Нормативно-довідникове забезпечення обліку: Автоматизації обліку зносу (амортизації) необоротних активів

 

Для ефективної роботи бухгалтерської програми потрібно мати змогу вводити, редагувати і зберігати довідникову інформацію. Наприклад, якщо у випадку набирання платіжного доручення кожного разу вводити номер рахунка і назву фірми, то переваги комп`ютера порівняно з друкарською машинкою практично не відчутні.

Довідкова інформація може бути загалом різною. Деякі дані змінюють зрідка (назву фірми, ставку ПДВ, ідентифікаційний код, тощо), їх можна вважати константами. Однак деколи все ж може виникнути потреба модифікувати їх, тому користувач повинен мати доступ до їхнього редагування. Іншу довідкову інформацію постійно поповнюють більш-менш однотипними даними, такими як інформація про реквізити клієнтів, товар на складі тощо. Цю інформацію зберігають у вигляді довідників, що містять однотипні за структурою записи.

Дещо відокремленим є план рахунків. За структурою він подібний до довідника, однак часті модифікації в ньому неприпустимі (здебільшого, його взагалі не змінюють), оскільки він затверджений Кабінетом Міністрів і є однакоіим для всіх підприємств; бухгалтер може лише використовувати чи ні певний рахунок, відкривати довільні субрахунки за балансовим рахунком. Розглянемо всі аспекти роботи з довідковою інформацією детальніше.

Доступ до перегляду констант надає команда Константы… з пункту Операции головного меню. У разі її використання з`являється діалогове вікно, яке містить список і значення констант. Усі дані розміщені в трьох стовпцях: Код, Наименование, Значение. У стовпці Код наведено кодові позначки констант, які використовують у програмі, тому редагувати їх не можна. Незважаючи на те, що стовпець Код містить дивні фази, зрозуміти призначення констант досить легко. Для пояснення незрозумілих сукупностей слів призначений другий стовпець- з назвами констант. Третій стовпець містить значення констант, які застосовує програма.

Здебільшого випадків призначення константи, а також значення, яке треба їй присвоїти, зрозумілі. У сумнівних випадках можна натиснути на кнопку Описание з панелі інструментів вікна, щоб отримати крім назви константи, ще й опис її призначення і використання. Однак не всі константи мають детальний опис; та навряд чи доцільно пояснювати, що константа Главный Бухгалетр повинна мати значення, що відповідає прізвищу, імені й по батькові головного бухгалтера фірми.

Панель інструментів вікна Список Констант не дає широких можливостей для операцій зі константами. На панелі розміщені лише три кнопки: История, Записать й Описание.

Про кнопку Описание ішлося вище. Призначення кнопки Записать теж зрозуміле-натискання на неї забезпечує запам`ятовування уведених модифікацій. У наслідок натискання на кнопку История з`являється вікно з усіма попередніми значеннями вибраної константи датою їхньої модифікації.

Для коректрої роботи програми потрібно задати такі значення констант, які використовують для обліку на конкретному підприємстві. Щоб модифікувати константу, треба двічі клацнути мишкою у рядку, який відповідає цій константі у стовпці Значение. Далі може бути кілька варіантів. Наприклад, якщо у рядку редагування праворуч з`явиться кнопка із зображенням трикрапки, то значення константи треба вибрати з відповідного довідника. Причому після натискання на кнопку з трикрапкою відбудеться перехід до цього довідника і, якщо потрібного значення у ньому нема, його можна відразу ж увести. Можливий випадок, коли праворуч з`явиться кнопка з піктограмою календаря (якщо значення константи є датою). У цьому разі, натиснувши на кнопку, отримаємо доступ до послуг календаря. Якщо ж праворуч не з`являються, то потрібно безпосередньо ввести нове значення константи або відредагувати старе.

Як зазначено, деяку інформацію об`єднуютьу довідники, зокрема, інформацію про клієнтів, з якими фірма має справи, про товари, що є на складі, про співробітників фірми (довідники клієнтів, товарів, співробітників) тощо. Всі довідники мають подібну структуру: багато записів з однаковими реквізитами. Кожен запис відповідає певному субконто – елементу аналітичного обліку. Довідники потрібні для правильної організації аналітичного обліку на тих рахунках, де це потрібно.

