Глава 1. Новые методы для новой жизни

Дэвид Ален

Getting Things Done

Как разобраться с делами

 

Вступление

 

Добро пожаловать на золотые прииски стратегий, направленных на то, чтобы научиться получать больше энергии, научиться расслабляться и выполнять больше дел, прилагая для этого меньше усилий. Если вы, как и я, любите чтобы дела были сделаны и выполняете их хорошо, но ещё и хотите не потерять вкус к жизни, что кажется совсем уж неправдоподобным и даже вообще невозможным при таких объемах работы. Не надо ставить ультиматум «или-или». Это действительно возможно – отлично справляться с работой и жить в свое удовольствие в вашем обычном, будничной мире.

Я полагаю, что эффективность – это хорошо. Возможно, то, что вы делаете важно, интересно или полезно, а возможно, это просто так или иначе надо сделать. В первом случае вы хотите получить максимально возможную отдачу за вложенное время и силы. Во втором – хотите перейти к другим делам так скоро, как только это станет возможным, не оставляя надоедающих хвостов.

И что бы вы ни делали, вам скорее всего комфортнее было бы находиться в расслабленном состоянии, уверенным в том, что чтобы вы ни делали в данный момент, это именно то, что стоит делать. Пьете ли вы пиво с коллегами после работы, или встали среди ночи, чтобы полюбоваться на своего спящего ребенка, отвечаете ли на письмо или перекинулись несколькими словами за жизнь с потенциальным клиентом после деловой встречи – это именно то, что вам следует делать.

Главная цель написания этой книги – научить вас быть максимально эффективным и расслабленным, хотите вы этого или же вам это необходимо.

Я долгое время, как быть может, и вы, искал ответы на вопросы что делать, когда делать и как делать. И после более, чем двадцатилетних изысканий и применений новых и новых методов личной и организационной эффективности, спустя годы исследований и опытов на себе, я могу утверждать, что не существует ни единого универсального решения проблемы. Нет такого программного обеспечения, суперского персонального планировщика или персонального постановщика задач и целей, который организует ваш день, вашу неделю и всю вашу жизнь. Более того, как только вы поднимите вашу эффективность на новый уровень, вам откроется новый горизонт творческих целей, для достижения которых уже нельзя будет воспользоваться некой просто формулой.

Если не существует однозначных рецептов улучшения личной организации и эффективности, то существуют рецепты, чтобы этому улучшению поспособствовать. Год от года в ходе работы над собой, я находил все более и более значимые вещи, на которых стоило сосредоточиться, вещи, которых стоило опасаться и дела, которые стоило делать. Я также открыл простые процессы, которые каждый из нас мог бы научиться использовать и которые сильно улучшат нашу возможность активно и конструктивно использовать реалии сегодняшнего дня.

Результат – компиляция более чем двух десятилетий открытий вокруг личной продуктивности – гид по максимизации результатов работы и минимизации сил, на неё затраченных, и все это в мире, где объем работ неукоснительно растет, а задачи раз от раза все туманнее. Я провел много часов рядом с людьми на их рабочем месте, помогая им организовать их рабочий процесс. Методы, которые я открыл, оказались действительно эффективными во всех типах компаний, на любом уровне работ, во всех культурах и пригодились даже для дома и школы. После двадцати лет тренировок некоторых всемирно известный профессионалов своего дела, я доподлинно узнал, что миру действительно не хватает этих методов.

Менеджеры хотели бы привить себе и своим подчиненным в качестве основного стандарта формулу «выполнить, во что бы то ни стало». Они, как и я, знают, что за закрытыми дверями, после окончания рабочего дня остаются неотвеченные звонки, неперепорученные задания, необработанные брифы с деловых встреч и переговоров, невыполненные личные обязанности и дюжина писем, за которые даже не брались. Большинство из этих бизнесменов вполне успешны потому, что кризисы, которые им приходится преодолевать, и возможности, которые открываются перед ними, гораздо масштабнее, чем проблемы, которые они пускают на самотек или же создают сами в своих офисах и в своих портфелях. Но: нам дано – ритм бизнеса и жизни сегодня, как их уравновесить – это ещё вопрос.

