Этапы технологического процесса обработки данных, их характеристика.

Технологический процесс об­работки информации — это совокупность операций, осуществляемых в определенной последовательности с на­чального момента возникно­вения информации до получе­ния результатных данных.

Технологический процесс преобразуетинформацию, начиная с момента возникновенияисходных данных и заканчивая получением ожидаемых результатов.

Построение технологического процессаобработки информации на пред­приятиях или в организациях определяется следующими факторами:

- особенностями обрабатываемой информации:

- типами решаемых задач;

- объемом обрабатываемой информации;

- требованиями к периодичности, срочности и точности обработки данных;

- соответствия временным регламентам взаимодействия производственных процессов и их элементов;

- типами, количеством и характеристикой технических средств об­работки информации и т.д.

Эти факторы ложатся в основу организации технологического про­цесса, который включает перечень последовательности и способов выполнения операций, порядка работы специалистов и средств автомати­зации, организацию рабочих мест, установление временных регламен­тов взаимодействия и т.д.

Стандартизация техноло­гического процесса обработ­ки информации — это разработка комплекса детализи­рованных и максимально унифицированных схем технологических процессов, в которых строго установле­ны состав и последователь­ность выполнения операций.

Так как на отдельных операциях технологического процесса обработки информации могут быть использованы различные технические средства и в различных сочетаниях, на практике существует множество вариан­те организации технологического про­цесса. Для повышения эффективности технологии обработки данных необходи­мо провести ее стандартизацию.

Ориентация на стандартные технологические процессы приводит к улучше­нию качества обработки информации.

Основными документами, регламентирующими технологический процесс обработки информации, являются технологические и инструкционные карты.

Технологическая карта представляет собой набор последовательно выполняемых операций технологического процесса по каждой обраба­тываемой задаче.

На каждую операцию технологического процесса разрабатывается инструкционная карта, в которой указываются сведения об исходной ин­формации, о конечных результатах и о порядке выполнения конкретной работы.

Организация технологического процесса должна обеспечивать мак­симальную автоматизацию процессов обработки информации при ис­пользовании различных технических средств и высокую достоверность получения результатных данных при минимальных трудовых и стоимо­стных затратах.

Состав операций и последовательность их выполнения зависят от характера решаемых задач и имеющихся технических средств. Характер задач, в основном, определяется объемами обрабатываемой информации, периодичностью решения, а также сложностью алгоритмов ее пре­образования. При определении состава операций технологического процесса создается возможность выбора наиболее рационального спо­соба обработки информации.

В ряде случаев организация техноло­гического процесса обработки информа­ции базируется на единстве методологии обработки данных, что позволяет рас­смотреть обобщенную схему технологи­ческого процесса при решении основных функциональных и управленческих задач в процессе функционирования предпри­ятия или учреждения. Такой технологи­ческий процесс можно условно разделить на три укрупненных этапа,операции и содержание которых зависят от типа предпри­ятия или учреждения, характера и объема решаемых задач, сроков и пе­риодичности обработки информации, уровня программного обеспече­ния и т. д.

Этап технологического про­цесса — это совокупность операций, объединенных по признаку выполняемых функ­ций на определенном отрезке технологического процесса обработки информации.

1. На подготовительном этапе осуществляется:

- сбор исходных данных (например, сбор информации в технологическом процессе промышленных предприятий);

- регистрация информации, т. е. нанесение данных на носитель ин­формации;

- контроль правильности исходных данных;

- ввод информации в персональный компьютер или передача данных в центр обработки.

Информация собирается как внутри экономического объекта, так и поступает из других организаций и учреждений. В зависимости от этого строится система сбора данных, в разрезе которой должно быть соблюдено требование достоверности первичной информации, ее полноты и своевременности получения.

Операции регистрации могут выполняться как ручным способом, так и автоматически. При ручном формировании документов, включая заполнение электронных форм, операции регистрации весьма трудоемки и дают наибольший процент ошибок в получаемых данных. Если же сбор и регистрация первичной информации выполняются автоматически с помощью соответствующих технических средств (станки с числовым программным управлением, кассовые терминалы и пр.), то трудоемкость начального этапа резко понижается. Однако, несмотря на про­мышленный выпуск разнообразных средств сбора и регистрации информации, эти операции на предприятиях и в организациях наименее автоматизированы.

Регистрация информации зачастую сопровождается копированием исходных данных (документов или файлов), что обусловлено следующи­ми причинами: большим объемом потребителей первичных данных, не­обходимостью сохранности информации, контрольными функциями и т.д.

Контрольные операции имеют своей целью обнаружение и недопуще­ние ошибок в исходных данных. Контроль первичной информации мо­жет выполняться путем сопоставления проверяемых реквизитов с диа­пазоном заданных значений, на соответствие заданной разрядности ре­квизитов и т. д.

Собранная и зарегистрированная информация направляется на об­работку или в установленных случаях — на хранение.

Передача информации обусловлена многоадресной потребностью в ней. Данные приходится передавать и в связи с тем, что источники ин­формации удалены от средств их обработки. Информация передается путем перемещения документов, носителей или посредством передачи сигналов по каналам связи.

