Документационное обеспечение управления

Документационное обеспечение управления

 

Конспект лекций для студентов специальности 38.02.01«Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)»

 

Краснодар, 2019

Составитель:

Толстик О.А., преподаватель филиала ГБПОУ КК КПТ

 

Рассмотрено и утверждено на заседании ЦМК

Протокол № ___ от __________ г.

 

Конспект лекций предназначен для студентов всех форм обучения по специальности 38.02.01 «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)» по дисциплине «Документационное обеспечение управления». Конспект лекций содержит теоретический материал, глоссарий.

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

1	Предисловие	4
2	Введение. Документ и система докуметации…………………	5
3	Организационно-распорядительные докуметнты ………………………………………	14
4	Кадровая документация……...	27
5	Договорно-правовая документация…………………………………	41
7	Понятие документооборота, регистрация документов……………………	49
8	Организация оперативного и архивного хранения……………………………..	59
10	Глоссарий……………………………………………………………..	83
11	Тестовые задания для самоконтроля………………………………..	89
12	Список литературы…………………………………………………..	114
13	Приложение А Штатное расписание……………………………….	115
14	Приложение Б Постановление………………………………………	116
15	Приложение В Распоряжение……...……………………………….	117
16	Приложение Г Решение………………………………………………	118
17	Приложение Д Приказ по основной деятельности..........................	119
18	Приложение Е Протокол …………………………………………….	120
19	Приложение Ж Докладная записка …………………………………	121
20	Приложение З Объяснительная записка …………...........................	122
21	Приложение И Акт …………………………………..........................	123
22	Приложение К Письмо ………………………………………………	124
23	Приложение Л Резюме……………………………………………….	125
24	Приложение М Трудовой договор ………………………………….	126
25	Приложение Н Приказ по личному составу ……………………….	127
26	Приложение О Заявление ……………………………………………	128
27	ПриложениеП Договор поставки …………………………………..	129

Предисловие      

 

«Документационное обеспечение управленческой деятельности» является дисциплиной экономического цикла, необходимой для подготовки студентов специальностей 080110 «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)». Знания, полученные студентами при ее изучении, имеют теоретическое и практическое значение для формирования специалистов указанного профиля.

    Цель преподавания дисциплины состоит в том, чтобы ознакомить студентов с основами делопроизводства при организации управления предприятием в современных условиях и дать будущим специалистам знания о действующих общегосударственных нормативно-методических материалах, регламентирующих документационное обеспечение управленческой деятельности.

     К основным задачам дисциплины относится:

- знакомство с требованиями Гражданского Кодекса Российской Федерации, Кодекса Законов о труде, ГОСТами и типовыми инструкциями по делопроизводству, основами законодательства об архивном фонде РФ и архивах;

- изучение правил составления документов и организации работы с ними;

- изучение порядка текущего хранения документов;

- овладение методикой обработки дел для последующего хранения.

По окончании изучения дисциплины студенты должны:

- знать системы документации, требования к составлению и оформлению документов, современные способы и технику создания документов;

- умение грамотно разрабатывать основные виды управленческих документов;

- иметь представления об организации движения документов;

- владеть правилами и формами деловой и коммерческой переписки, в том числе с зарубежными партнерами на иностранных языках.

 

Вопросы для самоконтроля

1. Понятие делопроизводства и его нормативное регулирование.

2. Классификация документов.

3. Преимущества и недостатки электронного документа.

4. Понятие унификации и стандартизации.

5. Понятие общегосударственной системы документации.

 

 

Вопросы для самоконтроля

1. Понятие организационной документации, ее назначение и характеристика.

2. Строение и характеристика приказов.

3. Характеристика распорядительной документации.

4. Основное назначение и состав Справочно-информационных документов.

5. Письма организации, их классификация.

 

 

Вопросы для самоконтроля

 

1. Последовательность оформления документов при приеме на работу.

2. Приказы по личному составу и их отличие от других приказов.