С одной стороны, нам нужны проверенные приемы, которые помогут людям сосредоточить всю свою энергию, не позволяя ей утекать на незначительные отвлекающие факторы. С другой – необходимо создать такую рабочую атмосферу, в которой наиболее загруженные работники будут надежно защищены от стрессов. Нужен позитивный стиль работы, такой, который бы привлекал и удерживал в компании самых лучших и самых выдающихся специалистов. Такая информация ценится в организациях на вес золота. Нужна она и в школе, где наших детей по-прежнему не учат работать с информацией, ориентироваться на результат и какие действия следует предпринять, чтобы его достичь. И каждому из нас в отдельности – она тоже очень кстати – мы могли бы научиться в полной мере использовать предоставляемые нам возможности, чтобы самосовершенствоваться и приносить пользу.

Власть, простота и эффективность, о которых я говорю в книге лучше всего проявляются в опыте, получаемом в реальном времени в реальном мире. Книга нацелена на то, чтобы структурировать динамичное искусство организации рабочего процесса и личной продуктивности. Я организовал информацию таким образом, чтобы, с одной стороны, предоставить вам вдохновляющий обзор, а с другой, дать возможность сразу же почувствовать результаты. Книга разделена на три части. Первая часть описывает всю игру, содержит краткий обзор системы и объяснение её уникальности и представляет основные методологии в самых общих чертах. Вторая часть повествует о том, как использовать систему. Это ваши тренировки: шаг за шаг, потихоньку-помаленьку вы научитесь применять модели. Третья часть берет ещё выше – она описывает ещё более существенные и значительные результаты, которые вы сможете достичь, если сделаете эти методологии и модели неотъемлемой частью вашей работы и вашей жизни.

Я рекомендую вам действовать по принципу «с места в карьер» – тестируйте материал на себе, не просто поверьте, но и проверьте, что эти методы не только можно, но и нужно использовать лично вам. И ещё – я хочу, чтобы вы поняли, что все, что я предлагаю – это действительно просто. Это не требует никаких особенных навыков, ведь вы уже умеете концентрироваться, записывать дела, принимать решения о результатах и действиях, пересматривать позиции и делать выбор. Вы увидите, что многое из того, что вы делали инстинктивно и интуитивно, правильно, и я дам вам возможность поднять эти умения на новый уровень эффективности. Я хочу убедить вас собрать все это воедино и принять в качестве новой модели поведения, которая и станет для вас маяком.

На страницах книги я нередко апеллирую к моим тренировкам и семинарам. В последние двадцать лет я работал как консультант по менеджменту, работал как в одиночку, так и в небольшой команде. Моя работа состояла в том, чтобы проводить закрытые тренинги по продуктивности и вести семинары, посвященные методам, представленным здесь. Я и мои коллеги тренировали более тысячи людей в частном порядке, сотни тысяч профессионалов и провели несколько сотен семинаров – это тот опыт, из которого я буду брать примеры. Обещание было верно сформулировано одним моим клиентом. Он писал: «Я начал применять методы из этой программы и это спасло мою жизнь, когда же я сделал их своей привычкой – это изменило мою жизнь. Это вакцина против ежедневной схватки „не на жизнь, а на смерть“, когда „проект закончит надо было ещё вчера“ и противоядие от дисбаланса, который многие люди сами себе создают».

 

Часть первая. Искусство выполнять задания

Превращение «Разного».

 

Интересная для вас задача, для которой, однако, вы ещё не успели определить конечный результат и последовательность выполнения – это и есть «разное». Люди пытались организовать «разное», которое ещё не было трансформировано в дела – вот причина, по которой большинство систем самоорганизации оказывались несостоятельными в практическом применении.

До тех пор пока дела находятся в категории «разное», структурировать их невозможно. Большинство «to-do» – списков, которые мне доводилось видеть состояли по большей степени из «разного» – и при этом никакой результативной работы, которую надо выполнить. Это были напоминания множества нерешенных проблем, которые ещё даже не были представлены в виде желаемых результатов и последовательных действий – вот они, те детали и мелочи, которые владелец подобного списка должен проделать.

 

Необходимо превратить «разное», которое мы пытаемся трансформировать в нечто такое, с чем можно работать, в последовательность действий.

