забезпечення фізичної збереженості документів державних архівних установ, поширює науково-технічну інформацію з профільних питань;

14) координує діяльність підрозділів забезпечення фізичної збереженості документів центральних державних архівів, державних архівів областей, мм. Києва і Севастополя;

15) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ з профільних питань, скликає науково-практичні конференції, наради, семінари, видає методичні розробки з обміну досвідом.

6. ДЦЗД НАФ має право:

1) укладати угоди з підприємствами, установами, організаціями на виконання робіт за профілем своєї діяльності; застосовувати при наданні послуг ціни і тарифи, передбачені затвердженими в установленому порядку прейскурантами;

2) одержувати в дарунок матеріальні цінності та кошти, списувати їх з балансу в установленому порядку (за винятком основних фондів) відповідно до законодавства;

3) залучати за погодженням з Держкомархівом України до роботи над методичними розробками загальногалузевого значення відділи забезпечення фізичної збереженості документів держархівів, одержувати від них інформацію, що необхідна для здійснення функцій координаційного центру.

7. ДЦЗД НАФ очолює директор, якого призначає на посаду і звільняє з

посади Голова Держкомархіву України.

Директор має заступника, який за його поданням призначається на посаду і звільняється з посади Головою Держкомархіву України.

8. Директор ДЦЗД НАФ України:

­ здійснює керівництво діяльністю ДЦЗД НАФ, несе персональну

відповідальність за виконання покладених на нього завдань та здійснення ним своїх функцій, визначає обов'язки і ступінь відповідальності заступника директора та керівників структурних підрозділів;

­ видає в межах своєї компетенції накази, організовує і контролює їх

виконання;

­ призначає на посади і звільняє з посад працівників;

­ розпоряджається коштами в межах затвердженого кошторису доходів і

видатків.

9. Накази директора ДЦЗД НАФ у випадку порушення прав громадян,

державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій можуть бути скасовані Головою Держкомархіву України або оскаржені в судовому порядку.

Накази директора ДЦЗД НАФ, які зачіпають права, свободи і законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають державній реєстрації в Міністерстві юстиції України.

10. Для погодженого вирішення питань, що належать до компетенції

ДЦЗД НАФ, в ньому може утворюватися колегія.

Положення про колегію затверджує директор ДЦЗД на підставі типового положення, затвердженого Держкомархівом України.

Члени колегії затверджуються та увільняються від виконання обов'язків Держкомархівом України.

Рішення колегії проводяться в життя наказами директора ДЦЗД НАФ.

11. Для розгляду питань науково-методичної роботи ДЦЗД НАФ

можуть створюватися науково-методична, реставраційна та інші ради і комісії.

Склад цих рад і комісій та положення про них затверджуються директором.

12. ДЦЗД НАФ утримується за рахунок коштів Державного бюджету

України.

Граничну чисельність, кошторис доходів і видатків, структуру та штатний розпис ДЦЗД НАФ затверджує Голова Держкомархіву України.

13. ДЦЗД НАФ є юридичною особою, має самостійний баланс,

рахунки в установах банків, печатку із зображенням Державного Герба України і своїм найменуванням.

