II. Організація роботи користувачів у читальних залах архівів, їхні права та обов’язки

1. Архіви надають користувачам відповідно до їхніх замовлень документи НАФ (справи, кіно-, фоно-, відеодокументи), довідковий апарат (довідники, путівники, описи, каталоги, огляди, покажчики, картотеки тощо), а за необхідності й згоди керівництва архіву - облікові документи (справи фондів, реєстри описів фондів).

Користувачі можуть користуватися виданнями, що зберігаються в довідково-інформаційному фонді архіву.

2. Документи НАФ надаються на підставі форми замовлення на видавання справ (додаток 1), що подається користувачем особисто або поштою, зокрема електронною.

3. Користувачеві видається щоденно не більше 5 томів описів, 10 бюксів мікрокопій, однієї тисячі аркушів архівних справ (але загалом не більше 10 справ), 50 кальок науково-технічної документації, 20 одиниць кінодокументів, а також звукозаписів, що за загальним обсягом не перевищують трьох годин звучання, та відеодокументів, що за загальним обсягом не перевищують чотирьох годин екранного часу.

4. Збільшення обсягів щоденного видавання документів НАФ користувачеві понад встановлені норми, продовження строку користування документами та зберігання їх у читальному залі до початку ознайомлення з ними користувача визначаються в кожному конкретному випадку керівництвом архіву як платна послуга.

5. Справи та документи, на які в архівах існують фонди користування, видаються до читальних залів архівів лише в копіях.

Оригінали унікальних документів заборонено видавати до читального залу (сектору користування документами) архіву.

За наявності фонду користування оригінали унікальних документів та оригінали документів НАФ з метою забезпечення їх збереженості видаються до читального залу (сектору користування документами) архіву з дозволу керівництва архіву лише для спеціального дослідження, що потребує вивчення матеріалу носія інформації, зовнішніх ознак документа тощо.

6. Працівники архівосховища зобов’язані здійснювати поаркушне перевіряння одиниць зберігання та справ перед їх видаванням користувачеві, а працівники читального залу - після їх повернення користувачем, що фіксується у формі замовлення на видавання справ (додаток 1). На вимогу користувача перевірка повернутих документів має здійснюватися в його присутності.

7. Замовлені користувачем документи НАФ в читальному залі зберігаються в спеціальних шафах, доступ до яких мають лише працівники читального залу.

У разі якщо документ (одиницю зберігання) одночасно замовили кілька користувачів, порядок користування ним визначається завідувачем читального залу в порядку черговості.

8. Описи, інші нетиражовані архівні довідники видаються користувачам на строк до 5 робочих днів, копії та видання - до одного місяця, оригінали документів НАФ - до 10 робочих днів.

Строк користування обчислюється з дня видавання документів з архівосховища. Подальше продовження строків здійснюється за погодженням з керівництвом архіву на підставі мотивованої письмової заяви користувача.

9. Якщо користувач не звертається за замовленими документами, то їх повертають до архівосховища після закінчення строку, зазначеного в пункті 8 цього розділу.

10. Друковані видання, примірники описів, що зберігаються безпосередньо в читальних залах архівів, видаються користувачам у день замовлення.

Строк видавання інших описів, справ, документів не повинен перевищувати двох робочих днів від часу оформлення замовлення, без урахування дня замовлення.

Якщо документи з конкретного віддаленого архівосховища через технічні умови видаються лише раз на тиждень, то норма видавання таких документів для користувача збільшується втричі.

11. Доступ до документів НАФ, що містять державну таємницю або іншу інформацію з обмеженим доступом, може бути обмежено виключно відповідно до Законів України «Про доступ до публічної інформації» та «Про доступ до архівів репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років».

Архіви забезпечують розміщення на своїх офіційних веб-сайтах інформації про наявні обмеження в доступі до архівної інформації, зокрема до архівної інформації репресивних органів, строк дії таких обмежень, а також іншої інформації, необхідної для реалізації права особи на доступ до архівної інформації репресивних органів.

{Пункт 11 розділу II в редакції Наказів Міністерства юстиції № 76/5 від 19.01.2015, № 1125/5 від 06.07.2015}

12. Підставою для відстрочки доступу користувачам до документів НАФ є:

1) установлення фондоутворювачем, власником, уповноваженою ними особою або правонаступником особливих умов доступу до документів особового походження.

Особа, яка є жертвою репресивних органів, має право на обмеження доступу до архівної інформації репресивних органів про себе на строк не більше 25 років, крім осіб, зазначених у частині четвертій статті 8 Закону України «Про доступ до архівів репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років». У разі якщо архівна інформація репресивних органів про особу була оприлюднена, обмеження доступу до такої інформації не застосовується;

{Підпункт 1 пункту 12 доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1125/5 від 06.07.2015}

2) перебування в незадовільному стані, проведення науково-технічного опрацювання, ремонту, реставрації, оправлення, консерваційно-профілактичного оброблення, створення страхових копій, перевіряння наявності документів. Строк такого обмеження не може перевищувати одного року з дня замовлення;

3) перебування документів у тимчасовому користуванні за межами архіву.

