Документування операцій у банках

4.1. Операції, які здійснюють банки, мають бути належним чином задокументовані.

4.2. Підставою для відображення операцій за балансовими та/або позабалансовими рахунками бухгалтерського обліку є первинні документи.

4.3. Первинні документи мають бути складені під час здійснення операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення в паперовій та/або в електронній формі.

4.4. Залежно від виду операції та типу контрагентів первинні документи банку (паперові та електронні) класифікують за такими ознаками:

а) за місцем складання:

зовнішні (одержані від клієнтів, державних виконавців та інших банків);

внутрішні (оформлені в банку);

б) за змістом:

касові;

меморіальні (для здійснення безготівкових розрахунків із банками, клієнтами, списання коштів з рахунків та внутрішньобанківських операцій).

4.5. Касовими документами оформляються операції з готівкою. Вони поділяються на прибуткові та видаткові. Касові документи оформляються відповідно до вимог, визначених нормативно-правовими актами Національного банку з організації касової роботи в банках України.

4.6. Меморіальні документи застосовуються банками для здійснення і відображення в обліку операцій банку і його клієнтів за безготівковими розрахунками відповідно до нормативно-правових актів Національного банку. До меморіальних документів (паперових або електронних), що використовуються для безготівкових розрахунків, належать такі розрахункові документи:

меморіальні ордери;

платіжні доручення;

платіжні вимоги-доручення;

платіжні вимоги;

розрахункові чеки;

інші документи (інші платіжні інструменти, що визначаються нормативно-правовими актами Національного банку).

4.7. Внутрішньобанківські операції оформляються меморіальними ордерами та іншими документами, що складаються банками відповідно до вимог нормативно-правових актів Національного банку і внутрішніх процедур банку. Операції, що відображаються за позабалансовими рахунками, також оформляються меморіальними ордерами.

4.8. У первинних документах, на підставі яких здійснюються записи в бухгалтерському обліку, мають зазначатися номери кореспондуючих рахунків за дебетом і кредитом, сума операції в грошовому виразі, дата виконання, підпис відповідального виконавця, підпис контролера (якщо операція підлягає додатковому контролю), підпис уповноваженої особи (якщо підставою для здійснення операції було відповідне розпорядження).

4.9. За однотипними операціями можуть складатися зведені меморіальні ордери. Зведений меморіальний ордер містить кілька номерів рахунків за дебетом чи кредитом. У разі виключення зі зведеного меморіального ордера певної суми, яка не може бути зарахована або списана з рахунку з будь-якої причини, ця сума закреслюється і в документі виправляється загальна сума. Кожне таке виправлення засвідчується підписами відповідального виконавця та контролера. Усі виправлення в електронному документі мають бути засвідчені цифровими підписами відповідального виконавця та контролера і відображені в протоколах функціонування програмного забезпечення.

4.10. Первинні документи складаються на бланках форм, затверджених відповідно до законодавства України. Документування операцій може здійснюватися з використанням бланків, виготовлених банками самостійно, які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити форм, затверджених відповідно до законодавства України. { Пункт 4.10 глави 4 доповнено абзацом першим згідно з Постановою Національного банку N 280 (z0472-10) від 15.06.2010 }

Первинні документи складаються на паперових носіях або в електронній формі та мають містити такі обов'язкові реквізити:

назву документа (форми);

дату і місце складання;

назву підприємства (банку), що склало документ;

зміст та обсяг операції (короткий зміст операції та підстава для її здійснення), одиницю її виміру;

посади осіб, відповідальних за здійснення операції і правильність її оформлення;

особистий підпис (електронний цифровий підпис) та інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні операції.

4.11. До обов'язкових реквізитів первинних документів, що використовуються для розрахунків (крім перелічених вище), також належать:

назва одержувача коштів;

сума операції (цифрами та словами). Сума операції може бути відображена лише цифрами, якщо цей документ формується за допомогою програмного забезпечення в автоматизованому режимі або якщо це передбачено нормативно-правовими актами Національного банку;

номери рахунків;

назва банку (одержувача та платника коштів).

4.12. Первинні документи залежно від виду операції можуть включати, крім обов'язкових, додаткові реквізити, що визначаються банками самостійно.

4.13. Для відображення в обліку операцій банки можуть використовувати електронні реєстри, інші первинні документи, що фіксують час та свідчать про виконання операцій. Форми таких документів банк затверджує самостійно із зазначенням обов'язкових реквізитів.

4.14. Процес збору, оброблення та зберігання первинних документів має бути безперервним, навіть під час передавання їх з однієї підсистеми до іншої в межах системи автоматизації банку, а відповідна інформація - цілісною, достовірною і несуперечливою.

4.15. Первинні документи з виправленням обов'язкових реквізитів банк до виконання не приймає, крім тих випадків, що визначені нормативно-правовими актами Національного банку. Електронні документи з негативним результатом перевірки цифрового підпису банк до виконання не приймає.

4.16. У разі приймання розпоряджень власників рахунків в електронній формі та здійснення міжбанківських розрахунків внесення будь-яких виправлень у документи, що надійшли до банку, не допускається.