Доступ до довідників можна отримати трьома різними способами. Поперше, через головне меню – команда Справочники... з пункту Операции, якою відкривають діалогове вікнодля вибору конкретного довідника. По – друге, також через головне меню – пункт Справочники, у спадному меню якого перелічені довідники. По – третє, через панель інструментів, натискаючи нв відповідну кнопку. Останній спосіб можливий лише для довідників, що позначені піктограмами в меню (саме їх використовують найчастіше).

Усі довідники мають однотипний сервіс, однакові панелі інструментів і дають змогу виконувати над даними практично одні і ті ж дії, тому головні принципи роботи з довідниками.

Довідник необігові активи

Список об`єктів основних засобів (ОЗ), нематеріальних активів тощо зберігається в довіднику Необоротные активы. Цей довідник використовують під час уведення і редагування низки документів, а також для аналітичного обліку на рахунках 10, 11, 12, 13, 18, 01.

Трирівнева структура довідника дає змогу об`єднувати його елементи в різноманітні групи і підгрупи. У довіднику доцільно створити такі групи: об`єктів ОЗ, інших необігових нематеріальних активів, нематеріальних активів, ішеих активів.

Елементи цього довідника можуть мати тільки одну одиницю вимірювання, нв відміну від елементів довідника Номенклатура, у якому одиниць вимірювання можна задавати декілька. Важливо правильно заповнити параметри нарахування зношень необігового активу для бухгалтерського і податкового обліку (ці параметри є на закладці Дополнительно діалогової форми редагування елементу довідника). Окрім того, для всіх об`єктів(виняток становлять інші необігові активи) требі вибрати один з трьох можливих методів нарахування амортизації.. Метод прямолінійного списання, метод суми одиниць чи метод зменшення залишку. Щодо кожного методу є певний набір параметрів, яку потрібно налаштувати у відповідних реквізитах.

Програма 1С дає змогу оперувати довідниковими заними, які мають деревоподібну структуру, тобто створювати розділи, що складаються з підрозділів, які відповідно об`єднуються з підрозділів, які, відповідно, об`єднують інші підрозділи і т. д.

Зокрема у довіднику Необоротные активы можна створити розділи за групами, об`єднавши в них ОЗ, що є складовою необоротних активів. Для перегляду структури дерева призначена ліва частина вікна довідника, де розділи зображені у вигляді дерева. У правій частині вікна дані наведені списком. Для преміщення по розділах довідника можна використовувати як ліву частину, так і праву частини вікна, однак швидко преміщатися зручніше по лівій частині.

По дереву розподілів довідника у лівій частині вікна переміщують за допомогою мишки: подвійним клацанням відкривають будь-яку папку, клацанням на знаку "+" розкривають список розділів відповідної папки, а клацанням на знаку "-" закривають цей список.

Переміщення по розділх у правій частині вікна потребує більших зусиль, оскільки можна відкрити лише папку активного рівня (подвійним клацанням на папці). Якщо ж потрібний розділ розташований на іншому рівні, то треба вийти з активного розділу (двічі клацнувши на заголовку рівня) і далі, можливо, ще з кількох розділів, щоб перейти на рівень, де розташовано шуканий елемент. Тепер треба увійти в розділ (або опуститися на девілька розділів униз),щоб потрапити до потрібного місця довідника. Єдине внутрішне у цьому процесі-можливість використання клавіатури. Вийти з активного розділуможна за допомоою комбінації клавіш Ctrl+ ↑,а увійти в розділ, на якому перебуває курср,-за допомогою Ctrl+↓.

Інформація в довіднику зберігається у вигляді записів; усі вузли дерева містять записи однакової структури. Набір реквізитів для кожного довідника довільний, за винятком двох ключових: код об`єкта і назви об`єкта. Код об`єкта є унікальним для конкретного довідника і дає змогу звертатися до цього об`єкта з інших місць програми. Значення об`єкта-це довьльний рядок, уведений користувачем. Для кожного об`єкта зберігається історія модифікацій його значення.

