Роль заохочення та стягнення в ефективності мотивації.

Поняття контролю та його місце у системі управління.

Контроль для менеджера - це те, що дозволяє утримувати працівників у певних рамках. Але це не зовсім так. Контроль - це процес забезпечення досягнення організацією своєї мети.

Процес контролю складається із:
встановлення стандартів,	вимірювання фактично досягнутих результатів,	коригування у тому випадку, коли досягнуті результати суттєво відрізняються від встановлених стандартів.

Функція контролю - це здатність управління виявити проблеми і відповідно скоригувати діяльність організації до того, як ці проблеми переростуть в кризу. Будь-яка організація, безумовно, здатна вчасно фіксувати свої помилки і виправляти їх до того, як вони нашкодять досягненню мети організації.

 

Контроль необхідний для підтримання успіху. Іншими словами, один з важливих аспектів контролю полягає в тому, щоб визначити, які саме напрями діяльності організації допомагали найбільш ефективно досягати її спільних цілей. Саме так малі фірми визначають, в яких галузях їм розширюватися і укладати угоди.

Контроль як функція самоменеджменту охоплює три завдання:
обмірковування фізичного стану.	порівняння запланованого з досягнутим.	коригування за встановленими відхиленнями.
Що досягнуто до моменту здійснення контролю?	В якій мірі досягнута поставлена мета? Які відхилення мають місце?	Час, тривалість і регулярність контролю у визначній мірі залежать від завдань, які виконуються, і поставленої мети:
контроль процесу і діяльності, що здійснюється;	контроль результатів (цільовий контроль).

Контроль — фундаментальний елемент процесу управління. Ні планування, ні створення організаційних структур, ні мотивацію не можна розглядати повністю окремо від контролю. Справді, майже всі ці процеси вони є невід'ємними частинами загальної системи контролю в певній організації. Види контролю (попередній, поточний, заключний) мають одну й ту саму мету: сприяти тому, щоб фактично одержані результати були якомога подібними до таких, що вимагаються.

 

Види контролю.

Попередній контроль називається так тому, що здійснюється до фактичного початку робіт.

 

Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація певних правил, процедур і ліній поведінки. Якщо писати чіткі посадові інструкції, пояснювати мету підлеглим, то це збільшить вірогідність того, що організаційна структура буде працювати так. як задумано.

В організаціях попередній контроль використовується в трьох ключових галузях:
Людські ресурси	Матеріальні ресурси	Фінансові ресурси
Попередній контроль в галузі людських ресурсів досягається в організаціях за рахунок аналізу ділових і професійних знань та навичок, які необхідні для виконання тих чи інших посадових обов'язків і відбору найбільш підготовлених та кваліфікованих людей.	Промислові фірми встановлюють обов'язковий попередній контроль за використанням матеріальних ресурсів. Контроль здійснюється шляхом розробки стандартів мінімально допустимих рівнів якості і проведення фізичних перевірок відповідності матеріалів, що надходять, цим вимогам.	Найважливішим засобом попереднього контролю фінансових ресурсів є бюджет (річний фінансовий план), який дозволяє також здійснювати функцію планування. Бюджет є механізмом попереднього контролю в тому значенні, що він дає впевненість: коли організації будуть потрібні готівкові засоби, то вони в неї будуть. Бюджети встановлюють також граничні значення затрат і не дозволяють тим самим будь-якому відділу або організації в цілому вичерпувати свої готівкові засоби до кінця.

Поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході виконання робіт. Частіше всього його об'єктом є підлеглі співробітники, а сам він традиційно є прерогативою їхнього безпосереднього керівника. Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення проблем, що виникають і пропозицій щодо удосконалення роботи дозволять запобігти відхиленням від намічених планів та інструкцій. Якщо ж дозволити цим відхиленням розвиватися, вони можуть перетворитися в серйозні труднощі для всієї організації. Поточний контроль не проводиться одночасно з виконанням самої роботи. Швидше він базується на вимірюванні фактичних результатів, одержаних після проведення роботи.

 

У рамках кінцевого контролю зворотний зв'язок використовується після того, як робота виконана.

Хоча кінцевий контроль здійснюється надто пізно, щоб відреагувати на проблеми в момент їх виникнення, все-таки він має дві важливі функції:

& Кінцевий контроль дає керівництву організації інформацію, необхідну для планування у випадку, якщо аналогічні роботи мають проводитися в майбутньому.

& Сприяє мотивації. Якщо керівництво організації пов'язує мотиваційні винагороди з досягненням певного рівня результативності, то, вочевидь, фактично досягнуту результативність потрібно вимірювати точно і об'єктивно.

 

Форми влади та впливу.

Влада — це потенційна здатність індивіда впливати на поведінку інших людей. Влада — це основний наявний у розпорядженні керівника ресурс, який дозволяє змінювати поведінку співробітників. Як правило, в установах виділяють п'ять джерел влади:

& закон,

& винагорода,

& примус,

& досвід (компетенція),

& референтне право.

Іноді джерелом влади є посада, яку займає менеджер в організації, в інших випадках — особисті якості лідера.

 

Для того щоб керувати, необхідно впливати, а щоб впливати — необхідно мати основу влади. Для того щоб тримати владу, необхідно мати можливість тримати під своїм контролем що-небудь значуще для виконавця, що зробить його залежним від керівника і примусить діяти так, як бажає керівник.

