Загальна характеристика казначейства

 

Управління Державного казначейства у Софіївському районі створено в квітні 1996 року і є системою державної виконавчої влади. В своїй діяльності управління керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради, розпорядженнями і постановами Кабінету Міністрів України, наказами та інструкціями Міністерства фінансів України.

Управління Державного казначейства у Софіївському районі – самостійна організаційна одиниця, утримується за рахунок коштів Державного бюджету, має самостійний кошторис, реєстраційні рахунки в самому Державному казначействі.

Розрахунки з персоналом по оплаті праці займає особливе місце в системі бухгалтерського обліку в будь якому управлінні, незалежно від його масштабу. Це один із найбільш відповідальних ділянок, що потребує підвищеної точності і уваги. В якості об’єктів обліку на даній ділянці можуть виступати десятки, сотні і тисячі чоловік. Даний облік персоніфікований і потребує достатньої об’ємної аналітичної інформації по кожному співробітнику. Певні труднощі бухгалтерів викликають часті зміни правил розрахунку прибуткового податку з фізичних осіб, для коректного нарахування якого необхідно детальний облік багатьох нюансів прибутків, отриманих кожним працівником. Їм необхідно постійно відслідковувати всі зміни в законодавчих документах по податковим пільгам, виплатам, лікарняним листам.

При великій кількості персоналу і різновидності видів нарахувань і утримань, вирішувати перераховані задачі без використання комп’ютерних технологій практично не можливо.

Вітчизняний ринок програмних продуктів пропонує широкий вибір рішень, зорієнтуватися в якій дуже важко. Тому розглянемо основні критерії, якими слід користуватися.

Перш за все, в ній повинні бути комфортні умови для налагодження і вводу необхідних даних, тому програма повинна бути розгалуженою системою нормативно-інформаційних довідників – підрозділів, співробітників посад, нарахувань і утримань, мінімального розвитку заробітної плати, прибуткового податку і податкових пільг, норм робочого часу і т.д.

У управліннях казначейства України для розрахунку з клієнтами використовуються інформаційні системи АС «Казна» і «Клієнт - Банк».

І для нарахування заробітної плати використовують комплексну систему автоматизації управління „Парус”

Розділяється на такі функції:

- Парус „ Заробітна плата”

- Парус „ Консолідація”

- Парус „Бухгалтерія”

- Парус „ Адміністратор”

- Парус „ Торгівля и склад”

 Використовується в роботі казначейства Парус – заробітна плата та Парус – Консолідація.

- Парус - Заробітна плата

Система призначена для автоматизації розрахунку заробітної плати в невеликих и середніх не бюджетних та бюджетних організацій, і заповнення та печаті звітності.

За допомогою систем автоматизації, нарахування заробітної плати на всіх його рівнях, починаючи з введення особових рахунків співробітників до розрахунку заробітної плати і всіх супровідних їй податків, виплат і утримань, з формуванням і печаттю всіх необхідних документів. Система може працювати автономно на одному або декількох комп’ютерах, об’єднаних мережею, в організаціях з необмеженою чисельністю працівників. Робота з системою починається з налагодження та введення даних.

Налагодження дає можливість врахувати специфіку заробітної плати в казначействі, а також діють законодавчі вимоги та інструкції.

Головним чином налагодження системи складається з наявних словників, особливо важливо правильно налагодити словник „ Налагодження видів оплат”

Після налагодження системи, виконуємо введення даних:

- Введення списку підрозділів

- Введення списку особових рахунків і занесення в них даних про співробітників

- Введення початкових даних на початок періоду нарахування заробітної платні.

Можливості системи:

1. Облік інформації про співробітників в об’ємі необхідному для розрахунку заробітної плати і формуванні звітності;

2. Облік штатної структури управління на рівні розділення обов’язків;

3. Облік норм робочого часу та вироблення;

4. Розрахунок заробітної плати в національній и зарубіжній валюті;

5. Перерахування заробітної плати за минулий місяць;

6. Розрахунок відпусток, допомоги по тимчасовій непрацездатності;

7. Розрахунок податків, пенсії;

8. Формування документів на виплату заробітної плати;

9. Формування звітів в Державну Податкову Адміністрацію ТА Пенсійний фонд;

10. Формування банківських и касових документів;

11. Печать різних звітів і довідок.

Розрахунок заробітної плати в системі „Парус – Заробітна плата” можна розділити на два етапи:

- Автоматичне нарахування заробітної плати на основі інформації яка знаходиться в постійних виплатах і затриманнях особових рахунків. На цьому етапі система такі постійні виплати і затримання як: оклад, надбавка, прибутковий додаток, пенсійний внесок, задані в постійних виплатах і утримань особових рахунків.

- Внесення нарахування і утримань обумовлених особливостей заробітної плати даного місяця; лікарняні листи, відпустки, зміни за відпрацьований період.

Нарахування заробітної плати

1. Встановлення розрахункового періоду.

Перед нарахуванням заробітної плати встановити розрахунковий період. Існує розподіл між термінами „місяць в місяць” і „місяць за місяць” за який виконується розрахунок.

Місяць, який виконано у формі „Зміна періоду роботи” в системі – це місяць в якому виконується розрахунок, його називають поточним розрахунковим періодом.

Місяць, за яким виконується розрахунок, обумовлюється безпосередньо при розрахунку. Приклад – премія може нараховуватися в серпні за липень, відпускні за серпень в жовтні.

2. Груповий режим роботи з особовими розрахунками.

Може виконувати:

- Розрахувати заробітну плату одночасно для всіх необхідних особових рахунків, що задовольняють умовам відбору.

