Используйте метод швейцарского сыра

Хотя хорошо составленный план, в котором четко определены цели и приоритеты, является гигантским шагом вперед в установлении контроля над вашим временем (и над вашей жизнью), даже хорошие плановики забывают одну деталь: план, как всякий инструмент, полезен лишь тогда, когда он находит применение. Лучшие планы остаются грезами наяву до тех пор, пока вы не воплотите их в жизнь через действие.

Когда речь идет о большинстве обычных дел, таких как еда или чистка зубов, планирование непосредственно приводит к действию. Даже когда вы занимаетесь более сложными делами, подготовка планов и их реализация могут быть настолько связаны вместе, что могут казаться частями одного и того же целого. Хороший план, то есть такой план, который вам кажется правильным, обладает способностью втянуть вас в действие, потому что он представляет единственную ясную перспективу вашей дальнейшей жизни и деятельности.

Порой переход от планирования к действию происходит менее гладко. Представим себе, что в результате вашего планирования (составление списка жизненных целей, определение приоритетов, ответ на "вопрос Лакейна") вы сосредоточились на выполнении задачи, которая стала для вас делом "А-1": вымыть все окна в доме. Однако вместо того, чтобы действовать по плану, вы начинаете проявлять колебания. Возможно, что вам хочется заняться менее важным делом, или отдохнуть и пойти в кино, или просто чертить полосы пальцем по грязным окнам. Очевидно, что в отношении дела "А-1" вы не руководствуетесь принципом "сделать его сейчас", а предпочитаете отложить его.

Я беседовал с тысячами людей, обсуждая их попытки взять свое время и свою жизнь под надежный контроль. Снова и снова я слышал знакомые слова: "Много лет я собирался сделать это дело, но постоянно его откладывал", или "Я знаю, что я хочу сделать, но у меня никогда не хватает времени это начать".

Промедление! Это - одно из главных препятствий, с которыми все сталкиваются, пытаясь решить краткосрочные и долгосрочные цели. Вместо того, чтобы позволить промедлению овладеть вами, почему бы не дать ему отпор активными действиями?

Правилен ли ваш выбор цели "А-1"? Когда вы избрали себе цель "А-1", но испытываете нежелание "сделать это дело сейчас", попытайтесь еще раз проверить правильность вашего выбора. Возможно ваше нежелание заниматься этим делом вызвано интуитивным ощущением того, что "А-1" - это не лучшее использование вашего времени. Часто бывает, что интуиция вас не подводит. Бегство от "А-1" может быть более верным решением, чем ваш выбор "А-1". Допустим, ваша цель "А-1" - это научиться управлять парусной лодкой, но вы узнали, что инструктор берет за уроки гораздо больше, чем вы сможете себе позволить. Возможно, самым разумным решением будет отказ от вашего плана.

Возможно, ваш выбор "А-1" был правильным в то время, но сейчас ваши приоритеты неожиданно изменились. Вы узнаете о том, что вам следует начать весеннюю уборку дома на этой неделе потому, что тетя Мэри из Бостона прибудет на три дня раньше своего обычного ежегодного визита. Или вы сидите за письменном столом, оформляя разные счета, когда почтальон приносит вам письмо из банка, в котором вам сообщают, что вы перерасходовали средства и ваш текущий счет временно закрыт. Очевидно, что уплата по счетам (дело "А-1", которое вы наметили) должна подождать, пока вы не распутаете ваши отношения с банком.

Отсрочка движения к цели "А-1" может быть разумной также и в том случае, если вы не сумели предвидеть всех последствий намеченного вами плана. Руководитель рекламного агентства решил, что наилучшим использованием его времени могло бы стать принятие предложения одной промышленной корпорации, которая желала начать мощную рекламную кампанию. Предложение сулило огромные прибыли агентству. Руководитель агентства был встревожен, потому что по необъяснимой причине он ничего не делал в связи с этим предложением в течение нескольких недель.

