Докладные и объяснительные записки

 

Докладная записка – документ, предоставляемый сотрудниками руководителям отделов, структурных подразделений или предприятия, в которых излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями.

Цель докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение.

Текст докладной записки должен состоять из двух частей:

- констатирующая (описательная), где излагаются факты, послужившие основанием к написанию документа;

- предложения, просьбы, конкретные меры, которые, по мнению автора, необходимо предпринять вышестоящему лицу в связи с изложенными фактами.

Тексту должен предшествовать заголовок, который начинается с предлога «о» («об»). Докладная записка оформляется на простом листе.

Докладная записка может быть:

- внутренняя для данного предприятия и подписывается самим составителем;

- внешняя, адресуемая в вышестоящие инстанции и подписывается руководителем, готовится на общем бланке.

Объяснительная записка – это документ поясняющий содержание отдельных положений основного документа (отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой дисциплины или другого поступка.

Объяснительные записки можно разделить на две группы:

- сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения;

- объясняющие какие-либо поступки, ситуации, поведения отдельных работников. Они оформляются на чистых листах с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем

 

Акты

 

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передачи дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.п.

Акт подписывается лицами, принимающими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии: председатель, члены комиссии.

Текст акта состоит из трех частей:

- вводная, где указывается основание составления акта, перечисляются лица, составляющие акт. Фамилия членов комиссии приводятся в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами с точками. Здесь указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствующие при проведении проверки;

- констатирующая, в которой излагаются цели, задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, фиксируются установленные факты;

- заключительная, где делаются выводы о полученных результатах и при необходимости даются предложения по устранению выявленных недостатков.

Акт составляется в том количестве экземпляров, которые определяются потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождение помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту.

 

Телеграммы, телефонограммы

 

Телеграмма – документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документов, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.

В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности:

- внеочередная;

- правительственная;

- срочная;

- и др.

В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя.

В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Адрес и текст телеграммы печатаются на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются.

Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента – заключения. Лишь в исключительных случаях допускается краткое доказательство.

Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Если же все-таки надо проставить знаки препинания, то их пишут условными сокращениями: точка –ТЧК, запятая - ЗПТ, двоеточие – ДВТ, кавычки – КВЧ. Условно обозначается слово «номер» - НР.

Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем организации и заверяется печатью. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направляемы в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся на предприятии, указываются все адреса и прилагается список адресатов.

Международные телеграммы печатаются русским и латинским шрифтом. Текст международной телеграммы печатается через два интервала, прописными буквами, без красной строки, абзацев, переноса слов и исправлений. Текст такой телеграммы подписывается руководителем организации и заверяется печатью.

Телефонограмма – это документ, передаваемый по линиям телефонной связи. Телефонограмма оформляется на бланках, при их отсутствии – на листах бумаги формата А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосредственно исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений-адресатов и номера телефонов.