Зауваження.

1. Довжину коду елемента довідника задають в 1С: Конфигураторе (максимальна-24 символи).

2. У випадку створення нового рядка або нової групи програма автоматично створює новий код.

Користувач може відредагувати запропонований програмою код, однак навряд це доцільно.

Унаслідок відкривання вікна довідника в головному меню з`являється додатковий розділ Действия, тому, працюючи з довідником можна використовувати:

·меню Действия;

·панель інструментів;

·контекстне меню, яке викликають, клацаючи правою клавішею мишки на рядку довідника;

·комбінації клавіш.

Під час роботи з довідниками в програмах 1С передбачено виконання таких дій:

Додавання рядка. Для того, щоб додати рядок, треба натиснути на кнопку панелі інструментів довідника або на клавішу Insert чи застосувати команду Новий з пункту Действия головного меню. У контекстному меню, яке викликають натисканням на праву клавішу мишки, теж є відповідний пункт. У наслідок будь-якої з цих дій з`являється діалогове вікно для введення реквізитів нового елемента довідника. Зазначемо, що новий товар потрапляє в активний розділ. Тому перед його уведенням зверніть увагу на те, який розділ довідникаактивний, оскільки в разі помилки ви згодом не відшукаєте потрібного товару або його треба буде переносити з групи в групу. Післязаповнення всіх реквізитівпотрібно натиснути на кнопку ОК діалогового вікна. Програма перепитає про потребу збереження елемента у довіднику і після підтвердження запам`ятає його.

Додавання групи. Якщо натиснути на кнопку (де зображена піктограма папки) панелі інструментів, або вибрати команду Новая група з контекстного меню чи пункту Действия головного меню, або натиснути на комбінацію клавіш Ctrl+F9, товідкриється дещо інше діалогове вікно для введення назви групи.

Редагування рядка. Натискання на кнопку з відповідною піктграммою панелі інструментів, вибір команди Изменить пункту Действия головного меню або натискання на комбінацію клавіш Shift+Enter спричинить появу на екрані такого ж діалогового вікна, як і у випадку введення нового товару чи групи товарів (залежно від того, на якому рядку був у цей момент курсор-на товарі чи на заголовку розділу), з доступними для редагування реквізитами.

Перегляд. У наслідок натискання на кнопу (з зображенням відповідної нам піктограми) або застосування команди Просмотр на екрані з`являються усі реквізити розділу довідника чи товару в такому ж діалоговому вікні, як і в разі редагування, однак без можливості коригування реквізитів.

Копіювання рядка. Цю дію виконують за допомогою команди Копировать з контекстного меню чи пункту Действия головного меню або натисканням на клавішу F9. Унаслідок цього у довіднику буде створено новий рядок, що є копією виокремленого (за винятком коду ТМЦ). Код програма створює автоматично, проте його також може відредагувати користувач.

Позначення на вилучення. Для виконання цієї дії треба натиснути на піктограму чи на клавішу Delete або застосувати команду Пометить на удаление з пункту Действия головного меню. Унаслідок цього піктограма, що позначає заданий елемент довідника, буде перекреслена. Щоб зняти позначку для вилучення, потрібно виконати тіж самі дії. Позначення для вилучення потребують підтвердження. Зазначемо, що позначання для вилучення не приводить до фізичного вилучення запису довідника. Запис буде вилучений фізично лише після виконання команди Удаление помеченых объектов з пункту Операции головного меню.

Отримання інформації з довідника. З цією метою потрібно натиснути на кнопку на панелі інструментів, або двічі клацнутимишкою на рядку, або натиснути на клавішу Enter, курсор пребуває на потрібному рядку. Ця функція доступна у випадку звертання до довідника під час уведення документів, формування звітів, тощо.