Размышляя о причинах своей неактивности он, наконец, понял, что сдерживало его. Хотя руководитель агентства был очень заинтересован в таком заказе, он знал, что в случае его принятия, ему придется в течение нескольких месяцев заниматься организацией рекламной кампании и начинать ее с нуля. Но он уже заработался до предела. Поэтому он испытывал сильное нежелание начать свое дело "А-1". Как только руководитель рекламного агентства понял это, ему стали ясны причины, по которым он уклонялся от работы над выгодным заказом. Его настоящая цель "А-1" состояла в том, чтобы снять чрезмерное напряжение в работе, а не усугублять его. Поэтому он посвятил следующую неделю подготовке одного сотрудника с тем, чтобы тот мог выполнять вместо него ряд обязанностей. Только после этого он вернулся к рассмотрению вопроса о заказе промышленной фирмы. Теперь, не будучи обремененный мыслями о непосильной перегрузке, он охотно включился в работу над рекламным проектом.

Как следует из этого примера, ваше нежелание выполнять намеченный план может быть вызвано не промедлением, а стремлением гибко и своевременно реагировать на изменившуюся обстановку. В подобных случаях лучше не пытаться/реализовать ваш первоначальный план, а передвинуть главное дело "А-1" на более низкое место в вашей иерархии целей. Подумайте, какая цель "А-1" стала более подходящей вследствие изменений приоритетов и постарайтесь "сделать ее сейчас".

Что значит промедление?

Промедление происходит, когда вы выбрали хорошую цель "А-1", подтвердили правильность вашего выбора, нашли по крайней мере несколько минут, которые вы можете посвятить этому делу, но все-таки не занимаетесь им. Вместо этого вы тратите время на менее важное дело "А", дела "Б" или "В", а то и вообще на не стоящие занятия. Почему вы так нелепо устроены? Главным образом, потому что вы - человек. Как большинство моих клиентов, вы без сомнения медлите с исполнением "неподъемных дел А-1" и "неприятных дел А-1". Люди откладывают "неподъемные А-1" потому, что они кажутся слишком сложными и требуют слишком много времени (такие дела, как мойка всех окон, ремонт дома, приведение в порядок всех фотоснимков и слайдов, сделанных вами за последние шесть лет, изучение русского языка, переезд на новую квартиру, продажа вашего предприятия перед уходом на заслуженный отдых).

С другой стороны, "неприятные А-1" могут быть не столь сложными, но вы избегаете их, потому что они обычно связаны с неприятными эмоциями (нагоняй, который надо устроить вашему подчиненному, признание вашему начальнику, что вы допустили грубую и нелепую ошибку, необходимость сообщить вашему начальнику, что он совершил грубую и нелепую ошибку, предъявление вашему мужу счета за очень дорогое платье).

Эти две категории могут быть взаимодополняемыми. Вы без труда сможете вспомнить о делах, которые являются одновременно и "неподъемными" и "неприятными". Однако такое разграничение между ними может быть полезным, потому что для их реализации следует применять разные стратегии. Следующие главы будут посвящены тому, как бороться с промедлением в осуществлении "неподъемных дел А-1". После этого я остановлюсь на способах преодоления промедления в осуществлении "неприятных дел А-1".

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ: Способы, которые я предлагаю для борьбы с промедлением, следует применять лишь при крайней необходимости. Вы лишь впустую растратите время, если будете заниматься этими приемами вместо того, чтобы работать над осуществлением ваших целей "А-1". Ваша задача остается прежней – выбрать вашу цель "А-1" и осуществить ее. Технические приемы - это лишь метод достижения цели, а цель сводится к тому, чтобы использовать ваше время наилучшим образом.

Как поднять неподъемные дела "А-1"

Допустим вы сидите дома и только что закончили всяческие домашние дела. Через полчаса из школы вернется ваш сын. А вам хотелось бы заняться рисованием, о чем вы мечтали последние недели. Но вместо этого вы моете несколько недомытых тарелок и протираете пол на кухне. В конце концов, вряд ли вы много преуспеете в вашем рисовании, если очень скоро вам помешают в этом деле.