 

«Разное» – не такая уж плохая вещь. То, что привлекает наше внимание, по природе своей как раз и является тем самым – разным. Но как только это «разное» входит в нашу жизнь, мы просто обязаны это «разное» для себя прояснить и классифицировать. Это наша обязанность, как работников умственного труда: если же «разное» уже разложено по полочкам и очевидно – все, наш труд больше не требуется.

В конце одного из моих семинаров, старший менеджер большой компании, занимающейся биотехнологиями, взглянула на свой «to-do» – список, который она принесла с собой и воскликнула: «Епть! Это же бесформенная нежизнеспособная каша!». Это, пожалуй, лучшее описание потуг составлять списки по технологиям большинства систем самоорганизации, которое я когда-либо слышал. Огромное количество людей пытались организовать свою работу путем перекомпоновки неполных, непонятных даже им самим вещей; они даже не поняли, что и сколько им надо организовать, чтобы достичь стоящего результата. Если они хотят, чтоб усилия, затраченные на организацию оправдались, то стоит собрать воедино то, что нужно обдумать и, собственно, обдумать.

 

Процесс: экономия действий

 

Вы можете тренироваться, как спортсмен: тренироваться, чтобы быть более ответственным, более активным, более сосредоточенным на умственном труде. Вы можете думать более эффективно и регулировать и контролировать результаты с большей легкостью. Вы можете минимизировать временные хвосты во всех сферах жизни – профессиональной и личной – и успевать выполнять гораздо больше, затрачивая при этом меньше усилий, вы можете также создать универсальную систему управления для работы и жизни.

Но прежде, чем вы достигнете хоть чего-то из вышеперечисленного, вам следует сделать привычкой следующее: не держать в голове ничего лишнего. А способ достичь этого – как мы видим, это вовсе не организация времени, организация информации или организация приоритетов. В конце концов:

§ Вы не организовываете 5 минут, да и не заводитесь, если 5 минут превратились в 6;

§ Вы не организуете избыточную информацию – иначе вам впору было бы пойти в библиотеку и умереть там, или выйти в Интернет и покончить с собой, да даже просто открыть телефонный справочник и взорвать себе мозг;

§ Вы не организуете приоритеты – у вас они просто есть.

А ключом к тому, чтобы организовать «разное» является организация действий.

 

Собирать.

 

Важно знать, что нужно собирать и как это сделать так, чтоб потом легко было с этим работать. С тем чтобы исключить искушение с пылу с жару прицепиться к самым мелким задачам, вам необходимо знать, что на самом деле вы собрали все, что могло касаться вашей работы и что в самом ближайшем будущем вы это обработаете и просмотрите подробно.

 

Собрать 100 % «Хвостов».

 

Чтобы исключить «прорехи в корзинке», надо собрать все заплатки – все вещи, которые кажутся вам незавершенными – все, рабочее или личное, крупное или мелкое, срочное или не очень – все, что, по вашему мнению, подлежит изменению, и к чему вы лично имеете какое-либо отношение.

Пока вы читаете этот текст, много вещей, которые вы должны сделать уже собраны за вас: сообщения лежат в голосовой почте, письма – в почтовом ящике.

Однако необходимо собрать информацию из окружающего мира, а также свои мысли и идеи и разные другие «хвосты».

Возможно, они не так очевидны, как новые сообщения в почтовом ящике, но эти вопросы все же требуют от вас принятия каких-то решений – «дыра» должна быть закрыта, надо с этим что-то сделать. Стратегические идеи, затерявшиеся на листочках в бумажных джунглях на вашем столе, финтифлюшки, завалявшиеся в ящиках стола, которые надо повесить или уж выкинуть, и старые журналы на кофейном столике – все это попадает под категорию «хвосты».

Как только каждой вещи вы прикрепляете ярлык «хорошо бы», «надо» и «обязательно», это дело становится незавершенным, т. е. «хвостом». Решения, которые по-прежнему надо принять о том, собираетесь ли вы или не собираетесь это делать – это уже «хвосты». «Хвосты» – это и все ваши «я собираюсь», когда вы уже решили что-то сделать, но ещё и палец о палец для этого не ударили; это и все дела, которые имеют статус «в процессе выполнения» и даже те дела, которые вы уже выполнили, но ещё не навесили на них ярлык «закончено».

