Глобальная информационная сеть Интернет

 

Интернет - это множество компьютеров, соединенных друг с другом каналами связи, плюс набор стандартных правил, по которым они обмениваются информацией. При этом сами каналы связи менее важны, чем правила передачи данных по ним, называемыми в Интернете протоколами.

Интернет содержит большой объем информации, поэтому в нем трудно найти необходимые сведения. Местонахождение (или адрес) каждого ресурса определяет его URL. В URL содержится тип протокола, указывающий на какой сервер осуществляется доступ: на WWW (на который указывает запись: http), Telnet, Ftp, WAIS или Gopher.

Сетевой протокол - совокупность четко определенных правил: как запрашивать, оформлять и высылать по сети данную разновидность информации. К сети Интернет присоединены миллионы компьютеров, и многие из них обладают интересными возможностями.

Специальная программа Telnet позволяет превратить компьютер в клиента Telnet для доступа к данным и программам в многочисленных серверах Telnet. Telnet-средство связи; ни интерфейса, ни возможностей поиска он не представляет. Связавшись с помощью Telnet с удаленным компьютером и введя в поле запроса свое входное имя (login) и пароль (password), дальше можно общаться именно с тем компьютером и программами на нем, а Telnet заботиться о поддержании связи между вами.

Практически вся информация в компьютерном мире хранится виде файлов. Поэтому еще на самой заре Интернета появилось специальное средство для обмена файлами по сети - сетевой протокол FTP (File Transfer Protocol). Количество файлов, доступных на узлах всего мира по анонимному FTP, измеряется астрономическими цифрами и постоянно растет. Word Wide Web позволяет без какой-либо степени детальности и удобным гипертекстовым интерфейсом. Поиск по имени файла на всех анонимных FTP узлах мира можно осуществить с помощью системы Archie. Она осуществляет индексирование станций FTP, показывая доступные в каждой станции файлы. Поиск в базе данных сервера Archie производится с помощью ключевых слов, которые в данном случае представляют собой простой имена файлов или фрагменты имен.

Почти все информационные ресурсы Интернета предоставляют возможность автоматического поиска, но лишь в одной из них - системе WAIS (Wide Area Information Sever-глобальный информационный сервер)-поиск по ключевым словам, является основным методом доступа к информации. Система WAIS представляет собой огромную распределенную базу данных, т.е. отдельные части этой базы данных расположены на разных узлах сети по всему миру. Программа-клиент для работы с серверами WAIS не только умеет общаться с ними по специальному протоколу, но и хранить список всех данных WAIS с их адресами и названиями, а иногда с краткими описаниями.

К концу 80-х годов XXв. в 1991 году была создана система Copher. Фундаментальным понятием, заложенным в ее основание, была структура вложенных друг в друга меню. Информация в системе Copher организована строго иерархически, от общего к частному.

Каждый из рассмотренных до сих пор интернетовских протоколов вполне могли бы существовать сам по себе: Telnet предоставляет доступ к программа, FTP-к файлам, WAIS-к базам данных. Все эти системы создавались и развивались почти независимо друг от друга и ставили перед собой конкретную цель-построить механизм доступа к одному определенному виду ресурсов. Однако по мере того как Интернет рос и усложнялся, он сам подталкивал людей к мысли, что информация по природе своей едина и не слишком разумно делить ее на разные «виды ресурсов» с непохожими методами доступа.

Инструментов поиска информации в Интернете, построенных на разных принципах и преследующих разные цели, существует немало. Но все их объединяет то, что они располагаются на специально выделенных сетевых компьютерах с мощными каналами связи, обслуживают ежеминутно огромное количество посетителей и требуют от своих владельцев значительных затрат на поддержку и обновление.

Классификацию поисковых систем удобнее всего строить на основании того, насколько автоматизирован в них сбор и обработка информации, предоставляемой пользователям. Иначе говоря, кто набирает базу данных, в которых производится поиск: люди или сами компьютеры. Условно инструменты поиска подразделяются на поисковые средствами справочного типа и поисковые системы в чистом виде.

Поисковые инструменты первого типа чаще всего называют предметными, или тематическими каталоги. Результатом титанических усилий огромной работы является постоянно обновляющийся иерархический каталог. Гарантий того, что такой каталог действительно охватывает все содержимое WWW, никто не даст однако возможная неполнота и даже однобокость подбора материалов с лихвой искупается тем, что пока еще не под силу никакому компьютеру-осмысленностью отбора.

Предметные каталоги предоставляют и возможность поиска по ключевым словам. Предметные каталоги Интернета можно перечислить буквально на пальцах, к наиболее известным относятся Yahoo, WWW Virtual Library, Galaxy и некоторые другие.

Наиболее популярен каталог Yahoo. На первой же странице Yahoo, вы получите доступ к двум основным методам работы с каталогами: поиску по ключевым словам и иерархическому древу разделов.

