Прикладные программы офисного назначения.

 

Среди множества пакетов прикладных программ офисного назначения наиболее популярным является пакет Microsoft Office.

MS Office включает несколько приложений, образующих единую среду для обработки самой различной информации, которая может встретиться в работе офиса. В его состав входят:

• текстовый процессор Microsoft Word;

• табличный процессор Microsoft Excel;

• пакет подготовки и демонстрации презентаций Microsoft PowerPoint;

• система управления базами данных Microsoft Access;

• организатор и планировщик работы Microsoft Outlook;

• программные инструменты для ведения малого бизнеса и др.

Элементы пользовательского интерфейса:

• строка заголовка содержит имя приложения MS Office, имя документа и кнопки управления для свертывания, развертывания и закрытия окна;

• строка меню содержит название меню, обеспечивающее доступ к определенной группе команд приложения;

• панели инструментов - один или несколько рядов с раскрывающимися списками и командными кнопками;

• полосы прокрутки служат для просмотра частей документа, не отображенных в данный момент в окне;

• строка состояния содержит информацию о клавишах переключения и о работе конкретной программы приложения.

Для публикации документа в локальных сетях и в Internet его сохраняют в формате Web-страницы (формат HTML). Публикация документа Office в виде Web-страницы осуществляется следующим образом:

• документ для сохранения должен быть открытым;

• в меню Файл - выбрать команду Сохранить как Web-страницу.

• щелкнуть по кнопке Сохранить (документ будет сохранен в виде Web-страницы).

С любого сетевого компьютера можно просмотреть сеть, перемещать файлы по ней с помощью окна Проводник Office (средство навигации и работы с файлами). Для этого необходимо:

• в приложении Office закрыть файл, подготовленный для рассылки;

• запустить программу Проводник Windows (кнопка Пуск – Программы – Проводник) и найти местоположение документа Office, подлежащего копированию в сети - выбрать команду Копировать (файл скопируется в буфер обмена);

• в левой стороне окна найти Сетевое окружение – открыть сетевой диск и найти папку, в которую хотим поместить файл;

• в окне Проводник подать команду из меню Правка – Вставить;

На сетевом диске будет записана копия файла, доступная для просмотра и пользования.

 

 

17. Текстовый редактор Word (структура интерфейса).

Многофункциональный текстовый процессор Word является программным средством для подготовки текстовых документов разной степени сложности

Запустить Word можно из пункта Программы Главного меню. После загрузки на экране появляется окно, главными элементами которого являются: строка меню, панели инструментов, линейки, область задач, рабочая область, полосы прокрутки, строка состояния.

· Строка меню содержит имена групп команд, объединенных по функциональному признаку.

· Помимо основного меню, где собраны все команды управления, Word имеет большое количество панелей инструментов, которые обеспечивают возможность быстрого доступа к наиболее часто используемым командам. Обычно на экране присутствуют две панели инструментов: Стандартная и Форматирование. Панели инструментов можно выводить или убирать с экрана через меню Вид командой - Панели инструментов. В списке панелей инструментов есть команда Настройка, которая на вкладке Команды позволяет просмотреть наборы кнопок в каждой панели и при необходимости взять из этого набора любую кнопку и «буксировкой» ее мышью поместить на любую активную панель

· При помощи линеек (и расположенных на ней бегунков) можно изменять поля страниц, абзацные отступы и метки табуляции

· Область задач облегчает выполнение ряда операций текстового процессора

· Рабочая область - это пространство на экране для создания документа и работы с ним.

· Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная) служат для перемещения текста документа в рабочем поле окна.

· Строка состояния определяет текущее положение курсора в документе и выводит справочную информацию.

 

18. Набор, редактирование и оформление текстовых документов Word.

Новый документ создается разными способами и на разной основе - на основе некоторого образца, называемого шаблоном (шаблон – это именованная совокупность параметров для создания документа, сохраняемая в библиотеке шаблонов).

Например, при создании документа по умолчанию автоматически применяется шаблон Обычный

Но если создавать документ с помощью меню Файл командой Создать – откроется диалоговое окно «Создание документа», представляющее библиотеку шаблонов для различных документов (Новый документ, XML – документ, Веб-страница, и др.).

Обычный режим позволяет сосредоточиться на содержании документа, совершенствовании стиля изложения, а также выполнить простое форматирование

· Режим Разметка страницы больше подходит для сложного форматирования, перемещения, копирования

· Режим Web-документа дает представления о том, как будет выглядеть документ в окне Web-обозревателя

· Режим Структура отображает организацию документа, выделяя заголовки различных уровней

· В режиме Схема документа в левой части окна документа представлены заголовки, щелчок на которых позволяет перемещаться по документу.

· В режиме Во весь экран область документа максимально увеличивается за счет панелей инструментов и элементов управления окна, которые не отображаются на экране.

Другим способом изменения внешнего вида документа является масштабирование. Масштаб документа можно увеличить (чтобы получить подробное изображение), или уменьшить (чтобы увидеть большую часть страницы или несколько страниц сразу в уменьшенном виде).