3. Функции и назначение штатного расписания.

4. Порядок оформления и расторжения трудового договора.

5. Назначение личной карточки.

6. Трудовая книжка и ее характеристика.

Вопросы для самоконтроля

 

1. Назначение и строение договора.

2. Правила оформления актов в организации.

3. Порядок оформления и регистрации доверенностей.

 

Вопросы для самоконтроля

1. Порядок оформления претензий.

2. Основные реквизиты искового заявления.

3. Работа с жалобами и обращениями граждан.

Вопросы для самоконтроля

 

1. Основы организации документооборота на предприятии.

2. Схема работы с входящими документами.

3. Порядок оформления и регистрации исходящих документов.

4. Внутренние документы и работа с ними.

5. Понятие регистрации и индексации.

6. Порядок оформления и работы с номенклатурой дел.

7. Архивное хранение и его организация.

8. Организация контроля за исполнением документов.

9. Правила работы с конфиденциальными документами.

10. Основные функции работы делопроизводителя.

Глоссарий

 

 

АВТОБИОГРАФИЯ — документ, в произвольной форме описывающий этапы жизни и трудоустройства работника (в хронологическом порядке).

АДРЕСАТ – получатель.

АДРЕСАНТ – отправитель.

АКТ – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

АКЦЕПТ – согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении.

АНКЕТА – документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов на них.

АСПЕКТ – точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.

БЛАНК – белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются необходимой информацией.

ВИЗА – подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.

ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ – документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.

ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ – документ, поступивший в учреждение со стороны.

ВЫПИСКА – копия части документа.

ГРИФ – пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции.

ГСДОУ – совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и работе с документами в органах государственного управления.

ДАТА – число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами.

ДЕЛО – единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО – документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть юридические и физические лица.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО – ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.

ДОВЕРЕННОСТЬ – документ, дающий право его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

ДОГОВОР – документ, фиксирующий согласие двух или нескольких сторон.

ДОГОВОР АРЕНДЫ – это согласие и взаимное обязательство сторон на временное использование одной стороной имущества, принадлежащего другой стороне.

ДОГОВОР ПОДРЯДА – согласие подрядчика выполнить определенную работу по заданию заказчика из своих или его материалов, а заказчик обязуется принять и оплатить работу.

ДОГОВОР ПОСТАВКИ – согласие поставщика в конкретные сроки поставить заказчику определенную продукцию, а заказчик в свою очередь обязуется принять эту продукцию и оплатить ее по предусмотренным ценам в определенный срок.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

ДОКУМЕНТ – информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ — запись информации на различных носителях по установленным правилам.

ДОКУМЕНТООБОРОТ – движение документов на предприятии с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ — нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.

ДОСЬЕ – документы, относящиеся к какому-либо делу.

ЖАЛОБА — документ, в котором указываются нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан.

ЗАЯВЛЕНИЕ – документ, содержащий просьбу или предложение лица предприятию или должностному лицу.

ИЗВЕЩЕНИЕ – документ, информирующий о предстоящем мероприятии и содержащий предложение принять участие.

ИНДЕКС – условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета и исполнения.

ИНСТРУКЦИЯ — нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц.

ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ – документ, предоставляемый его составителем в судебные органы с просьбой о взыскании с ответчика в принудительном порядке сумм или какого-либо имущества.

ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ – документ, отправленный из предприятия.

КОММЕРЧЕСКИЕ АКТЫ – документы, составляющиеся при несоответствии между наименованием, массой или количеством мест груза или багажа по факту и данными, указанными в сопроводительном документе, при порче и повреждении груза, обнаружении груза без документов или документов без груза.

КОНТРАКТ – договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ -  документы, содержащие сведения, известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым строго ограничен.

КОРРЕСПОНДЕНТ – предприятие или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ -  работа над составлением и обменом письмами между организациями.

