О чем нужно всегда помнить бухгалтеру

Идеальное состояние первичной документации - необходимое условие отсутствия проблем при налоговых проверках и ревизиях, доказательства своей правоты в споре с контрагентом и пр. Приведем ряд важных нюансов, о которых следует всегда помнить бухгалтеру при работе с первичкой.

1. Первичка - единственное доказательство. Без первичной документации невозможно доказать факты поставки, затрат, выполнения или невыполнения условий сделки. Не станет помощником и суд - существуют прецеденты, когда истцам было отказано либо ответчики ушли от претензий по причине недоказанности определенных этапов сделки ввиду отсутствия ряда первичной документации.

ВАЖНО! Без «первички» в редких случаях можно доказать факт оказания услуг: суд может принять во внимание дополнительные экспертные заключения и побочную документацию. Если факт выполнения работ оказан, отсутствие подписанного заказчиком акта не освободит его от уплаты.

2. Лучше без ошибок, но мелкие недочеты не чреваты. Страшный сон любого бухгалтера - отказ в возмещении НДС по причине неправильных данных в первичных документах. Но если ошибки незначительны, отказ в вычете не должен последовать. Существенность ошибок регламентирует ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Налоговики подтвердили это в Письме от 12 февраля 2015 года № ГД-4-3/2104@). Главное, чтобы представленные данные точно свидетельствовали о факте оплаты и поставки товара (оказании услуги). Так, например, если в товарно-транспортной накладной нет ссылки на договор или не указана масса груза, это недостаток, но не повод отказать в НДС. А вот если отсутствует название и дата составления документа, общая стоимость товара и ряд других обязательных реквизитов, суд может счесть такую сделку нереальной.

3. Осторожно, фальшивая подпись! Если подписи ответственных лиц на документах сфальсифицированы, либо документ подписан лицом, не имеющим на это полномочий, такая первичка не будет признана инстанциями. Кроме того, очень важно, чтобы подпись была поставлена собственноручно - факсимиле будут недействительными.

4. Первичка с ошибкой не заменяется. Если, например, счета-фактуры, в которых обнаружена ошибка, можно переписать, издав новый, исправленный документ с такими же реквизитами, то с первичной документацией этот номер не пройдет. Несмотря на то, что иногда суды признают корректировочные документы, лучше все же исправить ошибку по правилам ст. 7 «Закона о бухучете» - внести в документ дату исправления и заверить ее подписями уполномоченных лиц.

5. Не всегда нужен перевод. Естественно, первичка составляется на государственном языке. Но иногда перевод отдельных слов с иностранного языка оказывается неуместным, например, если это наименование торговой марки или товара.

6. Электронная первичка - только с ЭЦП. Сегодня не обязательно ограничиваться бумажной формой оформления первичной документации, закон разрешает и электронный носитель. Но он будет приравниваться к бумажному лишь в случае заверения его квалифицированной цифровой подписью. Неквалифицированная ЭЦП дозволяется лишь в отдельных, особо оговоренных особом случаях, и первичка в них не входит.

Первичной бухгалтерской документацией называют ту, которая подтверждает операции, которые компания проводит с денежными средствами. Эта документация имеет юридическую силу и в случае возникновения спорной ситуации, она может как помочь компании, так и навредить, в зависимости от ситуации.

Документация включает в себя:

§ договора;

§ счета;

§ платежные документы;

§ товарные накладные;

§ счет-фактуру;

§ товарные чеки и другие.

Определение и состав

Каждая форма «первички» унифицирована, и в случае необходимости в нее можно добавить нужные строки, но при этом должны быть оставлены основные. Исключением могут стать бланки, которые переназначены для проведения операций на кассе.

Любое внесенное изменение в документацию обязательно должно быть утверждено руководителем компании. В том случае, если в списке документов не окажется необходимого документа, то организация может своими силами разработать форму «первички».

Главным условием его создания является наличие таких реквизитов:

1. Название документа.

2. Дата составления.

3. Информация о компании или организации.

4. Описание хозяйственной операции, которая проводится.

5. Список лиц, которые отвечают за составление, обязательно должна быть подпись ответственного.

Практическая работа № 9 «Документальное оформление первичных бухгалтерских документов и бухгалтерских регистров»
Цели урока

образовательные: систематизировать, обобщить, расширить и закрепить знания по оформлению первичных документов и их бухгалтерской обработке

развивающие: формировать умения и навыки в оформлении отчетов, документов, развивать познавательную активность, умения логически мыслить и самостоятельность в принятии решений

воспитательные: воспитать чувства профессионализма, коллективизма, ответственности.