Чтобы управлять «дырами» правильно, вам необходимо собрать их в некий контейнер на временное пребывание, пока у вас не выдастся свободная минута, чтобы решить, что с ними делать. Однако, необходимо периодически эти контейнеры опустошать для того, чтоб они оставались работоспособными инструментами сбора информации.

В основном, все уже собрано, в самом широком смысле. Если информация не была организована по вашей собственной системе, тогда она по-прежнему существует в осевшем на ваших мозгах состоянии. На самом деле, если вы не поместили дело в такой контейнер, это ещё не значит, что вы проигнорировали или пропустили его. Я настаиваю на том, чтобы информация была собрана где-то, но только не у вас в голове.

 

Инструменты сбора.

 

Существует несколько типов инструментов. Все описанное ниже может быть использовано в качестве «корзинки» для сбора внутреннего контента и информации, поступающей из вне:

§ Простой лоток

§ Записи в блокнотах и на листках.

§ Электронные записные книжки

§ Звукозаписывающие устройства

§ Электронная почта

Простой лоток

Простой пластиковый, деревянный, кожаный или проволочный лоток – самый популярный инструмент для сбора печатного и рукописного материала и других предметов, работу с которыми надо организовать: писем, журналов, заметок, визиток – даже для фонариков с севшими батарейками.

Электронная почта.

Если вы связаны с миром посредством электронной почты, то ваш почтовый клиент располагает определенным пространством для хранения входящих писем и файлов, до тех пор, пока письма не будут прочтены и обработаны. Телефоны и пейджеры тоже такое могут.

Высокотехнологичные устройства.

Сегодня компьютерам можно надиктовывать информацию так же легко, как внести её туда посредством набора. Электронное общение постепенно вытесняет общение личное; собирать идеи становится проще. Но и объем информации растет в геометрической прогрессии.

«Компьютер!»

«Да, Дэйвид?»

«Мне нужен хлеб»

«Да, Дэйвид».

Все. Нужный мне продукт найден. А поскольку организационная часть процесса управления тоже запрограммирована, «хлеб» автоматически будет добавлен к моему гастрономическому списку, а может быть даже и доставлен.

Все описанные выше инструменты отлично служат в качестве «корзинок» для сбора потенциально полезной информации, обязательств и договоренностей. Возможно, вы уже сейчас используете что-то из этого.

 

Выкиньте все это из головы.

Если вы все ещё пытаетесь держать слишком много вещей в памяти, вас, скорее всего не убедит мотивация использовать и периодически опустошать «корзинки». Большинство людей относятся к этим инструментам легкомысленно потому, что они осознают, что инструменты не представляют собой дискретной системы: в их корзинке – некоторое количество незаконченных дел, но и их голове тот же самый список, а стало быть, их сознание и подсознание продолжают работать. Это все равно, что пытаться играть в пинбол в автомате, в столе которого слишком большие дыры, шарики все равно продолжают выпадать через них: какой смысл такую игру продолжать? Эти инструменты для сбора информации должны стать частью вашего жизненного стиля.

Держите их при себе, и не важно, где вы находитесь, вы всегда сможете занести в ваш список потенциально полезную идею – сделайте ваши инструменты такими же необходимыми вам, как зубная щетка, водительские права или очки.

Обработка.

 

Освоение пошагового метода мышления, необходимого для того, чтобы опустошать «корзинку» является, возможно, критичным моментом во всей работе по повышению продуктивности. Так, по крайней мере было почти со всеми, с кем мне доводилось работать.

Когда глава крупного отдела гигантской корпорации завершила с моей помощью обработку всех своих дел, она откинулась в кресле и сказала, что, несмотря на то, что она и раньше могла позволить себе расслабиться по поводу встреч и совещаний, полагаясь на свой ежедневник, она никогда не чувствовала такого же облегчения по поводу основной массы своих обязанностей и дел, которые мы с ней вместе только что прояснили. Конкретные действия и информация, о которой ей следовало напоминать, теперь были рассортированы в четкую и надежную систему.