Или допустим, вы работаете и только что закончили телефонный разговор. Как только вы положили трубку, то подумали о том, что наилучшим способом использовать имеющееся у вас время было бы составление годового бюджета для вашего отдела. Вы смотрите на ваши часы. До обеденного перерыва осталось десять минут. На углу вашего стола находится стопка канцелярской писанины, требующей вашего внимания. Что вы будете делать? Быстро расправитесь с бумагами класса "В"? Или используете десять минут для осуществления дела "А-1", несмотря на то, что оно кажется для вас "неподъемным"? Или же немного пораньше начнете обеденный перерыв?

Лучший вариант - начать работу над "неподъемным делом А-1", хотя это кажется нереалистичным и даже бессмысленным. Однако вместо этого вы вероятно решите убрать с пути несколько легких дел "В". Вам может показаться, что это решение не будет серьезным нарушением правильного использования времени, но на самом деле вы игнорируете то обстоятельство, что день каждого человека обычно разделен на небольшие отрезки и промежутки. Давайте взглянем правде в глаза: большие отрезки времени попадаются нам чрезвычайно редко. Поэтому, если вы будете делать выбор в ользу легких дел "В" вместо того, чтобы начать работу над трудным делом "А-1", то вы лишь затянете осуществление важных целей.

В большинстве случаев, когда человек избирает краткосрочные и легкие дела "В", он так поступает именно потому, что они являются краткосрочными и легкими. Вам надо сделать так, чтобы "неподъемное дело А-1" стало конкурентоспособным по сравнению с делами "В".

Но каким образом? Допустим, вы подсчитали, что на составление бюджета для вашего отдела вам потребуется пятьдесят часов, а до начала обеденного перерыва у вас осталось всего десять минут. Очевидная невозможность найти сегодня пятьдесят часов может заставить вас отложить начало этого проекта до завтрашнего дня. Но и завтра у вас опять не найдется пятидесяти часов. По этой причине вы будете откладывать каждый день, пока не приблизится наступление крайнего срока, и тогда вам придется предпринимать отчаянные усилия, чтобы завершить вашу работу. В результате она будет выполнена вами кое-как, потому что вы будете делать ее в спешке.

Самое главное для того, чтобы поставить "неподъемное дело А-1" под контроль - это начать работать над ним сразу же, как только вы поняли, что оно является для вас "делом А-1". Лучшим способом сдвинуть это дело с места будет превращение "неподъемного дела А-1" в "швейцарский сыр". Для этого вам надо проделать "дырки" в этом деле. Такими "дырками" являются "задания немедленного исполнения".

"Задание немедленного исполнения" требует пять минут или меньше того, но завершив его, вы проделаете небольшую "дырку" в вашем "неподъемном деле А-1". Поэтому в течение десяти минут до обеда у вас есть время для двух заданий немедленного исполнения Для того, чтобы определить, какими могут быть эти два задания, вам следует: 1) составить список возможных заданий немедленного исполнения, и 2) распределить их в порядке значимости.

Вот какие "дырки" вы можете проделать в "неподъемном деле" подготовки бюджета: 1) получить экземпляр прошлогоднего бюджета; 2) составить список людей, с которыми вам надо связаться при подготовке бюджета; 3) договориться о совещании по подготовке бюджета; 4) пообедать с сотрудником и в ходе обеда поручить ему часть работы по подготовке бюджета. При составлении списка "заданий немедленного исполнения" необходимо учитывать, что эти/задания следует ограничивать теми делами, которые можно начать быстро и легко; все эти дела должны быть так или иначе связаны с "неподъемным делом А-1".

