Управление реляционными базами данных

В системе Access реализовано полноценное управление реляционными базами данных. Эта система поддерживает первичные и составные ключи и обеспечивает полную поддержку целостности данных на уровне самой базы данных (что предотвращает несовместимое обновление или уничтожение данных). Кроме того, таблицы в Access имеют правила проверки данных для предотвращения введения некорректных значений. Каждое поле в таблице имеет определенный формат и заданный по умолчанию тип. Access поддерживает все необходимые типы полей: Текстовый — для хранения одной строки текста, Числовой — для чисел. Денежный — для представления денежных величин. Дата/время — для времени, MEMO — для хранения произвольной информации. Логический — для логических значений, Поле объекта OLE — для хранения объектов из других приложений, поддерживающих технологию OLE, Гиперссылка – для перехода к объектам той же самой или другой базы данных, к документам, созданным в MS Word, MS Excel и MS PowerPoint, а также к документам, расположенным в глобальной сети Интернет, Мастер подстановок – для создания списка значений из ссылочной таблицы. Если значения полей отсутствуют, система Access обеспечивает полную поддержку нулевых значений.

Реляционная обработка данных в Access имеет гибкую архитектуру и отвечает многим потребностям пользователей. Access можно использовать как автономную СУБД, установленную на файл-сервере, либо как клиентскую часть для таких продуктов, как SQL Server, Используя в Access протокол ODBS (Open Database Connectivity), вы сможете подключаться к различным базам данных других форматов, таких как Oracle, RDB, Sybase и даже к DB/2, используемой на больших ЭВМ IBM.

Защита базы данных

Microsoft Access обеспечивает два традиционных способа защиты базы данных: установка пароля, требуемого при открытии базы данных, и защита на уровне пользователей, которая позволяет ограничить, к какой части базы данных пользователь будет иметь доступ или какую ее часть он сможет изменять.

Работа с мастерами

Мастер (Wizard) поможет вам за несколько минут выполнить рутинную работу, на которую самостоятельно может уйти несколько часов. Мастера задают вопросы о содержании, стиле и формате объекта, а затем создают этот объект без какого-либо вмешательства с вашей стороны. В системе Access имеется около сотни мастеров, предназначенных для проектирования баз данных, приложений, таблиц, форм, отчетов, графиков, почтовых наклеек, элементов управления и свойств.

Формы и отчеты WYSIWYG

Окна создания форм и отчетов имеют похожие интерфейс и возможности. Характерной особенностью является то, что форма (или отчет) создается в среде WYSIWYG (what you see is what you get — “что видишь, то и получаешь”). Эта аббревиатура означает, что при добавлении каждого нового элемента форма преобразуется, так что сразу же можно увидеть, как она будет выглядеть в приложении. В формах и отчетах можно использовать надписи, поля текстовых данных, переключатели, флажки, линии и прямоугольники. Кроме того, можно изменять цвета элементов формы, добавлять тень. Рисунки, графики и даже подчиненные формы или отчеты. Формы могут состоять из нескольких страниц; отчеты могут содержать много уровней группирования и подведения соответствующих групповых итогов. Вы можете просматривать свою форму или отчет в режиме предварительного просмотра страницы и менять ее масштаб. Режим конструктора отчетов допускает использование до десяти уровней группировки и сортировки данных.

Многотабличные запросы

Многотабличный запрос является одним из самых важных средств Access. Окно Схема данных позволяет в визуальном режиме устанавливать связи между таблицами. Можно даже объединять таблицы файлов различных типов (таких, как таблица Access и таблица Dbase), а затем работать с ними, как с одним объектом. В этом окне можно выбирать отдельные поля, определять порядок сортировки, создавать вычисляемые выражения и вводить критерии для выбора записей. Результаты выполнения запроса можно отобразить в виде электронной таблицы, формы или отчета. Запросы имеют и другое применение. Можно создавать перекрестные запросы, которые подводят итоги, группируют данные и, в результате, создают новые таблицы. Запрос можно использовать для обновления данных в таблицах, удаления записей или объединения таблиц.

Графики и диаграммы

В системе Access используется то же графическое приложение, что и в Microsoft Word, Excel и PowerPoint. С его помощью можно создавать различные графики и отображать данные для удовлетворения самых взыскательных требований. В распоряжении пользователя — гистограммы, линейчатые, круговые, поверхностные и другие диаграммы, причем как в двух, так и в трех измерениях. Графики можно сопровождать пояснительным текстом в произвольной форме, можно изменять координатную сетку, настраивать цвет и узор, отображать значения в столбцах или секторах диаграмм и даже менять угол просмотра с помощью системы Microsoft Graph, вызываемой из Access.

Встроенные функции

Access содержит свыше ста функций — небольших встроенных программ, с помощью которых выполняются самые разнообразные задачи. В Access встроены математические, статистические и финансовые функции, функции обработки строк, работы с базами данных, функции даты/времени и другие. Их можно использовать для создания вычисляемых выражений в формах, отчетах и запросах.