Информационно-поисковая система – это прикладная компьютерная среда для обработки, хранения, сортировки, фильтрации и поиска больших массивов структурированной информации.

Базы данных

Хранение и накопление являются одними из основных действий, осуществляемых над информацией и главным средством обеспечения её доступности в течение какого-то времени.

Для хранения и поиска информации существуют базы данных и склады (хранилища) данных, лежащие в основе информационно-поисковых систем (ИПС).

 

База данных (БД) определяется как совокупность взаимосвязанных структурированных данных относящихся к определенной предметной области. Хранимые данные не зависят от программ пользователей. Для модификации и внесения изменений применяется общий управляющий метод. Обычно база данных создается для определённой предметной области и является основой возникновения информационных услуг.

Предметная область – это часть реального мира, подлежащая изучению с целью создания базы данных для автоматизации процесса управления.

Данные, хранимые в базе имеют определённую структуру (модель):

иерархическая (в виде дерева);

сетевая (данные хранятся в виде произвольного списка);

реляционная (совокупность таблиц, связанных между собой)

 

Склад данных – в отличие от БД, данные из хранилища никогда не удаляются, пополнение происходит на периодической основе, формирование новых блоков данных, зависящих от старых – автоматическое, доступ к хранилищу данных осуществляется на основе многомерного куба. Предназначение склада данных – информационная поддержка принятия решений.

Альтернативой хранилищу данных являются витрины данных. Витрины данных – множество тематических БД, содержащих информацию по отдельным предметным областям.

Топология сетей

Топологией сети называется физическую или электрическую конфигурацию кабельной системы и соединений сети. В топологии сетей применяют несколько специализированных терминов:

· узел сети - компьютер, либо коммутирующее устройство сети;

· ветвь сети - путь, соединяющий два смежных узла;

· оконечный узел - узел, расположенный в конце только одной ветви;

· промежуточный узел - узел, расположенный на концах более чем одной ветви;

· смежные узлы - узлы, соединенные, по крайней мере, одним путём, не содержащим никаких других узлов.

Существует всего 5 основных типов топологии сетей:

1. Топология “Общая Шина”. В этом случае подключение и обмен данными производится через общий канал связи, называемый общей шиной:

 

Общая шина является очень распространенной топологией для локальных сетей. Передаваемая информация может распространяться в обе стороны. Применение общей шины снижает стоимость проводки и унифицирует подключение различных модулей. Основными преимуществами такой схемы являются дешевизна и простота разводки кабеля по помещениям. Самый серьезный недостаток общей шины заключается в ее низкой надежности: любой дефект кабеля или какого-нибудь из многочисленных разъемов полностью парализует всю сеть. Другим недостатком общей шины является ее невысокая производительность, так как при таком способе подключения в каждый момент времени только один компьютер может передавать данные в сеть. Поэтому пропускная способность канала связи всегда делится здесь между всеми узлами сети.

2. Топология “Звезда”. В этом случае каждый компьютер подключается отдельным кабелем к общему устройству, называемому концентратором, который находится в центре сети:

В функции концентратора входит направление передаваемой компьютером информации одному или всем остальным компьютерам сети. Главное преимущество этой топологии перед общей шиной - существенно большая надежность. Любые неприятности с кабелем касаются лишь того компьютера, к которому этот кабель присоединен, и только неисправность концентратора может вывести из строя всю сеть. Кроме того, концентратор может играть роль интеллектуального фильтра информации, поступающей от узлов в сеть, и при необходимости блокировать запрещенные администратором передачи.

К недостаткам топологии типа звезда относится более высокая стоимость сетевого оборудования из-за необходимости приобретения концентратора. Кроме того, возможности по наращиванию количества узлов в сети ограничиваются количеством портов концентратора. В настоящее время иерархическая звезда является самым распространенным типом топологии связей как в локальных, так и глобальных сетях.