Что значат пять минут

Главной предпосылкой для осуществления метода "швейцарского сыра" является возможность начать что-нибудь делать, когда у вас есть всего лишь пять минут. Как только вы начали дело, то получили возможность продолжать его. Например, вас так может заинтересовать чтение своего досье, что вы можете провести за этим занятием сорок пять минут прежде, чем почувствуете, что вы хотите есть. "Швейцарский сыр" может вам заменить обед, хотя и не калорийный, но приносящий гораздо больше удовлетворения.

Вполне возможно, что начало работы заведет вас в тупик. Например, вы вызовете кого-то для разговора по бюджету и обнаружите, что этого человека сегодня на работе нет. Тем не менее вы можете ощутить удовлетворение, что сегодня вы сделали свою долю работы по этому проекту. Может быть вас даже обрадует такой удобный предлог для отсрочки "неподъемного дела". Такое начало нельзя считать удачным. "Швейцарский сыр" предполагает начало деятельности.

Но если вас постигла неудача, проявите терпение и ждите следующего мгновения. Постарайтесь придумать другое "задание немедленного исполнения" и выполните его.

Не пытайтесь дважды "выесть" одну и ту же "дырку" из "сыра". Если вы попытались осуществить "задание немедленного исполнения" и оно завело вас в тупик, то следующим вашим шагом должен стать немедленный поиск другого подобного задания. И помните: из одной "дырки" нельзя сделать "кусок швейцарского сыра". Потребуется осуществить много "заданий немедленного исполнения" прежде, чем ваше дело "А-1" наберет инерцию движения.

Метод "швейцарского сыра" привлекателен тем, что не имеет значения, какое "задание немедленного исполнения" вы избираете. Важно лишь, чтобы: 1) оно было легким - чем легче, тем лучше; 2) было связано с "неподъемным делом А-1". При этом не имеет никакого значения степень вклада этого задания в реализацию дела "А-1". Главное - привести его в движение. Даже незначительные усилия начинают это движение.

Метод "швейцарского сыра" иногда позволяет сделать существенные сдвиги даже в реализации сложного проекта. После того, как вы сделали десяток "дырок" в "неподъемном деле А-1", вы сможете с радостью обнаружить, что задача оказалась гораздо легче, чем вы ожидали. Возможно вы обнаружите, каким образом можно поручить выполнение этого дела другому человеку. Или же вы узнаете, как можно сократить выполнение этого дела. Или же окажется, что работа над этим делом легка и доставляет вам радость. Может быть, единственное, что от вас требуется - это разбить вашу "неподъемную" задачу на вполне "подъемные" части и после того, как вы "поднимете" эти отдельные частички, вы без труда сумеете собрать воедино общую конструкцию.

Последний рывок

Если вы не можете заставить себя заняться делом "А-1", возможно вам следует пойти на компромисс с самим собой. Допустим, вы ухитрились сегодня уклониться от "А-1". Прежде чем перейти к другим делам, - постарайтесь сделать последний рывок к вашему главному делу. Посмотрите на часы и засеките время. Потратьте всего лишь пять минут на "А-1" и потом не притрагивайтесь к нему в течение целого дня. Уж пять-то минут занятия любым делом вы сможете выдержать!

Представьте себе, что вы проводите летний отпуск у озера. Вы валяетесь на берегу, размышляя о том, холодная вода или нет. Вы спрашиваете людей, стоящих у края озера, и они вам отвечают, что вода холодная. Однако они заходят в озеро и, кажется, им это нравится. Вы бы тоже хотели выкупаться, но вам так не хочется лезть в холодную воду.

Наконец, вы подходите к краю причала и опускаете большой палец ноги в воду: она действительно холодная. Вы присаживаетесь на край и опускаете обе ноги в воду: вам стало еще холоднее. Вы расслабляете колени и вода доходит до ваших ляжек: холод пробирает вас до костей.

Эта пытка изводит вас, и вы говорите себе, что через пять минут вы ее закончите. Вы встаете. Прыгать или нырнуть? Вы решаете прыгнуть, проплыть метров пятнадцать до плота, потом обратно до берега и, если вам по-прежнему будет холодно, выйти из воды, обтереться и поиграть в пинг-понг.

