Технічний документообіг проектних організацій

 

Документ є природним засобом управління проектною організаціею і основним продуктом виробництва. Місце «Технічного документообігу» у такій організації - забезпечувати процеси проектування, планування та роботи з архівом.

Не секрет, що об'єднання роботи фахівців усіх рівнів у загальний технологічний процес все ще істотно залежить від взаємодії між ними, шляхом усних розпоряджень або паперових документів [3].

При цьому фактичне комп'ютерне оснащення більшості робочих місць, наявність мережевої інфраструктури та розповсюдження Інтернет - технологій дозволяють перевести це взаємодія на новий рівень шляхом застосування електронних засобів організації групової роботи. Впровадження системи електронного документообігу дозволяє:

підтримувати цілісність даних за проектами за рахунок збору всієї інформації по проекту в одному місці;

зберігання всіх варіантів і супутніх документів;

фіксації відомостей, як про електронні, так і про паперові докумен-тах;

захист проектів від несанкціонованого доступу;

відчуження автора від документа - результату його роботи, який належить організації;

збільшити продуктивність праці співробітників за допомогою руху документа між співробітниками в організації;

отримання керівниками всіх рангів оперативної інформації про стан робіт та документів, контролю над виконавською дисципліною.

На основі системи електронного документообігу здійснюється автоматизація бізнес-процесів: здійснюється контроль і управління основною діяльністю підприємства (обслуговування замовлень, обробка документів, розробка проектної продукції), застосовуються інформаційно-довідкові бази (Довідники, бібліотеки, архіви, шаблони, пр), ведеться діловодство.

Крім того, до складу підсистем електронного документообігу входять:

електронний архів документів, який забезпечує надійне зберігання, пошук і централізований облік електронних і паперових документів організації, включаючи всі їхні версії. Під документами розуміються як власне документи текстові, графічні, аудіо та відео, так і «моделі» об'єктів, наприклад проектування або обліку діяльності;

система управління маршрутизацією робіт і документів дозволяє проводити моніторинг і диспетчеризацію робіт, управління потоком робіт і документів відповідно до технології організації, графіками видачі зада-ний і доручень, іншими кроками технологічного процесу від отримання заявки замовника та укладання договору, до здачі готових документів в архів (технічний архів) та видачі результату замовнику в паперовій або електронній формі;

система управління записами про логічному і фізичному місці хра-нении документів створює єдиний режим зберігання документів, забезпечує автоматизацію зміни параметрів зберігання документів і прав поль-зователя на доступ до документів при перенесенні його з розділу в розділ. Реалізує процедури «ведення справ», супроводжує документ від його народження до архівації та знищення;

система управління співпрацею і документованим взаємодією з замовником, субпідрядником в процесі виконання робіт над замовленням регулює спільну діяльність, збільшуючи продуктивність спільної роботи, скорочуючи вартість та часові витрати на взаємодію. Крім того, система надає середовище для публікації, зберігання, управління та обміну документами через зручний і не вимагає спеціального обслуговування веб-інтерфейс.

за допомогою системи календарно-мережного планування виповнюється графік робіт там, де управління проектами є ключовою умовою успішного бізнесу.

електронний підпис документа гарантує аутентифікацію і за-щиту електронних документів як усередині організації, так і при передачі їх назовні.

і, нарешті, допоміжні системи і засоби (друкують і ска-нірующіе пристрої, засоби автоматизації резервного архівування великих обсягів даних, засоби телекомунікації) інтегруються в єдину систему [3].

При всьому різноманітті завдань, що вирішуються автоматизацією документообігу, для проектних організацій, мабуть, найбільш актуальним є питання про організацію календарно-мережного планування. Бо саме на цьому етапі відбуваються основні непродуктивні тимчасові втрати. Історично склалося так, і не тільки на території колишнього СРСР, а й в усьому світі, що структура проектної організації, складається з окремих блоков - відділів з різною спеціалізацією [4].