3. Топология “Кольцо”. В сетях с кольцевой топологией данные в сети передаются последовательно от одной станции к другой по кольцу, как правило, в одном направлении:

 

Если компьютер распознает данные как предназначенные ему, то он копирует их себе во внутренний буфер. В сети с кольцевой топологией необходимо принимать специальные меры, чтобы в случае выхода из строя или отключения какой-либо станции не прервался канал связи между остальными станциями. Преимущество данной топологии - простота управления, недостаток - возможность отказа всей сети при сбое в канале между двумя узлами.

4. Ячеистая топология. Для ячеистой топологии характерна схема соединения компьютеров, при которой физические линии связи установлены со всеми рядом стоящими компьютерами:

 

В сети с ячеистой топологией непосредственно связываются только те компьютеры, между которыми происходит интенсивный обмен данными, а для обмена данными между компьютерами, не соединенными прямыми связями, используются транзитные передачи через промежуточные узлы. Ячеистая топология допускает соединение большого количества компьютеров и характерна, как правило, для глобальных сетей. Достоинства данной топологии в ее устойчивости к отказам и перегрузкам, т.к. имеется несколько способов обойти отдельные узлы.

5. Смешанная топология. В то время как небольшие сети, как правило, имеют типовую топологию - звезда, кольцо или общая шина, для крупных сетей характерно наличие произвольных связей между компьютерами. В таких сетях можно выделить отдельные произвольно подсети, имеющие типовую топологию, поэтому их называют сетями со смешанной топологией:

 

Сетевое оборудование

Основными компонентами сети являются рабочие станции, серверы, передающие среды (кабели) и сетевое оборудование.

Рабочими станциями называются компьютеры сети, на которых пользователями сети реализуются прикладные задачи.

Серверы сети - это аппаратно-программные системы, выполняющие функции управления распределением сетевых ресурсов общего доступа. Сервером может быть это любой подключенный к сети компьютер, на котором находятся ресурсы, используемые другими устройствами локальной сети. В качестве аппаратной части сервера используется достаточно мощные компьютеры.

Сети можно создавать с любым из типов кабеля.

1. Витая пара (TP - Twisted Pair)– это кабель, выполненный в виде скрученной пары проводов. Он может быть экранированным и неэкранированным. Экранированный кабель более устойчив к электромагнитным помехам. Витая пара наилучшим образом подходит для малых учреждений. Недостатками данного кабеля является высокий коэффициент затухания сигнала и высокая чувствительность к электромагнитным помехам, поэтому максимальное расстояние между активными устройствами в ЛВС при использовании витой пары должно быть не более 100 метров.

2. Коаксиальный кабель состоит из одного цельного или витого центрального проводника, который окружен слоем диэлектрика. Проводящий слой алюминиевой фольги, металлической оплетки или их комбинации окружает диэлектрик и служит одновременно как экран против наводок. Общий изолирующий слой образует внешнюю оболочку кабеля.

Коаксиальный кабель может использоваться в двух различных системах передачи данных: без модуляции сигнала и с модуляцией. В первом случае цифровой сигнал используется в таком виде, в каком он поступает из ПК и сразу же передается по кабелю на приемную станцию. Он имеет один канал передачи со скоростью до 10 Мбит/сек и максимальный радиус действия 4000 м. Во втором случае цифровой сигнал превращают в аналоговый и направляют его на приемную станцию, где он снова превращается в цифровой. Операция превращения сигнала выполняется модемом; каждая станция должна иметь свой модем. Этот способ передачи является многоканальным (обеспечивает передачу по десяткам каналов, используя для этого всего лишь один кабель). Таким способом можно передавать звуки, видео сигналы и другие данные. Длина кабеля может достигать до 50 км.

3. Оптоволоконный кабель является более новой технологией, используемой в сетях. Носителем информации является световой луч, который модулируется сетью и принимает форму сигнала. Такая система устойчива к внешним электрическим помехам и таким образом возможна очень быстрая, секретная и безошибочная передача данных со скоростью до 2 Гбит/с. Количество каналов в таких кабелях огромно. Передача данных выполняется только в симплексном режиме, поэтому для организации обмена данными устройства необходимо соединять двумя оптическими волокнами (на практике оптоволоконный кабель всегда имеет четное, парное кол-во волокон). К недостаткам оптоволоконного кабеля можно отнести большую стоимость, а также сложность подсоединения.

