Вставка диаграммы Microsoft Excel

Диаграмму, созданную в приложении Microsoft EXCEL можно вставить в активный документ Microsoft Word следующим способом:

1. выделить таблицу в программе Microsoft Excel;

2. скопировать ее в буфер обмена (Ctrl+C);

3. перейти в Word (активизировать окно программы);

4. установить курсор на то место, куда необходимо вставить объект;

5. вставить объект (Shift+ins).

 

Текстовый редактор Microsoft Word 97 позволяет изменять размеры вставленной диаграммы, что помогает разместить ее на странице в соответствии с пожеланиями пользователя. Те же операции необходимо проделать, чтобы вставить в документ таблицу Microsoft Excel (Приложение 5)

Вставка рисунков

 

Вставку рисунка можно осуществить выполнив:

· Вставка\рисунок\картинки. В этом случае будет предложена библиотека картинок пакета Microsoft Office 97;

·   Вставка\рисунок\из файла. Диалоговое окно предлагает Вам выбрать файл с рисунком;

· Можно проделать операции с буфером обмена, аналогичные вставке диаграммы Microsoft EXCEL;

· Если нужно ввести рисунок со сканера, необходимо выполнить Вставка\рисунок\со сканера. В этом случае загрузится программа Microsoft Photo Editor, входящая в пакет Microsoft Office 97.

· Если необходим элементарный рисунок его можно создать, выполнив Вставка\рисунок\автофигуры.

 

Вставленный объект можно изменять, щелкнув дважды левой клавишей мыши, либо выполнив КМ\Изменить. Пример вставки графического объекта (графический редактор Paint) можно увидеть в Приложении 2 (логотип), а пример применения автофигур - в Приложении 6.

 

Создание таблицы

 

Таблицы широко используются для более наглядного представления данных в деловой корреспонденции, для упорядочения расположения сведений, содержащихся в документе. Таблица позволяет красиво разместить абзацы друг относительно друга или относительно иллюстраций. Табличные данные вводятся в ячейки, которые образуются при пересечении строк и столбцов. В ячейку можно поместить любой объект документа: текст, графику и т.п. На пишущих машинках таблицы создают с помощью табуляции и абзацных отступов, что требует больших затрат времени. Текстовый редактор позволяет автоматизировать процесс создания таблиц.

Чтобы вставить пустую таблицу в документ, курсор устанавливается в позицию вставки, а затем можно следовать тремя путями:

3 Выбрать команду Добавить таблицу в меню Таблица. В окне Вставка таблицы в соответствующих полях задать число столбцов таблицы, число строк и ширину столбца (запись Авто означает, что будут созданы столбцы одинаковой ширины между левым и правым полем страницы). Незаполненная таблица будет вставлена в документ после нажатия кнопки ОК.

3 Нажать кнопку Вставить таблицу на Стандартной панели инструментов.

Появится окно, в котором, удерживая нажатой кнопку мыши, необходимо выделить квадраты, определяющие количество строк и столбцов в создаваемой таблице (максимальный размер таблицы 4Ч5).

3 Выбрать Нарисовать таблицу в меню Таблица. Мастер рисования таблиц позволяет путем перемещения мыши с нажатой кнопкой создавать таблицы самой замысловатой формы, в том числе таблицы с расщепленными и объединенными ячейками.

Для изменения ширины столбца или таблицы указатель мыши устанавливается на линии границы столбца и перемещает ее на требуемое расстояние, удерживая нажатой кнопку мыши.

С помощью меню Таблица и контекстного меню с таблицей можно осуществить следующие преобразования:

q удалить (добавить) ячейки (столбцы, строки);

q объединить (разбить) ячейки;

q выровнять (или задать) высоту строк (ширину столбцов);

q осуществить сортировку по алфавиту;

q задать формулу для ячейки;

q изменить границы и заливку таблицы;

q осуществить автоформат таблицы.

При оформлении таблицы можно использовать один из стандартных стилей или можно самому задать, какие следует провести границы при печати, какого они должны быть цвета и толщины, как закрасить ячейки. Команда Автоформат в меню Таблица позволяет использовать стандартные стили, цвет и заливку для профессионального оформления таблицы.

Рассмотрим создание таблицы на примере создания штатного расписания для бизнес-плана (Приложение 7). Данная форма создавалась по следующим шагам:

1. Таблица\Добавить таблицу. В поля для ввода: 6Ч12;

2. С помощью мыши задается нужная ширина столбцов;

3. Командой Таблица\Объединить ячейки соединяются первые две ячейки в 1-ом, 2-ом и 3-ем столбце и первые ячейки 4-го, 5-го и 6-го столбцов;

4. Командой Границы и заливка... контекстного меню задается соответствующее графическое оформление таблицы;

5. В ячейки таблицы вводится текст.

