Порядок внесения сведений в штатное расписание

 

В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:

- наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документами. Если существует сокращенное наименование, то оно указывается в скобках ниже полного или за ним;

- код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации. Данные о нем можно уточнить у главного бухгалтера или из информационного письма органа государственной статистики;

- "Номер документа". При первичном составлении штатному расписанию присваивается N 1, а в последующем применяется сквозная нумерация;

- дата составления указывается текущая. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться;

- в строке "На период" указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие;

- в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже указывается общее количество штатных единиц организации или предприятия.

Далее необходимо внести сведения о конкретных подразделениях и должностях, а также о предусмотренной заработной плате. Это происходит в следующем порядке:

- графа 1 "Наименование структурного подразделения". В п. 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" дано определение структурных подразделений, к которым отнесены филиалы, представительства, отделы, цеха и др. Правила, определяющие порядок внесения наименований структурных подразделений в штатное расписание, не установлены. Заполнение этой графы обычно начинается с указания подразделений, включающих руководство (например, "Дирекция" или "Администрация"), и далее в порядке подчинения. Обращаем внимание, что в некоторых случаях наименование подразделения влияет на предоставление льгот (дополнительный отпуск, выход на пенсию), поэтому, если на предприятии существуют вредные факторы или штатное расписание составляется в учреждениях здравоохранения, при разработке наименования необходимо руководствоваться отраслевыми классификаторами вредных производств;

- графа 2 "Код" предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации. Например, подразделению "Правовой департамент" присвоен код "02", в его состав входят "Юридическое управление" и "Управление по оформлению договоров", которым соответственно присваиваются коды "02.1" и "02.2". Если в состав управления входят отделы, то коды будут "02.1.1", "02.1.2" и т.д.;

- графа 3 "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации". Если работа в организации не связана с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот (например, дополнительного отпуска), то наименование должности, профессии присваивает сам работодатель.

Как правило, здесь применяется разделение по виду трудовой деятельности, т.е. должность предусматривается для персонала, который занимается в первую очередь умственным трудом (управление, сбор, анализ, обработка информации), а понятие "профессия" относится к работникам, занятым преимущественно производственным процессом, физическим трудом (монтажники, строители). Должности указываются в именительном падеже без сокращений (например, заместитель начальника отдела, заведующий кафедрой).

Если законом установлены льготы и (или) ограничения в отношении работы в определенной должности (осуществления определенного вида работ), то при разработке наименований должностей организации нужно использовать следующие документы:

- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 367);

- Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ - 08) (утв. Приказом Росстандарта от 12.12.2014 N 2020-ст);

- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37);

- единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;

- профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Следует иметь в виду, что Трудовым кодексом РФ предусмотрено указывать в трудовых договорах не только должности, но и конкретный вид поручаемой работы. В таком случае можно дополнить унифицированную форму N Т-3. Подробнее об этом см. "Как составляется штатное расписание" настоящего материала;

- в графе 4 "Количество штатных единиц" указывается предусмотренное в данной организации количество штатных единиц, в том числе неполных (абз. 2 раздела "Штатное расписание" Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Например, при необходимости приема на работу по совместительству сотрудника на должность юрисконсульта в графе 4 штатного расписания можно указать не "1", а "0,5". Работодатель также вправе заранее предусмотреть вакантные должности, которые не будут заняты сразу после утверждения штатного расписания. Это позволит в дальнейшем принимать работников, не внося в расписание изменений. Однако в таком случае работодатель должен ежемесячно представлять в органы службы занятости информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей (абз. 3 п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации", Письмо Минтруда России от 25.10.2017 N 14-1/В-953);