4. Радиоволны в микроволновом диапазоне используются в качестве передающей среды в беспроводных локальных сетях, либо между мостами или шлюзами для связи между локальными сетями. В первом случае максимальное расстояние между станциями составляет 200 - 300 м, во втором - это расстояние прямой видимости. Скорость передачи данных - до 2 Мбит/с.

Беспроводные локальные сети считаются перспективным направлением развития ЛС. Их преимущество - простота и мобильность. Также исчезают проблемы, связанные с прокладкой и монтажом кабельных соединений - достаточно установить интерфейсные платы на рабочие станции, и сеть готова к работе.

Имена в Интернете

Наиболее простой способ ссылки на документ – унифицированный указатель ресурса (Uniform Resource Locator, URL). Каждый ресурс Интернета имеет свой единообразный локатор ресурса, или URL (Uniform Resource Locator). Это наиболее простой способ ссылки на документ. URL задает сервер, к которому надо обратиться, а так­же метод доступа и местонахождение ресурса на сервере.

Адреса URL разрабатываются таким образом, чтобы они были ясны и просты, это не только средство установления связи между электронными документами, но и полезная информация.

Правильно заданный URL-адрес содержит описание того, где находится документ и каким образом он может быть доставлен. «Каким образом» определяется прикладным протоколом обмена. «Где» определяется именем компьютера, именем каталога и именем файла. Для разделения частей унифицированного указателя ресурсов используются символы слэша и двоеточия. Базовая структура URL-адреса:

 

протокол://адрес компьютера/имя каталога/имя файла

 

Итак, URL-адрес Microsoft в Интернете — http://www.microsoft.com

А здесь приведен адрес FTP-сервера (используется протокол FTP) — ftp:// ftp.microsoft.com

 

Имена каталогов задаются согласно правилам, принятым в каждой операционной системе.

Имя файла, как правило, состоит из двух частей: собственного имени и расширения. Для Web расширение файла является крайне важным параметром, т.к. обычно только оно указывает на тип информации, хранимой в файле. Если расширение отсутствует или задано неправильно, файл может быть неправильно интерпретирован и не будет правильно отображён Web-браузером.

При написании унифицированного указателя ресурсаURL, можно использовать лишь буквы, цифры и некоторые специальные символы

 

($ - _., +! *)

Другие символы, включая пробелы, либо кодируют, либо вообще не применяют.

 

Иногда в URL указывается номер коммуникационного порта. Браузеры взаимодействуют с серверами через специальные точки входа, называемые портами. Каждый порт имеет свой числовой адрес. Для каждого протокола имеется свой порт и номер порта по умолчанию.

Службы Интернета

Сегодня темпы развития Интернета весьма впечатляют, однако пользователи судят об этом в основном по набору служб, которые он предоставляет. К наиболее попу­лярным службам Интернета относятся:

• World Wide Web (WWW);

• серверы File Transfer Protocol (FTP);

• электронная почта;

• новости;

• Telnet.

World Wide Web

Основная услуга, предоставляемая в рамках Интернета – WWW. Это гигантская распределённая сетевая гипертекстовая информационная система,

содержащая огромное количество гипертекстовых документов, созданных на HTML (HyperText Markup Language — язык подготовки гипертекстовых документов), XML (Extensible Markup Language — расширенный язык разметки) и SGML (Standard Generalized Markup Language — стандартный обобщенный язык разметки). Гипер­текст — это метод представления текста, изображений, звука и видео, связанных между собой произвольной (не последовательной) ассоциативной сетью. Формат гипертекста позволяет пользователям просматривать темы в любом порядке. Суще­ствуют средства и протоколы, которые помогают «путешествовать» в Интернете, то есть находить ресурсы и пересылать их с одного компьютера на другой.