В результате данные имеют строгое распределение, достигается удобство работы с документом.

 

Дополнительные возможности

 

Текстовый редактор Microsoft Word 97 содержит множество функций, позволяющих облегчить работу пользователя, максимально автоматизировать процесс создания документа. Рассмотрим некоторые их них.

Проверка правописания

 

При вводе текста даже у самого опытного наборщика (а тем более у любителей, а именно к ним относятся студенты) могут появляться орфографические и пунктуационные ошибки. Обычно, на поиск и исправление таких ошибок пользователь затрачивает уйму времени. В программе Microsoft Word 97 существует такая функция как проверка правописания. Запускается она нажатием клавиши F7 и может осуществляться как во всем документе, так и выделенной его части. При желании, можно задать автоматическую проверку правописания при вводе текста Сервис\Параметры \вставка Правописание, здесь же можно задать и другие параметры проверки правописания. Word содержит большой встроенный словарь и свод правил русского языка. При обнаружении орфографической или пунктуационной ошибки Word предлагает варианты правильного нап е сания (в этом месте он подчеркнул красной линией слово “напесания”, а контекстное меню предложило два варианта на выбор: “напевания” и “написания”).

Автозамена

 

Microsoft Word 97 предлагает возможность автозамены вводимых слов определенными объектами. То, на какой объект (символ, слово, рисунок и т.д.) будет заменено вводимое пользователем слово, задается в окне Сервис\Автозамена. Сюда можно ввести автоматическое исправление наиболее часто встречающихся ошибок. Например, слово “ТКО” программа будет заменять на “КТО”.

Эта функция чрезвычайно удобна, когда часто вводится какое-либо длинное слово (или выражение). Например, при создании данной работы, я использовал автозамену следующим образом: при вводе с клавиатуры комбинации “МИВД” программа автоматически заменяла ее на “ Microsoft Word 97”, “МИВИ” - на “ Microsoft Windows 95” и т.д. В своем бизнес-плане создатели осуществляли автозамену “ОЛ” на “Студенческая компания “ОЛИМП”.

Это чрезвычайно облегчает работу наборщика и сокращает время ввода текста.

Нумерация страниц

 

Word автоматически осуществляет расстановку номеров страниц. При вставке новых страниц в документ либо при их удалении, автоматически изменяется и нумерация.

Чтобы вставить номера страниц в документ, необходимо выполнить Вставка\Номера страниц, затем:

1. В поле Положение определить, в какой части страниц документа (верхней или нижней) должны выводиться на печать номера страниц;

2. В поле Выравнивание можно задать положение номера страницы слева, в центре или справа. Если это необходимо, можно задать зеркальное расположение номеров страниц.

3. Установка флажка Номер на первой странице обеспечит соответствующую операцию.

В Бизнес-плане, как и в данной работе, операция размещения номера на первой странице была отключена, т.к. первая страница данных документов является титульным листом.

 

Оглавление

 

Текстовый редактор Microsoft Word 97 предусматривает возможность автоматического создания оглавления текста. Эта функция доступна только в том случае, если документ был создан с помощью соответствующих стилей (“Обычный”, “Заголовок1”, “Заголовок 2” и т.д. – см. гл. “СТИЛИ”).

Вставка оглавления осуществляется выполнением Вставка\Оглавление и указатели...\Оглавление, здесь же можно выбрать стиль оформления оглавления и некоторые параметры.

Пример оглавления, созданного автоматически можно увидеть в Приложении 8, а также в начале данной работы.

Оглавление облегчает работу с документом (а для некоторых видов работ – курсовая, реферат и т.д. – является обязательным элементом). Так, например, для комиссии, проверяющей бизнес-план компании “ОЛИМП” было чрезвычайно удобно осуществлять эту проверку (каждый член комиссии отвечал за “свой” раздел документа).

Кроме того, оглавление в документе, загруженном в программе Word, позволяет быстро переходить от одного раздела к другому (особенно это существенно когда документ объемный, содержит много разделов и графических объектов, загрузка которых при простом просмотре документа занимает некоторое время). Перемещение по тексту с помощью оглавления осуществляется простым нажатием мыши при курсоре, направленном на номер соответствующей страницы. Это чрезвычайно удобно для создателя документа (так, например, Бизнес-план компании “Олимп” состоял из 42 страниц).