Как определить количество дней отпуска, оставшегося неиспользованным

Для расчета количества дней не использованного работником отпуска сделайте следующее.

1. Определите стаж работы, дающий право на отпуск. Отсчет ведите со дня начала работы в вашей организации (Письмо Минтруда России от 18.10.2016 N 14-2/В-1045).

 

Пример расчета стажа, дающего право на отпуск

Работник принят на работу 18 мая 2017 г., увольняется по собственному желанию 11 марта 2020 г. В течение периода работы ему предоставлены отпуска:

· с 15 июня по 5 июля 2017 г. (21 календарный день) - отпуск за свой счет по просьбе работника;

· с 4 по 31 июля 2018 г. (28 календарных дней) - очередной оплачиваемый отпуск;

· с 7 августа по 3 сентября 2019 г. (28 календарных дней) - очередной оплачиваемый отпуск.

В течение периода работы работник был на больничном:

· с 5 по 12 декабря 2018 г.;

· с 12 по 31 марта 2019 г.

При подсчете стажа нужно исключить 7 календарных дней (21 дн. - 14 дн.) отпуска за свой счет и удлинить на этот период первый рабочий год. Периоды оплачиваемого отпуска и временной нетрудоспособности включаются в стаж.

Таким образом, рабочими годами у работника будут:

· с 18 мая 2017 г. по 24 мая 2018 г.;

· с 25 мая 2018 г. по 24 мая 2019 г.;

· с 25 мая 2019 г. по 24 мая 2020 г. - в нем отработано 9 месяцев и 16 дней.

Итого стаж для получения отпуска - 2 года 9 месяцев и 16 дней.

 

2. Определите период, за который полагается компенсация. Для этого действуйте по следующим правилам.

Не полностью отработанные месяцы для расчета компенсации за неиспользованный отпуск округлите. Излишки, составляющие менее 15 дней, при подсчете не учитывайте, а излишки, составляющие 15 дней и более, примите за полный месяц (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках).

Выплачивайте компенсацию пропорционально отработанному времени, если стаж, дающий право на отпуск, за рабочий год в организации равен:

· 5,5 месяца (5 месяцев и 14 дней) и менее - при любой причине увольнения (п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках);

· от 5,5 месяца до 10,5 месяца (10 месяцев и 14 дней и менее) - когда увольнение не связано с особыми обстоятельствами, такими как ликвидация организации, сокращение штата или призыв на военную службу (п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках).

Из разъяснений Роструда также следует, что компенсация при увольнении в течение второго или последующих рабочих лет выплачивается пропорционально отработанному времени независимо от количества отработанных месяцев (Письмо от 04.03.2013 N 164-6-1).

Выплачивайте компенсацию в полном размере за весь год (за 12 месяцев), если стаж, дающий право на отпуск, за рабочий год в организации равен:

· 10,5 месяца (10 месяцев и 15 дней) и более (п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках, Письмо Минтруда России от 28.10.2016 N 14-1/В-1074);

· 5,5 месяца (5 месяцев и 15 дней) и более, а увольнение связано с особыми обстоятельствами (п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках).

Рекомендуем выплачивать полную компенсацию в указанных случаях не только за первый год, отработанный не полностью. Хотя Роструд разъяснил, что правило о полной компенсации распространяется только на работников первого года работы, никто не накажет вас за выплату полной компенсации работникам, которые трудятся у вас больше года. Улучшать положение работников вы имеете право. А вот если работник решит, что вы недоплатили ему компенсацию за неиспользованный отпуск и судебные органы его поддержат (такие примеры есть), то вам придется не только доплатить ему компенсацию, но и оплатить судебные расходы, а возможно, еще и компенсировать моральный вред.

3. Определите количество дней отпуска, накопленных работником с начала работы в организации.

В общем случае продолжительность основного отпуска равна 28 календарным дням (ч. 1 ст. 115 ТК РФ).

За один полностью отработанный месяц работнику полагается 2,33 дня отпуска (Письмо Роструда от 31.10.2008 N 5921-ТЗ). Например, если работник принят в организацию 12 февраля 2020 г., а увольняется 3 июля 2020 г., то количество дней отпуска за этот период с учетом округления до целого числа месяцев (4 месяца - с 12 февраля по 11 июня 2020 г. и 22 дня - с 12 июня по 3 июля 2020 г.) составит 11,65 дня (2,33 дн. x 5 мес.).

Согласно официальной позиции дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день предоставляется вне зависимости от отработанного в рабочем году времени (Письма Роструда от 24.05.2012 N ПГ/3841-6-1, Минтруда России от 18.08.2017 N 14-2/В-761, Государственной инспекции труда в г. Москве от 02.12.2019 N 77/10-39553-ОБ/18-1299). Однако эта позиция не затрагивает вопросы расчета компенсации. Чтобы определить количество дней дополнительного отпуска для этой цели, нужно руководствоваться п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках. Поскольку специальных положений о дополнительных отпусках в нем нет, для определения количества дней дополнительного отпуска применяется общий порядок.

4. Определите количество дней отпуска, использованных работником за все время работы в организации.

Для подсчета количества дней можно воспользоваться данными о предоставленных работнику отпусках из разд. VIII "Отпуск" унифицированной формы N Т-2 "Личная карточка работника" (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

5. Определите количество дней не использованного работником отпуска по формуле (Письмо Минтруда России от 28.10.2016 N 14-1/В-1074):

 

 

Округление количества дней неиспользованного отпуска законодательством не предусмотрено. Но если в организации принято решение об округлении до целых дней, то делайте это не по правилам арифметики, а в пользу работника (Письма Минтруда России от 02.11.2018 N 14-2/ООГ-8717, Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 N 4334-17). Например, неиспользованный отпуск продолжительностью 9,32 календарных дня надо округлить до 10 дней, а не до 9. Количество дней можно округлить в пользу работника и до сотых. Так, за два месяца неиспользованного отпуска для расчета можно взять 4,67 дня вместо 4,66.

 

Как выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, если работник отработал меньше месяца

Если работник отработал меньше 15 дней, компенсацию не платите (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках).

Если работник отработал 15 дней и более, то считайте, что он отработал полный месяц. Заплатите компенсацию за 2,33 дня отпуска в обычном порядке.