Серверы поддерживают наборы документов, а клиенты предоставляют пользователям простой интерфейс для доступа и просмотра этих документов. Аббревиатура WWW расшифровывается как World Wide Web (дословный перевод – «Всемирная паутина»). Альтернативным названием WWW является Web.

Всемирная паутина – это не какое-то определённое место в Интернете, это не какой-то компьютер или нечто, с чем можно «установить сеанс связи», это услуга. Она построена на основе архитектуры «клиент-сервер». На Web-серверах в виде гипертекстовых документов хранится информация. Её запрашивают, получают и отображают Web-клиенты. В качестве Web-клиента выступает программа, называемая Web-браузером. Web-сервер – это специально выделенный компьютер, на котором установлено и запущено специальное серверное программное обеспечение. Web-серверов по всему миру – миллионы. Каждый сервер поддерживает набор документов, каждый документ содержится в файле. Сервер принимает запросы на выдачу документов и передаёт их клиенту. Кроме того, он может принимать запросы на сохранение новых документов.

 

Унифицированный указатель ресурсаURL определяет протокол прикладного уровня, используемый для пересылки документа по сети. В сети Интернет имеется стандартный набор ресурсов, каждый из которых связан с определённым протоколом. Протокол – это правила, которым следуют компьютеры при обмене данными.

После того, как установлено соединение по общему протоколу TCP/IP, запускается Web-браузер, который использует протокол передачи гипертекста

http://

HTTP (HyperText Transfer Protocol) является основой общения Web-браузеров и Web-северов, и используется для их программного соединения. Он определяет механизм, по которому устанавливается соединение между клиентом и сервером, а также процедуру запроса и передачи информации.

 

ftp://

(File Transfer Protocol, FTP) протокол передачи файлов. Позволяет с помощью ссылки загружать файлы с удалённой системы. Предоставляет доступ к FTP-серверам и файлам. Широко используется для передачи файлов больших размеров, таких, как, например, программ.

mailto:

Вызывает протокол SMTP (Simple Mail Transport Protocol – простой протокол электронной почты), который в отличии от других не предназначен для определения места нахождения и передачи какого-либо ресурса в сети Интернет. Вместо этого, он просто открывает окно, в котором можно создавать и отправлять электронное почтовое сообщение по указанному адресу.

 

mailto:<имя_пользователя>@<имя_сервера>

 

К этому протоколу предъявлен определённый синтаксис - после mailto: должен следовать обычный адрес e-mail. Адрес уникален для каждого пользователя, он образуется присоединением имени пользователя к имени компьютера. Имя пользователя и имя компьютера разделяются специальным символом @.

 

Например, mailto:president@whitehouse

nntp://

Сетевой протокол передачи новостей NNTP (Network News Transport Protocol) позволяет передавать отдельные сообщения USENET с указанием сервера, группы новостей и конкретного сообщения.

 

Чат (chat - разговор) - это ресурс Интернет, на котором посредством программ и скриптов реализована возможность одновременного общения большого количества пользователей в реальном времени.

Каждый присутствующий в чате имеет свой ник (от англ. nickname - прозвище), т.е. прозвище, которым его называют в чате. Каждый пользователь видит окно, которое периодически обновляется и заполняется фразами, которые за последние несколько секунд послали участники. Фразы набираются с клавиатуры в соответствующее поле ввода и таким образом происходит общение пользователей.

ICQ (от англ. I Seek You – я ищу тебя)- это программа, реализующая функции Интернет-пейджера. ICQ в русском наречии часто именуемая "Аська". ICQ – это очень быстрый и наиболее популярный способ on-line общения в Интернет.

ICQ-клиенты загружается в фоновом режиме и позволяет постоянно (в режиме on-line) держать связь с друзьями и знакомыми в сети. Пользователь ICQ может одновременно работать или играть, а программа сама отыскивает компьютеры знакомых пользователей и устанавливает связь с ним. Если на ICQ-клиент поступит сообщение или другая информация, то программа сама ее сохранит, ожидая пока пользователь ее посмотрит. Кроме обычных текстовых сообщений можно передавать звуковые сообщения, ссылки на web-странички, файлы, устроить разговор в реальном времени (chat) с одним или несколькими людьми из любой точки мира.