Затверджено наказом

                                                                Державного комітету архівів України

                                                                                    від 25 квітня 2002 р. № 31

Додаток 9 ЗАТВЕРДЖЕНОпостановою КабінетуМіністрів Українивід 31 жовтня 2002 р. N 1641 ТИПОВЕ ПОЛОЖЕННЯ про державний архів області,міста Києва і Севастополя 1. Державний архів області, міста Києва і Севастополя (далі –Державний архів) є структурним підрозділом обласної, Київської і Севастопольської міської державної адміністрації, що утворюється головою обласної, Київської і Севастопольської міської держадміністрації і підзвітний та підконтрольний голові відповідної обласної (міської) держадміністрації і Держкомархіву.2. Державний архів у своїй діяльності керується КонституцієюУкраїни, законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, наказами Держкомархіву, розпорядженнями голови обласної, Київської і Севастопольської міської держадміністрації, рішеннями відповідного органу місцевого самоврядування, а також положенням про державний архів.3. Основними завданнями державного архіву є:­ реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства,здійснення управління архівною справою і діловодством на території області (міста), координація діяльності органів державної влади, підприємств, установ, організацій усіх форм власності у питаннях архівної справи і діловодства;­ внесення до Національного архівного фонду архівних документів, щомають місцеве значення, проведення їх державної nреєстрації, ведення обліку та постійне зберігання цих документів, а також використання відомостей, що в них містяться;­ проведення науково-методичної роботи в галузі архівознавства,документознавства та археографії, впровадження досягнень науки, техніки, передового досвіду в практику діяльності архівних установ;­ здійснення контролю за діяльністю архівних установ і службділоводства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.4. Державний архів відповідно до покладених на нього завдань:1) забезпечує постійне зберігання, охорону, реставрацію, консервацію:­ документів Національного архівного фонду, переданих до державногоархіву органами державної влади, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форми власності та об'єднаннями громадян, які діють (діяли) на території області (міста);­ документів особового походження;­ службових видань, що не надходять у встановленому порядку доКнижкової палати України та бібліотек-депозитаріїв;­ документів юридичних і фізичних осіб, що в установленному порядкунадійшли у власність держави з-за кордону;­ страхового фонду копій особливо цінних і унікальних документів,копій документів з історії області (міста), що зберігаються в інших архівах, музеях і бібліотеках;­ облікових документів державного архіву та архівних довідників(описів, каталогів, картотек, путівників, комп'ютерних дискет тощо), а також друкованих видань та інших матеріалів, що належать до довідково-інформаційного фонду державного архіву;2) створює страхові копії та копії фонду користування особливо цінних документів, що зберігаються в державному архіві, та профільних унікальних документів незалежно від місця зберігання і форми власності на них; 3) проводить державну реєстрацію документів Національного архівного фонду незалежно від місця зберігання і форми власності на них;4) веде державний облік профільних документів Національногоархівного фонду незалежно від місця зберігання і форми власності на них, здійснює контроль за їх збереженістю, обліком та використанням відомостей, що в них містяться;4) організовує роботу, пов'язану з віднесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;5) організовує роботу щодо віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних документів, внесення їх до Державного реєстру національного культурного надбання і страхування;6) визначає джерела комплектування державного архіву документами Національного архівного фонду;7) проводить роботу, спрямовану на виявлення, взяття на облік, повернення, придбання або відтворення в копіях профільних документів, які знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії області (міста);8) приймає на прохання юридичних і фізичних осіб документи Національного архівного фонду, що є власністю цих осіб, на постійне чи тимчасове зберігання;9) придбаває профільні документи у разі їх продажу, звертається до суду з позовом про передачу у власність держави архівних документів, які не мають власника або власник яких невідомий;10) перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства в органах державної влади, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності, що перебувають у зоні комплектування державного архіву;11) здійснює контроль за складанням та додержанням номенклатури справ підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об'єднань громадян, що перебувають у зоні комплектування державного архіву;12) створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних документів, забезпечує автоматизацію інформаційних процесів;13) надає користувачам архівні документи і довідковий апарат до них, інформує про документи, відомості з яких можуть бути ними використані;14) забезпечує у межах своїх повноважень охорону відомостей та збереженість документів, що становлять державну таємницю;15) забезпечує видачу архівних довідок, копій документів та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб;16) публікує в установленому порядку документи Національного архівного фонду, випускає довідково-інформаційні видання і посібники з архівної справи та діловодства;17) здійснює науково-методичне керівництво і контроль за діяльністю архівних відділів районних, районних у місті Києві і Севастополі держадміністрацій, архівних відділів міських рад;18) складає і затверджує цільові