Документы на новейших носителях информации (продолжение)

 

Микрофильм

Микрофильм (МФ) - уменьшенная копия документа, полученная фотографическим способом. МФ содержит одно или несколько текстовых и графических микроизображений, объединенных общностью содержания.

* СIМ — computer input microfilm — системы ввода информации с микроносителя в ЭВМ.

По времени появления во внешней среде МФ делятся на два вида: микрофильмы-копии и микрофильмы-подлинники.

МФ-подлинник - это микрофильм первого поколения, изготовленный в результате непосредственного фотографирования документа. Такой МФ используется на правах или взамен подлинника документа. МФ на правах подлинника имеет отличительный символ вида «п.» (прописная буква украинского алфавита), который располагают в начале или в конце рулона, соответственно перед и после контрольных кадров. МФ-копия — это микрофильм второго поколения, изготовленный в результате последовательного копирования МФ первого поколения п-ное количество раз. На МФ-копии, полученной с МФ-подлинника, отличительный символ имеют отверстия (перфорации), определяющие его порядковый номер: дубликат 1-/г, дубликат 2-п и т. д.

Различают два основных вида микрофильмов: рулонный и микрофильм.

Микрофильм на рулонной пленке именуется рулонным МФ. Он может состоять из одного, нескольких рулонов и на одном рулоне может быть несколько микрофильмов. Такие носители, информация на которых размещается последовательно по всей длине рулона — страница за страницей, чертеж за чертежом, относят к линейным или непрерывным микрооригиналам.

Большинство рулонных МФ производится на стандартных фотопленках шириной 16, 35 и 70 мм. Наиболее широко для микрофильмирования различных документов (книг, журналов, архивных материалов) применяется пленка шириной 35 мм. На пленке шириной 16 мм, как правило, копируются машинописные документы (деловые документы, отчеты о НИР и ОКР, диссертации). Большие по формату документы (карты, чертежи, схемы) копируют на пленке шириной 70 мм. Длина рулона микропленки в основном составляет 30—35 м. На рулоне 35 мм пленки помещается 750—860 кадров, а на пленке шириной 70 мм — 240—280 кадров. МФ хранят в кассетах, металлических коробках, помещенных в сейфах.

По простоте и скорости изготовления рулонные МФ превосходят все остальные. За один час можно снять до 30 000 страниц при съемке в аппаратах с автоматической подачей страниц оригинала. Преимущество

 

рулонных микроносителей заключается еще и в том, что на них может быть снято большое количество кадров — документов, при этом исключается возможность утери части сфотографированных документов. Рулонные МФ сравнительно дешевы.

К недостаткам рулонных МФ можно отнести: сложность поиска отдельного документа в их массиве; трудоемкость внесения изменений и дополнений; повышенный износ пленки, поскольку при каждом поиске требуется просмотр всего рулона; невозможность прямого доступа к документу и др. Несмотря на это, рулонные МФ широко используются в качестве носителя информации при изготовлении единичных экземпляров микрооригиналов, при создании архивных фондов, организации массивов документов одноразового пользования в НИИ, КБ, на предприятиях и пр.; при микрофильмировании документов больших объемов для миниатюризации библиотечного и справочно-информационного фонда, создания его страховой части.

Микрофильм в отрезке — МФ на рулонной пленке в виде отрезка длиной не более 230 мм.

Отрезки МФ впервые были применены в 1950-х годах для хранения и ручного поиска микрофильмов. При использовании данной системы рулонную пленку после экспонирования и обработки разрезают на отрезки по 5—10 кадров. Эти отрезки вкладываются затем в наклеенные на стандартные планшеты прозрачные конверты. На одном планшете укрепляется определенное количество конвертов. Планшеты с отрезками МФ хранятся в папке. Поиск необходимой информации осуществляется по оглавлению, в котором указываются номер планшета, а также координаты кадра по вертикали (номер конверта) и горизонтали (номер кадра).

Отрезок МФ для ИПС имеет фиксированные размеры 35x160 мм. На нем размещаются 8 информационных кадров и один адресный. На информационных кадрах может быть размещено до 16 страниц сброшюрованного текста при кратности уменьшения 11^х. Адресный кадр содержит поисковые признаки: порядковый номер кассеты, в которой хранится данный отрезок, а также пятизначный код для механизированного поиска. Для правильного размещения отрезка в массиве предусмотрены пазы, а для механизированного поиска - краевая перфорация, которая соответствует значению выбранного кода.

Микрофиш

Микрофиша (ФШ) — плоская микроформа с расположением микроизображений в форме сетки.

ФШ представляет собой отрезок фото-, диазо- или везикулярной пленки стандартного формата 75x125 мм, 105x148 мм, 180x240 мм, на которой в заданной последовательности располагается микроизображение. Читать ФШ можно на читальном аппарате при помощи диапроектора.

ФШ бывают оригиналами (с использованием систем ЭВМ) и копиями документов.

В зависимости от кратности уменьшения изображения при съемке и количестве кадров ФШ разделяют на:

· микрофиши (кратность уменьшения от 18 до 24^х, количество кадров от 60 до 90);

· супермикрофиши (кратность уменьшения от 50^х до 60^х, количество кадров от 200 до 300);

Рис.. Микрофиша.

· ультрамикрофиши (кратность уменьшения от 100" до 150^х, количество кадров до 3200).

Информационное поле ФШ состоит из поля заголовка и растрового поля. Сверху размещается человекочитаемый заголовок, отражающий содержание документа. Запись микроизображений в растровом поле проводят последовательно в горизонтальном и вертикальном направлениях; в строке (ряду) - слева направо, в графе (колонке) - сверху вниз. Положение каждого кадра однозначно определяется номером ряда и столбца.