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА— документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т. д.).

ЛИЧНОЕ ДЕЛО – дело, включающее документы о каком-либо сотруднике предприятия.

НОМЕНКЛАТУРА – перечень наименований.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия.

НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА- совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

НОРМАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, в котором устанавливаются какие-либо правила, нормы.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа либо содержащий причины какого-либо события.

ОПИСЬ – юридически оформленный перечень документов. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ – документация, посредством которой определяется порядок работы предприятия.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.

ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА – первоначальный экземпляр документа.

ОСОБЫЕ ОТМЕТКИ – отметки о степени секретности и срочности исполнения документа.

ОФЕРТА – письменное предложение о заключении договора на определенных условиях.

ПЕРЕМЕННЫЕ РЕКВИЗИТЫ – это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления.

ПИСЬМО – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между предприятиями, частными лицами.

ПОДПИСЬ – подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая его подлинность или заверяющая копию документа.

ПОЛОЖЕНИЕ – правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов исполнительной власти.

ПОСТОЯННЫЕ РЕКВИЗИТЫ – это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографическим или другим способом.

ПРЕТЕНЗИОННОЕ ПИСЬМО – письмо, отправленное виновной стороне, в случае невыполнения условий заключенных ранее договоров и разного вида обязательств.

ПРИКАЗ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для решения основных задач предприятия.

ПРИКАЗ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ— правовой акт, издаваемый руководителем, как правило, по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия.

ПРОТОКОЛ – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях коллегиальных органов.

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ – документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов.

РАСПОРЯЖЕНИЕ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, в целях разрешения текущих вопросов.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ – запись в учетных формах кратких сведений о документе и проставление на документе регистрационного индекса и даты.

РЕЕСТР – перечень чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве.

РЕЗОЛЮЦИЯ – решение, принятое совещанием по обсуждаемому вопросу.

РЕЗЮМЕ — документ, содержащий краткие сведения, предоставляемые претендентом на вакантное место.

РЕКВИЗИТ – информационный элемент документа.

РЕШЕНИЕ - документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА – записка о выполнении какой-либо работы.

СПРАВКА – документ, содержащий описание и подтверждение каких-либо фактов или событий.

 СТАНДАРТИЗАЦИЯ – деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения безопасности продукции и экономии всех видов ресурсов.

ТИПОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ – документы, являющиеся образцами для составления одноименных документов с учетом специфики деятельности предприятия.

ТРАФАРЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ – документы, имеющие заранее отпечатанный стандартный текст и дополняющее его конкретное содержание.

ТРУДОВАЯ КНИЖКА – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина, предназначенный для установления его общего, непрерывного и специального стажа работы.

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР – документ, который отражает основные аспекты взаимоотношений работодателя и наемного работника, определяет условия работы, выполнения основных обязанностей и требований сторон.

УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ– это комплекс задач по совершенствованию их форм и содержания.

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ (УСД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии со сферой деятельности и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ — это документация, без которой нельзя управлять предприятием или вести предпринимательскую деятельность.

УСТАВ - правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.

ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ -  графическую модель построения множества документов.

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ   - документ, содержащий список структурных подразделений организации, должностей сотрудников и их окладов, утверждаемый руководителем или вышестоящим органом.

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ— документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным.

 

 

Тестовые задания для самоконтроля

1 Документирование управленческой деятельности

 

1. Документ – это:

а) носитель информации;

б) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

в) систематизированный перечень заголовков.

2. Документирование – это:

а) создание документа;

б) запись информации на различных носителях по установленным правилам;

в) процесс создания и оформления документа.

3. Задачи делопроизводства:

а) оформление деловых документов в соответствии со стандартами;

б) создание условий для поиска документов;

в) создание условий для хранения документов.

4. Документационное обеспечение управления – это:

а) охватывает вопросы документирования;

б) управление документами;

в) организация работы с документами в процессе осуществления управления и систематизация их архивного хранения.

