Вывод на печать таблиц, запросов, форм и отчетов

Предварительный просмотр

Для выполнения предварительного просмотра:

1. Выберите команду Предварительный просмотр ( меню Файл) или кнопку ПРОСМОТР панели инструментов.

2. Нажмите кнопку ЗАКРЫТЬ панели инструментов, для выхода из режима Просмотра.

Запуск процесса печати

Для запуска процесса печати:

1. Выберите команду Печать… ( меню Файл) или командную кнопку ПЕЧАТЬ панели инструментов.

2. Если необходимо, укажите диапазон печатаемых страниц и желаемое число копий в текстовом поле "Число копий".

3. Запустите печать кнопкой OK.

Использование справочной системы

MS Access включает в себя систему справок, доступ к которой может быть осуществлен несколькими способами:

Чтобы получить справку	Нужно
По данной теме или функции	В меню Справка выбрать команду Вызов справки
Во время работы в окне или в диалоге	Нажать клавишу F1 или выбрать кнопку Справка в диалоговом окне
О конкретной команде, инструменте или другом элементе экрана	Щелкнуть на кнопке с вопросительным знаком Справка панели инструментов, а затем на команде, инструменте или другом элементе экрана

Упражнение 6

1. Создайте еще одну БД.

2. Используя импорт данных, поместите в нее таблицы Товары1 и Склады, форму Товары1, созданную в результате выполнения шестого задания предыдущего упражнения и запрос на обновление сезонных скидок.

3. Создайте макрос, позволяющий при каждом новом открытии этой БД открывать форму с данными о телевизорах.

4. Откройте БД Продажи.

5. Используя экспорт данных, поместите таблицы Фирмы и Продажи в созданную в этом упражнении БД и перейдите в нее.

6. Создайте запрос на отображение данных о названиях товаров, их марке, ценах и данных о складах, где хранятся эти товары.

7. На основе этого запроса создайте простую форму.

8. Создайте макрос, позволяющий в созданной форме фильтровать записи по названиям товаров.

9. Поместите в созданную простую форму кнопку, при нажатии на которую будет выполняться этот макрос.

Задания для самостоятельной работы

Вариант 1.

1. Создать БД некоторого банка, содержащую информацию о клиентах, выданных кредитах и сведения о возврате основного долга и процентов.

2. БД организовать в виде следующих таблиц:

§ Таблица Клиенты, содержащая название (для юридического лица) или ФИО (для физического лица), юридический статус (физ. лицо, гос. предприятие, ИЧП, ООО, АОЗТ и т.д.), адреса, телефоны, время постановки на учет и др. сведения.

§ Таблица Кредит, содержащая код клиента, сумму кредита, годовую ставку процентов за кредит, частоту выплату долга с процентами (в месяцах), дата первой выплаты;

§ Таблица Выплаты, содержащая код кредита, дату выплаты, сумму выплаченного основного долга, сумму выплаченную по процентам.

3. Ввести не менее 3 записей в таблицы без внешнего ключа и не менее 7 записей в таблицы, содержащие поле внешнего ключа. Ввод в поля с небольшим набором возможных значений (например, пол, должность, юридический статус и др.) организовывать с помощью полей подстановки.

4. Создать с обеспечением целостности данных Схему БД.

5. Создать запрос, позволяющий отобразить данные о кредитах, с указанием названий клиентов.

6. Создать параметрический запрос, позволяющий отобразить данные о выплатах, принадлежащих определенному параметром клиенту.

7. Создать запрос на отображение общих сумм выплат основного долга каждым клиентом.

8. Создать произвольный запрос на отображение интересующих составителя запроса данных.

9. Создать форму для таблиц Кредит и Клиенты.

10. Создать форму по таблице Клиенты, добавив в нее кнопки для перехода между записями.

11. Создать отчет по первому запросу, добавив в область примечаний фамилию и группу, составившего отчет.

12. Создать макросы для открытия всех таблиц форм и отчета.

13. В окне, развернутом на весь экран создать форму, в которую поместить кнопки для выполнения всех макросов из предыдущего задания.

14. Создать макрос, позволяющий при каждом открытии созданной БД открывать форму с кнопками.

Вариант 2.

1. Создать БД некоторой налоговой инспекции по учету налоговых деклараций физических лиц.