Зарегистрированные на носителях данные могут передаваться чело­веком, пересылаться по почте, доставляться транспортом. В условиях организации технологического процесса обработки информации воз­можны все виды передач, но наибольшей оперативностью отличается дистанционная, при которой пересылаются не носители, а данные в форме сигналов.

Ввод информации в средства вычислительной техники может выпол­няться различными способами в зависимости от используемых техниче­ских средств. В случае сбора информации непосредственно в технологи­ческом потоке промышленного предприятия данные автоматически по каналам связи вводятся в электронно-вычислительную машину для по­следующей обработки.

В случае работы с документальной информацией ввод информации совмещается с операцией регистрации данных на электронную форму документа и выполняется непосредственно с клавиатуры персонального компьютера.

Первичная информация может также вводиться и с машинных но­сителей, если она заранее собрана и зарегистрирована в соответствую­щем для ввода виде.

2. Основной этап обеспечивает непосредственную обработку ин­формации в средствах вычислительной техники, а также при необходи­мости хранение и поиск первичных и результатных данных. Основной этап занимает ведущее место среди остальных информационных эталон технологического процесса как по значимости, так и по объему.

Обработка данных выполняется в электронно-вычислительных ма­шинах различных типов и классов, включая персональные компьютеры, серверы, мэйнфреймы и т.д., по специальной соответствующей программе и включает арифметические и логические действия над данными, а также автоматическое управление выполнением этих действий.

Хранение информации вызвано следующими факторами:

- многократным использованием условно-постоянной справочной информации;

- необходимостью накопления первичных данных;

- разрывом во времени между возникновением информации и ее обработкой;

- потребностью в накоплении данных для их последующей обработки и т.д.

Хранение информации осуществляется в форме документов, на машинных носителях, путем организации автоматизированных банков данных в виде файлов или баз данных. Файлы организуются в информа­ционные массивы, в которых данные располагаются в соответствии с группировочными признаками.

Хранение информации может быть кратковременным и длительным, организованным в центре обработки или на автоматизированных рабочих местах специалистов. Кратковременному хранению подлежат переменные данные за текущий период, а также в отдельных случаях результатные данные. Условно-постоянная информация (например, нормативы, справочные данные, финансовая информация и т.д.) хранится длительное время и по мере необходимости корректируется. Для каждого вида информации устанавливается срок хранения, используются специальные картотеки и организуются специализированные архивы.

Поиск информации — это выборка данных из отдельных массивов пли баз данных, включая поиск, подлежащей корректировке или замене информации. Операция поиска выполняется на основе поискового предписания, составленного на требуемые данные с использованием информационно-поисковых языков.

3. На заключительном этапе осуществляется контроль правильности результатных данных, их вывод и передача потребителю для их ис­пользования.

Использование информации завершает технологический процесс обработки информации. Результатная информация необходима для раз­ных потребителей. В случае, когда она используется руководителями организации, то на ее основе разрабатывается и принимается оптимальное управленческое решение, которое реализуется работниками управления игл использования технических средств, на основе результатных данных, полученных в процессе функционирования информационной тех­нологии.

Обработанная информация может и непосредственно поступать на технические устройства. Последнее направление характерно для авто­матизированных систем управления технологическими процессами промышленных предприятий.

 

Электронный офис

Что такое электронный офис?

Офисная деятельность характеризуется прежде всего используемыми информационными технологиями, а, следовательно, соответствующими средствами и методами преобразования информации. Если преобладающими информационными технологиями являются компьютерные (на основе электронных средств вычислительной, коммуникационной и организационной техники), то говорят о реализации офисной деятельности в рамках электронного офиса.

В условиях широкого использования возможностей глобальной информационной системы (сети) Интернет появилась возможность создания и использования особой разновидности электронного офиса — виртуального офиса, когда все необходимые функции информационного обслуживания управленческой деятельности и соответствующие ресурсы пространственно распределены в различных узлах сети, а не сосредоточены в реальном офисе с соответствующими атрибутами (помещение, оборудование, персонал и т. п.).

Из чего стоит электронный офис. Суть офисной автоматизации заключается не в сокращении числа работающих, а в улучшении качества управления за счет более полного и своевременного информирования сотрудников. Информировать сотрудников можно посредством трех основных видов информации: речи (устное распоряжение, просьба, сообщение), текстовых документов (приказы, распоряжения, письма) и изображений (фотографии, слайды, чертежи и т.п.).

Большинство речевых сообщений передается через телефонную сеть. При этом телефон выступает в роли автоответчика, определителя номера, средства автодозвона и блока защиты от нежелательных абонентов. Современный телефон может выполнять также функции записной книжки, калькулятора, часов и т.д. Большое распространение получили радиотелефоны, а с распространением сотовой связи телефон приобрел подлинную мобильность.