Что вам следует знать о каждом из сообщений в голосовой почте, о каждом электронном письме, заметке или только что родившейся идее? Этот компонент управления действиями составляет основу вашей самоорганизации. Многие люди, пытаясь наладить самоорганизацию, делают серьезную ошибку, пытаясь обработать неоконченные дела. Вы не можете организовать информацию, приходящую из вне, вы можете только собрать и обработать её. Вместо этого, вы организуете действия, которые следует предпринять, основываясь на принятых решениях. Суть обеих фаз – обработки и организации – отражена в центральном столбце модели дерева принятия решений, показанной ниже.

 

В следующих главах я расскажу вам о каждой составляющей процесса. А теперь я предлагаю вам выбрать «to-do» – список или стопку бумаг из вашей «корзинки» и, просмотрев их все, выбрать несколько и обработать их.

Что это?

Это вовсе не глупый вопрос. Мы говорили про «разное». И мы говорили о лотках для сбора информации. Но мы ещё не обсуждали, что же это «разное» из себя представляет, и что с ним делать. Например, многие из бумаг, которые так и норовят выбиться из нашей системы организации, представляют собой бесформенные образования, которые мы получаем от правительства или от нашей компании – надо ли с ними что-то делать? Как, например, насчет электронного письма от социальной службы, уведомляющего нас о том, что бла-бла-бла теперь находится в ведомости бла-бла-бла?

Я раскопал кипы заметок и записок на столе и в ящиках рабочего стола, которые были отправлены туда только потому, что в свое время клиент не потратил несколько секунд на то, чтобы определить для себя, что тот или иной документ из себя представляет.

Можно ли с этим работать?

На этот вопрос существует два альтернативных ответа: ДА и НЕТ. Если вы отвечаете НЕТ, то никаких действий не требуется. Тогда есть три варианта:

1. Это никому не нужный мусор.

2. Сейчас делать ничего не надо, но через некоторое время, возможно, придется. (Отложим это)

3. Это может оказаться полезным, возможно это понадобится через некоторое время. (Справочная информация)

Этими тремя вариантами тоже, в общем-то, можно управлять, и мы вернемся к ним в следующих главах. А сейчас вам понадобится ваша мусорная корзина и кнопка «удалить», отдельный файл, чтобы записать «отложенное» и хорошая система для справочной информации.

То, с чем можно работать. Это материал находится в группе «ДА», это материал, с которым можно работать. Типичные его пример – это, например, ответы на электронные письма, участие в проекте корпоративного сервиса, встреча тет-а-тет с вице-президентом компании по поводу нового проекта.

По каждому пункту, с которым можно работать надо определить две вещи:

1. Какого вы желаете добиться результата?

2. Какое действие необходимо предпринять в первую очередь?

Если материал относится к проекту… вам надо выписать ожидаемые результаты в единый список. Он будет вам напоминать о «дыре». Еженедельный просмотр листа будет напоминать об этой позиции, как о незавершенной. Она будет оставаться актуальной в вашем списке до тех пор, пока на нее можно будет навесить ярлык «выполнено» или «отменено».

Что делать дальше? Это критичный вопрос для все собранной информации; если вы ответите правильно, у вас появятся вещи которые уже реально можно будет организовывать.

 

Не так уж много сил надо, чтобы что-то сделать, куда гораздо больше требуется на, чтобы решить, что делать.

Элберт

 

«Следующее конкретное действие» – это такое действие, которое будет ощущаться физически, которое будет иметь видимый результат.

Вот примеры «следующих действий»:

§ Перезвонить Фреду по номеру # по поводу гаража, который он рекомендовал

§ Прикинуть список предложений к совещанию по поводу бюджета

§ Поговорить с Анжелой о файловой системе, которую надо установить

§ Поискать программы для управления базами данных в Сети.

Все это физические действия, имеющие реальный результат.

Напоминания об этом будут первыми зернами с мельницы вашей личной продуктивности.

Сделайте это, перепоручите или отложите. Как только вы определились со следующим шагом, у вас есть три варианта:

1. Сделать это. Если для выполнения требуется меньше двух минут, то выполнить это следует сразу же.