- Нарахувати звітній документ який включає дані тільки по необхідним особовим рахунках які задовольняють умови відбору.

3. Автоматичний розрахунок та загальні принципи заповнення форм.

Автоматичний розрахунок заробітної плати і її масового редагування можна проводити на основі різних даних. В системі передбачено декілька методів виконання автоматичного розрахунку. Методи розрахунку заробітної плати відрізняються один від одного на основі яких, проводяться розрахунки;

- Розрахунок з минулого місяця.

Даний метод розрахунку заробітної плати застосовується тоді. Коли необхідно взяти за зразок для розрахунку нарахування попереднього розрахункового місяця.

- Розрахунок з постійних виплат.

При виконанні автоматичного розрахунку з постійних виплат (на основі інформації, яка знаходиться в постійних виплатах і утриманнях особових рахунків) Система збирає постійні виплати і утримання такі як:

Оклад, надбавка, пенсійний внесок, постійні виплати, прибутковий податок, задані в постійних виплатах і утриманнях особових рахунків.

- Розрахунок нарахувань – утримань.

При виконанні автоматичного розрахунку нарахувань – утримань, система дозволяє виробляти автоматичне додаткове нарахування та утримання співробітникам заробітної плати.

- Автоматичний розрахунок з наказів.

Використовується для розрахунку виплат та утримань згідно наказу керівництва управління.

- Функції автоматичного розрахунку із табеля.

При використанні автоматичного розрахунку з табеля використовуються дані за відпрацьований час вказаний в табелі.

- Видалення нарахувань – утримань.

Система дає можливість проводити масове автоматичне видалення нарахувань і утримань співробітників

- Перерахунок по фактичному відпрацюванню.

У випадку коли співробітник відпрацював не повний робочий місяць. Перераховується його нарахування з вказаним фактичним відпрацюванням поточного місяця. Відпрацювання вказується в одиницях вимірювання передбачених особовим рахункам днях, часах, штуках.

- Перерахування валютних нарахувань.

Виконавши розрахунок заробітної плати при необхідності проводиться перерахунок валютних нарахувань по курсу на задану дату.

- Виплачена та не виплачена заробітна плата.

Даний розділ забезпечує ведення обліку нарахованої але не виплаченої заробітної плати і проведення часткових виплат.

Парус - Консолідація

Заповнювати і подавати фінансову звітність повинні всі юридичні особи незалежно від організаційної форми ті форми власності, а також представництва іноземних суб’єктів господарської діяльності, які зобов’язані вести бух облік і подавати звітність згідно із законодавством (Порядок надання фінансової звітності, затверджено постановою КМУ від 28.02.2000 року.)

Необхідно подбати про достовірність інформації, що відображається у фінансові звітності. Для чого до її подання управління проводить інвентаризацію, що встановлено Законом. Інструкції по інвентаризації основних засобів, нематеріальних актів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затверджено наказом Мінфіну від 11.08.1994 року №69.

Послідовність дій при підготовці звітів.

Підготовку звітів ділять на етапи:

- на першому етапі проводиться реєстрація звіту при цьому вибирається необхідна форма звіту, від імені якого буде надано звіт

-  на другому етапі проводиться реєстрація підзвітів, які входять у звіт. Звіт може вміщувати один, або декілька підзвітів. Підзвіти можуть бути простими, і підсумковими. Підсумковий звіт вміщує підсумкові дані по окремим підзвітам, або по всьому звіту в цілому.

Система дозволяє в ході роботи добавляти пропущені підзвіти, але рекомендується зареєструвати спочатку всі підзвіти і лише потім переходити до її заповнення. Після того як звіт і підзвіти які входять до нього зареєстровані, то можна переходити до першого етапу який є заповненням звіту.

Заповнення звіту проводиться способом заповнення всіх підзвітів звіту, що включає в себе автоматичне заповнення полів та ручне введення інформації.

- На четвертому етапі проводиться кінцева обробка введення інформації – перерахунок звіту.

Формули які вирахувані при перерахунку також розробляється при створенні форми звіту, і реєструються в словнику „Форми звіту”

Даний етап може бути відсутній, наприклад, якщо інформація у звіті вводиться ручним набором.

- П’ятий етап заклечається в перевірці узгодженості введеної інформації. Перевірка звіту виконується на основі формул, зареєстрованих у словнику „Перелік перевірок”. Якщо буде виявлено помилки, и їх необхідно виправити, виконати перерахунок звіту і провести перевірку ще раз.

Якщо після перевірки не буде виявлено помилок, то звіт готовий.

Заповнення звіту.

Після того як звіти, підзвіти які входять до нього зареєстровані, можна переходити до заповнення звіту. Шляхом заповнення по черзі кожного підзвіту, автоматичним заповненням полів і ручним вводом інформації.

- Автоматичне заповнення підзвіту.

Після реєстрації підзвіт має стан „Макет” на цьому етапі проводиться створення підзвіту:

- встановлюють курсор на підзвіт який буде заповнюватись.

- вибираємо із контекстного меню пункт „створити документ”

В момент створення документу, система проводить автоматичне заповнення звіту. При цьому на екрані відображається вікно редагування звіту.

Річну фінансову звітність подаємо не пізніше 20 лютого 2007 року. Як і раніше управління звітує Головному управлінню України у Дніпропетровській області.

В управліннях казначейства України для розрахунку з клієнтами використовуються інформаційні системи АС «Казна» і «Клієнт - Банк».

АС «Казна» - Програмний комплекс АС «Казна» (дод1) призначений для автоматизації операцій по фінансуванню й оплаті рахунків розпорядників засобів державного і місцевого бюджетів, проведених органами Державного казначейства всіх рівнів.