Одна из самых известных систем-каталог Magellan. Эта база данных содержит сведения о 80 тыс. WWW страниц, что очень немного в сравнении с теми миллионами, которые существуют в сети.

Сотрудники системы Magellan на некоторые из страниц, заносимые в их базу данных, сами пишут небольшие рецензии, а также оценивают качество этих информационных ресурсов по пятибалльной шкале. Помимо базы рецензий, Magellan владеет также собственным автоматическим индексом. Запрос представляет собой одно или несколько ключевых слов, разделенных пробелами.

Похожая служба фирма Point основной упор делает не на поиск, а на работу с тематическим каталогом. Служба Point известна в сети тем, что ее сотрудники постоянно заняты оцениванием сетевых ресурсов и ведут списки тех узлов, которые, как они считают, принадлежат к «лучшим пяти процентам WWW». Для пользователей в нашей стране определенный интерес может предоставлять тематический каталог Russia-On-Line Subject Guide. Этот каталог содержит довольно простое собрание ссылок на зарубежные источники плюс тематический обзор российских и русскоязычных ресурсов WWW.

Система Alta Vista появилась декабре 1995 г. Она одна из самых больших по объему индексов из всех поисковых систем такого рода и имеет самые мощные и гибкие правила построения запросов. Alta Vista понимает два разных языка запросов, довольно сильно отличающихся друг от друга.

Система Infoseek, вступившая в эксплуатацию в конце 1996 г., несколько напоминает Alta Vista, однако объем обследуемых системой полных текстов документов еще не превышает 30 млн Web-страниц. Это вольно мощная система, обладающая высокой скоростью, проста в обращении.

Данная поисковая система содержит массу факультативных функций.

Одним из мощных поисковых средств в World Wide Web является система HotBot, содержащая сведения о полных текстах 110 млн страниц. HotBot принадлежит новейшим системам, поэтому его углубленный поиск дает поразительно широкие возможности для детализации запроса. Кроме того, Hot Bot представляет возможность ограничить поиск по дате создания или последнего обновления документа, по географическому положения сервера.

Еще один инструмент поиска типа search-bot (поисковый робот) Web Crawler.

Поиск здесь очень прост. Введите как можно больше ключевых слов в поле поиска Search Lycos. Это большая база данных, индексирующая содержание всех найденных ею Web-страниц.

Инструмент вы поиска вы найдете в World Wide Web Worm. Это еще один обширный указатель участков Web. В каждом конкретном случае целесообразно использовать свой инструмент поиска.

Лучше воспользоваться тематическим каталогом типа Yahoo, размер сравнительно небольшой, зато велика скорость. Если найти необходимую информацию не удалось, это говорит о том, что вы интересуетесь слишком узкой темой или же с вашей темой плохо соотносятся выбранные вами ключевые слова. Это не значит, что нужной информации в WWW нет, просто найти ее будет сложнее. Для поиска вам придется воспользоваться более примитивными, более автоматическими и поэтому, более всеобъемлющими системами типа Alta Vista.

Существуют подобные поисковые средства и в России. Всех их объединяет возможность обработка материалов во всех кириллических кодировках. К лидирующей группе в настоящее время относятся системы Rambler, Апорт и Яndex.

Среди фаворитов выделяется Rambler как первая профессиональная отечественная поисковая система. Эта система обеспечивает полнотекстовый поиск на Web-узлах России и стран ближнего зарубежья. Помимо Web-серверов, обследуется также недельный архив телеконференций иерархии Relcom. Главный недостаток Relcom заключается в том в невозможности осуществлять поиск по целой фразе или хотя бы указывать в запросах предельное расстояние искомых терминов друг от друга.

Поисковая система Апорт снабжена массой различных функций, относящих ее к числу самых удобных для пользователя. Одно из главных достоинств Апорт состоит в широких возможностях составления запроса. Помимо традиционных операторов «и» и «или», поиска по целой фразе система способна вычислять сочетание терминов, расположенных в тексте рядом с друг другом. Апорт предлагает возможность автоматического запроса с русского на английский язык, и наоборот.

Поисковый сервис в русскоязычном блоке Интернета, так же как и во всем мире, развивается стремительно. Нет сомнения, что в ближайшем будущем показатели существующих систем повысятся появятся новые поколения поисковых средств, предоставляющих пользователям еще большие возможности.

 

 

Заключение

 

Использование новых информационных технологий в делопроизводстве организаций, безусловно, на сегодняшний день является одной из актуальнейших тем в сфере делопроизводства.

В ходе поставленной цели, нами было выдвинуто ряд конкретных задач, которые решались в процессе исследования.

При их решении мы пришли к следующим выводам:

Ø Информационные технологии существуют в автоматизированном и традиционном (бумажном) видах.

Ø Цель любой информационной технологии - получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе.