13. У виняткових випадках, зазначених у пунктах 11, 12 цього розділу, на підставі мотивованої письмової заяви користувача нетривале в часі ознайомлення з конкретною інформацію, що міститься в документах, здійснюється за погодженням з керівництвом архіву в присутності завідувача читального залу.

14. Користувачі документів НАФ мають право:

1) користуватися в читальному залі архіву копіями документів з фондів користування, а у разі їх відсутності - оригіналами, якщо доступ до них не обмежено на підставах, визначених Законами України «Про доступ до публічної інформації» та «Про доступ до архівів репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років», а також відповідно до цих законів користуватися документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, крім інформації, що становить державну таємницю;

{Підпункт 1 пункту 14 розділу II в редакції Наказів Міністерства юстиції № 76/5 від 19.01.2015, № 1125/5 від 06.07.2015}

2) отримувати від архівів довідки про відомості, що містяться в документах, доступ до яких не обмежено на підставах, визначених законом;

3) отримувати за письмовою згодою керівництва архіву документи або їх копії в тимчасове користування за межами архіву;

4) отримувати в працівників архіву консультації про зміст і місцезнаходження документів, зокрема щодо документів, які зберігаються в інших архівах;

5) виготовляти, у тому числі за допомогою технічних засобів, або отримувати від архіву копії документів і витяги з них, якщо це не загрожує стану документів та не порушує авторських та суміжних прав, а також вимагати, щоб ці копії або витяги були засвідчені архівом.

Забороняється вимагати здійснення прямої чи опосередкованої оплати для самостійного виготовлення користувачем копій документів;

{Підпункт 5 пункту 14 розділу II доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1125/5 від 06.07.2015}

6) публікувати, оголошувати, цитувати та іншим чином відтворювати зміст документів НАФ з обов’язковим посиланням на місця їх зберігання і з дотриманням умов, передбачених законодавством;

7) користуватися за погодженням з керівництвом архіву технічними засобами, що полегшують їх роботу з документами НАФ (мікрокалькулятор, портативний комп’ютер, диктофон), за умови, що вони не завдають шкоди документам НАФ і не заважають іншим користувачам;

8) користуватися за погодженням з керівництвом архіву послугами перекладача та спеціаліста з копіювання документів образотворчого та графічного характеру, яких оформлюють як окремих користувачів;

9) оскаржувати в порядку підлеглості або в судовому порядку дії посадових осіб архіву, що перешкоджають реалізації законних прав користувачів;

10) вносити керівництву архіву пропозиції щодо поліпшення організації діяльності архіву та умов роботи з документами НАФ;

11) у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу вимагати від архіву долучення до цих документів письмового обґрунтованого спростування чи доповнення зазначених відомостей.

Особи з обмеженими фізичними можливостями мають право безоплатно отримувати додаткові послуги, спрямовані на забезпечення користування документами НАФ, відповідно до Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 8 квітня 2013 року № 656/5 «Про затвердження Правил роботи архівних установ України», зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за № 584/23116.

15. Обов’язки користувачів документів НАФ:

1) вчасно інформувати працівників архіву в разі зміни анкетних даних під час роботи в архіві чи користування документами НАФ поза архівом;

2) дотримуватися встановленого порядку користування документами НАФ, зокрема своєчасно виконувати законні вимоги працівників архіву, запобігати пошкодженню документів, не виносити їх із читального залу, не передавати іншим особам, які не несуть відповідальності за їх зберігання, не робити в них позначок та підкреслювань, не писати на аркушах паперу, розміщених безпосередньо на архівних документах; не заносити до архіву сторонніх архівних документів у будь-якому вигляді (їх копій) та видань без дозволу керівництва архіву; під час роботи з кіно-, відео-, фото-, фонодокументами, електронними документами та мікрокопіями дотримуватися вимог поводження з цими документами та апаратурою;

3) забезпечувати збереженість і вчасне повернення документів НАФ, довідкового апарату, видань, наданих їм у користування, негайно інформувати працівників читального залу (керівництво архіву) про виявлені випадки пошкодження чи недостачі документів;

4) заповнювати форми аркушів користування архівними документами (додаток 2);

5) дотримуватися умов організації копіювання документів НАФ власними технічними засобами користувачів, встановлених центральним органом виконавчої влади, який забезпечує реалізацію державної політики у сфері архівної справи;

6) не допускати перекручень або фальсифікацій використаних відомостей, що містяться в документах НАФ, а також порушень права інтелектуальної власності, розголошень персональних даних та іншої інформації, що охороняється законом;

7) надавати архівам бібліографічну інформацію про видання, у яких використано інформацію архівних документів;

8) підтверджувати родинні зв’язки з особами, щодо яких проводиться пошук персональних даних, за умови згоди суб’єкта персональних даних та з метою підтвердження своїх законних прав та інтересів, надавати засвідчені нотаріально доручення від замовників генеалогічних досліджень;

9) не використовувати з комерційною метою відомості, що містяться в документах НАФ, без укладання відповідного договору з архівом.

16. Користувачі документів НАФ самостійно приймають рішення про спосіб використання і оприлюднення наданої їм архівної інформації і відповідають за її достовірність.

Керівництво та працівники архівів не несуть відповідальності за наслідки поширення архівної інформації.

{Розділ II доповнено новим пунктом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1125/5 від 06.07.2015}