Каждый пользователь ICQ имеет свой личный номер (UIN) и ник, который можно помещать на визитных карточках и иных деловых бумагах.

Базы данных

Хранение и накопление являются одними из основных действий, осуществляемых над информацией и главным средством обеспечения её доступности в течение какого-то времени.

Для хранения и поиска информации существуют базы данных и склады (хранилища) данных, лежащие в основе информационно-поисковых систем (ИПС).

 

База данных (БД) определяется как совокупность взаимосвязанных структурированных данных относящихся к определенной предметной области. Хранимые данные не зависят от программ пользователей. Для модификации и внесения изменений применяется общий управляющий метод. Обычно база данных создается для определённой предметной области и является основой возникновения информационных услуг.

Предметная область – это часть реального мира, подлежащая изучению с целью создания базы данных для автоматизации процесса управления.

Данные, хранимые в базе имеют определённую структуру (модель):

иерархическая (в виде дерева);

сетевая (данные хранятся в виде произвольного списка);

реляционная (совокупность таблиц, связанных между собой)

 

Склад данных – в отличие от БД, данные из хранилища никогда не удаляются, пополнение происходит на периодической основе, формирование новых блоков данных, зависящих от старых – автоматическое, доступ к хранилищу данных осуществляется на основе многомерного куба. Предназначение склада данных – информационная поддержка принятия решений.

Альтернативой хранилищу данных являются витрины данных. Витрины данных – множество тематических БД, содержащих информацию по отдельным предметным областям.

Информационно-поисковая система – это прикладная компьютерная среда для обработки, хранения, сортировки, фильтрации и поиска больших массивов структурированной информации.

Каждая ИПС предназначена для решения определенного класса задач, для которых характерен свой набор объектов и их признаков. ИПС бывают двух типов:

1. Документографические. В документографических ИПС все хранимые документы индексируются специальным образом, т. е. каждому документу присваивается индивидуальный код, составляющий поисковый образ. Поиск идет не по самим документам, а по их поисковым образам. Именно так ищут книги в больших библиотеках. Сначала отыскивают карточку в каталоге, а затем по номеру, указанному на ней, отыскивается и сама книга.

2. Фактографические. В фактографичеких ИПС хранятся не документы, а факты, относящиеся к какой-либо предметной области. Поиск осуществляется по образцу факта.

Каждая ИПС состоит из двух частей: базы данных (БД) и системы управления базами данных (СУБД).

Система управления базами данных - это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания структуры баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации. Последовательность операций над данными, которая отслеживается СУБД от начала и до завершения называется транзакцией.

На настоящий момент существует множество различных СУБД. Наиболее широкую известность получили такие как Dbase, Clipper, FoxPro, Paradox, Microsoft Access.

 

Основные возможности БД

- хранение данных

- быстрый доступ к данным

- вставка в базу объектов разных типов

- сортировка данных по разным признакам

- фильтрация

- составление запросов

- дополнение и обновление данных

- создание элементов управления для улучшения интерфейса

- вывод данных на печать

 

По технологии обработки данных базы данных подразделяются на централизованные и распределенные.

Централизованная база данных хранится в памяти одной вычислительной системы. Если эта вычислительная система является компонентом сети ЭВМ, возможен распределенный доступ к такой базе. Такой способ использования баз данных часто применяют в локальных сетях ПК.

Распределенная база данных состоит из нескольких, возможно пересекающихся или даже дублирующих друг друга частей, хранимых в различных ЭВМ вычислительной сети. Работа с такой базой осуществляется с помощью системы управления распределенной базой данных (СУРБД).

По способу доступа к данным базы данных разделяются на базы данных с локальным доступом и базы данных с удаленным доступом.

Системы централизованных баз данных с сетевым доступом предполагают различные архитектуры подобных систем: файл-сервер и клиент-сервер.

