Место процессов обработки информации в управлении

Сточки зрения кибернетики, управление разделяется на обработку информации и принятие управленческих решений. Практика подтверждает такое разделение и показывает, что принижение каждой из сторон снижает качество управления. Сам процесс управления является специфическим видом человеческой деятельности, в котором информация выступает как предмет труда и вся работа органов управления внешне представляется как обработка информации. Принятие решений является волевым актом, осуществляемым человеком по результатам обработки информации. Существенность данного деления и важность каждой из сторон процесса управления особенно ярко проявились в ходе массового создания автоматизированных систем управления. В то же время, аналогичный опыт накоплен и при автоматизации работы компаний в странах с развитой рыночной экономикой.

Недооценка роли обработки информации ведет к принятию волевых решений, их меньшим обоснованности и взаимной увязке. А это, в свою очередь, ведет к большим потерям и снижению эффективности производства. Как уже отмечалось, в современных условиях повышаются требования к обоснованности и согласованности принятия решений. Поэтому обработка информации требует все больших внимания и затрат. Совершенствование методов обработки информации является важным факторов улучшения управления. Повышение роли информации, обусловленное научно-техническим прогрессом, характерно для любых управленческих задач, как в управлении предприятиями, так и в государственном и муниципальном управлении. Менеджеры крупных фирм рассматривают автоматизацию обработки информации как ключ к коренным преобразованиям в методах управления фирмой. Информация считается таким же важным ресурсом в фире, как рабочая сила, производственное оборудование, материалы и денежные средства. Она заслуживает не меньшего внимания и нуждается в не менее обстоятельном планировании, чем остальные ресурсы. Не являясь, собственно, ни одним из этих ресурсов, информация служит инфраструктурой, соединительной тканью, определяющей эффект соединения этих ресурсов.

Однако в управление не ограничивается обработкой информации, и усиление роли ее обработки е должно приводить к недооценке второй стороны управления-принятия решения. Так, на первых этапах создания АСУ были попытки формализовать решение управленческих задач и свести его к обработке информации. Практика показала, что такая формализация возможна только для технических систем, а для экономического управления участие человека необходимо. Это можно объяснить сложностью экономических систем, наличием социальных и психологических факторов.

Неотъемлемым атрибутом экономического управления является развитая система целей, которая не моет быть формализована. Кроме того, система целей должна поддерживаться соответствующей системой интересов и законодательных мер. В отличие от технических систем, каждый человек и отдельный коллектив, являющиеся объектом управления, имеет свои интересы и цели, не совпадающие с интересами и целями других участников. Согласование этих целей, контроль и стимулирование их выполнения входит в процесс управления и может выполняться только человеком.

Необходимость участия человека отражает принципиальную невозможность полной формализации экономического управления и является признаком, отличающим автоматизированные системы от автоматических. Все технические средства в управлении применяются для обработки информации, а само решение принимает всегда человек. В автоматических системах управления обработка информации может заканчиваться выработкой управляющего сигнала без участия человека (например, в автоматизированных системах управления технологическими процессами-АСУ ТП), но это не является собственно экономическим управлением.

Вместе с тем, разделение обработки информации и принятия решений оказывается условным. Представление управления как составленного из двух этапов, из которых первый- обработка информации предшествует второму- принятию решения, является упрощенным и не раскрывает роли каждого из них. На самом деле эти процессы выполняются параллельно, и управление можно рассматривать как сложный интерактивный процесс, в котором этапы обработки информации и принятия решений тесно переплетаются. Так, после некоторой обработки следует анализ того, какая информация должна обрабатываться и как. Такой анализ не является собственно принятием управленческого решения, но он относится к управлению. После него опять обрабатывается информация, затем снова анализ и т.д. Управляющая информация поступает в дальнейшую обработку, и принятие решений в управлении является не конечной точкой, а скорее узловыми моментам процесса управления.

Существуют управленческие задачи, где все процедуры обработки информации известны заранее, анализ по выбору соответствующих процедур может быть форматирован. Как правило, это задачи, решаемые постоянно(с некоторым периодом). Их решение автоматизируется, в первую очередь, при создании АСУ. Но и в этих случаях человек не исключается из управления, за ним остаются функции контроля, окончательного принятия решений по все узловым вопросам, возможность изменения постановки задачи. Те задачи, где потребности в информации заранее не известны, являются наиболее сложными. Разделение всех задач по принципу разделенности их информационного обеспечения представляется весьма важным с точки зрения организации обработки информации и особенно ее автоматизации.

Понимание управления как сложного инеративоного процесса показывает, что обработка информации не может быть изолирована от принятия решений. С другой стороны, современные тенденции управления, возросшие требования к обработке информации требуют ее дальнейших специализации, создания специальных подразделений по обработке данных.

Возможность такой специализации, выделения процессов обработки информации из управления обусловлена наличием у информации ее собственных, присущих её свойств: форм фиксации и представления, смысловых взаимосвязей. Методы ее обработки так же имеют относительную независимость от процесса управления. Они в большей степени зависят от указанных свойств информации. По мере усложнения методы обработки все дальше отделяются от управления, требуют своего аппарата, методологии, их могут выполнять люди, не участвующие непосредственно в принятии решений. При этом информация обрабатывается в виде отдельных процедур, среди которых есть процедуры содержательной обработки, а есть обеспечивающие, например, создание и ведение массивов.

В условиях выделения обработки информации из управления вследствие специализации, с одной стороны, и при наличии необходимости соединения процессов обработки и принятия решений в единый процесс управления, с другой стороны, возникает задача органичного включения новых методов обработки информации в систему управления.

