Забезпечення операційної діяльності банку

3.1. Операційну діяльність банку безпосередньо забезпечують працівники банку, які виконують функції фронт-офісу та бек-офісу, що мають бути чітко визначені та розподілені між учасниками операційного процесу банку відповідно до внутрішніх процедур банку.

3.2. Передбачаються такі основні етапи здійснення операції:

надання (отримання) дозволу на проведення операції;

проведення операції (укладення договорів, складання первинних документів, відкриття рахунків, уведення інформації в облікову систему та її оброблення тощо);

здійснення внутрішнього контролю за операцією (протягом усього операційного процесу - від часу ініціювання до відображення інформації про операцію в регістрах бухгалтерського обліку).

3.3. Усі операції банків мають проводитися лише за наявності відповідного дозволу керівництва. Свідченням того, що працівники отримали дозвіл на їх виконання, є затверджені керівництвом правила (процедури) здійснення операцій певного типу. На здійснення операцій, що не визначені в правилах (процедурах) банку, надаються окремі дозволи (розпорядження, накази тощо).

3.4. Відповідальність за укладання договорів відповідно до законодавства України, ідентифікацію операцій, формування первинних документів і оцінку ризиків несуть ініціатори операцій. { Абзац перший пункту 3.4 глави 3 із змінами, внесеними згідно з Постановою Національного банку N 422 (z1228-06) від 06.11.2006 }

Ідентифікація операції передбачає її докладний опис, який має містити потрібну інформацію для різних підрозділів банку та внутрішнього аудиту, а саме:

тип операції (міжбанківські розрахунки, операції з клієнтами банку, розрахунки за власними операціями тощо);

номер та дату договору;

конкретні строки (початок та завершення) операції згідно з договором;

дані про контрагента;

зміст операції (кредит, депозит, тип процентної ставки тощо);

первинні документи;

відповідальних виконавців (у тому числі за ініціювання операції, за реєстрацію та контроль за її проведенням).

3.5. Виконувати функції фронт-офісу банку можуть працівники казначейства, кредитного підрозділу, підрозділу, що здійснює операції з цінними паперами, а також інших підрозділів банку, які відповідають за ініціювання операцій з клієнтами банку, у тому числі здійснюють оцінку активів та зобов'язань банку (визначають їх справедливу вартість та зменшення корисності), розраховують ефективну ставку відсотка за фінансовими інструментами тощо.

{ Пункт 3.5 в редакції Постанови Національного банку N 280 (z0472-10) від 15.06.2010 }

3.6. Дотримання відповідних процедур реєстрації, перевіряння, вивіряння, обліку операцій та контроль за їх проведенням забезпечують працівники, які виконують функції бек-офісу банку та взаємодіють з підрозділами фронт-офісу, банками, іншими контрагентами, у тому числі з податковими органами та органами статистики.

(Пункт 3.6 із змінами, внесеними згідно з Постановою НБУ N 439 (z1457-05) від 21.11.2005)

3.7. Працівники, які виконують функції бек-офісу банку, відповідають за:

перевіряння отриманих від фронт-офісу документів на паперових та/або електронних носіях щодо відповідності наданої інформації; { Абзац другий пункту 3.7 із змінами, внесеними згідно з Постановою Національного банку N 280 (z0472-10) від 15.06.2010 }

реєстрацію операцій і введення потрібних даних до автоматизованої системи;

перевіряння підтверджень про здійснення операцій, що надійшли від контрагентів, та/або надсилання підтвердження контрагенту про надходження коштів (може виконуватись автоматично за допомогою програмного забезпечення з наданням чіткої та зрозумілої інформації про результати перевірки);

проведення перевіряння лімітів за контрагентами;

перевіряння лімітів дилерів;

своєчасну підготовку, перевіряння та оформлення платіжних інструментів відповідно до нормативно-правових актів Національного банку;

вивіряння залишків за рахунками клієнтів;

підготовку відповідних розпоряджень для здійснення розрахунків;

перевіряння правильності відображення операцій;

зберігання інформації про операції (вся електронна інформація має зберігатися в захищеному від модифікації вигляді);

нарахування процентів за кредитами і депозитами, комісійних тощо;

контроль за обробленням даних, здійсненням розрахунків, виконанням договорів.

3.8. Під час контролю за виконанням укладених договорів працівники бек-офісу перевіряють:

наявність усіх документів за відповідною операцією та своєчасність їх подання до відповідного підрозділу банку;

відповідність операції прийнятим банком операційним процедурам, установленим лімітам (будь-які відхилення від установлених процедур і лімітів мають бути додатково узгоджені з керівництвом банку); { Абзац третій пункту 3.8 із змінами, внесеними згідно з Постановою Національного банку N 280 (z0472-10) від 15.06.2010 }

пояснення щодо будь-яких одноразових відхилень від установлених процедур і лімітів.

У разі виявлення порушень результати перевірки мають бути оформлені відповідним документом (акти, протоколи тощо).

3.9. Банки можуть упроваджувати банківські продукти з обов'язковим розробленням відповідних процедур за типовими операціями шляхом докладного опису порядку їх здійснення (укладення договору, реєстрація, звіряння, облік та контроль).

3.10. У разі здійснення нових операцій до затвердження відповідних процедур керівництво банку або спеціальний підрозділ, якому надані такі повноваження, приймає рішення про їх проведення.

3.11. У разі прийняття рішення про впровадження нового банківського продукту слід визначити систему надання дозволів на його впровадження, зробити докладний опис відповідних процедур, визначити рівень прибутковості та ризику, пов'язаного з його використанням.

3.12. Банк самостійно визначає перелік банківських продуктів та необхідність їх упровадження. Упровадження банківського продукту передбачає таке:

а) визначення банківського продукту та мети його впровадження, а саме:

перелік операцій та визначення потенційних клієнтів, для яких розроблено продукт;

наявність відповідної нормативно-правової бази;

затвердження потрібної документації;

визначення рівня прибутковості та ризиків;

б) надання дозволу на впровадження банківського продукту;

в) програмне забезпечення з відповідною системою захисту інформації для відображення операцій у регістрах аналітичного та синтетичного обліку;

г) забезпечення кадрами відповідної кваліфікації;

ґ) забезпечення процедур внутрішнього контролю.

3.13. Банківський продукт, що попередньо погоджений з керівниками відповідних структурних підрозділів, службою внутрішнього аудиту та затверджений керівником банку, має бути доведений до відома виконавців, які беруть участь у його впровадженні.

3.14. З метою запобігання можливим помилкам та перевірки ефективності системи внутрішнього контролю банківський продукт слід протестувати. У тестуванні мають брати участь усі структурні підрозділи банку, які проводять операції, що включені до банківського продукту.

Тестування програмного забезпечення з відповідною системою захисту інформації для банківського продукту має проводитися з використанням спеціального стенда або в складі системи автоматизації банку в неробочий час.