Файл-сервер. Архитектура систем БД с сетевым доступом предполагает выделение одной из машин сети в качестве центрального сервера файлов. На такой машине хранится совместно используемая централизованная БД. Все другие машины сети выполняют функции рабочих станций, с помощью которых поддерживается доступ пользовательской системы к централизованной базе данных. Файлы базы данных в соответствии с пользовательскими запросами передаются на рабочие станции, где в основном и производится обработка. При большой интенсивности доступа к одним и тем же данным производительность информационной системы падает. Пользователи могут создавать также на рабочих станциях локальные БД, которые используются ими монопольно.

Клиент-сервер. В этой концепции подразумевается, что помимо хранения централизованной базы данных центральная машина (сервер базы данных) должна обеспечивать выполнение основного объема обработки данных. Запрос на данные, выдаваемый клиентом (рабочей станцией), порождает поиск и извлечение данных на сервере. Извлеченные данные, но не файлы транспортируются по сети от сервера к клиенту. Спецификой архитектуры клиент-сервер является использование языка запросов SQL.

По степени универсальности различают два класса СУБД:

СУБД общего назначения не ориентированы на какую-либо предметную область или на информационные потребности какой-либо группы пользователей. Каждая система такого рода реализуется как программный продукт, способный функционировать на некоторой модели ЭВМ в определенной операционной системе и поставляется многим пользователям как коммерческое изделие. Такие СУБД обладают средствами настройки на работу с конкретной базой данных. СУБД общего назначения - это сложные программные комплексы, предназначенные для выполнения всей совокупности функций, связанных с созданием и эксплуатацией базы данных информационной системы.

Использование СУБД общего назначения в качестве инструментального средства для создания автоматизированных информационных систем, основанных на технологии баз данных, позволяет существенно сокращать сроки разработки и экономить трудовые ресурсы. Этим СУБД присущи развитые функциональные возможности и определенная функциональная избыточность.

Специализированные СУБД создаются в редких случаях при невозможности или нецелесообразности использования СУБД общего назначения.

Для пользователей СУБД, основными средствами поддержания целостности данных, являются ограничения и правила.

 

СУБД MS Access работает с реляционной базой данных, которая состоит из взаимосвязанных таблиц. Единицей хранения информации в реляционной БД является таблица. Каждая таблица содержит информацию об объектах одного типа, а совокупность всех таблиц образует единую БД. Для наглядного отображения связей между таблицами служит схема данных.

Таблицы БД доступны в многопользовательском режиме, т. е. одновременно могут использоваться несколькими приложениями.

 

К основным возможностям СУБД Microsoft Access можно отнести следующие:

 Проектирование базовых объектов – двумерные таблицы с полями разных типов данных.

 Создание связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей.

 Ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики.

 Создание, модификация и использование производных объектов (запросов, форм и отчетов).

 

Файл БД содержит следующие структурные элементы (объекты):

Таблица – основная единица хранения информации в базе. Состоит из полей (столбцов) и записей (строк).

Поля (столбцы) – содержат данные (информацию) одного типа. Поле имеет имя, длину и тип данных.

Записи (строки) – все поля, содержащие информацию об одном объекте. Каждая запись таблицы содержит одинаковые поля, но в них содержатся различные данные.

Таблицу можно создать, изменить, переименовать, удалить.

Создать – задать структуру и имя таблицы.

Изменить – изменить названия и характеристики полей и т. д.

Между таблицами можно устанавливать связи. Таблицу можно просматривать, обновлять, сортировать, выводить на печать. Таблица может быть создана в одном из 3х режимов:

 Создание таблицы в режиме конструктора;

 Создание таблицы с помощью мастера;

 Создание таблицы путем ввода данных

Запрос – требование на отбор нужных данных из одной или нескольких таблиц по заданным условиям или выполнение определённых действий с данными.

Запрос (query) – это средство выбора необходимой информации из базы данных. Вопрос, сформированный по отношению к базе данных, и есть запрос. Применяются два типа запросов: по образцу (QBE – Query by example) и структурированный язык запросов (SQL – Structured Query Language).

