Функции информационно-поисковых систем

 

Основой всех поисковых систем составляют базы данных - совокупность данных организованных по предельным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, независимо от прикладных программ.

Можно выделить следующие элементы функционирования информационных систем:

Сбор информации - организованный в специальном порядке процесс сбора и отображения информации:

получение информации;

оценка относимости информации;

порядок отбора и фиксации информации.

Комплектование - процесс сложения информации из множества частей в единое целое и доведения её до пользователя.

Поиск и выдача информации - установление специального технологического порядка удовлетворения информационных потребностей абонентов информационной системы в управленческой деятельности и технологических процессах.

Поддержание целостности и сохранения информации - пересмотр, ревизия и отсеивание утратившей актуальность информации являются неотъемлемой функцией информационных подразделений. Сохранность информации осуществляется с помощью нормативно - инструктивных документов.

По характеру предоставления логической организации хранимой информации информационные системы разделяются на фактографические, документальные и геоинформационные.

Фактографические информационные системы накапливают и хранят данные в виде множества экземпляров одного или нескольких типов структурных элементов. Каждый из таких экземпляров структурных элементов или некоторая их совокупность отражают сведения, по какому - либо факту, событию. Структура каждого типа информационного объекта состоит из конечного набора реквизитов, отражающих основные аспекты и характеристики сведений для объектов данной предметной области.

В документальных информационных системах единичным элементом информации является нерасчлененный на более мелкие элементы документ и информация при вводе, как правило, не структурируется, или структурируются в ограниченном виде. Для вводимого документа могут устанавливаться некоторые формализованные позиции - дата изготовления, исполнитель, тематика. Некоторые виды документальных информационных систем обеспечивают установление логической взаимосвязи вводимых документов - соподчиненность по смысловому содержанию.

В геоинформационных системах данные организованы в виде отдельных информационных объектов, привязанных к общей электронной топографической основе. Геоинформационные системы применяются для информационного обеспечения в тех предметных областях, структура информационных объектов и процессов в которых имеется географический компонент.

Другим критерием классификации поисковых систем являются функции или решаемые задачи. По данному признаку различаются справочные, поисковые и расчётные системы.

Справочные являются наиболее распространенным типом функций информационных систем, и заключается в предоставлении абонентам системы возможностей получения установочных данных на определённые классы объектов.

Поисковые являются наиболее распространённым классом информационных систем. В общем, виде можно рассматривать как некое информационное пространство, задаваемое в терминах информационно - логического описания предметной области.

Расчетные заключается в обработке информации, находящейся в системе, по определённым расчётным алгоритмам для различных целей.

Технологические функции информационных систем заключаются в автоматизации всего технологического цикла или отдельных его компонентов, производственной или организационной структуры.

Таким образом, к основным функциям ИПС можно отнести:

хранения больших объемов информации;

быстрого поиска требуемой информации;

добавления, удаления и изменения хранимой информации;

вывода информации в удобном для человека виде.

Различают: - автоматизированные (coputerised);

библиографические (reference);

диалоговые (online);

документальные и фактографические информационно-поисковые системы.

Информационно-поисковые системы в последнее время начали ускоренно развиваться, появляются новые системы, они широко рекламируются и продаются. Это обусловлено значительно возросшей потребностью общества в эффективной работе с правовой и нормативно-технической информацией и использованием при этом компьютерных информационно-поисковых систем. Широкое распространение поисковых систем явилось подлинным прорывом в области информатизации в России и дало возможность техническим специалистам предприятий получить свободный доступ к правовым и нормативно-техническим документам.

Качество принятых специалистом решений зависит от количества обработанной информации. В современных условиях обойтись без мощного и удобного инструмента, помогающего в поиске и обработке информации, невозможно. Эффективное использование поисковых систем зависит от того, насколько технический специалист знает специфику, возможности и область применения этих новых информационных систем.

Создание современных систем хранения информации осуществляется двумя основными способами: с использованием иерархической и гипертекстовой моделей. В иерархической модели используется многоуровневая рубрикация при классификации информации. Для поиска документа используется его краткое описание, составляемое при вводе информации в систему. Современная гипертекстовая модель позволяет в электронных документах использовать ссылки на другие документы.

Опыт эксплуатации различных систем обработки и поиска информации, основанных на таких моделях указывает на то, что они не лишены недостатков. Обе системы требуют значительных материальных затрат на разработку и формирование, а значит, ограничены в объемах хранимой информации. Формирование рубрикаторов и ссылок производится специалистами, а их представление об информации и представление пользователя могут различаться.