5. Что такое юридическая сила документа:

а) свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе;

б) печать;

в) подпись.

6. Оригинал – это:

а) первоначальный экземпляр документа;

б) вторичный экземпляр документа;

в) ксерокопия.

7. Копия – это:

а) первоначальный экземпляр документа;        

б) черновой экземпляр документа;

в) вторичный экземпляр документа.

8. Понятие «Делопроизводство» — это:

а) система хранения документов;

б) составление документов;

в) документирование и организация работы с документами.

9. Правовая основа делопроизводства:

а) ФЗ «Об информации, информатизации»;

б) Типовая инструкция по делопроизводству;

в) Перечень типовых управленческих документов.

10. Комплекс задач по усовершенствованию форм документов:

а) стандартизация;

б) унификация;

в) гармонизация.

 

2 Управленческая документация

 

1. Что такое реквизит:

а) обязательный информационный элемент, присущий тому или иному виду письменного документа;

б) обязательные дополнения к документам;

в) способ отражения документа.

2. Что такое бланк документа:

а) стандартный лист белой бумаги;

б) образец заполнения документа;

в) стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.

3. Каких форматов бумага применяется для изготовления бланков документов:

а) А4, А5;

б) А1, А6;

в) А3, А7.

4. Какие размеры полей должны иметь бланки документов:

а) п.10мм, л.20мм,в.-20мм, н-20мм;

б) п.10мм, л.15мм,в.-20мм, н-20мм;

в) п.10мм, л.10мм,в.-20мм, н-20мм.

5. Где и при каких условиях применяется реквизит «Государственный герб Российской Федерации»:

а) на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти;

б) на бланках распорядительных документов;

в) на справочной документации.

6. Каково назначение реквизита «Код организации»:

а) код общественной классификационной потребности организации;

б) код общественного классификатора предприятия и организации; 

в) код обоестороннего классификатора промышленных организаций. 

7. На каких документах не проставляется реквизит «Наименование вида документа»:

а) в бланке письма;

б) в бланке приказ;

в) в бланке протокола.

8. Назовите правильный способ датирования документов:

а) 06 июня 2009г.;

б) 06.06.2009г.;

в) 2009г. июня 06.

9. Каким образом проставляется реквизит «Регистрационный номер документа»:

а) цифровое или буквенно-цифровое обозначение документа до регистрации;

б) цифровое или буквенно-цифровое обозначение документа;

в) цифровое или буквенно-цифровое обозначение документа при ее регистрации.

10. Из каких частей состоит реквизит «Адресат»:

а) наименование организации и юридического и физического лица;

б) наименование организации и ФИО;

в) наименование организации.

11. Из каких частей состоит реквизит «Гриф утверждения документа» при утверждении документа должностным лицом:

а) УТВЕРЖДАЮ, наименование должностного лица, инициалы, дата, подпись, печать;

б) УТВЕРЖДАЮ, наименование должностного лица, инициалы, дата, подпись;

в) УТВЕРЖДАЮ, наименование должностного лица, инициалы, подпись.

12. Каким образом обозначается на документе реквизит «Отметка о контроле»:

а) О КОНТРОЛЕ;

б) КОНТРОЛЬ;

в) «К».

13. Дата документа выполняется арабскими цифрами:
а) без точки с пробелом;
б) через точку с пробелом;
в) через точку без пробела.
14. Если документ адресуют руководителю данной организации или его заместителю, то:
а) сначала пишут должность адресата;
б) сначала пишут инициалы и фамилию адресата;
в) сначала пишут почтовый адрес организации.
15. Если документ согласуется с лицами данного учреждения, то визы согласования проставляются:
а) в левой нижней части поля;
б) в правой нижней части поля;
в) в правой верхней части поля;
16. Ширина поля слева на служебном письме должна быть не менее:
а) 2 см;
б) 2,5 см;
в) 3 см.
17. Резолюция руководителя на документе располагается:
а) в левой нижней части поля документа;
б) в правой верхней части поля документа;
в) в правой нижней части поля документа.
18. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» на бланке документа:

а) Директор школы № 25 В.А. Петрова;

б) Директор школы Петрова В.А.;

в) Директор В.А.Петрова.