Документообіг, в принципі - це набір жорстких правил, яких повинні дотримуватися особи зайняті у виробничому чи іншому продуктивному процесі. Правил, дотримуючись яких, можна досягти найбільшого якості та швидкості випуску продукції, у разі проектного інституту - проектної документації. І такі правила, природно з'явилися задовго до ери комп'ютеризації суспільства. Виконання цих правил будується на волі і авторитет керівництва, адміністративні стягнення і заохочення. У сучасному світі, ми отримали величезну перевагу, тому що завдяки інформатизації, можемо підпорядкувати цим правилам самі знаряддя виробництва, т.е. побудувати систему, закони яким розуміють найбільш продуктивне виконання процесу, систему документообігу.

Відсутність побудованої системи електронного документообігу призводить до значних втрат продуктивного часу. Всередині відділів контроль безпосереднім керівником зводить дані втрати до мінімуму. Але при прийнятті організаційних рішень, таких як, наприклад, погодити вання графіка, ці втрати вже значні. В силу ряду як суб'єктивних, так і об'єктивних причин, ця система життєво необхідна [4].

Необхідно виконати автоматизацію контролю виконання проектів в Державному Інституті з проектування промислових об'єктів. Даний інститут знаходиться в підпорядкуванні Міністерства промислової політики України З розвитком галузі з'являються спеціалізовані інститути, що займаються особливо складними супутніми рішеннями. Також, самі технологічні інститути розбиваються на окремі філії, які є, по суті, в реаліях сучасної ринкової економіки, безпосередніми конкурентами один одному.

Отже, після укладення договору з затвердженим календарним планом в організації реєструється проект. Призначається провідний відділ, який координує і контролює хід розробки проекту. Вихідні дані для документообігу містяться в договорі:

найменування роботи (проекту);

термін закінчення розробки;

перелік етапів виконання з термінами (календарний план).

На початку розробки проекту складається графік проектування. Етапи графіка збігаються з етапами за календарним планом. Графік розробляється провідним відділом. По кожному етапу може бути свій провідний відділ, тоді він розробляє свою частину, яка потім включається в графік.

Після розробки графік узгоджується з усіма відділами-виконавцями на питання повноти найменувань завдань запланованих до видачі і планованих термінів виконання.

На українському ринку, на відміну від західного, сьогодні є дуже обмежена кількість можливостей вибору платформ для реалізації розглядається завдання.

На жаль, необхідність локалізації користувацького інтерфейса, обліку морфології мови в підсистемах пошуку, і відносно низька купівельна спроможність вітчизняних компаній ставлять істотний бар'єр проникненню систем на український ринок [1]. Так як використовувати систему, яка не має на Україну достатньої підтримки, не представляється скільки-небудь перспективним, то вибір обмежується системами наступних виробників:

а) Microsoft. Компанія Microsoft в якості основи комплексної системи автоматизації документообігу пропонує використовувати продукт Microsoft Exchange сервер в комплекті з клієнтським додатком Microsoft Outlook. Крім цього пропонується використовувати продукт Microsoft Sharepoint Portal Server в якості архіву документів і засоби організації корпоративного Intranet / Extranet порталу. Також компанія надає повний набір засобів для організації он-лайн взаємодій;

б) IBM / Lotus. Компанія IBM пропонує як базового засоби автоматизації документообігу використовувати платформу Lotus Notes, поми-мо цього є можливість доповнити базову функціональність засобами організації архіву документів Domino.doc, WorkFlow підсистемою Domino. Workflow, і поруч додаткових коштів для організації групових взаємодій;

в) Documentum. Дана компанія представлена ​​на ринку однойменним продуктом, що представляє собою потужний архів документів, з можливістю розробки облікових об'єктів, засобами управління життєвим циклом і автоматизації бізнес процесів обробки документів.

г) Humminbird. Дана компанія є власником групи продук-тов PC Docs - корпоративного сервера архіву документів і Fulcrum - потужної пошукової системи;

д) Staffware. Компанія персоналу продовольчий є провідним у світі виробником WorkFlow систем, і відповідно пропонує будувати комплексну систему автоматизації документообігу базуючись на функціях управління бізнес процесами.

Всі перераховані продукти є відкритими системами, і є саме платформами для розробки додатків. Більше того, на базі кожного з них різними компаніями розроблено достатню кількість додатків, які можна використовувати при створенні комплексної системи.

