Професія документознавця в контексті інформатизації суспільства

ПРОФЕСІЯ ДОКУМЕНТОЗНАВЦЯ В КОНТЕКСТІ ІНФОРМАТИЗАЦІЇ СУСПІЛЬСТВА

Кваліфікаційна характеристика професії

КОМУНІКАТИВНІ АСПЕКТИ ПРОФЕСІЙНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ ДОКУМЕНТОЗНАВЦЯ

Ділові комунікації: основні поняття й форми

 

Поняття «комунікація» має декілька значень:

1) спілкування, передача інформації від людини до людини;

2) система, у якій здійснюється взаємодія її складових, і способи спілкування, що дозволяють створювати, передавати й приймати інформацію;

3) соціально обумовлений процес передачі й сприйняття інформації в умовах міжособистісного та масового спілкування за допомогою різних комунікативних засобів (вербальних, невербальних та ін.);

4) процес перекодування вербальної сфери в невербальну й навпаки.

Комунікація передбачає наявність зворотного зв’язку, оскільки є обміном інформацією, знаннями, інтелектуальною власністю в суспільстві.

Ділові комунікації є видом спілкування людей у соціумі, які реалізуються в різних сферах їх професійної діяльності: економічній, правовій, дипломатичній, комерційній, адміністративній тощо. Опанування стратегіями й технологіями ділових комунікацій є найважливішим завданням для документознавця як менеджера в професійних сферах його діяльності, оскільки професійна культура документознавця передбачає вміння грамотно й правильно складати ділові документи, успішно проводити переговори, управляти підлеглими, налагоджувати зв’язки з партнерами й конкурентами тощо. Для цього документознавці-менеджери мають застосовувати відповідні знання з документно-інформаційних комунікацій, іміджиології, етики ділового спілкування, культури українського мовлення, теорії мовної комунікації, діловодства, реклами тощо.

Історично склалися два види ділової комунікації – безпосереднє й опосередковане, які обумовили функціонування усної й письмової комунікації. Ділові комунікації реалізуються в діалозі, призначеному для взаємодії між двома або декількома співрозмовниками (окремими фізичними, юридичними особами, підприємствами, установами, організаціями) в усній і письмовій комунікації.

Письмова ділова комунікація передбачає володіння оформленням усіх видів ділових листів, контрактів, угод та інших відповідних документів, що функціонують в управлінській сфері діяльності.

Усна ділова комунікація реалізується в ділових переговорах, зустрічах, консультаціях та ін.

В усній і письмовій формах реалізується монологічна ділова мова у вигляді нарад, зборів – специфічних типах комунікації.

Отже, загальноприйнятими формами ділової комунікації в праці сучасного документознавця-менеджера є ділові бесіди, наради, збори, переговори, прес-конференції, різноманітні ділові зустрічі, презентації, брифінги, виставки, ярмарки нових товарів тощо. Професійна культура документознавця-менеджера передбачає вміння спілкуватися по телефону, проводити ділову дискусію, публічно виступати. У традиційних жанрах ділової комунікації (публічні мови, інтерв’ю, коментар, консультація) реалізуються комунікативні стратегії фірм або ділових партнерів, які вимагають вміння не тільки самопрезентації, але й пропаганди філософії, іміджу компанії, організаційних цінностей, корпоративної культури, а також знань споживчого, фінансового ринків, контактних аудиторій та ін. Саме тому невід’ємною складовою сучасних ділових комунікацій є рекламні й маркетингові комунікації.

Особливості кожної форми ділової комунікації містять такі критерії: мета проведення; контингент учасників; регламент; комунікативні засоби реалізації мети; організація просторового середовища; очікуваний результат.

Комунікаційний менеджмент

 

Отже, суть комунікаційного менеджменту полягає в його двоєдиній природі. З одного боку, він розглядається як самостійна професійна діяльність з використання комунікаційних засобів, методів, інструментів, механізмів, що забезпечують формування й ефективний розвиток усіх видів капіталу підприємства, фірми. Саме ця професійна діяльність допомагає керівникам розробляти стратегію ефективного розвитку, формувати організаційну культуру, вибирати ефективні канали комунікації та ін. З іншого боку, комунікаційний менеджмент є складовою теорії управління економічними системами.

Для реалізації цільового призначення в організації комунікаційний менеджмент виконує такі функції:

− аналітико-прогностична (аналіз, використання, прогнозування тенденцій);

− організаційно-управлінська (забезпечення мети організації або служб ПР, організаторська й управлінська діяльність з виконання планів та ін.);

− комунікативно-інформаційна (досягнення взаєморозуміння, забезпечення керівництва організації необхідною інформацією);

− консультаційно-методична (відіграє роль порадника керівника).

Комунікаційний менеджмент має спеціальні методи й технології його реалізації, до яких відносяться:

- переконання;

- брендинг (процес створення й підтримки бренда завдяки рекламі, створенню іміджу компанії, PR-заходам та іншим формам просування товарів);

- зв’язки з громадськістю, інвесторами, акціонерами, засобами масової інформації;

- формування іміджу;

- спонсорство й благодійність;

- програма просування регіону тощо.

ПРОФЕСІЯ ДОКУМЕНТОЗНАВЦЯ В КОНТЕКСТІ ІНФОРМАТИЗАЦІЇ СУСПІЛЬСТВА