Никто не назначает вам времени для прыжка в воду. Вы решаете досчитать до ста. Сто, девяносто девять, девяносто восемь... вы все медленнее произносите каждое число. Четыре, три, два, один, прыжок! Вы в воде и плывете к плоту. Вперед! но, если угодно, вы можете сойти с дистанции. Возможно, что через час вы все еще находитесь в озере, если вам понравилось плавать при бодрящей температуре. Если же вы выбрались из воды после пяти минут плавания, то возможно, все еще играете на чемпионате озера по пинг-понгу.

Через неделю, вернувшись домой, вы можете вспомнить ваше купание и использовать метод "я закончу через пять минут" для утренней гимнастики. Еще до начала отпуска врач посоветовал вам заняться утренней зарядкой. Вы уже приобрели пособие, и оно у вас вызывает отвращение. Каждое утро до вашего отпуска вы вставали и со стоном произносили: "Нет! Только не сегодня! Может быть завтра".

Вам надоело стонать и вы хотите обрести более приемлемый внешний вид. Вы решили, что уж пять-то минут вы сможете найти для утренней зарядки. Вы ставите будильник на пять минут. Затем открываете пособие и начинаете упражнения, кося одним глазом на будильник. Как только он зазвонил, вы чувствуете, что спасены звонком от дальнейших физических мучений и вздыхаете с облегчением Вы продолжаете испытывать отвращение к зарядке, но, по крайней мере, вы начали ее делать. Может быть вы постепенно увеличите ее продолжительность до шести минут, потом до семи, а затем даже до восьми минут.

На работе вы можете использовать этот же метод "я закончу через пять минут". Вы отдаете себе отчет в том, что откладываете проект "А-1" только потому, что боитесь худшего, но как только вы начнете заниматься делом, оно оказывается не столь уж страшным, как вам казалось (так всегда бывает!). Продержитесь пять минут и проэкспериментируйте с собой. Итак, вы окунулись в один из аспектов "А-1".

Что вы узнали за эти пять минут? Оказалось ли дело "А-1" столь противным, как вы себе его представляли? Таким же скучным? Таким же неподъемным? Таким же трудным? Потребует ли его осуществление столько же времени, как вы и раньше полагали? Есть ли у вас надежда на успех?

Разумеется, трудно рассчитывать получить правильные ответы на все эти вопросы после пятиминутного опыта. Поэтому если вы забыли о них по мере того, как у вас возрастает интерес к "А-1", то это не имеет значения. Но если эта попытка не заставила вас бросить все на свете и заняться делом "А-1", то по крайней мере вы немного больше стали знать, чем раньше. Может быть ваше подсознание приготовит вам на завтра более свежую и интересную оценку дела "А-1". Не пытайтесь себя убедить, что вы бы проработали половину среды над "А-1", если бы сегодня в течение пяти минут не поняли, какая это гадость! В глубине души вы знаете, что больше пяти минут в среду вы не выдержали бы. Теперь вы можете потратить еще пять минут на это дело. Хотя может так получиться, что оно вас захватит и вы потратите на него полдня.

Бывает и так, что после завершения десяти и даже двадцати "заданий немедленного исполнения", вы все еще понимаете, что вам предстоит осуществить сложный проект, который потребует массу времени. Вы не сможете завершить дело, на осуществление которого требуется двенадцать часов, работая по пять минут ежедневно. Вам потребуется выделить большие отрезки времени для того, чтобы завершить его. Я бы предложил вам взять календарь и составить расписание, выделив по часу каждый день, а, допустим, по вторникам и четвергам -по три часа, пока вы не зарезервируете двенадцать часов для дела "А-1". А затем пусть логика задачи определяет ваше движение к цели.