Історія модифікацій значення. Якщо курсор навести на елемент довідника і натиснути на кнопку, яка відповідає значенню або натиснути на клавішу F5, то з`явиться вікно зі списком усіх модифікацій цього елемента. Крім значень елемента, у ньому відображена також інформація про дату присвоєння того чи іншого значення. Інформація виводиться лише стосовно одного реквізиту елемента довідника.

Відшукання у дереві. Кнопка піктограма якої зображена як аркуш паперу, спрощує процес орієнтування у дереві розділів довідника. Зокрема, під час переміщення по розділах у правійчастині вікна курсор у лівій частині не змінює свого положення, а натискання на зазначену кнопку дає змогу переміщати його у лівій частині вікна до потрібного розділу.

Перенесення в групу. За допомогою відповідної кнопки можна переміщати декілька товарів одночасно і навідь цілий розділ. Для перенесення треба виконати такі дії:

·у лівій частині вікна розмістити курсор на тому розділі (групі), куди треба перемістити товари;

·у правій частині вікна розмістити курсорна тому товарі або розділі, який потрібно пермістити (декілька розташованих поряд товарів можн виокремити, якщо, утримуючи натиснутою ліву)

клавішу, првести по них мишкою);

·натиснути на кнопку Перенести в группу панелі інструметів довідника або застосувати команду меню Перенести в другую групу в іншу групу з пункту Действия головного меню.

За домопогою кнопки Описание можна довідатися про призначення довідника, його заповнення.

Пошук. Для шукання елемента в довіднику найзручніше застосовувати відповідну кнопку панелі інструментів головного вікна програми, однак можна використати і команду Поиск/Пошук з пункту Действия/Дії головного меню. Розглянемо функцію пошуку детальніше, оскільки її застосовують не лише під час роботи з довідниками. Кнопки вікна і поле введення для пошуку з панелі інструментів головного вікна показані на рис. 2.8. Найпростіший варіант шукання - це ввести у поле введення рядок пошуку і натиснути на Enter. Інформацію в поле можна вводити лише тоді, коли там міститься курсор (мерехтлива вертикальна риска; якщо її там нема, досить клацнути мишкою на полі введення). Після введення рядка і натискання на Enter відбудеться шукання до першої появи потрібного рядка в довіднику, документі, формі тощо.

Більші можливості пошуку надає кнопка панелі інструментів з піктограмою, на якій зображено бінокль. Після натискання на неї з'являється діалогове вікно введення параметрів шукання. Хоча у більшості випадків використовують пошук з налаштуваннями за замовчуванням, однак інколи зручно застосувати додаткові параметри: По одной колонке/В одному стовпці, Различать регистры/Розрізняти регістри (комп'ютер розрізнятиме великі і малі літери), Поиск назад/Зворотний пошук. Зазначимо, що Поиск назад/Зворотний пошук можна викликати також натисканням на відповідну кнопку панелі інструментів.

Описані можливості пошуку забезпечують також команди головного і контекстного меню.

Сортування. Під час роботи з довідником великого значення набуває сортування (тобто зміна порядку розташування) його елементів. Програми 1С надають користувачу три способи сортування довідника: за кодом, за назвою і за параметром. Оскільки код є числом, що його автоматично присвоює програма під час уведення нового елемента, то найчастіше довідники сортують за назвами (у нашому прикладі за назвою необоротного активу). Інколи корисно застосувати сортування за певним параметром. Програма 1С дає змогу в цьому випадку вибрати потрібний параметр зі списку допустимих, що у діалоговому вікні.

Спосіб сортування можна змінити за допомогою пункту Сортиров-ка/Сортування головного чи контекстного меню або певною комбінацією клавіш. У разі розміщення курсора на пункті Сортировка/Сортування на екрані з'являється спадне меню зі списком трьох можливих способів сортування, з яких треба вибрати один. Кожному зі способів сортування відповідає певна комбінація клавіш: за кодом - Сіг1+1, за назвою - СігІ+2, за параметром - Сігі+З.У випадку сортування за параметром з'явиться діалогове вікно вибору потрібного параметра зі списку можливих.

Коротко розглянемо, які довідники є в типовій конфігурації 1С:Бух-галтерия, їхнє призначення і спосіб використання.