2. БД организовать в виде следующих таблиц:

§ Таблица Налогоплательщики, включающая данные о налогоплательщике: название (для юридического лица) или ФИО (для физического лица), юридический статус (физ. лицо, гос. предприятие, ИЧП, ООО, АОЗТ и т.д.), адреса, телефоны и др. сведения.

§ Таблица Источник дохода, включающая сведения об организации (частного лица) от которой получен доход;

§ Таблица Доходы, содержащая код налогоплательщика, код источника дохода, год получения, месяц получения, величину дохода, величину выплаченного налога с этого дохода.

3. Ввести не менее 3 записей в таблицы без внешнего ключа и не менее 7 записей в таблицы, содержащие поле внешнего ключа. Ввод в поля с небольшим набором возможных значений (например, пол, должность, юридический статус и др.) организовывать с помощью полей подстановки.

4. Создать с обеспечением целостности данных Схему БД.

5. Создать запрос, позволяющий отобразить данные о доходах, с указанием налогоплательщиков и источников их доходов.

6. Создать параметрический запрос, позволяющий отобразить данные о доходах, принадлежащих определенному параметром налогоплательщику.

7. Создать запрос на отображение общих сумм доходов каждого налогоплательщика.

8. Создать произвольный запрос на отображение интересующих составителя запроса данных.

9. Создать форму по данным таблиц Налогоплательщики и Источник дохода.

10. Создать форму по таблице Налогоплательщики, добавив в нее кнопки для перехода между записями.

11. Создать отчет по первому запросу, добавив в область примечаний фамилию и группу, составившего отчет.

12. Создать макросы для открытия всех таблиц форм и отчета.

13. В окне, развернутом на весь экран создать форму, в которую поместить кнопки для выполнения всех макросов из предыдущего задания.

14. Создать макрос, позволяющий при каждом открытии созданной БД открывать форму с кнопками.

Вариант 3.

1. Создать БД музыкальных компакт-дисков, состоящую из следующих таблиц:

§ Таблица Диски, включающая название диска, дату покупки, место покупки, цену;

§ Таблица Исполнители включающая название коллектива, ФИО руководителя, 4 пары по 2 поля для каждого исполнителя (если исполнители – это ансамбль). Каждая пара включает ФИО исполнителя и вид исполнения (вокал, скрипка, контрабас, бас-гитара, бас-гитара+вокал и т.д.);

§ Таблица Оркестр, содержащая название оркестра, ФИО дирижера;

§ Таблица Произведение, включающая название произведения, код диска, код исполнителя, код оркестра, время звучания, язык исполнения (для вокала), дата записи (если есть).

2. Ввести не менее 3 записей в таблицы без внешнего ключа и не менее 7 записей в таблицы, содержащие поле внешнего ключа. Ввод в поля с небольшим набором возможных значений организовывать с помощью полей подстановки.

3. Создать с обеспечением целостности данных Схему БД.

4. Создать запрос, позволяющий отобразить данные о произведениях, с указанием исполнителей и оркестров.

5. Создать параметрический запрос, позволяющий отобразить данные о произведениях, принадлежащих определенному параметром исполнителю.

6. Создать запрос на отображение общего времени звучания каждого диска.

7. Создать произвольный запрос на отображение интересующих составителя запроса данных.

8. Создать форму по таблице Диски, добавив в нее кнопки для перехода между записями и кнопку для открытия запроса на отображение общего времени звучания каждого диска.

9. Создать отчет по первому запросу, добавив в область примечаний фамилию и группу, составившего отчет.

10. Создать макросы для открытия всех таблиц форм и отчета.

11. В окне, развернутом на весь экран создать форму, в которую поместить кнопки для выполнения всех макросов из предыдущего задания.

12. Создать макрос, позволяющий при каждом открытии созданной БД открывать форму с кнопками.

Вариант 4.

1. Создать БД, содержащую информацию об операциях с ценными бумагами.

2. БД организовать в виде следующих таблиц:

§ Таблица ВИД ЦБ, включающая название бумаги, сведения об эмитенте, и пр.;

§ Таблица Место торгов, содержащая сведения о различных биржах ЦБ;

§ Таблица Брокер, содержит информацию о брокерах и включает в частности следующие сведения: фамилия, имя, пол, образование, фото;

§ Таблица Операции, содержащая дату проведения операции, код места проведения, код ЦБ, код брокера, признак покупки-продажи, цена за ед., кол-во ед.

