Табличный процессор MicrosoftExcel

Электронная таблица (ЭТ) – инструмент для табличных расчетов на ЭВМ. Прикладные программы, позволяющие пользователю работать с электронными таблицами, называются табличными процессорами (ТП). Табличные процессоры входят в состав прикладного программного обеспечения общего назначения на персональных компьютерах. Электронная таблица состоит из прямоугольных клеток – ячеек. Горизонтальные ряды клеток образуют строки, вертикальные ряды – столбцы. Подобно шахматной доске строки имеют числовую нумерацию, а столбцы имеют буквенные обозначения (имена). В некоторых ТП допускаются числовые обозначения и для столбцов.

Для именования столбцов используются буквы латинского алфавита: А, В, С.... После столбца с именем Z следуют столбцы: АА, АВ, АС,..., AZ, ВА, ВВ и т.д. в алфавитном порядке. Если в таблице 256 столбцов, то имя последнего –IV.

Каждая ячейка ЭТ имеет имя, составленное из имени столбца и номера строки, к которым она принадлежит. Примеры имен ячеек: Al, D5, М237, СА12. Имя ячейки определяет ее адрес в таблице, поскольку связано с местом расположения. Информация в таблицу заносится пользователем через клавиатуру. Каждой ячейке таблицы соответствует определенное поле в оперативной памяти (ячейка памяти). В каждой ячейке может помещаться текст или формула.

Электронные таблицы Excel помогают упорядочить и обработать данные различных типов: текст, числа, даты и время суток. Они могут исполнять роль текстового редактора или калькулятора. Возможности использования многочисленных формул и функций облегчают решение следующих задач:

· анализ табличных данных и построение диаграмм различных типов,

· составление статистических и финансовых сводок,

· планирование и распределение ресурсов,

· выполнение технических и научных расчетов.

Вызов Excel аналогичен вызову других приложений. Окно Excel содержит те же самые элементы, что и окно Word, только на месте Линейки находится Строка формул и редактирования, в которой отображается содержимое активной ячейки – текст, число, дата или формула.

Электронная таблица – этокомпьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов. Главное достоинство электронной таблицы – автоматический пересчет всех данных, связанных формульными зависимостями при изменении значения любого операнда.

Ячейка – это поле данных на пересечении столбца и строки электронной таблицы.

Адрес ячейки определяется названием (номером) столбца и номером строки.

Ссылка – способ (формат) указания адреса ячейки в формуле.

Блок ячеек – группа смежных ячеек. Блок может состоять из строки (или ее части), столбца (или его части), а также последовательности строк или столбцов (или их частей). Например, в блок A1:C8 включаются ячейки столбцов A, B, C в строках 1 - 8.

Текущая (активная) ячейка – это ячейка электронной таблицы, в которой в данный момент находится курсор.

Рабочая книга – основнойдокумент Excel, содержащий несколько листов, в которых могут находиться таблицы, диаграммы или макросы. Она хранится в файле с произвольным именем и расширением xls. При создании или открытии рабочей книги ее содержимое представлено в рабочем окне. Каждая книга по умолчанию содержит 16 листов (настройки Excel, принимаемые по умолчанию, можно изменить в меню Сервис/Параметры/Общие). Лист имеет имя. По умолчанию листы книги обозначаются Лист1, Лист2,... (на ярлычках, под окном документа). Любой лист можно переименовать, удалить, скопировать или переместить, разместив перед любым другим листом либо в конце книги.

Форматирование данных – выбор формы представления числовых или символьных данных в ячейке, блоке ячеек, на листе таблицы.

Формула – последовательность символов, начинающаяся со знака равенства =, за которым следует совокупность чисел, ссылок, математических операторов и функций.

Относительная ссылка – это изменяющийся при копировании и перемещении формулы адрес ячейки, содержащей исходное данное (операнд). Изменение адреса происходит по правилу сохранения ориентации ячеек с операндами относительно ячейки с формулой. Например, при перемещении формулы вниз по столбцу автоматически увеличиваются номера строк в адресах операндов.