 

Инструктаж по выполнению практического задания:
Бухгалтерия №1: на основании данных оформить кассовые документы (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, отчет кассира), проверить и обработать документы
Бухгалтерия №2: на основании данных составить товарные документы (доверенность, счет-фактура, накладная)
Бухгалтерия №3: на основании данных составить командировочное удостоверение и авансовый отчет)

Выполнение практического задания:

Задание № 1
А) составить и обработать приходный кассовый ордер № 75 от 2 декабря 2020_г. на основании следующих данных:
Зав. магазином Касымова А.Е. сдала в кассу торговую выручку с НДС в сумме - 154 000руб..
Б) составить и обработать приходный кассовый ордер №76 от 02.12.2020г. на основании следующих данных:

В кассу поступило в возмещение материального ущерба от продавца
Ивановой А.А. в сумме –12 900руб.
В) составить и обработать расходный кассовый ордер №86 от 02.12.2020г. на основании следующих данных:

Из кассы выдано под отчет бухгалтеру на служебную командировку в г. Алматы денежные средства в сумме – 130000руб..

Г) Составить и обработать расходный кассовый ордер №86 от 02.12.2020г. на основании следующих данных:
Из кассы выдана заработная плата рабочим и служащим за декабрь
По платежной ведомости №3 –294 000 руб..
На основании составленных приходных и расходных ордеров оформить отчет кассира на 02.12.2016г. Остаток средств в кассе: 380 000 руб.

Задание №2

А) Выписать доверенность №48 от 2 декабря 2020__г.
Срок действия доверенности 3 дня.
Доверенность выдана продавцу на получение продовольственных товаров в АО «Баян-сулу» по счет -
фактуре №2817 от 2 декабря 20 _20__г.

Наименование ТМЗ. Ед. измер. Количество.
Конфеты «Буревестник»
Конфеты «Каракум»
Конфеты «Лимонные»
Вафли «Артек»
Вафли арахисовые
Печенье «Юбилейное»
Печенье ванильное
Ассорти «Баян сулу» кг.
кг.
кг.
кг.
кг.
кг.
кг.
коробка десять
пятнадцать
восемь
двадцать
пятнадцать
двенадцать
четырнадцать
пять
Удостоверение личности №00555477. выдано 18 апреля 2020 года.
МВД Республики Казахстан.

Б) Составить счет – фактуру №1895 от 05.03.200__г.
Товары поступили от швейной фабрики им. Гагарина по договорным ценам.
Счет поставщика №395074 в банке Туран Алем г. Костаная.
РНН № 391710096788.
Товары получены по доверенности №125 от 05.03.200__г.
Поступили следующие товары:
№
п./п. Наименование
товаров. Ед.
Изм. Кол-во цена Стоимость
товаров
без НДС НДС
Ставка
сумма Всего
Стои-мость
реализации
1. Конфеты «Буревестник»-720
Конфеты «Каракум»-900
Конфеты «Лимонные»-650
Вафли «Артек»-630
Вафли арахисовые-640
Печенье «Юбилейное»-400
Печенье ванильное-880
Ассорти «Баян сулу»- 1015
12%  Итого

 

Задание №3

Составить авансовый отчет №38 от 10.12.20___г.
Произвести бухгалтерскую обработку авансового отчета.
Согласно приказа №25 от 02.12.20__г. гл. бухгалтер направлен в служебную командировку в г. Алматы
Авансовый отчет бухгалтер представил 10.12.20__г.
В командировочном удостоверении сделаны следующие отметки:
Выбыл из Костаная 02.12.20__г. Прибыл в г.Алматы 04.12.20__г.
Выбыл из г. Алматы 07.12.20__г. Прибыл в г. Костанай 09.12.20__г.
К авансовому отчету приложены следующие документы:
2 ж/д билета по 5000 тенге каждый.
Счет гостиницы за 3 дня по 6.500 в сутки. Выдано 130 000 тенге

 

Выполняют задание, заполняют бланки

Конечным результатом работы преподавателя, является формирование у студента посредством осваиваемой педагогической технологии, следующих компетенций будущего специалиста:

-профессиональной компетенции направленной на развитие профессионально важных качеств личности, способствующей повышению уровня продуктивности деятельности,

- освоению предмета профессиональной деятельности,

- совершенствованию знаний, умений, навыков, освоению основных методик и технологий профессии
-учебно-познавательной компетенции – состоящей из логической, методологической и общенаучной деятельности
-социально-трудовой компетенции, которая означает владение знаниями и опытом гражданско-общественной деятельности,

- в социально-трудовой сфере, в вопросах экономики, профессиональном самоопределении.

Вопросы для самоконтроля

1.Что такое бухгалтерский документ?
2.В чем состоит роль документа?
3.Какое значение имеют документы?
4.Что такое реквизиты документов? Какие виды реквизитов знаете?
5.Как исправляются ошибки в документах?
6.Как классифицируются документы?
7.Какие требования предъявляются при заполнении первичных документов?