3. Ввести не менее 3 записей в таблицы без внешнего ключа и не менее 7 записей в таблицы, содержащие поле внешнего ключа. Ввод в поля с небольшим набором возможных значений организовывать с помощью полей подстановки.

4. Создать с обеспечением целостности данных Схему БД.

5. Создать запрос, позволяющий отобразить данные об операциях, с указанием названий ЦБ, брокеров, места торгов.

6. Создать параметрический запрос, позволяющий отобразить данные о брокерах, совершивших операцию в определенную параметром дату.

7. Создать запрос на отображение количества операций, совершенных каждым брокером.

8. Создать произвольный запрос на отображение интересующих составителя запроса данных.

9. Создать форму по таблице Брокеры, добавив в нее кнопки для перехода между записями и кнопку для открытия запроса на отображение количества операций, совершенных каждым брокером.

10. Создать отчет по первому запросу, добавив в область примечаний фамилию и группу, составившего отчет.

11. Создать макросы для открытия всех таблиц форм и отчета.

12. В окне, развернутом на весь экран создать форму, в которую поместить кнопки для выполнения всех макросов из предыдущего задания.

13. Создать макрос, позволяющий при каждом открытии созданной БД открывать форму с кнопками.

 

Вариант 5.

 

1. Создать БД, содержащую информацию об имеющихся на предприятии основных средствах, включающую единственную таблицу "Картотека". В ней для каждого основного средства содержатся следующие сведения: инвентарный номер (ИнвНом - ключ), название, группа (поле подстановки - здания, станки, офисное оборудование, транспортные средства), первоначальная стоимость (Стоимость), годовая норма амортизации (Норма), накопленный износ (Износ), примечания.

2. Создать форму для ввода данных картотеки.

3. Ввести не менее 7 записей таблицы. При вводе данных иметь в виду, что накопленный износ не превышает первоначальную стоимость, а норма амортизации принимает значения от 0 до 100.

4. Создать отчет для распечатки сведений об имеющихся на предприятии основных средствах. Данные должны быть отсортированы по группам основных средств с промежуточными и окончательными итогами по стоимости и накопленному износу.

5. Создать запрос на подведение итогов по стоимости и накопленному износу по группам основных средств.

6. На основе данных запроса предыдущего пункта создать отчет, формирующий диаграмму, представляющую сведения по стоимости и накопленному износу по группам основных средств.

7. Создать запрос для формирования копии таблицы "Картотека" под названием "Новая".

8. Создать запрос для замещения данных по накопленному износу таблицы "Новая" по формуле:

Износ = min(Износ + Стоимость*НормаАморт/1200, Стоимость)

9. Создать запросы, выполняющие перенос данных таблицы "Картотека" в таблицу "Старая", данных таблицы "Новая" в таблицу "Картотека", а также макрос, последовательно выполняющий оба этих запроса.

10. Создать форму для просмотра таблицы "Картотека" в табличном виде с кнопками, обеспечивающими построение отчетов и выполнение запросов, предусмотренных в пунктах 4-6, 10.

 

Вариант 6.

1. Создать БД, обеспечивающую хранение и обработку бухгалтерских проводок. БД включает единственную таблицу "Проводки".

2. Таблица "Проводки" содержит поля: Дата, дебетуемый счет (Дебет), кредитуемый счет (Кредит), сумма проводки (Сумма), примечание, номер проводки (счетчик, первичный ключ).

3. Ввести не менее 20 записей таблицы "Проводки". При вводе предусмотреть, чтобы:

· имелись строки с одинаковыми значениями дебетуемого и/или кредитуемого счетов, имеющие разные значения поля Сумма, а также одинаковые и разные значения поля Дата;

· строки с одинаковыми значениями и дебетуемого, и кредитуемого счетов, но с разными суммами и одинаковыми или разными датами.

4. Создать перекрестный запрос, обеспечивающий построение шахматной ведомости - таблицы, у которой по строкам размещаются дебетуемые счета, столбцы соответствуют значениям кредитуемых счетов, а на пересечении каждой строки и столбца находится итог по суммам проводок, имеющих данные дебетуемый и кредитуемый счета.

