Добавление новых полей данных

 

1     Откройте источник данных в окне документа.

 

Как это сделать?

Просмотр записей данных в окне документа

 

В зависимости от места текущей работы, источник данных можно открыть следующими способами:

 

·      Выберите команду Открыть в меню Файл, а затем укажите нужный источник данных.

·      Находясь в окне диалога Слияние, нажмите кнопку "Правка" рядом с кнопкой “Получить данные”, выберите нужный источник данных, а затем нажмите кнопку "Источник".

·      Находясь в основном документе, нажмите кнопку на панели слияния, а затем нажмите кнопку "Источник".

 

2     На панели базы данных нажмите кнопку .

3     В поле ”Имя файла” введите имя для нового поля, а затем нажмите кнопку “Добавить”.

4     Чтобы добавить сведения из нового поля ко всем записям, нажмите кнопку , а затем отредактируйте записи в окне диалога Форма данных.

 

 

Добавление подсказок к полям формы

 

1     Установите указатель на поле формы, к которому будет добавлена подсказка, и дважды нажмите кнопку мыши.

2     Нажмите кнопку "Текст справки".

3     Выберите вкладку "Строка состояния" для вывода подсказки в строку состояния.

 

Выберите вкладку "Клавиша F1" для вывода подсказки в окно сообщений при нажатии клавиши F1.

 

4     Установите требуемые параметры.

 

Добавление элементов в список

 

1     Убедитесь, что документ не защищен.

 

Как это сделать?

 

Снятие защиты с экранной формы

 

Для активизации полей экранной формы таким образом, чтобы пользователь имел возможность вводить в них данные, но не изменять сами поля, форма должна быть заблокирована, или "защищена". Для внесения изменений в форму сначала следует снять защиту.

 

·      Выберите Снять защиту в меню Сервис.

 

При необходимости для снятия защиты введите пароль.

 

Совет. При разработке формы можно быстро установить или снять защиту с помощью кнопки

.

 

2     Установите указатель на раскрывающийся список поля и дважды нажмите кнопку мыши.

3     Введите название элемента в строку "Элемент списка".

4     Нажмите клавишу "Добавить".

 

Заполнение экранной формы

 

1     Выберите команду Создать в меню Файл.

2     Выберите нужный шаблон формы, установите переключатель "Документ", а затем нажмите кнопку "OK".

3     Заполните форму, введя данные во все поля формы. Для переходов между полями можно использовать клавиши табуляции, возврата каретки или стрелки.

4     Выберите команду Сохранить как в меню Файл.

5     Введите в строку "Имя файла" имя файла, в который будет записана форма с введенными данными.

 

Для сохранения формы как документа выберите значение "Документ Word" из списка "Тип файла".

 

Примечание. Если при заполнении экранной формы возникнут трудности, воспользуйтесь подсказкой. Для ее получения поместите курсор на форму и прочтите подсказку в строке состояния или нажмите клавишу F1.

 

Изменение кодов полей

 

Допускается редактировать коды поля с целью изменить формат или содержимое соответствующего значения поля. Так, в приведенном ниже примере в коде поля = (Формула) можно заменить 10 процентов на 8 процентов, и тем самым изменить значение поля.

{ = Цена * 10% }

 

1     Выберите поле.

2     Если отображаются значения полей, нажмите клавиши SHIFT+F9 для отображения кодов полей.

3     Отредактируйте инструкции, записанные за именем поля.

4     Для обновления поля выберите его и нажмите клавишу F9; затем, чтобы увидеть новое значение поля, нажмите клавиши SHIFT+F9.

 

Примечание. Если выбрать любую из фигурных скобок, окружающих поле ({ или }), будет выделено все поле.

 

Обновление полей

 

Если постоянное получение новых сведений возможно, следует периодически обновлять поле для получения нового значения поля. Можно также обновлять связи с объектами, созданными в приложениях OLE.

 

·      Чтобы обновить отдельное поле, выберите поле или его значение, а затем нажмите клавишу F9.

 

Чтобы обновить все поля в документе, выберите команду Выделить все в меню Правка, а затем нажмите клавишу F9.

 

Совет. Нетрудно обновлять все поля документа каждый раз перед его выводом на печать. Выполните команду Параметры из меню Сервис

, выберите вкладку "Печать", после чего установите флажок "Обновлять поля".