Микрофиша по сравнению с рулонным микрофильмом имеет ряд преимуществ. Поиск необходимой информации, если известен номер кадра, осуществляется более просто, чем в рулонных микрофильмах. Меньший механический износ пленки, так как при поиске просматривается лишь одна микрофиша, содержащая нужную информацию, а не весь документ; кроме того, зная поисковые признаки (например, номер микрофиши и кадра), можно точно подвести нужный кадр

под объектив читального аппарата. Для хранения ФШ мож­но использовать серийно выпускаемое каталожное оборудо­вание, а пересылать микрофишу по почте так же просто, как и обычное письмо, открытку и т. д.

 

Микрокарта

Микрокарта (МК) — носитель информации на фотоплен­ке, вставляемый в апертурную или кляссерную карту.

Микрокарта — это документ, аналогичный микрофише, но изготовленный на непрозрачной основе (на отрезке фотографической или обычной бумаги, а также на металлической основе). Читают МК на читальных аппаратах при помощи эпипроектора (т. е. в отраженном свете). МК обладают механической прочностью, сравнимой с прочностью книг, журналов, фотокопий. Для МК характерны все преимущества микрофиш. Кроме того, в микрокарте можно использовать и лицевую, и оборотную стороны, разместив на одной стороне поисковый образ документа, библиографическое описание, аннотацию или реферат документа, а на другой — микроизображение всего документа.

МК изготовляют двумя способами:

1. Используют негатив на рулонном носителе, полученный на пленке обычным способом. После проявления пленку разрезают на полоски, которые монтируют в ряды. Для получения позитива монтаж копируют контактным способом на светочувствительной бумаге.

2. Оригиналы фотографируют непосредственно на светочувствительном форматном материале. Съемку производят с помощью специальной аппаратуры, в которой светочувствительный материал автоматически перемещается.

Разновидности микрокарт:

· микрокард (соответствует стандарту каталожной карточки 75x125 и 105x148 мм);

· микролекс — 165x216 мм (два склеенных фотографических отпечатка, полученных с негативов форматной пленки);

· микротейп — стандартный размер; представляет собой стандартную карту, на которой наклеены полоски микроизображений;

· микрострип — МК аналогична микротейпу, но на обратной стороне полоски нанесен не клеевой слой (как на микротейпе), а особый состав, который становится липким только при увлажнении.

Микрокарты с высокой кратностью уменьшения (100— 200^х) служат для длительного архивного хранения крупных документных массивов в очень малых объемах.

 

Библиографический список

1. Основная литература

1) Бардаев, Э. А. Документоведение: учебник для вузов / Э. А. Бардаев, В. Б. Кравченко.— М.: Академия, 2008.— 302 с. — (Высшее профессиональное образование: Информационная безопасность).— Библиогр. в конце кн. — ISBN 978-5-7695-4706-5 (в пер.): 446,00.

(Ш.х. 1293655- 1293665)

2) Галахов, В.В. Секретарское дело(образцы документов,организация и технология работы: Учеб.-практ.пособие / В.В.Галахов,И.К.Корнеев,Г.Н.Ксандопуло и др.;Под ред.И.К.Корнеева.— М.: Проспект, 2007.— 608с.: ил. — ISBN 5-98032-365-1: 105.00.

(Ш.х. 1195916- 1195918, 1212502, 1212503)

3) Пшенко, А.В. Делопроизводство:Документационное обеспечение работы офиса: Учеб.пособие для сред.проф.образования / А.В.Пшенко.— 2-е изд.,стер. — М.: Академия, 2007.— 176с. — (Среднее проф.образование).— Библиогр.в конце кн. — ISBN 5-7695-1555-4: 71.00.

(Ш.х. 1196347- 1196351)

2. Дополнительная литература

1) Басаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учеб.пособие для вузов.— 2-е изд.,перераб.и доп. — Ростов-на/Д: Феникс, 2000.— 320с.

(Ш.х. 1134223)

 

2) Басаков, М.И. Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления: учеб.пособие / М.И.Басаков.— Ростов-на/Д: Феникс, 2007.— 480с.

(Ш.х. 1285407, 1275700)

3) Павлюк, Л.В. Справочник по делопроизводству,архивному делу и основам работы на компьютере / Л.В.Павлюк [и др.].— 10-е изд.,перераб.и доп.— М.;СПб.: Герда, 2006.— 352с.

(Ш.х. 1273015- 1273019)

4) Стенюков, М.В. Образцы документов по делопроизводству: Руководство к составлению / М.В.Стенюков.— 9-е изд.,доп.и перераб. — М.: Приор-издат, 2004.— 160с.

(Ш.х. 1196031- 1196034)

5) Чуковенков, А.Ю. Правила оформления документов: Коммент.к ГОСТ Р 6.30-2003"Унифицир.системы документации.Унифицир.система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов" / А.Ю.Чуковенков,В.Ф.Янковая.— М.: Проспект, 2004.— 216с.

(Ш.х. 1197315- 1197318, 1193857- 1193860, 1212468- 1212470)

6) ГОСТ Р6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

7) ГОСТ Р1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов.

8) ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

3. Периодические издания

1) Секретарское дело: ежемесячный профессиональный журнал.— М.: ООО "Журнал "Управление персоналом

Список Интернет-ресурсов, рекомендуемых для изучения:

1) documentoved.narod.ru/- На сайте размещена информация о том, как правильно организовать работу с документами.

2) www.delpro.narod.ru/ - Сайт по документарному делопроизводству.

3) www.kadrovik-praktik.ru/- Сайт по кадровому делопроизводству.