Создание и редактирование связанных полей

 

Заголовок таблицы не связан ни с одним из полей таблицы. Поэтому элемент управления Надпись еще называют свободным полем. Текст, введенный в него, остается неизменным независимо от того, какую запись в этот момент просматривают в форме.

Элементы управления, в которых отображается содержимое полей таблицы, называют связанными полями. Для их создания служит элемент Поле на панели элементов.

При создании связанного поля вместе с ним одновременно образуется еще один элемент управления – присоединенная надпись. Она перемещается вместе со связанным полем и образует с ним единое целое. Оторвать поле от присоединенной надписи позволяет уже упомянутый маркер, расположенный в левом верхнем углу. При наведении на него указатель мыши принимает форму указательного пальца. В этот момент связанное поле можно оторвать от присоединенной надписи и перемещать отдельно.

Перемещать элементы управления и изменять их размеры с помощью мыши не слишком удобно. Гораздо удобнее использовать для этой цели курсорные клавиши в комбинации с клавишами Shift или Ctrl. В первом случае происходит изменение размеров элемента управления, а во втором — изменение его расположения.

Чтобы элементы управления располагались в форме ровными рядами, существуют специальные команды выравнивания. Сначала надо выделить группу элементов управления с помощью инструмента Выбор объектов (группа выбирается при нажатой клавише Shift), а потом дать команду Формат – Выровнять и выбрать метод выравнивания.

 

Прочие элементы управления формы

 

При создании формы вручную элементы управления размещают на ней так, как удобно проектировщику. Созданные элементы управления формы выравнивают с помощью команды Формат – Выровнять.

Существует еще несколько полезных элементов управления.

Переключатели. С ними можно связать команды, например, выполняющие фильтрацию.

Флажки. Действуют аналогично переключателям, но в отличие от них, допускают множественный выбор. Удобны для управления режимами сортировки данных.

Список. Может содержать фиксированный набор значений или значения из заданного поля одной из таблиц. Позволяет не вводить данные, а выбирать их из списка.

Поле со списком. Применяется так же, как и список, но занимает меньше места в форме, поскольку список открывается только после щелчка на раскрывающей кнопке.

Командные кнопки. С каждой из них можно связать какую-либо команду, например, команду поиска или перехода между записями и другие.

Вкладки. Позволяют разместить много информации на ограниченной площади. На вкладках размещают другие элементы управления.

Поле объекта OLE. Служит для размещения внешнего объекта, соответствующего принятой в Windows концепции связывания и внедрения объектов. Объектом, как правило, является иллюстрация, например фотография, но это может быть и видеозапись, и музыкальный фрагмент, и голосовое сообщение.

Существуют два типа полей для размещения объектов OLE: Свободная рамка объекта и Присоединенная рамка объекта. В первом случае рамка не связана ни с каким полем таблиц базы данных. Объект, находящийся в ней, выполняет роль иллюстрации и служит для оформления формы. С Присоединенной рамкой связано одно из полей таблицы. В ней отображается содержимое этого поля. Это содержимое может меняться при переходе от одной записи к другой.

Контрольные вопросы

1. Для чего используются формы?

2. Назовите способы создания форм.

3. Как создается автоформа?

4. Перечислите этапы создания формы с помощью Мастера.

5. Перечислите разделы формы.

6. Как создаются надписи на форме?

7. Как создаются и редактируются связанные поля?

 

Отчеты

 

Отчеты во многом похожи на формы и тоже позволяют получить результаты работы запросов в наглядной форме, но только не на экране, а в виде распечатки на принтере. Таким образом, в результате работы отчета создается бумажный документ.

 

Автоотчеты

 

Большая часть того, что было сказано о формах, относится и к отчетам. Выбрав в диалоговом окне База данных вкладку Отчеты и щелкнув на кнопке Создать, мы получаем диалоговое окно Новый отчет, позволяющее создать отчет автоматически (автоотчет), с помощью Мастера или вручную.

Отчеты предназначены для вывода информации на принтер, поэтому для расчета расположения данных на печатной странице программа Access должна «знать» все необходимое об особенностях принтера. Эти данные Access получает от операционной системы. Соответственно, принтер в системе должен быть установлен.

При отсутствии принтера отчеты создавать все-таки можно. Достаточно выполнить программную установку с помощью команды операционной системы: Пуск – Настройка – Принтеры – Установка принтера, после чего зарегистрировать драйвер принтера, либо взяв его с гибкого диска, либо выбрав один из драйверов, прилагающихся к самой операционной системе.

 

Структура отчета

 

Как и формы, отчеты состоят из разделов, а разделы могут содержать элементы управления. Но, в отличие от форм, разделов в отчетах больше, а элементов управления, наоборот, меньше.

Со структурой отчета проще всего ознакомиться, создав какой-либо автоотчет, а затем открыв его в режиме Конструктора.

Структура отчета состоит из пяти разделов: заголовка отчета, верхнего колонтитула, области данных, нижнего колонтитула и примечания отчета. В отличие от форм, отчеты имеют разделы верхнего и нижнего колонтитулов.

Раздел заголовка служит для печати общего заголовка отчета.