2. Перепоручить это. Если выполнение требует больше двух минут, спросите себя, я ли должен это делать? Если ответ нет, то перепоручите это надежному человеку.

3. Отложите это. Если именно вы должны решить эту задачу и решение её займет больше двух минут, то отложите её. Она будет внесена в следующий список конкретных действий.

 

Организация.

 

Внешнее кольцо диаграммы рабочего процесса показывает восемь дискретных категорий напоминаний и материалов, которые станут результатами вашей организации «разного». Вместе они составляют единую систему все обработанной информации.

Материалы, с которыми работать нельзя, можно поместить в одну из трех категорий: мусор, отложенные дела и хранилище справочной информации. Если не требуется никаких действий, смело отметайте эту информацию, отложите для последующего пересмотра или сохраните так, чтобы вы могли обратиться к нему при необходимости.

Для управления вещами, с которыми можно работать вам понадобится список проектов, хранилище или отдельный файл для планов по проекту и сопутствующих материалов, ежедневник, список напоминаний о следующих конкретных действиях и список напоминаний о делегированных делах, выполнения которых вы ожидаете.

Все это должно быть как-то организовано физически. Когда я говорю о «списках», я подразумеваю некоторый лист с напоминаниями, который можно просмотреть, будь то листок из блокнота или файлы. Например, список текущих проектов можно держать в ежедневнике, можно – на странице «to-do» в наладоннике или в файле под названием «Список проектов». Откладывание напоминаний («В марте я позвоню моему агенту, чтобы назначить встречу») может храниться в файле отложенных дел или в ежедневнике.

 

Проекты

 

Я определяю проект, как некий желаемый результат, для достижения которого необходимо проделать более одного шага. Это значит, что некоторые небольшие дела, которые вы не привыкли считать отдельными проектами, все-таки попадут в ваш список проектов. За один шаг нельзя выполнить дело целиком и необходимо поставить напоминание, что дело ещё не завершено – вот причина, по которой я дал такое определение. Если же у вас нет хранилища информации, по которому вы могли бы просматривать напоминания, это дело автоматически займет прочную позицию в вашей памяти. Можно также рассматривать его и как «дыру».

Частичный «список проектов»

Найти нового менеджера по персоналу в штат совместного предприятия по видеопроекту.

Отпуск в августе

Сделать новый обучающий диск

Уволить внештатных сотрудников

Составить расписание семинаров на следующий год

Опубликовать книгу

Сформулировать основную идею выступления

Завершить апгрейд

Переписать завещание

Научиться пользоваться видеоконференциями

Закончить распределению бюджета

Завершить новую линию продуктов

Согласовать условия трудоустройства

Наладить новый контакт

Поставить фонари в саду за домом

Установить формальные отношения с Югом

Сделать копии со статьи из журнала Fortune

Найти публициста

Закончить высаживать растения в саду

Купить новое кресло в гостиную

Не надо распределять проекты в каком то особенном порядке, по размеру или по приоритетам. Они все просто должны быть на одном листе, чтобы вы регулярно смогли их просматривать и проверять, правильные ли были приятны решения по поводу каждого конкретного последовательного действия.

Вы не выполняете проект. Вы выполняете только конкретные действия, к нему относящиеся. Когда уже было предпринято достаточное количество верных действий, когда результирующая ситуация уже достаточно приблизилась к той, которую вы изначально представляли, вот тогда вы сможете сказать, что дело сделано. Список проектов – это набор установок, которые мысами себе задаем, чтобы не позволять нашим решениям отклоняться от выбранного курса.

Сопутствующие материалы.

Для многих проектов вы будете собирать важную информацию, которую впоследствии захотите организовать по теме или по имени проекта. Все детали, планы, и сопутствующая информация, которая может пригодится вам во время работы над разными проектами должна содержаться в специальных папках, файлах, блокнотах или подшивках.

Сопутствующие материалы и справочная информация. Как только вы организуете сопутствующие материалы по теме, вы заметите, что ту же систему удобно использовать и для справочной информации. Единственное отличие заключается в том, что в случае активных проектов, справочная информация требует более тщательного изучения.