5. Создать отчет, обеспечивающий печать шахматной ведомости с подведением итогов по строкам и столбцам.

6. Создать форму для просмотра шахматной ведомости с кнопкой, обеспечивающей печать отчета.

7. Создать макрос для выполнения запроса и его просмотра в созданной форме.

8. Создать параметрический запрос, обеспечивающий выборку строк таблицы "Проводки", имеющих в качестве кредитуемого счета счет, заданный пользователем при выполнении запроса.

9. На основе данных составленного запроса создать перекрестный запрос, создающий таблицу, строками которой являются даты проводок, столбцами - значения дебетуемых счетов выбранных проводок, а на пересечении каждой строки и столбца размещаются итоги по проводкам, имеющим соответствующие дату и дебетуемый счет.

10. Создать отчет по данным составленного запроса, предусматривающий подведение итогов по строкам и столбцам.

11. Создать форму для просмотра данных запроса с кнопкой, по нажатию которой выполняется формирование отчета.

12. Создать макрос для выполнения запроса и просмотра его результатов в созданной форме.

13. Создать форму для табличного просмотра данных таблицы "Проводки" с кнопками, обеспечивающими выполнение макросов, созданных в пунктах 7 и 12 задания.

 

Рекомендуемая литература

1. Бекаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Access 2010 (+CD). – СПб.: БХВ-Петербург. 2011.

2. Дж. Вейскас Эфффективная работа с MS Access 97. Санкт-Петербург: "Питер", 1999.

3. Каратыгин С.А. Access 97 (серия "Без проблем!"). М.: Восточная Книжная Компания, 1997. -368с.:ил.

4. Сеннов А.С. Access 2010. Учебный курс (+CD). – СПб.: Питер, 2010.

5. Сигел Ч. Изучи сам Access 97 // Перев с англ. Ю.В. Климец. – МН.:ООО "Поппури", 1998. –352с.:ил.

6. Тимошонок Т.В. Microsoft Office Access 2007. Самоучитель. – М.: Издательский дом "Вильямс", 2008.

[1] Под целостностью данных понимается система правил Microsoft Access, позволяющих при изменении одних объектов автоматически изменять все связанные с ними объекты и обеспечивать защиту от случайного удаления или изменения связанных данных.

*Перечень требуемых данных и отчетов может быть скорректирован (например, могут рассматриваться данные о сотрудниках склада) и продолжен, в зависимости от степени полноты рассматриваемой предметной области. В учебных целях мы ограничимся этим перечнем.

[2] Ключевые поля в таблицах выделены полужирным шрифтом.

[3] Поле внешнего ключа выделено курсивом.

[4] Условием нашего примера оговорено, что на одном складе может храниться один вид товара, но марок этого вида может быть несколько.

[5] Список значений может быть задан либо фиксированным набором значений, которые вводятся пользователем при создании поля, либо списком значений из ссылочной таблицы или запроса.

[6] Индекс - средство Microsoft Access, ускоряющее поиск и сортировку в таблице. Ключевое поле таблицы индексируется автоматически. Не допускается создание индексов для полей типа MEMO и «Гиперссылка» или полей объектов OLE.

[7] Уникальный индекс - индекс, определенный для свойства Индексированное поле значением «Да (Совпадения не допускаются)». При этом ввод в индексированное поле повторяющихся значений становится невозможным. Для ключевых полей уникальный индекс создается автоматически.

* Ключевые поля на рисунке выделены полужирным шрифтом.

[8] Ввод данных всегда следует начинать с таблиц, не имеющих внешних ключей. В последнюю очередь заполняются таблицы, являющиеся связующими для отношения "многие ко многим".

[9] Мастером подстановок можно воспользоваться и для ввода названий фирм-производителей.

* Если число строк задано меньше, чем данных в этом поле, то в поле со списком появляется полоса прокрутки для просмотра остальных строк.

[10] Для выполнения этого задания предварительно нужно создать запрос по интересующим критериям.

[11] Для записи формулы вычисления средней цены воспользуйтесь Построителем выражений.

[12] Для того, чтобы приступить к импорту или связыванию можно выполнить команду Внешние данные (меню Файл) с последующим выбором опции Импорт или Связь с таблицами.