Крупнейшие Российские туристские выставки.

«Интурмаркет-2010» - организаторами проекта выступили выставочные компании ООО «Экспотур» и ЗАО «ЕВРОЭКСПО». Выставка проводилась при по мощной официальной поддержке: Правительство России, Полномочный представитель Президента РФ в Центральном федеральном округе, Федеральное агентство по туризму, Управление делами Президента, транспортные Федеральные службы, Ассоциация туроператоров России, и многие другие.

В «Интурмаркете-2010» приняли участие 715 туристических фирм из 75 регионов России и 50 стран мира. Под экспозицию выставки было задействовано четыре огромных павильона. Два из них были посвящены теме «Время отдыхать в России!». Здесь проходили презентации туристических возможностей российских регионов.

Третий зал был отдан иностранным компаниям. В четвертом павильоне были представлены российские туроператоры и туристические ассоциации.

Выставка ориентирована на специалистов.

«Красноярская ярмарка»

Уже который год проходит международная туристическая выставка-ярмарка в Красноярске. Это один из первых постоянных проектов компании «Красноярская ярмарка».

Первую выставку, посвященную туризму, спорту и отдыху, проводил Геннадий Тоначев, председатель Комитета по физической культуре и спорту администрации Красноярского края. Именно благодаря ему индустрия туризма в этом крае получила новый импульс развития: столь богатый на природные диковинки, исторические достопримечательности край просто не может быть не востребован в туристическом плане.

Основные участники выставки - туристические фирмы, туроператоры, которых в крае действует немало. Здесь, непосредственно можно охватить большой круг клиентов (как среди специалистов, так и среди посетителей), провести переговоры с представителями администраций разного уровня, заключить договоры взаимодействия.

 

Формы участия в выставке.

 

В выставке можно участвовать как:

 

а) экспонент;

 

б) посетитель – потенциальный клиент одного или нескольких экспонентов;

 

в) бизнес-консультант или юрист-консультант;

 

г) обозреватель от СМИ;

 

д) спонсор.

 

Возможны и иные вариации, но они встречаются на практике реже. Экспонент обязан держать в уме все разнообразие форм участия в выставке, с тем чтобы определиться с информационным воздействием. На первый взгляд может показаться, что экспонента интересует только один класс посетителей – потенциальная клиентура, то есть реальные покупатели товаров (работ, услуг), которые предлагает компания-участник. Но подобное мнение глубоко ошибочно.

 

В целях упрочения имиджа, создания позитивного пиара и проведения мощной кампании устной рекламы фирма обязана позаботиться и о привлечении всех прочих участников: консультантов и обозревателей. Приглашение спонсоров выгодно в плане получения финансовой поддержки для более активного привлечения на выставку потенциальной клиентуры.

 

Все указанные группы участников нуждаются в оповещении о предстоящем мероприятии. Подготовку средств информирования целевой аудитории осуществляют сотрудники отдела маркетинга на основании работы, проделанной поисковиком. Всецело поручить эту задачу агентству маркетинговых коммуникаций невозможно, поскольку предприятие несет ответственность за директ-мейл – прямую почтовую рассылку, а также за тексты для нее. При координации предприятия рекламное агентство выбирает адресатов рассылки, рекомендуя, в свою очередь, каким образом оповестить эти организации о предстоящей выставке:

 

• письмо (специально заказанный конверт, бумага с графическим оформлением вроде рамок, герба, логотипа, подпись в виде авторской сигнатуры);

 

• электронное письмо (без графического сопровождения, но с обязательными атрибутами деловой корреспонденции и со ссылкой на сайт);

 

• факсимильное сообщение (аналогично оформленный текст с привлекательным графическим украшением и ай-стоппером).

 

Письмо целесообразно отправлять в крупную солидную организацию, обладающую отделом по связям с общественностью. Электронное письмо-оповещение (e-newsletter) предназначается более для организаций, активно использующих в своей деятельности ресурсы Сети и ведущих переписку преимущественно через e-mail. Факсимильное сообщение отправляется фирмам такого типа, которые неактивно переписываются и неадекватно реагируют на поступающую к ним почту (либо вовсе никак не реагируют). Факс обращает на себя внимание и заставляет ознакомиться с содержанием сообщения, когда снабжается ай-стоппером (eye-stopper), то есть графическим знаком, который в совокупности с логотипом, авторской сигнатурой и традиционными украшениями текста служит оформительским инструментом, повышающим интерес (в первую очередь) и отчасти доверие к документу.

