Профессиональной деятельности руководителя

 

Нет, пожалуй, сегодня более трудной профессии, чем профессия руководителя. Эта профессия из тех, которые называют комплексными, потому что она требует от человека владения столь многими и столь разными навыками. Он должен знать пусть немного, но обо всем - от методов организации современных производств до особенностей человеческой психологии.

Какими же нравственно-психологическими качествами должен обладать руководитель?

Вот несколько практических советов:

1. Изучайте творческие возможности ваших подчиненных, их интересы и наклонности. Это поможет правильно расставить и более эффективно использовать имеющиеся кадры, создать в коллективе обстановку делового товарищества и взаимопомощи.

2. Четкое распределение обязанностей и формулирование (в виде документов) принципов и методов выполнения определенных видов работ конкретными исполнителями поможет предупредить конфликты. При этом важно регламентировать лишь основополагающие аспекты деятельности, чтобы не лишать подчиненных самостоятельности и не превращать руководство в мелочную опеку. Всех потенциальных сотрудников организации до зачисления на должность следует обязательно ознакомить с этим документом.

3. Добиться от исполнителей четкой и слаженной работы поможет вам авторитет. Многие ошибочно считают, что он автоматически обеспечивается служебным положением. На самом деле последнее лишь дает право завоевать и использовать его.

4. Росту авторитета в значительной мере способствуют терпимость к слабостям людей, не мешающим их работе и, напротив, нетерпимость ко всему, что неблагоприятно отражается на ней. Как руководитель, вы имеете право требовать качественного выполнения заданий. Подчиненные, зная об этой обязанности, теряют к вам уважение, если работа исполняется плохо.

5. Несдержанность, грубость и крик в отношениях с подчиненными наносят огромный ущерб авторитету. Развивайте в себе чувство самоконтроля эмоций, выработайте привычку сдерживаться, не терять самообладания. Еще Гораций заметил, что “гнев есть кратковременное безумие”.

6. Задания и распоряжения необходимо отдавать в спокойном тоне, сформулировав их четко, полно и конструктивно, чтобы все поняли, что нужно сделать, как это сделать и какой ожидается результат.

7. Плохой руководитель знает, что надо сделать. А хороший показывает, как это сделать.

8. Основой здоровых отношений между руководителем и подчиненным является взаимное уважение. Несправедливость по отношению к подчиненными коллегам, имеющим лучшие способности, ведет к потере уважения и превращению вашей власти из фактической в номинальную.

9. Леонардо да Винчи считал, что “ противник, ищущий ваши ошибки, полезнее, чем друг, желающий их скрыть”. Умейте отыскивать рациональное зерно даже в недоброжелательной критике в ваш адрес.

10. Если кто-то из подчиненных высказывает мнение, противоречащее вашему, - критикуйте мнение, а не автора.

11. Обычно сотрудники готовы не щадя себя выполнять увлекающие их задания, но стремятся всячески экономить свои усилия, когда работа кажется им неважной или недостойной их. Сделать даже неинтересную работу важной в глазах подчиненных, поднять ее престиж до уровня престижа работника и выше - в этом искусство, профессионализм руководителя.

12. Необходимо всячески поддерживать работников, активно ищущих решение поставленных задач. Способствуйте их борьбе с недостатками, помогайте развивать достоинства, смелее выдвигайте их.

13. Решая вопрос о назначении, не забывайте, что люди, взятые со стороны, не всегда могут легко вписаться в коллектив, оправдать возлагавшиеся на них надежды. У них заметны хорошие и скрыты плохие стороны, тогда как у сотрудников, работающих в вашей организации, вам уже одинаково видны и те и другие.

14. Среди работников любого уровня всегда есть люди, которые относятся к делу пассивно, работают малопроизводительно, а то и просто отбывают свое рабочее время. Разберитесь в причинах такого отношения. Возможно, оно вызвано:

- чрезмерным вмешательством со стороны непосредственного руководителя;

- отсутствием психологической и организационной поддержки;

- недостатком информации, в том числе о результатах своего труда;

- несоответствием заданий и возможностей;

- сухостью и невниманием руководителя к запросам.

15. За решение определенного вопроса должен отвечать только один человек. Если работу выполняют несколько лиц, нужно назначить ответственного.

16. Работа не будет выполнена хорошо, если не оговорены сроки и границы, в которых она должна протекать, сколь бы неприятны эти границы не были. “Полная свобода делать все, что хочешь и как хочешь, - это, в сущности, свобода вообще ничего не делать”.

17. Лучшее - враг хорошего. Требуйте от подчиненных выполнения работы в заданный срок. Если не оговаривать сроки, то человек ищет не просто верное, хорошее решение, а наилучшее, что может продолжаться до бесконечности.

18. Человек - не машина: работа на пониженных мощностях снижает потенциал его ресурсов. Заниженные задания портят работников. Поэтому лучше давать задания со сжатыми (но реальными) сроками, чем с растянутыми.

19. Хотя бы раз в месяц нужно проверять исполнительность и степень осознания ответственности ваших подчиненных строгой ревизией одной из важнейших задач.

20. Наладьте систематическую и своевременную проверку хода выполнения плана. Запоздавшая проверка и корректировка ведут к излишнему расходованию сил и средств.