19. Согласно требованиям, установленным в ГОСТ Р 6.30-2003, каждое предприятие обязано применять:

а) общий бланк, бланк приказа, бланки конкретных видов документов;

б) бланк предприятия, бланк письма, бланки конкретных должностных лиц;

в) бланк письма, общий бланк, бланки конкретных видов документов.

20. Преимущества углового штампа обеспечивают:

а) экономию площади листа;

б) современный дизайн;

в) выполнение требований ГОСТа.

21. В каком варианте ответа правильно названы реквизиты общего бланка:

а) наименование организации, эмблема организации или товарный знак, наименование вида документа, ОГРН, ИНН/КПП, заголовок к тексту, адресат;

б) наименование организации, место для вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления;

в) наименование организации, код организации, ОГРН, ИНН/КПП, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа.

22. В каком варианте ответа названы реквизиты конкретного вида документа:

а) государственный герб, код формы документа, наименование вида документа, регистрационный номер, дата документа, место составления;

б) наименование организации, эмблема или товарный знак, наименование вида документа, код организации, код формы документа, дата, регистрационный номер;

в) наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дата документа, место создания документа.

23. В каком варианте ответа правильно названы реквизиты бланка письма:

а) наименование организации, код организации, код формы документа, справочные данные об организации;

б) наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер;

в) наименование организации, справочные данные об организации, ОГРН, ИНН/КПП, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа.

24. В каком варианте правильно названы реквизиты бланка приказа:

а) государственный герб, наименование организации, наименование вида документа «ПРИКАЗ», дата документа, регистрационный номер, место составления;

б) государственный герб, наименование организации, наименование вида документа «ПРИКАЗ», дата, регистрационный номер, место составления, справочные данные об организации;

в) эмблема, наименование организации, вид документа «ПРИКАЗ», дата, место составления.

25. Реквизит документа – это:

а) фирменный бланк;

б) основная часть документа;

в) его отдельная часть.

26. Идентификационными реквизитами документа являются:

а) автор, вид, дата, индекс, текст, подпись;

б) дата, индекс, текст, подпись, печать, адресат;

в) автор, адресат, виза, подпись, печать, текст.

27. Гриф утверждения ставится:

а) на документах, указанных руководителем фирмы;

б) на документах, определенных законодательством;

в) на всех внутренних документах.

28. Каким способом проставляется дата в грифе утверждения документа:

а) машинописным способом;

б) проставляется от руки секретарем после утверждения документа руководителем;

в) проставляется самим руководителем в момент утверждения документа;

г) проставляется любым способом.

29. Обязательному утверждению подлежат:

а) приказы;

б) служебные записки;

в) контракты;

г) штатное расписание;

д) гарантийные письма.

30. Автором служебного письма является:

а) должностное лицо, подписавшее документ;

б) исполнитель, составивший документ;

в) организация, от имени которой отправляется письмо.

31. На документах разрешается проставлять не более:

а) одного адреса;

б) двух адресов;

в) трех адресов;

г) четырех адресов.

32. Заголовок к тексту документа можно не составлять:

а) на совместных документах;

б) на документах, составленных на бланках должностного лица;

в) на документах, направляемых в подведомственные учреждения;

г) на документах формата А 5.

33. Отметку о наличии приложения обязательно имеет:

а) запрос;

б) информационное письмо;

в) сопроводительное письмо;

г) все служебные документы.

34. При составлении отметки о приложении к тексту служебного письма не указывается количество листов, если прилагаемый документ:

а) на одном листе;

б) слишком объемный;

в) на одном листе с оборотом;

г) сброшюрован.

