Поняття звіту як засобу організації даних при обробці баз даних засобами субд microsoft access

 

Звіти: використовуються для більш зручного представлення даних при друці, створюються на базі значень таблиці і запитів. Створення: в основному вікні БД відкриваємо вкладку Отчеты – Мастер Отчета. Потім у вікні списку таблиці Запроси вибирають таблицю або запит на базі яких створюємо звіт, з’являється вікно «Доступні поля», вибираємо кнопку  ,

 

далі вибираємо поле, по якому відбувається групування даних, активізуємо поле і знову нажимаємо . В цьому вікні можна визначити критерії для групування значень.

 

 

В наст. вікні визначають які підсумки будуть розраховуватися. В наступному вікні – критерії сортування значень. В наступних вікнах вибираємо вид та стиль звіту, в останньому – назву, кнопка ”Готово”. Для роботи зі звітами використовуються такі графічні елементи: кн.”Надпись” для створ.текстових полів, кнопка “Поле“ для створ.розрахункових полів. Для створ.текстового поля активіз.кнопку”Надпись” вказівник стає + і малюємо поле. Для створ.розрахункового поля актив.кнопку”Поле”,з”являється 2 поля: для назви і визначення значень, активізуємо поле і свойства.

Типи звітів:

- рядкові

- звіти в стовпчик

- звіти для розсилок

- поштові наклейки

1. Вибрати вкладнику Отчеты, натиснути на кнопку Соз­дать, вибрати Мастер отчетов та натиснути на кнопку Ok.

2. Вибрати потрібну таблицю або запит та поля

3. Задати рівні групування, а саме поля, для яких у звіті бу­дуть виводитися проміжні підсумки (Наприклад, НАЗВА МІСЯ­ЦЯ). Натиснути на кнопку Далее.

4. Визначити порядок сортування записів у звіті та, натисну­вши на кнопку Итоги, задати підсумкові операції. Натиснути на кнопку Далее.

5. Вибрати макет для звіту. Натиснути на кнопку Далее.

6. Вибрати стиль звіту. Натиснути на кнопку Далее.

7. Увести назву звіту і натиснути на кнопку Готово.

8. Переглянути звіт, вибравши його у вікні бази даних та на­тиснувши на кнопку Просмотр

Поняття звіту в СУБД MS Access. Створення звітів із полями, що обчислюються, та підсумковими даними.

Розрахунок заг.функцій в звітах. Звіт відкривають у режимі конструктора кнопкою Поле, створюють поле в частині Примечание Отчета. Після створення із меню правою мишею команда Свойства – Данные – Данные, з’являється вікно Построитель виражений, ліворуч - перелік функцій Встроенные функции, в третій частині вибираємо функції, середня частина містить категорії функцій, кнопка Вставити. З’являється у вікні назва функції AVG (Expr), треба виділити те, що в дужках, замість нього: активізувати “Звіт по” або відповідний об”єкт і шукаємо потрібне і кнопка ОК.

Форми у СУБД ACCESS створюються самостійно або за до­помогою майстрів. Форму, створену за допомогою майстра, мо­жна доробити у режимі конструктора.