Абсолютная ссылка – это не изменяющийся при копировании и перемещении формулы адрес столбца, строки или ячейки. Для указания абсолютной адресации перед обозначением столбца или (и) строки вводится символ $, например, A$1, $C8, $F$21.

 

Вопросы для контроля

1. Назначение Excel;

2. Ячейка таблицы,

3. Адрес ячейки,

4. Ссылка

5. Блок ячеек

6. Текущая (активная) ячейка,

7. Рабочая книга;

8. Как скопировать, переместить или переименовать лист рабочей книги;

9. Как изменять высоту строк, ширину столбцов,

10. Как удалять и вставлять строки и столбцы;

Глава 7

Создание базы данных с помощью Системы Управления Базами Данных (СУБД) ACCESS

В основе информационных систем (ИС), предназначенных для хранения и обработки информации, лежит концепция использования баз данных (БД).

База данных – это особым образом организованное хранилище информации, снабженное специальными программами. Эти программы позволяют вводить данные в БД, корректировать их, хранить. Кроме того, они реализуют информационные запросы пользователей, позволяя выбирать (группировать, фильтровать) нужную им информацию. Примером информационной системы может служить Справочная правовая система Консультант Плюс.

Создаются ИС (т.е. базы данных и программы их обслуживания) с помощью специальных инструментальных средств – систем управления базами данных (СУБД). Существует множество различных СУБД. Среди них получили признание так называемые визуализированные СУБД, которые позволяют наглядно, в интерактивном режиме строить нужные пользователю базы данных. К таким можно отнести СУБДACCESS, входящую в состав Microsof t Office.

В терминологии этой СУБД база данных включает в свой состав различные объекты. К основным из них относятся: таблицы, формы, запросы и отчеты.

Таблицы являются основой базы данных, они предназначены для хранения информации. Таблицы состоят из однотипных записей (строки). Записи содержат сведения о единицах хранения. Запись состоит из полей (столбцы). В качестве полей выступают признаки (характеристики), описывающие единицы хранения. Поле определяется именем и типом информации. Приведем примеры некоторых типов информации:

 

Тип	Назначение, пример
Текстовый	любые символы: фамилии, адреса, номера телефонов и т.д.
Числовой	числа, над которыми можно выполнять арифметические операции: цены, суммы, стоимость, количество и т. п.
Денежный	с данными этого типа можно работать как с числом, но он имеет специфическую внешнюю форму представления
Дата/Время	представление даты и времени в разных форматах, позволяет выполнять некоторые числовые операции с датами, с предварительным преобразованием их
Логический	применяется при необходимости односложного ответа на вопрос: Да илиНет
Счетчик	для подсчета записей в таблице базы данных, при создании новой записи значение счетчика автоматически увеличивается на 1
MEMO	используется для записи в базу данных небольших текстов

 

Форма – объект, который позволяет более наглядно отобразить информацию, содержащуюся в одной записи. Формы удобно использовать как для ввода, редактирования, так и для просмотра данных.

Запросы предназначены для получения информации из таблиц базы данных по критериям, заданным пользователем.

Отчеты содержат информацию, полученную пользователем из базы данных. И хотя выходную информацию можно печатать в виде таблиц, форм или запросов, лучше придать результатам формуотчетов. Отчетам можно придавать привлекательный вид, сортировать и группировать данные, определять итоговые значения.

 

Access - это система управления базами данных (СУБД). Под системой управления понимается комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде. Access дает возможность также автоматизировать часто выполняемые операции (например, расчет заработной платы, учет материальных ценностей и т.п.). С помощью Access можно не только разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, но и составлять сложные отчеты.

Access является приложением Windows, разработано фирмой Microsoft. СУБД Access работает под управлением Windows; все преимущества Windowsдоступны в Access, например, вы можете вырезать, копировать и вставить данные из любого приложения Windows в приложение Access и наоборот.