35. Отметка о контроле проставляется на документе:

а) на верхнем поле в правом углу;

б) на нижнем поле в правом углу;

в) на левом поле;

г) произвольно.

 

 

36. Реквизит «Подпись» на документах, подписываемых двумя должностными лицами одного уровня, оформляется:

а) в два ряда на одном уровне;

б) одна подпись под другой;

в) по одной подписи в двойном количестве экземпляров документа.

37. Способ удостоверения документа, производимый после подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц – это:

а) согласование;

б) визирование;

в) утверждение;

г) проставление печати;

д) заверение.

38. На каких документах требуется обязательное проставление печати:

а) на приказе по личному составу;

б) на приказе по основной деятельности;

в) на коммерческом предложении;

г) на гарантийном письме.

39. Резолюция проставляется:

а) в правом верхнем углу;

б) на полях документа;

в) на любом свободном месте документа, кроме полей;

г) под реквизитом «Подпись».

40. Отметку об исполнителе располагают:

а) на оборотной стороне первого листа документа;

б) на лицевой стороне первого листа документа на нижнем поле;

в) на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу;

г) на левом поле документа.

3 Система организационно-распорядительной документации

 

1. Организационные документы – это:

а) приказ;

б) справка;

в) устав.

2. Распорядительные документы – это:

а) приказ;

б) справка;

в) устав;

3. Информационно-справочные документы – это:

а) приказ;

б) справка;

в) устав.

4. Что такое устав:

а) свод правил, с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности;

б) свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности;

в) свод правил, регулирующих деятельность организаций, в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

5. Кто утверждает устав:

а) главный бухгалтер;

б) руководитель;

в) секретарь.

6. Каков порядок оформления и подписания приказа:

а) сначала подпись, потом печать;

б) сначала печать, потом подпись;

в) возможны два варианта.

7. Разновидность справки:

а) индивидуальная;

б) служебная;

в) семейная.

8. Разновидность служебного письма:

а) объяснительная;

б) распорядительная;

в) должностная.

9. В служебном письме чаще всего употребляется форма обращения:
а) глубокоуважаемый;
б) уважаемый;
в) многоуважаемый.
10. Приказы по личному составу:
а) хранятся отдельно от нормативных приказов и имеют общую нумерацию;
б) хранятся отдельно от нормативных приказов и имеют свою нумерацию;
в) хранятся вместе нормативными приказами и имеют общую нумерацию.
11. На телеграфный запрос дать ответ полагается в:
а) 24 часа;
б) два дня;
в) три дня.

12. На письмо дать ответ полагается в:
а) пять дней;
б) десять дней;
в) семь дней.
13. В письменном обращении слова «господин» и «госпожа»:
а) пишутся полностью всегда;
б) пишутся полностью при обращении к высокопоставленным лицам;
в) сокращаются всегда.
14. В каких документах рядом с регистрационным номером указывается буква «Л» и «К»:

а) акты;

б) докладные записки;

в) приказы по основной деятельности;

г) приказы по личному составу;

д) справки.

15. В каком документе могут быть оговорены условия реорганизации и ликвидации организации:

а) в Уставе организации;

б) в Положении о структурном подразделении;

в) в должностной инструкции.

 

16. Что является датой протокола:

а) дата подписания протокола;

б) дата заседания;

в) дата регистрации протокола.

17. Формуляр-образец организационно-распорядительного документа представляет собой:

а) макет бланка документа, подготовленного к изданию типографским способом;

б) образец бланка документа;

в) схему расположения реквизитов организационно-распорядительного документа;

г) образец конкретного вида организационно-распорядительного документа.

18. Автором служебного письма является:

а) должностное лицо, подписавшее документ;

б) исполнитель, составивший документ;

в) организация, от имени которой отправляется письмо.

19. Почтовый адрес в реквизите «Адресат» на служебном письме указывается:

а) всегда;

б) в некоторых случаях;

в) не указывается.