Ø Самые важные характеристики офисной системы - надежность, эргономичность, производительность.

Ø Для оперативной передачи информации используются системы автоматизированной передачи информации по каналам связи.

Таким образом, в современном делопроизводстве без информационных технологий обойтись нельзя, как мы видим, что их возможности позволяют ускорить процесс в делопроизводстве его введения. Приведенные в работе программы, системы, протоколы и поисковые системы и виды связей, доказывают что они, облегчают и помогают введению делопроизводства, благодаря чему современное делопроизводство стало наиболее мобильным и коммуникабельным.

 Сегодня современное делопроизводство полностью подвержено компьютеризации, что свидетельствует о необходимости создании и внедрении подобных информационных технологий.

 

 

Список литературы

 

1.Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / В.И. Андреева. - М.: КНОРУС, 2007. - 248 с.

. Басаков, М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003): учебное пособие / М. И. Басаков. - е изд., перераб. и доп. - Москва: Дашков и К°, 2006. - 344 с.

.Березина, Н.М. Современное делопроизводство. - СПб.:Питер, 2007. - 272 с.

.Годин, В.В., Корнеев, И.К. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебник. - М.: Высшая школа, 2001. - 240 с.

.Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления / под ред. Т.В. Кузнецовой. - М., 2000. - 450 с.

.Кобук, С.Пп, Кирсанова, М.В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила: Практическое пособие / М. В. Кирсанова, С. П. Кобук, Ю. М. Аксенов. - Москва: Омега-Л, 2007. - 239 с.

.Кудрявцев, В.А. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудрявцев. - М.: СПО, 1996. - 362 с.

.Кузнецов, И. Н.Делопроизводство: учебно-справочное пособие / И. Н. Кузнецов. - 3-е изд., перераб. и доп. - Москва: Дашков и К°,2007. - 519 с.

.Кузнецов, И.Н. Рефераты, курсовые и дипломные работы. Методика подготовки и оформления: Учебно-методич. пособие. - 5-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2007. - 340 с.

.Кузнецов, И. Н.Секретарское дело: учебно-справочное пособие / авт.-сост. И. Н. Кузнецов. - Москва: Дашков и К°,2006. - 367 с.

. Куперштейн, В.И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении / В.И. Куперштейн. - СПб.:БХВ, 1999. - 326 с.

. Лирин, М.В. Управление документацией и новые информационные технологии / М.В. Лирин. - М.: Научная книга, 1998. - 278 с.

. Непогода, А.В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. 75 образцов основных документов / А. В. Непогода, П. А.Семченко. - Москва: Омега-Л, 2007. - 477 с.

. Пшенко, А.В. Делопроизводство: практ. пособие / А.В. Пшенко, Л.А. Доронина. - М., 2004. - 341 с.

.Пшенко, А.В. Секретарь-референт высокой квалификации. Документационное обеспечение управленческой деятельности: учеб пособие для учащихся учреждений нач. проф. образования / А.В. Пшенко. - М.: Издательский дом «Академия», 2007. - 272 с.

. Сапков, В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства: учебное пособие / В. В. Сапков. - 2-е изд., стер. - Москва: Академия, 2007. - 286 с.

. Симонович, С. В. Информатика для юристов и экономистов: учебник / под ред. С. В. Симоновича. - Санкт-Петербург: Питер, 2006. - 687 с.

. Семченко, Петр Алексеевич. Непогода, Александр Владимирович. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. 75 образцов основных документов / А. В. Непогода, П. А. Семченко. - Москва: Омега-Л, 2007. - 477 с.

. Хандашева, Л.Н. компьютер и другаяоргтехника для секретаря-референта: Учебник / Л.Н. Хандашева. - Ростов н/Д.: Феникс, 2003. - 374 с.

 

 

Приложение 1

 

Основные информационно-компьютерные технологии в офисе

Виды работы, выполняемой секретарем-референтом	Основные универсальные информационные технологии
Работа с документами
Подготовка и создание документа Оформление документа Прием и передача Регистрация документов и контроль за их исполнением Хранение информации и организация доступа к ней, справочная и информационная деятельность	Технология баз данных Интеллектуальные информационные технологии (словари, переводчики) Сетевые информационные технологии. Информационные технологии, поддерживающие факсимильную связь Электронная почта Технология баз данных Технология создания каталогов Windows Преобразование бумажного документа в электронный вид, обеспечение безопасности документа, сжатия информации и др.
Организационная работа
Подготовка и организация презентаций	Презентационные информационные технологии
Организация рабочего дня Организация совещаний Подготовка совещаний, деловых встреч	Электронный органайзер Телеконференция Технология баз данных Электронные словари и переводчики
Помощь в информационном обеспечении процедур принятие решений	Интеллектуальные информационные технологии (экспертные системы, аналитические информационные системы)
Доклад и обсуждение работ с руководителем	Коррекция организационной работы