Контроль операційного процесу.

 

Контроль як одна з функцій керування являє собою процес визначення якості і коректування виконуваної підлеглими роботи, для того щоб забезпечити виконання планів, спрямованих на досягнення цілей підприємства. Таким чином, контроль входить до завдання менеджера будь-якого рівня — від президента компанії до майстра цеху.

Один з основоположників науки керування А. Файоль дав чітке визначення контролю. "На підприємстві контроль полягає у тім, щоб перевірити, чи усі виконується відповідно до затверджених планів, розробленими інструкціями і принципами.

Його ціль — виявити слабкі місця і помилки, вчасно виправити їх і не допускати повторення. Контролюється усі: предмети, люди, впливи”. І далі вчений додає, що "... контроль є найперший обов'язок тих керівників, що відповідають за виконання яких-небудь планів”.

У той же час плани — це лише картини того, якої хотілося би бачити майбутнє керівництву. Безліч обставин може перешкодити тому, щоб задумане реалізувалося. Зміни законів, соціальних цінностей, технології, умов конкуренції й інших змінних величин навколишнього середовища можуть перетворити плани, реальні в момент їхнього формування, у щось зовсім недосяжне через якийсь час.

Для того щоб менеджер будь-якого рівня міг створити і підтримувати систему контролю реалізації намічених планів, необхідно наявність двох умов. Незважаючи на це знаходяться люди, що зосереджують всю увагу на системах і методах контролю, не забезпечуючи попередньо цих умов, що концептуально полягають у наступному:

по-перше, контроль вимагає наявності планів, тобто спочатку складається план, потім він перетворюється в нормативи, з якими зіставляються фактичні результати діяльності;

по-друге, контроль вимагає наявності організаційної структури, тобто необхідно чітко знати, хто на підприємстві несе відповідальність за відхилення від планів і вживання коригувальних заходів.

Основний процес контролю, яку б область підприємства будь-якого виду діяльності (матеріального виробництва або сфери послуг) він ні торкався, складається з наступних етапів.

1. Установлення нормативів. Оскільки плани є еталоном, відповідно до якого будується система контролю, логіка підказує, що першим кроком у процесі контролю повинна бути розробка планів. Однак через те, що плани розрізняються конкретним змістом і ступенем складності і менеджерам звичайно буває важко стежити за усім відразу, установлюються визначені нормативи. Нормативи можна визначити як критерії ефективності роботи. Це заздалегідь обрані крапки в загальній програмі планування, у яких визначається ефективність діяльності, для того щоб можна було повідомити менеджерові про хід справи і позбавить його від необхідності стежити за кожним кроком у виконанні плану.

Існує багато різновидів нормативів. Найкращі з них — ті, які піддаються перевірці мети і задачі (кількісні або якісні). Оскільки кінцеві результати, за які відповідають ті або інші співробітники, є найкращими показниками виконання планів, вони являють собою і кращі показники для контролю. Ці нормативи можуть бути виражені в натуральних показниках (обсяг випуску продукції, обсяг послуг, трудомісткість робіт у людино-годинах, частота або кількість відмовлень і ін.). Їх також можна виразити в якісних показниках, що піддаються перевірці, або будь-яким іншим способом, що дає ясне представлення про ефективність діяльності.

2. Визначення ефективності діяльності. Визначення ефективності діяльності шляхом зіставлення з нормативами, навіть якщо це не завжди виходить на практиці, повинне в ідеалі проводитися з деяким забіганням уперед так, щоб можна було угадати можливі відхилення раніш, ніж вони дійсно відбудуться, і ужити відповідних заходів для їхнього попередження.

Якщо нормативи складені правильно і є можливість точно визначити, що ж роблять підлеглі, оцінка фактичних або очікуваних результатів роботи — справа досить простої. Але існує чимало видів діяльності, для яких важко розробити точні стандарти. Це, як правило, нетехнічні види робіт — фінансова діяльність і ін. Важливо пам'ятати, що чим менше операції або види діяльності зв'язані безпосередньо з операційною системою, з цехом, ділянкою, тим складніше, а часто і просто неможливий їхній контроль.

3. Коректування відхилень. Якщо нормативи відбивають організаційну структуру і використовуються для оцінки якості роботи, коректувати відхилення набагато легше, тому що керівник точно знає, хто персонально або яка група несе за них відповідальність і які необхідно почати коригувальні дії.

Коректують відхилення в роботі тоді, коли контроль є частиною загальної системи менеджменту і зливається з іншими функціями менеджменту. Менеджери можуть коректувати відхилення шляхом перегляду планів або уточнення цілей (це одне з застосувань принципів оперативного керування). Коректувати відхилення можна також у рамках організаційних функцій шляхом перерозподілу, уточнення завдань або виділення додаткових ресурсів, кращого підбора і навчання кадрів і т.п.

Іноді вважається, що коректування відхилень не є ланкою процесу контролю, що це момент, коли в процес вступають інші управлінські функції. Безумовно, було би помилкою вважати, що контроль зводиться лише до визначення ефективності роботи шляхом зіставлення з нормативами й у випадку відхилення від прийнятих норм ніяких мір не приймається. Функції контролю зв'язані з іншими управлінськими функціями, що свідчить про системний характер діяльності менеджера і про те, що процес керування — інтегрована система.

Одним з найбільш прогресивних успіхів науки і техніки є створення систем інформації в реальному часі завдяки використанню ЕОМ, ПК, електронного збору, передачі і збереження даних. Інформація про що відбувається надходить у той час, коли і або інші події вже мають місце. За допомогою різних засобів стало можливим одержання даних у реальному часі по багатьох операціях. Уже протягом багатьох років авіалінії і залізничні вокзали одержують інформацію про наявність вільних місць шляхом введення в комп'ютер визначених параметрів (номер рейса, потяга, дата і ін.). У супермаркетах і великих універмагах вводяться електронні касові апарати, що оперативно надають інформацію про кожну покупку в центральний накопичувальний пристрій. У комп'ютерну програму можна вводити й одержувати інформацію про товарні запаси, обсяг проданих товарів на будь-який момент часу.