програми та плани розвитку архівної справи в області (місті), забезпечує їх виконання;19) вживає заходів для вдосконалення мережі державних та інших місцевих архівних установ;20) подає обласній, міській держадміністрації пропозиції щодо створення архівних установ для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду, надає консультативно-методичну допомогу в організації діяльності зазначених архівних установ;21) здійснює грошову оцінку документів Національного архівного фонду, що зберігаються в державному архіві, у фізичних і юридичних осіб, які перебувають у зоні його комплектування;22) надає допомогу юридичним і фізичним особам, які є власниками документів Національного архівного фонду, в поліпшенні умов їх зберігання, реставрації та створенні фондів користування;23) надає платні послуги юридичним і фізичним особам;24) бере участь у плануванні капітальних вкладень на будівництво місцевих архівних установ;25) сприяє залученню фахівців до роботи в архівних установах області (міста), організовує підвищення їх кваліфікації;26) здійснює разом з науковими установами або самостійно наукові дослідження з архіво- і документознавства, археографії, впроваджує в практику їх результати, поширює науково-технічну інформацію з архівної справи та діловодства;27) організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду;28) виконує інші функції, що випливають з покладених на державний архів завдань.5. Державний архів має право:­ одержувати в установленому порядку від підрозділівобласної(міської) держадміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, громадян та їх об'єднань інформацію, документи та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань;­ вимагати від власника документів, від часу створення яких минулопонад 50 років, або в інших випадках, передбачених законодавством, подання цих документів для проведення експертизи їх цінності;­ звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документівНаціонального архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи;­ порушувати в установленому порядку питання про зупиненнядіяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду або порушують вимоги щодо державної реєстрації цих документів;­ порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання пропритягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;­ скликати наради з питань, що належать до його компетенції.6. Державний архів у процесі виконання покладених на нього завданьвзаємодіє з іншими структурними підрозділами обласної (міської) держадміністрації, органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями та об'єднаннями громадян.Працівники державного архіву мають право на відвідування за його дорученням чи дорученням Держкомархіву архівних підрозділів і служб діловодства органів державної влади, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об'єднань громадян, а також право доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.7. Державний архів очолює директор, який призначається на посаду ізвільняється з посади головою "обласної (міської) держадміністрації за погодженням з Держкомархівом.Директор має заступників, які за його поданням, погодженим з Держкомархівом, призначаються на посаду та звільняються з посади головою обласної, (міської) держадміністрації.8. Директор державного архіву:­ здійснює керівництво діяльністю державного архіву, несеперсональну відповідальність за виконання покладених на державний архів завдань, визначає ступінь відповідальності своїх заступників і керівників структурних підрозділів державного архіву;­ затверджує положення про структурні підрозділи і функціональніобов'язки працівників державного архіву;­ видає у межах своєї компетенції накази, організовує і контролює їхвиконання;­ розпоряджається коштами державного архіву в межах затвердженогона його утримання кошторису;­ призначає на посаду і звільняє з посади працівників державногоархіву;­ вирішує питання про видачу документів Національного архівногофонду, що зберігаються в державному архіві, юридичним особам у тимчасове користування поза державним архівом та про доступ користувачів до роботи над документами;­ погоджує призначення на посаду та звільнення з посади керівниківархівних відділів районних, районних у місті Києві і Севастополі держадміністрацій.9. У державному архіві для погодженого вирішення питань, щоналежать до його компетенції, утворюється колегія у кладі директора державного архіву (голова колегії) та його заступників за посадою, а також інших працівників державного архіву. До складу колегії можуть входити керівники інших структурних підрозділів обласної (міської) держадміністрації.Склад колегії затверджується головою обласної (міської) держадміністрації за поданням директора державного архіву.Рішення колегії проводяться в життя наказами директора державного архіву.10. Для проведення експертизи цінності документів державний архівутворює експертно-перевірну комісію.Склад і положення про експертно-перевірну комісію затверджує директор державного архіву відповідно до типового положення, затвердженого Держкомархівом.11. Для розгляду питань проведення науково-дослідної та видавничоїроботи у сфері архівної справи та діловодства, вирішення інших питань відповідно до покладених завдань у державному архіві можуть утворюватися постійно діючі та тимчасові ради і комісії.Склад цих рад і комісій та положення про них затверджує директор державного архіву.12. Державний архів утримується за рахунок коштів державногобюджету.Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників, кошторис та штатний розпис державного архіву затверджує голова обласної (міської) держадміністрації.13. Державний архів є юридичною особою, має самостійний баланс,рахунки в органах Державного казначейства, печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням.