Как правило, я рекомендую хранить справочную информацию отдельно. Если у вас есть добротная справочная система под рукой, вы увидите, что это самый простой способ организации материалов подобного рода. Конечно, временами было бы удобнее, чтобы материалы были на виду и постоянно доступны, особенно если вы работаете над срочным проектом и справки могут быть нужны вам по нескольку раз на дню. Хранение в папках, разложенных по лоткам – самый подходящий способ для такого вида текущей работы.

 

Ежедневник

 

Напоминания о делах делятся на две категории: те, что намечены на установленное время и те, что должны быть сделаны чем скорее, тем лучше. Первому типу напоминаний место в ежедневнике.

В вашем ежедневнике должны быть отмечены три вещи:

§ Дела, привязанные к конкретному времени;

§ Дела, привязанные к конкретному дню;

§ Информация, привязанная к конкретному дню.

Дела, привязанные к конкретному времени. Это встречи. Очень часто ближайшим событием в проекте является посещение встречи, на которой этот проект будет обсуждаться. Очень важно просто записать это в ежедневник.

Дела, привязанные к конкретному дню. Это вещи, которые вы должны сделать в течение определенного дня, но не обязательно в определенное время. Возможно, вы пообещали Миоко позвонить ей в пятницу, чтобы проверить, что доклад, который вы отправили ей, в порядке. Она не получит его до четверга, а в субботу она уезжает, так что пятница – самый удобный для этого дела день – в пятницу в любое время. Удобно пользоваться ежедневником, в котором можно отмечать как привязанные ко времени дела, так и дела, привязанные ко дню.

Информация, привязанная к конкретному дню. Ежедневник также служит хранилищем напоминаний – вы можете быть уверенным, что они появятся в нужный день – пусть не обязательно это будут дела, которые вы должны сделать, но информация, которая может оказаться полезной именно в этот день. Это могут быть напоминания о встречах, дела семейные или интересные события.

Скажите нет ежедневным «to-do» – спискам. Только то, что отмечено в ежедневнике – не более того! Я знаю, что это в корне противоречит традиционному тайм-менеджменту, который считает ежедневные «to-do» – списки панацеей. Но реально эти списки не работают, и на то есть две причины.

 

Благословенны гибкие – они никогда не потеряют форму.

Михаил.

 

Во-первых, постоянно прибывающая новая информация и перетасовка тактических приоритетов меняют дневной курс так резко, что составить адекватный работоспособный список практически невозможно. Конечно, общий план трудового дня не помешает, но он должен быть настолько гибким, чтобы его можно было изменить в любой момент. Попытки записать в ежедневник все дела, которые потом все равно придется переписывать на другую страницу потому, что они не были выполнены – это пустая трата времени. «Список следующих конкретных действий», который пропагандирую я, будет содержать все эти напоминания о всех делах, даже о самых строго привязанных ко времени. И не надо будет их каждый день переписывать.

Во-вторых, в дневном «to-do» – списке есть дела, которые вовсе не обязательно выполнять именно сегодня, они будут только отвлекать внимание от дел, которые имеет смысл выполнять только в этот день. Если мне надо позвонить Миоко только и только в пятницу, при этом я добавляю в дневной список ещё пять телефонных звонков, а в течение дня работа закипает так, что до Миоко дело может и не дойти. И в голове будет постоянно стучать напоминание, что у меня есть единственная возможность сделать-таки этот звонок, и эта возможность – сегодня. А это есть неправильное использование нашей системы.

Ежедневник – святая бумажка. Если вы что-то записываете в ежедневник, это должно быть сделано только и только в указанный день или не сделано вовсе. Исключение могут составлять перенесенные встречи.

 

«Список следующих конкретных действий»

 

Так, где же место всем вашим напоминаниям? В списке «конкретных дел», который наряду с ежедневником составляет сердцевину организации рабочего процесса.

Все дела, длиннее двух минут, которые вы не можете перепоручить, должны быть куда-то отложены. «Позвонить Джиму Смиту по поводу совещания по бюджету», «Позвонить мамам Рейчел и Луары по поводу детского оздоровительного лагеря», «Записать идеи по поводу ежегодной конференции по торговле» и все остальные напоминания о действиях, которые должно держать в списках или лотках, чтобы в любой момент можно было знать, чем сейчас следует заниматься.