Access как электронная таблица

Access - это реляционная СУБД. Это означает, что с ее помощью можно работать одновременно с несколькими таблицами базы данных. Применение реляционной СУБД помогает упростить структуру данных и таким образом облегчить выполнение работы. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на другом компьютере или на сервере, а также использовать таблицу, созданную в СУБД Paradox или Dbase. Данные Access очень просто комбинировать с данными Excel.

В СУБД Access предусмотрено много дополнительных сервисных возможностей. Мастера помогут создать таблицы, формы или отчеты из имеющихся заготовок, сделав за вас основную черновую работу. Выражения используются в Access, например, для проверки допустимости введенного значения. Макросы позволяют автоматизировать многие процессы без программирования, тогда как встроенный в Access язык VBA (VisualBasicforApplications) - специально разработанный компанией Microsoft диалект языка Basic для использования в приложениях MicrosoftOffice - дает возможность опытному пользователю программировать сложные процедуры обработки данных. Просматривая свою форму или отчет, вы сможете представить, как они будут выглядеть в распечатанном виде. И наконец, используя такие возможности языка программирования С, как функции и обращения к Windows API (ApplicationProgrammingInterface - интерфейс прикладных программ Windows), можно написать подпрограмму для взаимодействия Access с другими приложениями - источниками данных.

В MicrosoftAccess добавлено много новых средств, разработанных для облегчения работы в Интернет и создания приложений для Web. Для доступа к сети Интернет и использования преимуществ новых средств необходимы средства просмотра Web: MicrosoftInternetExplorer, а также модем. Пользователь имеет возможность непосредственно подключаться к узлам MicrosoftWeb из программ Office (в том числе и из Access) с помощью команды Microsoft на Web из пункта меню?. При этом можно, например, получить доступ к техническим ресурсам и загрузить общедоступные программы, не прерывая работу с Access.

Система Access содержит набор инструментов для управления базами данных, включающий конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Кроме того, Access можно рассматривать и как среду для разработки приложений. Используя макросы для автоматизации задач, вы можете создавать такие же мощные, ориентированные на пользователя приложения, как и приложения, созданные с помощью "полноценных" языков программирования, дополнять их кнопками, меню и диалоговыми окнами. Программируя на VBA, можно создавать программы, по мощности не уступающие самой Access. Более того, многие средства Access, например мастера и конструкторы, написаны на VBA. Мощность и гибкость системы Access делают ее сегодня одной из лучших программ для управления базами данных.

Мастер (Wizard) - специальная программа, помогающая в решении какой-то задачи или создании объекта определенного типа. Эта программа поможет вам за несколько минут выполнить рутинную работу, на которую без применения этой программы может уйти несколько часов. Программа-мастер задает вопросы о содержании, стиле и формате объекта, а затем создает этот объект без какого-либо вмешательства с вашей стороны. В Access имеется около сотни мастеров, предназначенных для проектирования баз данных, приложений, таблиц, форм, отчетов, графиков, почтовых наклеек, элементов управления и свойств.

Access во многом похож на Excel. Прежде всего, обе программы являются продуктами для Windows, следовательно, можно использовать свой опыт применения специфичных для Windows соглашений. Данные таблицы или запроса Access отображаются в виде электронной таблицы, которую принято называть таблицей данных. Вы обнаружите, что размер строк и столбцов таблицы данных можно изменять так же, как в рабочих таблицах Excel. Фактически режим ввода данных Access ничем не отличается от аналогичного режима Excel. Основное различие между таблицей базы данных (БД) и электронной таблицей - в системе адресации; в электронной таблице адресуется каждая ячейка, а в таблице БД - только поля текущей записи. В электронной таблице каждая ячейка обрабатывается индивидуально, а в таблице БД обработка идет по записям, причем записи обрабатываются однотипным образом. Эти упрощения для БД позволяют повысить скорость обработки и количество обслуживаемой информации.