QBE-запрос по образцу – средство для отыскания необходимой информации в базе данных. Он формируется не на специальном языке, а путем заполнения бланка запроса в окне Конструктора запросов.

SQL–запросы – это запросы, которые составляются (программистами) из последовательности SQL – инструкций. Эти инструкции задают, что надо сделать с входным набором данных для генерации выходного набора. Все запросы Access строит на основе SQL – запросов, чтобы посмотреть их, необходимо в активном окне проектирования запроса выполнить команду Вид/SQL.

Существует несколько типов запросов:

- запрос на выборку – позволяет извлечь информацию, рассчитать показатели, но не изменяет данные в таблицах;

- запрос на изменение (обновление, добавление, удаление) – выполняется в режиме конструктора, даёт возможность корректировать информацию, которая содержится в таблицах;

- перекрёстный запрос

Наиболее распространенным является запрос на выборку. Запросы на выборку используются для отбора нужной пользователю информации, содержащейся в таблицах. Они создаются только для связанных таблиц.

Для подсчёта количества записей в поле – используется групповая операция Count, для объединения одинаковых записей в поле - групповая операция Группировка, для вычисления среднего значения - групповая операция Avg.

 

Форма – средство отображения данных на экране, где размещаются элементы управления, отображения и изменения данных в полях, может создаваться пользователем для ввода и корректировки данных в таблицы БД; даёт возможность просматривать данные, добавлять новые записи, изменять и удалять записи из таблиц (бланк для заполнения при вводе данных в базу). В окне формы табличные данные выводятся строго по одной записи на экране.

Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Форма предоставляет возможности для:

 ввода и просмотра информации базы данных

 изменения данных

 печати

 создания сообщений

Способы создания форм:

 Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности)

 Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию)

 Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи)

 Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи)

 Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица)

 Автоформа: сводная таблица

 Автоформа: сводная диаграмма

 Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph)

 Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы Excel)

Отчёт – средство отображения данных при выводе на печать. В отчёте можно группировать и сортировать данные в любом порядке, получать итоговые значения, средние значения и другие статистические величины, а также помещать в него графические диаграммы.

Для создания отчёта данные можно использовать из таблиц, запросов и форм. Распечатав непрерывную форму, можно создать отчёт, в котором выведены значения всех или некоторых полей таблицы или запроса.

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

 Конструктор

 Мастер отчетов

 Автоотчет: в столбец

 Автоотчет: ленточный

 Мастер диаграмм

 Почтовые наклейки

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу таких элементов относятся:

 Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

 Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.

 Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.

 Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

 Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета

Страницы - страницы доступа к данным представляют собой специальную Web-страницу, предназначенную для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, которые хранятся в базах данных Microsoft Access или БД MS SQL Server.

Макрос - набор макрокоманд, создаваемый пользователем для автоматизации выполнения конкретных операций.

Модуль - объект, содержащий программы на языке Visual Basic, применяемые в некоторых случаях для обработки данных.

В Access используются следующие основные типы полей:

 текстовый: предназначен для текстовой информации и чисел, когда нет необходимости выполнения математических операций с ними;

 числовой: предназначен для чисел при использовании их в математических расчетах;

 MEMO: предназначен для хранения произвольного текста или комментариев (длиной до 64000 символов);

 денежный: предназначен для хранения чисел, отражающих денежные суммы;

 дата/время: предназначен для хранения информации о дате и времени;

 счетчик: специальное числовое поле, предназначенное для автоматического добавления уникального номера текущей записи в таблице данных.

 логический: предназначен для хранения всего двух значений “Истина” и “Ложь”;

 поле объекта OLE: предназначено для хранения объектов, созданных другими приложениями (рисунки, графики, диаграммы).

 

Для однозначного определениякаждой строки в таблицесуществует первичный ключ. Ключ – это столбец (может быть несколько столбцов), добавляемый к таблице и позволяющий установить связь с записями в другой таблице. Существуют ключи двух типов: первичные и вторичные или внешние.
Первичный ключ – это одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах.

Внешний (вто