"Электронный офис" - не значит безбумажный. Ведь бумага - это материальный свидетель решений и сделок, кроме того, многим людям работать с бумагами удобнее и привычнее, чем с компьютером. Поступать в офис бумаги могут, например, по факсу (точное воспроизводство графического оригинала). Полученные по факсу документы можно потом скопировать или отсканировать. Копирование документов выполняется с помощью копировальных аппаратов - ксероксов. Сканирование выполняется сканером ("scan" - поле зрения), специальным аппаратом, который работает не автономно как ксерокс, а как периферийное устройство компьютера. Отсканировать документ в память компьютера можно двумя способами. Первый - сканировать документ как единую и неделимую единицу информации (в этом случае работать с отсканированным текстом можно только целиком, как с картинкой). Второй способ - при сканировании с помощью специальных программ преобразовать документ в текстовый файл (например, программа finereader).

Для связи с другими офисами, сотрудниками или клиентами используется электронная почта. Чтобы установить в офисе электронную почту, нужно приобрести модем (устройство для связи компьютера с телефонной сетью), специальную программу для работы с почтой (например, outlook express) и подключиться к интернет-провайдеру, фирме, предоставляющей услуги электронной почты. Как и при работе обычной почты, электронные письма приходят сначала на узел к интернет-провайдеру, а потом передаются по конкретным адресам. Электронная почта предоставляет возможности:

* время передачи практически не зависит от расстояния;

* не требуется присутствия получателя на рабочем месте, он может включить компьютер и просмотреть свой почтовый ящик в любое время;

* информация достаточно защищена, так как отправитель и получатель могут договориться о шифровке своих писем;

* можно одновременно отправить одно сообщение по множеству адресов ("веером");

* можно передавать данные любых форматов (тексты, фотографии, графики, звуковые файлы, фрагменты фильмов).

Основные требования, предъявляемые к современным офисным информационно- вычислительным системам:

• высокая производительность и средства работы с разнообразными подключаемыми устройствами - рабочими станциями, бизнес-компьютерами, файловыми серверами, периферийными оборудованием, телефонными станциями, факсами и т. д.;
• высокая надежность основных информационных каналов, достигаемая устойчивостью к повреждениям кабельной системы, отказам технических средств и сбоям программного обеспечения, а также к внешнему электромагнитному излучению;
• высокая степень защиты от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, представляющей коммерческую, финансовую и государственную тайну;
• применение только стандартных протоколов для обмена информацией с целью обеспечения дальнейшего экономического развития информационно-вычислительного комплекса с использованием оборудования от различных производителей;
• возможность централизованного управления всеми сетевыми и коммуникационными устройствами;
• возможность подключения коммуникационного оборудования к глобальным каналам связи.

Основными компонентами таких систем являются внешние коммуникационные каналы, кабельная система здания, сетевое и коммуникационное оборудование и ПО, а также, безусловно, различные системы автоматизации офисной деятельности (электронная бухгалтерия, управление кадрами, документооборотом и т. д.).

Коммуникационные каналы

позволяет сегодня использовать их для:

• передачи данных на скоростях …. Кбит/с и выше в коммутируемом и выделенном режимах;
• объединения удаленных ЛВС и создания корпоративных территориально-распределенных сетей;
• доступа к информационным ресурсам, требующим передачи значительных объемов информации (например, к сети Internet) на скоростях … Кбит/с и выше;
• передачи звукового сигнала (как моно, так и стерео), обеспечивающей студийное качество звучания;
• проведения компьютерных видеоконференций и видеотелефонной связи.

Офисная кабельная система

При создании кабельной системы организации крайне важно добиться того, чтобы затраты на внутренние кабельные системы стали капитальными, такими же, как, например, на строительство здания. Эта цель может быть достигнута только в том случае, если кабельная система будет служить в течение длительного периода времени, с одной стороны не претерпевая, кардинальных изменений, а с другой стороны, допуская изменение конфигурации и наращивание.

Такую возможность предоставляют структурированные кабельные системы, которые подразделяются на независимые подсистемы, что позволяет легко и ценой малых затрат переходить на более совершенное оборудование, удовлетворяющее растущим требованиям к системам коммуникаций. Наличие гибкой подсистемы администрирования помогает быстро изменять структуру кабельной системы при "переездах" сотрудников из отдела в отдел или замене оборудования и ПО.

Сетевой оборудование

Общая производительность всей сети предприятия во многом определяется характеристиками ее главного узла - центрального сервера. Другой особенностью крупной информационной сети с большим количеством пользователей и несколькими серверами является необходимость обеспечения доступа к центральным серверам и базам данных для всех пользователей. При этом группы пользователей, работающие с локальными серверами, могут располагаться на значительном удалении друг от друга.

Для обеспечения надежной защиты информации от аппаратных и программных сбоев используется дублирование наиболее уязвимых узлов сети - кабельной проводки, источников питания, модулей управления, жестких дисков и даже серверов ЛВС. Для создания архивных копий информации необходимо применять специальные архивационные серверы, способные хранить на магнитной ленте или оптических накопителях десятки и сотни гигабайт данных. Все модели сетевого оборудования - коммутаторы, концентраторы, мосты и маршрутизаторы - оснащены надежными средствами защиты информации от несанкционированного доступа.