Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Понятие и принципы организации документооборота ⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 3
Документооборотом называется процесс движения документов и работы с ними внутри организации от создания до отправки в адресаты или передачи на хранение (по истечению надобности), а также – от получения корреспонденции до исполнения документов и передачи их на хранение. Организация документооборота определяет порядок работы с документами (корреспонденцией), их быстрое прохождение и четкое исполнение. Рекомендуется периодически оценивать состояние документооборота и исключать из оборота лишние документы, использовать для обработки документов технические средства, в частности ЭВМ, уменьшать количество инстанций прохождения документов, ограничивать перечень документов, поступающих на рассмотрение первому руководителю. Большая роль в сокращении объема документооборота принадлежит контролю и проверке исполнения документов. Установлена обратно пропорциональная зависимость между качеством контроля исполнения документов и ростом объема документооборота (чем лучше контроль, тем больше решений исполняется в срок, тем меньше возникает лишней корреспонденции). Рациональная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает положительное влияние на управленческий процесс в целом. По объему документооборота организации подразделяются на четыре категории. К первой категории относятся организации с годовым объемом документооборота, превышающим 100 тыс. единиц; ко второй категории – 100–25 тыс. единиц; к третьей категории – 25–10 тыс. единиц; к четвертой категории – менее 10 тыс. единиц. Объем документооборота зависит: от значимости организации; ее функций и уровня решаемых задач; связей с внешними организациями. Организация документооборота должна обеспечивать: определенную систему прохождения документов с исключением дублирующих решения инстанций и необходимости возвратных перемещений документов; конкретизацию общей системы прохождения документов применительно к каждой их категории для исключения инстанций, поступление оперативность прохождения документов и контроль (в необходимых случаях) за своевременностью их исполнения; использование технических средств на всех этапах работы с документами (корреспонденцией).
Документооборот на практике представляет собой технологический процесс с его структурными составляющими — документопотоками, которые могут быть классифицированы следующим образом: -входящий документопоток; -исходящий документопоток; -внутренний документопоток. Входящий документопоток несет с собой исходную, первичную информацию для управления и включает в себя: документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, указания, инструктивно-методические письма и т. д.), документы других организаций (письма, решения, акты), обращения граждан, запросы депутатов. Исходящий документопоток – ( письма, планово-отчетная документация) несет информацию, выработанную в процессе управления с целью ее передачи вышестоящим и общественным организациям и отдельным физическим лицам. Внутренний документопоток, обеспечивая решение управленческих задач в пределах данной организации, включает в себя распорядительную и справочно-информационную документацию. При этом внутренняя переписка между структурными подразделениями, как правило, исключается. Основными принципами работы с документами являются: - единый порядок составления документов и работы с ними; - четкое разделение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающие дублирование документных операций; - современное техническое оснащение делопроизводства; - целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для предприятия, оправдана конкретной целью); - умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным. В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы: -прием и первичная обработка поступающих в организацию документов; -предварительное рассмотрение и распределение документов; -регистрация; -контроль за исполнением; -информационно-справочная работа; -исполнение документов, их составление, согласование, оформление; -отправка.
|
|||||
Последнее изменение этой страницы: 2017-02-10; просмотров: 436; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.143.239.231 (0.005 с.) |