Більшість з вітчизняних продуктів реалізують функції визначеного контуру автоматизації документообігу (наприклад, система СПРАВА - автоматизація канцелярії та діловодства, Євфрат - створення архіву документів тощо). Є група продуктів, що реалізують набір додатків на базі системи Lotus Notes (Бос-Референт, прес-служби, Ескада та ін.) На роль самостійних платформ автоматизації документообігу на наш погляд претендують три вітчизняні продукту: Optima-WorkFlow компанії Оптима, LanDocs компанії Ланіт і система DocsVision компанії Digital Design [1].

Всі три продукти, по суті, є платформами для автоматизації документообігу, орієнтованими на роботу в інфраструктурі базується на продуктах компанії Microsoft (орієнтовані на інтеграцію з Microsoft SQL Server і Microsoft Exchange), призначені для створення різних програм на їх базі і містять певні інстр-рументов налаштування. Однак на відміну, від продуктів західних компаній, що надають можливість доопрацювання третім фірмам, доопрацювання і створення додатків на їх базі поки можуть робити тільки самі компанії постачальники платформ.

Всі описані вище рішення, є всеосяжними системами ав-томатізаціі документообігу. Однак у зв'язку постановкою конкретної задачі контролю виконання проектів. Високою вартістю представлених платформ. Необхідність додаткових вкладень на розробку на базі цих систем рішення і супроводу конкретного завдання. Вже наданих в організації рішень інших завдань автоматизації, наприклад, таких як архів. Використання САПР - AllPlan виробника Nemetschek, що представляє проекти у своїй базі даних. Придбання даних систем документообігу. є економічно необгрунтованим [6].

У зв'язку з необхідністю веб-інтерфейсу, використання баз даних, найбільшу перевагу при розробці даної системи віддається безкоштовному веб-серверу Apache, використовуючи PHP5 з підтримкою та MySQL.

 

Інформаційні потоки

 

Зовнішні по відношенню до системи і зв'язані з нею по інформаційним потокам організації, юридичні та фізичні особи можуть виступати в ролі джерела (постачальника) інформації, замовника (споживача) інформації або виконувати обидві ці ролі.

До джерел інформації належать - власники землі, робітники інституту землеустрою.

До споживачів інформації відносяться - робітники інституту землеустрою.

Більшість автоматизованих систем тим чи іншим чином використовують структуровану інформацію.

Система управління базами даних (СУБД) - це спеціалізована програма (частіше комплекс програм), призначена для організації та ведення бази даних, яка містить наступні компоненти (рис. 1.3):

ядро, яке відповідає за управління даними у зовнішній і оперативної пам'яті і журнал;

процесор мови бази даних, що забезпечує оптимізацію запитів на вилучення та зміну даних і створення, як правило, машинно-незалежного виконуваного внутрішнього коду;

підсистему підтримки часу виконання, яка інтерпретує програми маніпуляції даними, що створюють користувальницький інтерфейс із СУБД;

сервісні програми (зовнішні утиліти), що забезпечують ряд додаткових можливостей по обслуговуванню інформаційної системи.

 

Постанова завдання

Мета створення програми

Метою даної дипломної роботи є створення автоматизованої системи введення реєстру власників землі, для полегшення роботи працівників інституту землеустрою.

Суть програми полягає в тому, що з її допомогою проводиться реєстрація власників землі, на підставі тих вхідних даних, які вводяться в цю програму самостійно. Розробка програмного забезпечення такої спрямованості здійснювалася з урахуванням зручності сервісу для її використання і роботи з даними. Програма з реєстрації здатна значно заощадити час та надати добрий результат.

Робота з програмою дозволить користувачу зберігати всю інформацію про об'єкти земельних ділянок, оперувати багатофункціональним пошуком, швидко та зручно маніпулювати інформацією, значно підвисити достовірність даних, спростити контроль введеної інформації.

 

Функції програми

Дана програма повинна виконувати такі функції:

– додавання даних в базу даних;

–  видалення даних;

–  редагування даних;

–  фільтрація та пошук даних в базі даних;

–  експорт інформації в Microsoft Excel.