 

Вид текста и способы оформления, включая вид ай-стоппера, зависят от типа целевой аудитории. Тип целевой аудитории диктует и свои правила касательно времени оповещения и способа напоминания о нем. В определенных случаях напоминание не требуется, но чаще всего допустимо незадолго до начала выставки отправить короткое письмо с традиционными заверениями, чтобы дополнительно напомнить о приближающемся мероприятии. В английском такое напоминание называется «night before» («за ночь до…»), хотя, естественно, отсылается не за ночь до события, а в приемлемые сроки – за 2–3 дня. Это почти всегда электронная рассылка, адресованная тем, кто заведомо заинтересовался выставкой и однозначно выразил желание посетить мероприятие.

 

Получатели уведомлений и приглашений директ-мейл подразделяются на несколько категорий. Представители каждой из них нуждаются в особом подходе, чем и гарантируется привлечение достаточно многочисленной публики. Назовем важнейших адресатов:

 

а) постоянные клиенты и партнеры фирмы, в том числе VIP – им следует уделять внимание в самую последнюю очередь, поскольку на эту категорию проще всего воздействовать; друзья компании не нуждаются в массированной рекламе, особых приглашениях, напоминаниях, этим лицам достаточно письма от руководителя, где в теплых интонациях будет сообщаться о желании встретиться ради деловых и прочих бесед на предстоящем мероприятии;

 

б) прочие клиенты и партнеры фирмы – эта категория нуждается в напоминании о тех выгодных сделках, которые удалось заключить с фирмой-экспонентом, и приглашении на выставку в целях заключения новых контрактов, а также ознакомления с новыми причинами для продолжения плодотворного сотрудничества;

 

в) несостоявшиеся клиенты и партнеры, то есть лица, демонстрировавшие живой интерес и внесенные в картотеку фирмы, но так и не заключавшие договоров; эта категория нуждается в умеренном рекламном воздействии, обилии предваряющей информации о выставке и дополнительных формах поощрения в случае изъявления готовности принять участие в данном мероприятии;

 

г) ассоциации предпринимателей и заинтересованные общественные организации – эти адресаты нуждаются в достаточном объеме эффективной, солидной рекламы; важно отметить, что данные получатели не только сами могут отправить своих представителей на выставку, но и помогут распространять информацию о событии среди своих членов и партнеров.

 

Текст письма обязательно должен содержать существенные подробности о мероприятии: условия проведения, имена организаторов и спонсоров проекта, перечень основных участников (хотя бы кратко), тема выставки, время и место (в последнем случае не помешает даже карта города с указанием на здание, в котором откроются выставочные павильоны).

 

Письмо обязательно содержит приветствие, заверения в почтении и поздравления с календарным/народным праздником, который недавно был или приближается, в особенности если праздник имеет отношение к бизнесу оповещаемого лица (любой соответствующий профессиональный праздник).

 

Стоит отметить, что, в соответствии с законами маркетинга, из каждых десяти приглашенных откликнутся лишь двое максимум. Исходя из этого правила, участнику следует планировать степень посещаемости экспозиций.

 

Доставлять бумажные письма и рекламные материалы можно тремя способами: своими силами, через службу почтовой рассылки, через рекламное агентство, обладающее достаточным штатом промоутеров.

 

Особого внимания заслуживает такая форма участия в выставочной деятельности, как спонсорство. Наличие спонсоров весьма выгодно для организаторов и экспонентов, поскольку позволяет им минимизировать затраты на застройку павильонов при сравнительно легком осуществлении условий договора: спонсорской организации требуется эффективное размещение обширной и продвинутой рекламы, что само по себе нетрудно осуществить Оргкомитету и экспонентам выставки, поскольку данное мероприятие носит в целом сугубо рекламный характер.

 

Единственная трудность возникает при регулировании деловых отношений со спонсором, поскольку таковые должны быть надлежащим образом оформлены документально. В первую очередь факт спонсорства должен утверждаться в концепции выставки (см. п. 3.2 настоящего пособия). На основании концепции, определяющей формы и способы получения выгоды из мероприятия (а стало быть, деловую этику и общие правила экономической активности участников), пишется положение о спонсорской поддержке, в котором определяются цели организатора/участника выставки при привлечении спонсоров.

 

Также положение призвано регулировать финансовую и рекламную деятельность организатора/экспонента в отношении спонсорской организации и поступлений от нее. В соответствии с текстом концепции и положения составляются оферта – предложение принять участие в выставке в качестве спонсора и договор спонсорства (правильнее: договор о спонсорской поддержке). Тексты обоих документов, оферты и договора, приводятся ниже.