Які функції виконує програма outlook

Програма Microsoft Outlook Express – це поштовий клієнт, що дозволяє працювати з електронними повідомленнями без підключення до Internet і обмінюватися електронними повідомленнями в період підключення до мережі Internet. Програма використовується як для роботи з електронною поштою, так і для роботи з новостними групами (телеконференціями). Обмін електронними повідомленнями відбувається у відстроченому режимі, тобто повідомлення відсилається в слушний для відправника час, а адресат проглядає повідомлення в зручний для нього час.

Програма є клієнтом, оскільки вона звертається до поштового серверу, що знаходить в мережі Internet і надає послуги отримання і зберігання, а також відправки електронних повідомлень.

Програма має такі можливості:

• створення електронних повідомлень,

• прийом і відправка електронних повідомлень,

• зберігання електронних повідомлень в папках,

• ведення адресної книги,

• відправка файлів (вкладень) разом з повідомленнями,

• позначка важливості повідомлень (низька, середня, висока),

• можливість отримання повідомлень про доставку і прочитання повідомлень,

• створення правил для повідомлень (позначати кольором, сортувати по теках),

• створення і використання текстового підпису, а також використання цифрового підпису,

• робота з декількома поштовими скриньками,

• робота декількох користувачів з своєю поштою на одному комп\\\'ютері. Outlook є самим «офісним» з усіх додатків Microsoft Office. Навіть його найпростіші функції дозволяють вирішувати цілий ряд різноманітних офісних завдань, загалом же його можливості практично невичерпні. Але аж ніяк не всі користувачі й далеко не завжди використовують їх повною мірою. Рядові службовці при роботі з Microsoft Outlook найчастіше виконують наступні дії:

мають справу з електронною поштою: створюють, відправляють, отримують і друкують повідомлення, працюють з поштовими папками, підписують повідомлення, встановлюють правила обробки повідомлень;

планують свій робочий час: створюють записи про зустрічі та події в календарі, налаштовують оповіщення, переглядають календар;

ведуть контакти: додають і переглядають запису;

працюють із завданнями: створюють завдання і відстежують їх виконання;

користуються нотатками: створюють, редагують, оформляють і видаляють їх.

У порівнянні з іншими основними додатками Microsoft Office 2007, зовні Outlook 2007 найменше відрізняється від своїх попередніх версій. Однак у ньому з'явилися і нові можливості, і нові команди, і... нові проблеми.

1. Час і інформація під контролем

Щоб поліпшити управління часом та інформацією, програма Office Outlook 2007 надає ряд нових і розширених можливостей, починаючи з швидкого пошуку і закінчуючи інтеграцією завдань у календарі. Ці кошти полегшують вирішення завдань пошуку, управління, сортування та обробки величезних обсягів даних, з якими користувач стикається кожен день.

1.1 Швидкий пошук потрібної інформації

Миттєвий пошук. Office Outlook 2007 надає новий швидкий спосіб пошуку відомостей незалежно від того, в якій папці вони знаходиться. Тепер Outlook використовує ту ж технологію пошуку, що і Microsoft Windows, і забезпечує швидке отримання результатів незалежно від розміру поштової скриньки. Крім того, була поліпшена структура візуального відображення. Тепер як тільки окремий результат пошуку стає доступний, він відразу ж відображається на екрані, а пошук в цей час продовжує виконуватися. Процедура пошуку тепер відображається в одному і тому ж місці незалежно від цілей застосування Outlook. Можна також надіслати запит пошуку в службу пошуку на робочому столі Windows і виконати пошук в будь-якому місці на комп'ютері.

Колірні категорії. Нова можливість «Кольорові категорії» дозволяє швидко і наочно настроювати елементи та робити їх несхожими один на одного, що полегшує пошук потрібної інформації. Припустимо, що потрібно призначити колірну категорію всіх елементів певного проекту. Призначення однієї і тієї ж колірної категорії повідомленнями електронної пошти, календарів і завдань допоможе візуально визначити всі елементи даного проекту. При необхідності надалі можна буде виконати пошук і сортування по колірних категорій. Додаткові відомості див у статті «Призначення колірної категорії повідомленням електронної пошти».

Роумінг колірних категорій. За замовчуванням колірні категорії зберігаються тепер у файлі даних, а не в реєстрі Windows. При використанні облікового запису Microsoft Exchange категорії будуть доступні на всіх задіяних комп'ютерах.

Користувальницький інтерфейс, орієнтований на результат. Програма Office Outlook 2007 має новий, більш зрозумілий і інтуїтивний інтерфейс, що полегшує створення, форматування та маніпулювання електронної пошти. Тепер є доступ до всього різноманіття функцій і можливостей Outlook з одного і того ж місця в повідомленні електронної пошти.

Перегляд вкладень. Використовуючи новий засіб, вкладення можна переглядати в області читання за допомогою одного клацання мишею. Це суттєво економить час і дозволяє переглядати вкладення в контексті повідомлення електронної пошти.

Згорнута область переходів. Для збільшення робочої області тепер можна зменшити область переходів до вертикальної панелі кнопок, зберігаючи при цьому швидкий доступ до обраних папок та іншим уявленням. Додаткові відомості див у статті «Згортання та розгортання області переходів».

Імена Yomi. Програма Office Outlook 2007 підтримує японські імена Yomi в розділі «Контакти».

У календарі змінилося уявлення «Тиждень». У програмі Office Outlook 2007 введено нове подання тижня. Колишня структура у вигляді двох стовпців нагадувала на звичайний календар. Нове подання схоже на подання робочого тижня попередніх версій.

Рівень подробиць за замовчуванням. Змінено рівень подробиць за замовчуванням для подання «Місяць». Додаткові відомості див у статті «Зміна рівня деталізації в уявленнях календаря«Тиждень»і«Місяць»».