Возможно, "задания немедленного исполнения" не привели ваше дело к завершению, но вы смогли ознакомиться с ее различными аспектами. Вы обнаружили любопытный вопрос в одном месте и столкнулись с интересной проблемой в другом. Проект стал все больше и больше захватывать, ваше внимание. Вы стали все больше и больше им интересоваться и проявлять желание вернуться к нему. Как только он стал вас притягивать, вам уже не нужны подпорки "заданий немедленного исполнения". Вы перестали медлить. Вы работаете над делом "А-1"!

Мне кажется, что это - хороший метод. Наследующих страницах я опишу вам большой диапазон "заданий немедленного исполнения": быстрых, легких способов действий, которые не только помогут вам покончить с промедлением, но и превратят большие дела в небольшие, более доступные для осуществления.

Глава 15.

Как обнаружить задания немедленного исполнения, чтобы обеспечить ваше немедленное включение в работу.

Планируйте более детально

Итак, вам трудно включиться в дело "А-1". Уверены ли вы в том, что вы правильно определили вашу цель? Если проблема в этом, то возможно вам поможет более детальное планирование. Обычно, чем более подробно вы можете распланировать вашу деятельность, тем больше возможностей того, что ваш план превратится в действие. Запомните: планирование - это прежде всего принятие решений.

Сначала я хочу вам показать, как принять решения, которые помогут вам укрепить вашу веру в дело "А-1".

Возьмите лист бумаги и напишите наверху: "Я принял решение". Теперь вы готовы для пятиминутки, в течение которой вы будете принимать решения.

Запишите, какие решения приходят вам в голову, когда вы думаете о деле "А-1". Например: когда начать его; сколько времени потратить на него; какое оборудование для его осуществления вам необходимо; что еще вам потребуется. Чем более конкретными будут ваши решения, тем вероятнее вы придумаете простые, но эффективные способы начала работы над "А-1".

Если вы столкнетесь с трудностями подготовки детальных планов, то я рекомендую попытаться использовать метод: "Волшебное если".

Признайтесь по-честному: "Я просто не умею планировать". Потом скажите себе: "Но если бы я умел планировать, то какой бы план я составил?" Теперь приготовьте ответ на этот вопрос со словом если. Вся прелесть вопроса, в котором содержится утверждение "я не могу" и допущение "если бы я мог", освобождает вас от многих ограничений и проблем. Такая редакция вопроса развязывает вам руки, как показал опыт моих многих клиентов.

Или представьте себе следующее: вам не надо заниматься трудным делом "А-1". Вместо этого вас просят дать совет, как лучше выполнить это дело. Как только вы закончите составление плана, все заботы по его выполнению возьмет на себя другой человек. Вам следует лишь подготовить план и больше вы никогда не будете иметь с ним ничего общего.

Что вы порекомендовали бы другому лицу? Пусть вас не тревожит то, что некоторые из предложенных вами действий будут слишком трудными для исполнения. Это уже проблема другого человека - пусть он ломает себе голову над тем, как их осуществить. Потом положите ваш план на письменный стол и сделайте перерыв. Пойдите в курилку. Поговорите с вашим приятелем. Расслабьтесь. Когда вы вернетесь к письменному столу, посмотрите на ваш план, составленный для другого человека, и подумайте: "Не смогли ли бы вы чем-нибудь ему помочь?" Возможно, вы сумеете найти в этом плане такие стороны, которые кажутся вам особенно привлекательными. Возможно, вы сами легко сделали некоторые действия, пока не появился тот человек, для которого вы делали план. Это поможет привести дело "А-1" в движение.

"Волшебное если" позволит вам не только составить план, но и начать его воплощать в жизнь.

Нужно больше информации

Иногда, несмотря на все мои старания, я не могу начать работу над проектом. Однажды я решил сделать у себя внутренний дворик. Однако, я не имел ни малейшего представления о том, какие материалы мне могут понадобиться для этого. Поэтому я - так и не начал работу над внутренним двориком.