Влада може приймати самі різні форми:
Влада, яка базується на засадах примусу	Вплив через страх
Влада, в основі якої лежать винагороди	Використовує бажання підлеглих отримати винагороду в обмін на виконану дію (роботу), певну поведінку тощо
Законна влада	Базується на традиціях, які здатні задовольнити потребу виконавця в захищеності і приналежності
Еталонна влада	Полягає у використанні впливу лідера завдяки наявності у нього захоплюючих характеристик і властивостей, які охоче наслідують ся підлеглими, які прагнуть бути такими ж, як і лідер
Влада експерта	В своїй основі має вплив через "розумну" віру. Виконавець свідомо й логічно приймає на віру цінність знань експерта (керівника). Чим більші досягнення у експерта (керівника), тим більше в нього влади

У той же час слід мати на увазі, що, оскільки відбувається постійне зростання кваліфікації працівників і вирівнювання інтелектуального рівня керівників і підлеглих, то з кожним роком стає все важче реалізувати владу, покладаючись на примушення, винагороди та інші описані вище типи влади. Тепер здійснюються пошуки інших форм впливу з тим, щоб спонукати підлеглих до активного співробітництва.

Найбільш поширеними формами такого впливу є переконання і участь.

Вплив через залучення працівників до управління здійснюється шляхом спрямування їхніх зусиль на здійснення потрібної мети.

Найбільш сильним вплив буде тоді, коли виконавець високо цінить ту потребу, до якої апелюють, вважає важливим її задоволення або незадоволення і думає, що його зусилля обов'язково виправдають очікування керівника.

Роль заохочення та стягнення в ефективності мотивації.

Вміння керівника користуватися заохоченнями та стягненнями завжди розглядалося як основний мотиваційний момент поведінки підлеглих.

Заохочення за правильну поведінку посилює бажання продовжувати цей спосіб поведінки, тобто діє позитивно. У свою чергу, стягнення утримує від поведінки, яка може привести до покарання але одночасно це викликає негативну реакцію по відношенню до караючого.

Техніка заохочень полягає в наступному. Якщо ми заохочуємо працівника, то повинні уникати невизначених похвал. Похвала повинна конкретно вказувати на роботу, або її частину, яка заслуговує на відзначення. Будь-яке заохочення діє тим результативніше, чим коротший розрив у часі між вчинком і заохоченням.

На заохоченні, винагороді, мотивації працівників побудований основний принцип менеджменту, який означає буквально наступне: у сфері бізнесу робиться те, що винагороджується. Цей принцип був відкритий американським професором Мішелем Ле Бефом і дає відповідь на запитання: що слід винагороджувати в процесі трудової діяльності? Можливі відповіді обґрунтовані в 10 стратегіях GMP:

Стратегія 1. Винагороджуйте перспективні рішення замість поспішного «латання дірок».

Стратегія 2. Винагороджуйте тих, хто ризикує, а не тих, хто уникає ризику.

Стратегія 3. Винагороджуйте творчість та ініціативу замість бездумного дотримання встановлених правил.

Стратегія 4. Винагороджуйте рішучі дії, а не безцільний аналіз.

Стратегія 5. Винагороджуйте ефективну роботу, а не метушню. Головне не рух, а напрямок. Людей, які працюють напоказ, не слід заохочувати. Це не патріоти фірми.

Стратегія 6. Винагороджуйте спрощення в роботі замість непотрібного її ускладнення.

Стратегія 7. Винагороджуйте сумлінних працівників. Коли керівник заохочує поганих працівників, кращі стають гіршими. Слід критикувати наслідки виконаної роботи, а не працівників.

Стратегія 8. Винагороджуйте якісну, а не поспішну роботу.

Стратегія 9. Винагороджуйте відданість працівника фірмі, а не плинність кадрів. Необхідно гарантувати роботу працівникам, зміцнювати довіру до них.

Стратегія 10. Винагороджуйте взаємодопомогу, а не протиборство.

Основний принцип менеджменту пропонує такі форми заохочення працівників у їх діяльності:

1. Матеріальне заохочення (гроші). Матеріальне заохочення повинно базуватися на принципах стимулювання:

• забезпечення зростання заробітної плати в міру підвищення ефективності діяльності;

• диференціація заробітної плати за групами працівників, умовами праці, регіонами країни тощо; забезпечення можливості підвищення зарплати за виконання престижних робіт; забезпечення перспективи росту зарплати протягом всієї трудової діяльності; матеріальне стягнення;

• забезпечення випереджаючих темпів росту продуктивності праці у порівнянні з темпами росту зарплати. Управління системами матеріальних стимулів праці є цілеспрямованою дією на умови, які спонукають працівників до трудової діяльності.

2. Моральне заохочення (визнання). Визнання заслуг людини нічого не коштує для керівника.

3. Відгули (вільний час). На деяких західних фірмах ведеться табель виходу на роботу, а паралельно — табель для заробітку вільного часу.

4. Частина прибутку. Надання можливості працівникам купляти акції підприємства та отримувати дивіденди.

5. Наявність перспективи. Кращі працівники фірми зазвичай змінюють місце роботи тому, що не бачать перспективи.

6. Підвищення кваліфікації.

7. Задоволення від роботи. Треба знати, що для людини є задоволенням і створити його для неї.

8. Різні винагороди.

Стягнення. Однак ситуація ще не є такою, щоб можна було повністю відмовитися від стягнень. Система стягнень має базуватися на таких принципах:

• стягнення повинні мати попереджаюче значення;

• система стягнень повинна мати логічний зв'язок з порушеннями;

• стягнення мають накладатися на працівників незалежно від їхнього становища в колективі, позицій, протекцій і т. ін.;

• система стягнень повинна функціонувати безперервно. Якщо механізм стягнень є системою, то він діє послідовно та об'єктивно, виключаючи вплив особистих зв'язків, ясно показує причинний зв'язок і не викликає ненависті.