20. На каком служебном письме проставляется ссылка на номер и дату документа:

а) гарантийном;

б) сопроводительном;

в) ответном;

г) циркулярном;

д) на всех письмах.

21. Что является датой справки:

а) дата подписания;

б) дата заседания;

в) дата регистрации.

22. Подпись руководителя на приказе заверяется печатью:

а) всегда;

б) никогда;

в) по указанию руководителя.

23. Печать на организационно-распорядительных документах проставляется:

а) на любом свободном месте;

б) ниже реквизита «Подпись»;

в) должна быть захвачена личная подпись;

г) должна быть захвачена часть наименования должности лица, подписавшего документ.

24. Визы на распорядительных документах проставляются:

а) на первом листе подлинника документа;

б) на последнем листе подлинника документа;

в) на первом листе второго экземпляра документа;

г) на последнем листе второго экземпляра документа.

25. К протоколу в качестве приложения должен быть оформлен список присутствующих:

а) если присутствующих более 5 человек;

б) если присутствующих более 10 человек;

в) если присутствующих более 15 человек;

г) при любом количестве приглашенных;

д) если на совещании присутствуют приглашенные из других учреждений.

26. Какой реквизит не входит в формуляр приказа по основной деятельности:

а) название организации;

б) вид документа;

в) место издания;

г) адресат;

д) заголовок к тексту.

27. Какое утверждение является правильным:

а) все ОРД оформляются на официальных бланках;

б) все ОРД можно оформлять не на бланках, кроме приказов и писем;

в) отдельные виды ОРД допускается оформлять не на бланках;

г) ОРД оформляются на бланках или без них по усмотрению организации.

28. Какие документы являются распорядительными:

а) должностная инструкция, приказ, решение, указание;

б) приказ, решение, указание, постановление, распоряжение;

в) решение, договор (контракт), указание, приказ, протокол, распоряжение.

29. Какие документы являются организационными:

а) устав, положение, инструкция, структура и штатная численность, штатное расписание, правила;

б) устав, положение, протокол, постановление, правила, штатное расписание, договор (контракт);

в) устав, положение, инструкция, штатное расписание, правила, приказ, договор (контракт).

30. Справочно-информационными документами являются:

а) письмо, телеграмма, телефонограмма, заявление, акт, докладная записка, объяснительная записка, справка;

б) письмо, факс, телефакс, заявление, акт, представление, анкета, докладная записка;

в) письмо, факс, заявление, акт, представление, докладная записка, объяснительная записка, анкета.

31. Какая часть приказа является обязательной:

а) констатирующая;

б) распорядительная;

в) обе.

32. Должностную инструкцию вводит в действие:

а) руководитель организации;

б) руководитель структурного подразделения;

в) начальник отдела кадров;

г) никто не вводит, если она типовая.

33. Как вносятся изменения в должностную инструкцию:

а) изменения оформляются на отдельном листе и прилагаются к действующей должностной инструкции;

б) изменения вписываются над зачеркнутым старым текстом с соответствующими пояснениями («Исправленному верить», подпись, дата, печать);

в) изменения вводятся путем издания соответствующего приказа;

г) должностная инструкция полностью перепечатывается с учетом вносимых изменений и заново утверждается.

34. Должностные инструкции сотрудников фирмы хранятся:

а) 5 лет;

б) 10 лет;

в) 75 лет;

г) 3 года после замены новыми;

д) до минования надобности.

35. Протоколы общих собраний сотрудников фирмы хранятся:

а) 5 лет;

б) постоянно;

в) 75 лет;

г) 3 года;

д) до минования надобности.

 

4 Договорно-правовая документация

 

1. Кем подписываются документы, составляемые комиссией:

а) руководителем организации;

б) председателем;

в) председателем и членами комиссии;

г) председателем и секретарем.

2. Документ, оформляющий согласи