21. Непременное условие успеха любого мероприятия - поощрение за успешную работу и взыскания за упущения и недоработки. При этом и наказания, и поощрения должны быть соразмерны действиям работников и следовать непосредственно за ними.

22. Выбор воспитательных средств велик, мы же часто применяем лишь немногие привычные и нравящиеся нам:

- поощрения: поздравление с успехом; благодарность за своевременную и точную работу; признание явного повышения деловой квалификации работника по сравнению с прошлым или с его товарищами; разрешение на кратковременную передышку; снижение активности нагрузки; интересная командировка; предоставление права на самоконтроль; снятие прошлого наказания; денежная премия; повышение по службе;

- наказания: замечание; порицание; публичное осуждение; выговор; депримирование; невыгодное сравнение с другими работниками; лишение некоторых дополнительных благ; отмена юридически необязательных уступок - возможность отлучки по личному делу, задержка намеченного продвижения по службе, введение более пунктуальной отчетности и т.п.

23. Как правило, взыскания и поощрения должны оказывать влияние не только на того, кому они предназначены, но и на весь коллектив, которому должно быть известно, что произошло, причины, приведшие к событию, и оценка его руководством. Однако в отдельных случаях, исходя из отдельного проступка и личности работника, его совершившего, полезнее отчитать сотрудника наедине, чем при всех.

24. Назначая встречу подчиненным, объясните ее цель заранее. Это им позволит подобрать необходимый материал, а вам поможет лучше решить обсуждаемый вопрос.

25. Беседуя с сотрудником, не позволяйте себе просматривать не касающиеся беседы бумаги, не извинившись перед собеседником, многократно вызывать секретаря и давать ему не относящиеся к обсуждаемому вопросу указания; отрешенно смотреть в окно; барабанить пальцами по столу, выражая нетерпение.

Вообще, вести беседу - это целое искусство. Вот несколько непреложных истин проведения беседы руководителем:

а) тон беседы должен быть деловым, что быстро создает атмосферу взаимного доверия. Пунктуальность укрепляет доверительную атмосферу, причем пунктуальность обоих собеседников. Человек, прождавший 15-20 минут в приемной или коридоре, вряд ли будет настроен дружелюбно в начале беседы. Если время приема просрочено, постарайтесь предупредить ожидающего о непредвиденной задержке и попросить его подождать, указав время с небольшим запасом (минут 5-10);

б) перед началом беседы рекомендуется предупреждать собеседника о времени, которым вы располагаете для беседы;

в) первое слово - за вашим собеседником, знаком он вам или не знаком;

г) мало что оказывается столь пагубным для беседы, как безудержная категоричность суждений;

д) в процессе беседы всегда надо последовательно проводить основную мысль;

е) слушая собеседника, заставьте себя забыть личные предубеждения и расположение; не торопитесь с заключением и строго проводите различие между фактом и мнением;

д) в беседе решение всегда должно следовать за обсуждением, так как в ином случае ваш собеседник вместо изложения своих идей начнет критиковать вас или будет безучастно со всем соглашаться.

26. Искусство ведения деловой беседы зависит также от умения слушать собеседника. Умение внимательно и эффективно слушать достигается длительными тренировками, во время которых рекомендуется забыть о личных предубеждениях, не торопиться с выводами и заключениями, постоянно проводить различие между фактом и мнением. Одна из американских методик рекомендует:

- слушай со вниманием;

- слушай - не болтай;

- слушай, что человек может сказать, не может сказать, не хочет сказать.

Сейчас в мировой практике применяются несколько методик, рекомендующих, как быстро научиться эффективно слушать. Вот некоторые рекомендации:

- принять активную позу. Специалисты считают, что правильная посадка тела помогает создать нам умственную сосредоточенность и, наоборот, когда мы расслабляем тело, то же самое испытывает наш мозг;

- сосредоточить взгляд на говорящем;

- поддерживать устойчивое внимание к говорящему;

- логически планировать процесс слушания. “Мысленное опережение” речи собеседника или оратора является не только одним из средств настройки на одну с ним волну, но и хорошим методом запоминания речи;

- преждевременно не оценивать беседу или выступление.

27. Залогом всех успехов в деловых контактах является самая обычная вежливость. Именно она создает с первых же минут ту атмосферу, в которой только и возможно найти согласие с вашими собеседниками.

28. Даже если вам предстоит вполне традиционное заседание с хорошо известными собеседниками, не поленитесь - набросайте хотя бы самый общий план будущего разговора.

29. Не “давите” на собеседников голосом, манерой речи, наконец, намеками на свое начальственное положение. Помните закон физики: “Действие равно противодействию”. Этот закон справедлив и в человеческих взаимоотношениях. Как убедительно показал в своей книге Дейл Карнеги, успех приходит лишь к тем, кто умеет делать своих собеседников своими сторонниками, доказав им обоюдовыгодность своих предложений.

Идеалом является “ ролевая организация совещания”, но будем реалистами - приучить коллег к такой форме обсуждения вам удастся не сразу. Но это не значит, что принципы такой организации нельзя начать реализовывать, как только вы с ними познакомились. Сделать это можно, например, путем жесткой регламентации очередности выступлений участников совещания - слово вы можете давать по очереди тем из их, кто изначально, по своему характеру, близок к роли, которую вам нужно задействовать на том или ином этапе обсуждения.