Раздел верхнего колонтитула можно использовать для печати подзаголовков, если отчет имеет сложную структуру и занимает много страниц. Здесь можно также помещать и колонцифры (номера страниц), если это не сделано в нижнем колонтитуле.

В области данных размещают элементы управления, связанные с содержимым полей таблиц базы. В эти элементы управления выдаются данные из таблиц для печати на принтере. Порядок размещения и выравнивания элементов управления тот же, что и при создании структуры форм.

Раздел нижнего колонтитула используют для тех же целей, что и раздел верхнего колонтитула.

Для вывода текущей даты использована встроенная в Access функция Now(). Она возвращает текущую дату и помещает ее в поле, а отчет воспроизводит ее при печати.

Для определения номера страницы и общего количества страниц использованы встроенные функции Раgе() и Pages(). Тот текст, который записан в кавычках, воспроизводится «буквально», а оператор & служит для «склеивания» текста, заключенного в кавычки, со значениями, возвращаемыми функциями. Оператор & называется оператором конкатенации.

Раздел примечания используют для размещения дополнительной информации.

Контрольные вопросы

1. Укажите назначение отчетов.

2. Назовите способы создания отчетов.

3. Как создать отчет при отсутствии принтера?

4. Опишите структуру отчета.

5. Каковы назначения разделов отчета?

6. С помощью какой функции можно вывести текущую дату в отчете?

7. Какие функции используются для определения номера страницы и общего количества страниц?

 

 

Нормализация баз данных

 

Вообще говоря, все данные можно разместить в одной таблице. В принципе, можно работать и с такой таблицей. С другой стороны, понятно, что такая структура данных является неэффективной. В таблице будет достаточно много повторяющихся данных. Такая организация данных приведет к следующим проблемам, с которыми столкнется конечный пользователь вашей программы:

1. Наличие повторяющихся данных приведет к неоправданному увеличению размера файла базы данных. Кроме нерационального использования дискового пространства, это также вызовет заметное замедление работы приложения.

2. Ввод пользователем большого количества повторяющейся информации неизбежно приведет к возникновению ошибок.

Чтобы избежать всех этих проблем, надо стремиться максимально уменьшить количество повторяющейся информации. Процесс уменьшения избыточности информации в базе данных посредством разделения ее на несколько связанных друг с другом таблиц называется нормализацией данных.

Существует теория нормализации данных, в рамках которой разработаны алгоритмы уменьшения избыточности информации, определены несколько уровней нормализации и установлены критерии, определяющие соответствие данных определенному уровню нормализации.

Для того, чтобы построить достаточно эффективную структуру данных, достаточно придерживаться нескольких простых правил.

Определите таблицы таким образом, чтобы записи в каждой таблице описывали объекты одного и того же типа.

Если в вашей таблице появляются поля, содержащие аналогичные данные, разделите таблицу.

Не запоминайте в таблице данные, которые могут быть вычислены при помощи данных из других таблиц.

Используйте вспомогательные таблицы. Например, если в вашей таблице есть поле Страна, то может быть стоит ввести вспомогательную таблицу Country, которая будет содержать соответствующие записи (Россия, Украина, США и т.п.). Этот прием также поможет уменьшить количество ошибок при вводе данных, допускаемых пользователями.

Контрольные вопросы

1. Что означает «избыточность» информации в таблицах базы данных?

2. Перечислите основные правила построения достаточно эффективной структуры данных.

 

 

 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

 

 

Основная литература

 

1. Информационные системы и технологи и управления: электронный учебник для студентов вузов / ред. Г. А. Титоренко. – 3-е изд., перераб. и доп. – Электрон. текстовые дан. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2011. – 1 эл. опт. диск.

2. Коноплева, И. А. Информационные технологии: электронный учебник / И. А. Коноплева, О. А. Хохлова, А. В. Денисов. – Электрон. дан. – М.: КНОРУС, 2009. – 1 электрон. опт. диск: зв., цв.

3. Советов, Б. Я. Информационные технологии: учебник / Б. Я. Советов, В. В. Цехановский. – 4-е изд., стер. – М.: Высш. шк., 2008. – 263 с.: ил.

Дополнительная литература

4. Дейт, К. Введение в системы баз данных / К. Дейт. – 7-е изд. – М.: Вильямс, 2008. – 420 с.: с ил.

5. Дженнингс, Роджер. Использование Microsoft Office Access 2007: специальное издание / Роджер Дженнинг. – М.: Вильямс, 2009. – 1312 с.

6. Конолли, Т. Базы данных: проектирование, реализация и сопровождение / Т. Конолли, К. Бегг. – М.: Вильямс, 2008. – 530 с.

7. Кронан, Д. Microsoft Office Access 2007 / Д. Кронан, В. Андерсен. – М.: НТ Пресс, 2008. – 240 с.

8. Праг, Керри Н. Microsoft Office Access 2007: библия пользователя / Керри Н. Праг, Майкл Р. Ирвин. – М.: Диалектика, 2010. – 1216 с.

 

Учебно-методическое издание

Гомбоев Леонид Гындунович

БАЗЫ ДАННЫХ

Методические указания и задания