 

Затверджено постановою                                                                                    Кабінету Міністрів Українивід 31 жовтня 2002 р. N 1641                                                              Додаток 10 ТИПОВЕ ПОЛОЖЕННЯ про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і коммунального підприємства, установи та організації 1. Згідно з Законом України "Про Національний архівний фонд таархівні установи" 3814-12 органи державної влади, органи місцевого самоврядування, державні і комунальні підприємства, установи та організації (далі - організації) створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їх діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.2. Архівний підрозділ є самостійною структурною частиноюорганізації. У разі недоцільності створення самостійної структурної частини архівний підрозділ може входити до складу служби діловодства організації (управління справами, загального відділу, канцелярії тощо).3. У своїй діяльності архівний підрозділ керується Конституцією ізаконами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативними актами та цим Типовим положенням.З питань організації та методики ведення архівної справи архівний підрозділ керується наказами Державного комітету архівів України (далі - Держкомархів).4. Архівний підрозділ працює відповідно до річного плану,якийзатверджує керівник організації, і звітує перед ним про проведену роботу.5. Коло службових обов'язків працівників архівного підрозділувизначається посадовими інструкціями, які затверджує керівник організації.6. Основними завданнями архівного підрозділу є:­ приймання від структурних підрозділів організації та зберіганняархівних документів з різними видами носіїв інформації;­ контроль разом зі службою діловодства стану зберігання таправильності оформлення документів у структурних підрозділах організації;­ участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справорганізації, перевіряння відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;­ подання на державну реєстрацію документів Національного архівногофонду, ведення їх державного обліку та подання відомостей про їх кількість за встановленою формою відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради;­ проведення попередньої експертизи цінності документів, щознаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії організації проектів описів справ Національного архівного фонду, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу працівників організації та актів про вилучення для знищення документів, що не віднесені до Національного архівного фонду;­ створення та вдосконалення довідкового апарату до архівнихдокументів;­ організація в установленому Держкомархівом порядку користуванняархівними документами, видавання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним особам і громадянам;­ підготовка і передання документів Національного архівного фонду довідповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради;­ участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівниківорганізації, які відповідають за роботу з документами.7. Для виконання покладених на архівний підрозділ завдань йомунадається право:­ вимагати від структурних підрозділів організації передання назберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;­ повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи,оформлені з порушенням встановлених вимог;­ давати структурним підрозділам організації рекомендації з питань, щовходять до компетенції архівного підрозділу;­ запитувати від структурних підрозділів організації відомості, необхіднідля роботи;­ інформувати керівництво організації про стан роботи з документами тавносити пропозиції щодо її поліпшення;­ брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, рщо проводятьсяв організації, в разі розгляду на них питань роботи з документами.8. На посаду керівника архівного підрозділу призначається особа звищою освітою і стажем роботи за спеціальністю не менш як три роки.Керівник архівного підрозділу призначається на посаду і звільняється з посади керівником організації.У малочисельних організаціях відповідальність за роботу з архівними документами покладається на одного з працівників служби діловодства.Порядок взаємодії архівного підрозділу з іншими структурними підрозділами організації визначається керівником організації.9. До складу документів архівного підрозділу входять:­ закінчені у поточному діловодстві документи з паперовою основою,віднесені до Національного архівного фонду, та тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами організації;­ науково-технічна, кінофотофоновідеодокументація, електроннідокументи, створені організацією або одержані нею на законних підставах;­ особові архівні фонди працівників організації;­ документи з різними видами носіїв інформації підприємств і установпопередників організацій, що ліквідовані в установленному порядку;­ друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні длянауково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архівного підрозділу організації;­ довідковий та обліковий апарат до архівних документів.    Документи з кожним видом носіїв інформації повинні зберігатися в архівному підрозділі організації окремо.10. Документи з паперовими носіями інформації передаються ізструктурних підрозділів організації до архівного підрозділу через два роки після закінчення їх у діловодстві в упорядкованому стані за описами зразка, затвердженого Держкомархівом.Науково-технічна та електронна документація передається до архівного підрозділу організації одразу після затвердження у порядку, встановленому державними стандартами України.Кіно-, фото-, фоно-, відеодокументація передається до архівного підрозділу організації одразу після завершення її виробництва.11. Установлюються такі граничні строки тимчасового зберіганнядокументів Національного архівного фонду в архівному підрозділі організації:­ для Верховної Ради України, Адміністрації Президента України,Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду України, Верховного Суду України, Вищого Господарського Суду України, Генеральної прокуратури України, Рахункової палати України, Центральної виборчої комісії України, Національного банку України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та безпосередньо підпорядкованих їм організацій - 15 років;­ для Верховної Ради Автономної Республіки Крим, Ради міністрівАвтономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських рад і державних адміністрацій та безпосередньо підпорядкованих їм організацій - 10 років;­ для районних рад і державних адміністрацій, органів місцевогосамоврядування та безпосередньо підпорядкованих їм організацій – 5 років;­ для записів актів громадянського стану, документів з особового складу,записів нотаріальних дій і судових справ – 75 років;­ для науково-технічної документації - 25 років;­ для кінофільмів, кіножурналів, сюжетів кінолітопису, фотодокументів,звукозаписів і відеозаписів - 3 роки після закінчення їх виробництва або виходу у світ;­ для електронних документів - 5 років після виготовлення.Строки тимчасового зберігання документів у архівному підрозділі організації можуть бути змінені з дозволу державної архівної установи, до якої зазначені документи надходять напостійне зберігання.

 

Затверджено наказом                                                                Державного комітету архівів України             Від         06.08.2002 N 58

 

                                    Зареєстровано в Міністерстві юстиції України                                                            20 серпня 2002 р. за N 682/6970

 

Додаток 11