Если у вас таких дел 20 или 30, то можно держать их и на одном листе под заголовком «Следующие конкретные действия», который вы будете просматривать, как только у вас появится свободное время. Однако для большинства число таких дел колеблется от 50 до 150. В таком случае имеет смысл разделить все ваши «конкретыне дела» на категории, такие как «Телефонные звонки» или «Основные вопросы проекта: задать на еженедельном брифинге».

 

Все должно быть настолько простым, насколько это вообще возможно. Но не проще.

Альберт Эйнштейн.

 

 

Не-действия

 

У вас должна быть четкая хорошо организованная система дел, которые не требуют конкретных действий. Все не-действия делятся на три категории: мусор, отложенные дела и справочная информация.

Мусор.

Мусор должен быть очевиден. Смело выкидывайте все неработоспособное и все, что не представляет интерес в качестве справочного материала. Если же вы оставите этот мусор, он перемешается с другими материалами и будет дезорганизовывать систему.

Отложенные дела.

Помимо мусора, есть ещё две группы, которые не требуют немедленных действий, но вы бы хотели эту информацию сохранить. Здесь опять же очень важно отделить то, что понадобится в работе от того, что в данный момент неработоспособно, в противном случае вы вновь вернетесь к своим папкам, кипам и грудам материалов, не зная с чего начать и что с этим делать.

Скажем, вы нашли интересующую вас мысль в какой-то записке или прочли письмо, натолкнувшее вас на хорошую идею, которую можно было бы использовать в дальнейших проектах, но не сейчас. Вам хотелось бы вспомнить об этом в будущем, так что вы можете перенести это действие на некоторый отдаленный срок.

Например, вы получаете по почте рекламный проспект с расписанием концертов в филармонии. Программа вас сразу заинтересовала, но до неё-то ещё аж четыре месяца, и вы сейчас не знаете, сможете вы посетить эти концерты или нет, но если у вас будет такая возможность, вы бы пошли. Что вам с этим делать?

Есть два вида систем «откладывания»: «Списки когда-нибудь может быть» и файл напоминаний.

«Списки когда-нибудь может быть». Такой список может оказаться полезным для составления текущего списка дел, которые вы хотели бы сделать когда-нибудь, но не сейчас. Это нечто вроде парковки для проектов, которые сейчас не представляется возможным двигать, но про которые не хотелось бы забывать насовсем. Вы бы хотели проставить вплывающие время от времени напоминания.

Типичный пример «Списка когда-нибудь может быть»

Купить резиновую лодку для рыбалки;

Сделать промо-видео о компании;

Выучить испанский;

Пойти на мастер-класс по рисованию акварелью;

Купить цифровую видеокамеру;

Купить буфет для кухни;

Путешествие по северу Италии;

Купить Катрин скутер;

Покататься на воздушном шаре;

Сделать стойку для винных бутылок;

Оцифровать старые фотографии и видео;

Устроить вечеринку с соседями;

Изучить Photoshop;

Настроить удаленный доступ к серверу из дома.

«Список когда-нибудь может быть» может содержать:

§ CD, которые я хочу купить\послушать;

§ видеокассеты на прокат;

§ книги, которые хочется прочесть;

§ вина, которые можно было бы попробовать;

§ поездки на выходные;

§ посещение семинаров.

Вам надо будет просматривать этот список периодически, если вы собираетесь извлечь из него пользу. Я также предлагаю вам включить обзор его содержания в Еженедельный Просмотр.

Файл напоминаний. Самый элегантный способ организации просмотров этот файл напоминаний, иногда называемый также «подвешенным файлом» или «файл следования». Эта система позволяет вести почти литературную переписку с самим собой, как с кореспондентом из будущего.

Ваш ежедневник может выполнять ту же функцию. Вы можете поставить, скажем, на 15 марта напоминание, что вам через месяц придется платить налоги, или напоминание на 12 сентября, что «Лебединое озеро» в рамках гастролей Большого театра состоится через 6 недель.

Более детально это описано в главе 7.

Справочные материалы.