При создании автоматизированных систем эта задача всегда находится в центре внимания, поскольку информационное обеспечение проектируется вместе с функциональными подсистемами. Но при создании информационных систем это требование иногда недооценивается, особенно техническими специалистами, которые основное внимание обращают на сложные методы обработки и организацию информационных массивов, а связь с органами управления стремятся формализовать, жестко фиксируя поступление входных данных в систему и выдачу результатов обработки. Это ведет к резкому сужению области использования и снижения эффективности создаваемой информационной системы. Обособление и выделение технических средств и формальных методов обработки не должно вести к содержательному отделению информационной системы от управления. Система должна иметь множество точек соприкосновения с использующими ее подразделениями органов управления.

Задача органичного включения машинных методов обработки информации должна решаться совместными усилиями работников органов управления и подразделений, отвечающих за программное и компьютерное обеспечение(вычислительных центров, отделов АСУ, управлений автоматизации и т.д.). Органами управления должны быть выделены процедуры обработки с четким заданием входной и выходной информации, особенно структуры и формы представления входной информации. Специалисты вычислительных центров, в свою очередь, разрабатывают системы с гибкой структурой, способные выдавать информацию с учетом изменяющихся требований работников управления. Для этого основное внимание обращают на организацию системы хранения, передачи поиска данных, способную выдавать информацию по произвольному набору признаков в режиме ответов на запросы. Разработчики информационных систем определяют формы запросов и обращения к данным, когда нужно, организуют передачу данных по сетям, формулируют требования к входной информации. Тем не менее, проблема согласования методов обработки с работой органов управления остается острой. На наш взгляд, многие трудности внедрения автоматизированных управляющих и информационных систем связаны с неудачным решением этой проблемы.

Совершенствование процессов обработки информации играет одну из ключевых ролей в комплексе мер по совершенствованию управления (хотя, конечно, далеко не исчерпывает их). В данном комплексе можно выделить три основных направления:

1. Совершенствование экономического строя государства в целом. К данному направлению относится определение глобальных задач, методов регулирования экономического развития со стороны государства как центрального звена управления, а также оценки и стимулирование деятельности экономических объектов. Решение этих содержательных вопросов требует глубокого качественного анализа, а полученные результаты фиксируются в законодательных актах, правительственных программах и постановлениях.

2. Совершенствование организации процесса управления. Это направление предполагает уже заданные цели и задачи развития. Оно в наибольшей степени затрагивает структуру органов управления и характер их взаимосвязей, изменяет процессы принятия решений. К нему относится стыковка функциональных подразделений и решаемых ими задач, определение содержания и схем передачи документов в органы управления. Одной из форм такого совершенствования является создание автоматизированных управляющих систем.

3. Совершенствование информационного обеспечения. Данное направление нацелено на улучшение качественных характеристик той информации, которой «снабжаются» управляющие органы. Основной формой его реализации является создание информационных и экспертных систем. Если в АСУ внимание уделяется всему процессу управления, то в информационных системах - обработке информации.

Заключение

В области накопления научной информации существует тенденция увеличения количества данных в геометрической прогрессии – так объем знаний, начиная с XVII в., удваивался примерно каждые 10 - 15 лет. Поэтому одной из важнейших проблем человечества является лавинообразный поток информации в любой отрасли его жизнедеятельности. Подсчитано, например, что в настоящее время специалист должен тратить около 80% своего рабочего времени, чтобы уследить за всеми новыми печатными работами в его области деятельности. Увеличение информации и растущий спрос на неё обусловили появление отрасли, связанной с автоматизацией обработки информации – информатики. Но для перехода непосредственно к науке информатике, необходимо сказать о самой информации.

Несмотря на то, что с понятием информации мы сталкиваемся ежедневно, строго и общепринятого её определения до сих пор не существует, поэтому вместо определения обычно используют понятие об информации. Понятие об информации, введённое в рамках одной научной дисциплины, может опровергаться конкретными примерами и фактами, полученными в рамках другой дисциплины.

Понятие информации не может основываться на таких понятиях, как - истинное знание, и не может опираться только на объективность фактов и свидетельств. Средства вычислительной техники обладают способностью обрабатывать информацию автоматически, без участия человека. Эти средства могут работать с искусственной, абстрактной и даже с ложной информацией, не имеющей объективного отражения ни в природе, ни в обществе. Итак, информация – продукт взаимодействия данных и адекватных им методов.

Другой подход рассматривает информацию как свойство материи. При этом утверждается, что информацию содержат любые сообщения, воспринимаемые человеком или приборами. Информация не может существовать вне материи, а значит, она существовала и будет существовать вечно – ее можно накапливать, хранить перерабатывать.

Список использованной литературы

1. Информатика / Под ред. Н. В. Макаровой. М.: Финансы и статистика, 1997.2. Основы экономической информатики / Под ред. А. Н. Морозевича. ООО «Мисанта». Минск, 1998.3. Экономическая информатика / Под ред. В. В. Евдокимова. СПБ.: Питер, 1997.4. Ясин Е. Т. Экономическая информация. Что это такое? М., 1976.5. Информационные технологии: Учебное пособие / С. В. Синаторов.–М.: Альфа–М: ИНФРА-М, 2009.- 336 с.: ил. – (ПРОФИль)

6. http://www.karamba.ru

7. [e-mail]

8. РЕФЕРАТ_шаблон.doc

[1] Бройдо В. Д. Достоверность экономической информации в АСУ. Л.: Изд-во ленингр. ун-та,1984.

[2] Ясин Е. Т. Экономическая информация. Что это такое? М., 1976.